Modèle de tableau de bord maintenance sur Excel

Comment choisir le tableau de bord de gestion de la maintenance adapté

Article rédigé par: Chady Chadili

Quand il s’agit de la maintenance, il est généralement nécessaire de traiter plusieurs données afin de pouvoir en tirer des informations pertinentes. Les statistiques peuvent jouer un rôle important dans ce sens, grâce à des indicateurs permettant de comprendre les différents types de données selon diverses situations. Ces indicateurs doivent être tirés à partir des données qui représentent le niveau de l’exécution des tâches, et ainsi sur les écarts du travail réalisé, en plus d’autres statistiques liées à la gestion de la maintenance.

Nous vous présentons le tableau de bord de gestion de la maintenance en suivant la nature des indicateurs pertinents qui le forment. Nous vous expliquons pourquoi ces indicateurs, qui se situent entre les données relatives à la maintenance et les graphiques qui expliquent ces données, sont des indicateurs nécessaires au fonctionnement d’un tableau de bord, tout comme pour la mise en forme de celui-ci. Nous vous expliquons également pourquoi les ratios dépendent de la qualité des différents indicateurs qui forment votre tableau de bord de gestion de la maintenance.

La nature des indicateurs de gestion de la maintenance

Puisqu’il est question de pouvoir visualiser les écarts entre les attentes au niveau des objectifs à réaliser et le taux de réalisation de ces objectifs, il va falloir utiliser des outils visuels sous forme de tableaux qui permettent de regrouper les différents indicateurs, et de détailler ces indications en présentant les données relatives à chaque situation d’une manière précise pour ainsi avoir un maximum d’efficacité. Il s’agit de pouvoir gérer ces indicateurs qui doivent présenter des informations précises, afin de pouvoir contrôler les performances au niveau de la réalisation des tâches et afin d’atteindre tous les objectifs.

Grâce aux indicateurs qui le constituent, le tableau de bord de gestion de la maintenance permet d’avoir un maximum de possibilités au niveau des réactions, ce qui impacte positivement la performance. Grâce à l’amélioration de la maintenance des équipements, il est premièrement possible d’éviter les arrêts de production, notamment avec des prises de décisions. Des décisions qui vont seulement être possibles en suivant les différents indicateurs qui constituent le tableau de bord. Il s’agit d’un outil de gestion capable de rendre compte des diverses situations, il permet une évaluation, une analyse et des actions pour ainsi facilement pouvoir maîtriser toutes les performances.

Il existe plusieurs types d’indicateurs pertinents qui peuvent permettre de suivre les performances, et dont l’objectif est une amélioration continue de ces dernières. La nature de ces indicateurs peut être décrite selon le type discret ou continue des données à partir desquelles l’indicateur est calculé, selon la manière manuelle ou automatique de la saisie de ces données, selon le mode de calcul, le niveau de confiance, ainsi que plusieurs autres éléments. Nous pouvons également classifier les indicateurs selon les trois types suivants :

1. Les frais de fonctionnement : Il s’agit d’un indicateur qui est constitué à partir des données liées au fonctionnement de l’activité. Il est basé sur des données relatives aux salaires, aux frais de formation et de qualification qui représentent les frais de la main d'œuvre, également à partir de données relatives à la consommation de ressources, comme les énergies fluides, les consommables, ainsi que les prestations de services. Cet indicateur couvre aussi l’immobilisation des actifs et le calcul des coûts, avec les outillages, les machines, les locations de surfaces, les coûts horaires d’intervention et les coûts horaires de maintenance.
2. Les dépenses : Il s’agit aussi d’un indicateur constitué de plusieurs données, des données relatives à la nature des activités, à la consommation des pièces de rechange, et à la sous-traitance. La conception du plan de maintenance, la préparation, l’ordonnancement et la planification, sans oublier la fiabilisation, sont toutes des données relatives aux méthodes qui font des indicateurs pertinents. D’autres indicateurs incluent tout ce qui est préventif (systématique, conditionnel ou prévisionnel) ou correctif (immédiat ou différé), ce à quoi il est possible d’ajouter les travaux neufs, l’assistance à la mise en route et les suivis et animations budgétaires.
3. Les résultats : Il s’agit d’un troisième type d’indicateurs pertinents qui concernent l’efficacité de la maintenance, et qui est constitué de données relatives à la disponibilité des équipements ou à l’indisponibilité de ceux-ci, à l’affectation par équipement et le calcul de fiabilité. Ce qui inclut des données comme celles relatives au rendement, à la perte d’exploitation et aux indicateurs d’affectation comme l’usine, l’atelier, la ligne de production, l’équipement, etc…

Des indicateurs nécessaire pour le fonctionnement du tableau

Ces indicateurs sont tous des chiffres pertinents par rapport à la situation pour une période déterminée. Ces données économiques qui constituent un tableau de bord de gestion de la maintenance. Toutes ces données et ces informations doivent être traitées et mises en forme, afin de pouvoir être analysées pour pouvoir prendre des décisions adéquates par la suite.

Il faut choisir les indicateurs les plus significatifs et caractéristiques aux activités de votre entreprise. Les données doivent être étudiées de manières quantitatives et qualitatives, pour ainsi en tirer un maximum de potentiel au niveau de l’analyse et de la gestion. Il va falloir connaître la situation financière, matérielle et relative au personnel tout au long de la procédure de la réalisation des activités.

Ces trois niveaux économiques, techniques et humains, permettront de fixer des objectifs, pour ainsi permettre d’en suivre les résultats. Les objectifs doivent être fixés avant et au cours de l’utilisation des différents indicateurs formant votre tableau de bord de gestion de la maintenance. Il s’agit de différents outils indispensables à la gestion efficace de la maintenance qui permettent principalement d’améliorer la productivité, de suivre les objectifs, et de suivre également les faiblesses afin de pouvoir les corriger

La forme de rassemblement des différents indicateurs

L’utilisation d’un tableau de bord efficace facilite la gestion de la maintenance va être plus facile puisque le tableau permet de maîtriser les équipements en termes de disponibilité, les ressources humaines en termes de rendement, et permet ainsi une réduction des coûts relatifs à la nature des missions puisque tous les événements de l’activité vont être connus. La vérification de ces données à des moments différents lors de la réalisation des missions va permettre de prendre des mesures et aussi de vérifier l’efficacité de ces mesures prises.

L’analyse de la situation est faite à un certain moment de la réalisation des missions, et les axes d’action doivent être déduits à la suite d’une lecture correcte des différents indicateurs. Ce n’est qu’après cette procédure qu’il est possible de vérifier si les actions ont permis un développement de la situation dans le bon sens, et c’est entre ces différents moments qu'il vous sera possible de revoir vos objectifs pour en fixer de nouveaux.

Les résultats obtenus vont donc faire partie du tableau de bord pour être analysés par la suite, et interprétés pour passer à l'acte dans le but d’atteindre les objectifs fixés au fur et à mesure. Cependant, ces indicateurs doivent suivre certaines règles pour plus d’efficacité. Leur mise en forme doit être globalisée d’une manière à rassembler les informations d’une manière exhaustive, et si les indicateurs ne doivent pas être nombreux, ceux-ci doivent être assez descriptifs pour donner des informations pertinentes.

La qualité des indicateurs qui constituent le tableau de bord

Ces différents indicateurs qui constituent un tableau de bord de gestion de la maintenance est sont tous importants pour le bon développement de l’activité. Leur qualité doit permettre une bonne analyse des différentes données relatives à chaque procédure, et durant tout le déroulement de l’activité. Ces indicateurs doivent répondre à diverses attentes et doivent avoir des qualités en termes de :

• Pertinence : Pour une interprétation facile des données au moment de l’étude.
• Fidélité : Pour avoir une image qui correspond parfaitement à la réalité.
• Justesse : Pour avoir une stabilité centrée, renouvelable et répétitive.
• Précision : Pour répondre correctement à toutes les variations de l’activité.
• Consolidation : Pour avoir un maximum d’efficacité en termes d’analyse.

Afin de caractériser l’état de la maintenance à tout moment lors du déroulement de l’activité et de suivre l’évolution de celle-ci, le tableau de bord est utile comme démarche d’amélioration continue. En effet, c’est un outil d’analyse et de décision qui présente l’état et l’évolution de la maintenance en chiffres ou en pourcentages afin de pouvoir en tirer des conclusions. Les graphiques et les ratios sont automatiquement présentés pour permettre une meilleure lecture des données.

Comprendre les ratios qui forment le tableau de bord

Tous ces indicateurs peuvent figurer dans le tableau de bord de gestion de la maintenance sous forme de ratios. Le but est de faciliter la flexibilité au niveau de la prise de décision en facilitant les comparaisons entre les indicateurs reflétant les différentes données pertinentes. Il y a principalement des ratios normalisés comme les indicateurs de maintenance et de performance générale de l’entreprise, les indicateurs de maintenance et de gestion de biens durables, des indicateurs de gestion du personnel de maintenance, etc…

La forme que prend le tableau de bord avec les données, les indicateurs, les graphiques et les ratios, doit toujours faire l’objet d’un suivi. Les éléments qui ne vont pas servir à une exploitation doivent être laissés de côté, et seulement les éléments les plus pertinents vont devoir être mis en valeur. Tout cela pour mieux faciliter la lecture et la compréhension de votre tableau de bord, en facilitant principalement la comparaison entre les différentes données.

Grâce au tableau de bord de gestion de la maintenance qui est construit à partir de données régulièrement mises à jour, la connaissance de l’entreprise s'approfondit , ce qui permet de gagner du temps et de faire des économies. Le responsable de maintenance qui se trouve devant un grand nombre de données qui doivent faire l'objet d’une analyse, peut également gagner du temps avec la gestion que permet le tableau de bord.