Les tableaux de bord vous offrent une visibilité sans précédent sur votre travail. Vous pouvez obtenir rapidement une mise à jour visuelle de l'état de vos projets ou explorer les détails importants au même endroit. Les tableaux de bord peuvent augmenter la vitesse de votre entreprise en vous permettant, ainsi qu'à votre équipe, de voir plus, de gérer plus et de communiquer davantage.
Ce tutoriel vous explique comment créer un tableau de bord dans Excel à partir de zéro ou comment utiliser un modèle Excel de tableau de bord gratuit. Nous partagerons également les meilleures pratiques pour la recherche et la construction de votre tableau de bord, les tâches à ne pas faire en cas de tableau de bord et les questions courantes relatives aux tableaux de bord dans Excel. Et vous en apprendrez plus sur les tableaux de bord et sur la manière dont ils peuvent vous aider à faire de votre mieux.
Un bon analyste financier doit être le maître de la création de tableaux de bord dans Excel. Ce n’est pas toujours une compétence qui va naturellement aux gens, et la clé du succès réside dans la pratique, associée à une bonne formation. Dans ce tutoriel, nous avons présenté les principaux conseils et astuces pour créer un tableau de bord dans Excel. Que vous soyez débutant ou avancé, vous trouverez quelques enseignements importants dans ce tutoriel.
Commençons par les bases. La manière la plus simple de penser à un tableau de bord est de représenter visuellement les données. Les données brutes peuvent être difficiles à regarder. Bien sûr, les chiffres sur le besoin de savoir sont là. Mais, toutes ces lignes et colonnes sont souvent impossibles à traiter et à comprendre. C'est ici qu'interviennent les tableaux de bord. Ils transforment les données en informations (oui, ce sont deux choses différentes !) En créant différents graphiques, tableaux et autres éléments visuels qui vous donnent une vue d'ensemble des données.
Un tableau de bord simplifie les données complexes que vous avez dans votre feuille de calcul et les transforme en un visuel beaucoup plus facile à comprendre et à utiliser. Il va sans dire que les tableaux de bord ont un large éventail d'utilisations, allant de la budgétisation ou de la gestion de projet au reporting marketing ou commercial.
Les tableaux de bord suivent les indicateurs de performance clés, les mesures et d'autres points de données dans un seul emplacement visuel et central. Ils vous donnent une vue d'ensemble du travail, vous aident à prendre des décisions rapides et à garder tout le monde au courant. La nature visuelle d'un tableau de bord simplifie les données complexes et fournit une vue instantanée de l'état actuel ou des performances en temps réel. Les tableaux de bord sont constitués de tableaux, de graphiques, de jauges et de chiffres. Ils peuvent être utilisés dans n'importe quelle industrie, pour presque n'importe quel but. Par exemple, vous pouvez créer un tableau de bord de projet, un tableau de bord financier, un tableau de bord marketing, etc.
En d’autres termes, un tableau de bord est une représentation visuelle des indicateurs clés qui vous permet de visualiser et d’analyser rapidement vos données en un seul endroit. Les tableaux de bord fournissent non seulement des vues de données consolidées, mais également une opportunité de Business Intelligence en libre-service, dans laquelle les utilisateurs peuvent filtrer les données pour afficher uniquement ce qui est important pour eux. Auparavant, les rapports Excel nécessitaient souvent la génération de plusieurs rapports pour différentes personnes ou services, en fonction de leurs besoins.
Avant de commencer à créer votre tableau de bord, prenez d'abord le temps de réfléchir aux raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un tableau de bord, à quoi il servira, d'où proviendront les données et quelles sont les fonctionnalités que vous avez et dont vous n'avez pas besoin.
Il pourrait également être utile de maquiller votre tableau de bord Excel sur une feuille de papier. Dessinez des boîtes pour chaque type de données pour avoir une idée de la disposition et ajoutez des esquisses rapides du type de graphique que vous souhaitez inclure. Cette maquette vous aidera à mettre tout le monde sur la même page et vous permettra d'obtenir l'approbation des parties prenantes avant de commencer à dépenser temps et argent sur le tableau de bord proprement dit.
Vous pouvez également créer un tableau de bord interactif avec PowerPoint. L'ajout d'interactivité à un tableau de bord purement Excel peut être difficile et nécessite généralement l'utilisation de macros (ou VBA), le langage de programmation utilisé dans Excel. Toutefois, si vous ajoutez les graphiques et les composants de tableau de bord créés dans Excel à PowerPoint, vous pouvez facilement ajouter un élément interactif.
Par exemple, vous pouvez créer cinq graphiques à secteurs montrant exactement les mêmes données sur une période de cinq ans. Si vous ajoutez un graphique à secteurs à chaque diapositive PowerPoint, vous pouvez vous déplacer dans ces diapositives et le graphique semblera être en mouvement.
L'utilisation conjointe de PowerPoint et d'Excel facilite également le partage de votre tableau de bord. Vous pouvez simplement enregistrer le tableau de bord en tant que diaporama PowerPoint et l'envoyer par courrier électronique à des collègues.
Dans cette partie nous verrons comment créer pas à pas le tableau de bord Excel :
La partie la plus importante est d’avoir toutes les informations que vous prévoyez de représenter graphiquement dans un domaine. Il peut être très difficile de relier les graphiques si les données sont réparties dans le tableur. Dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir un exemple d'organisation claire de vos données afin qu'elles soient prêtes pour le tableau de bord Excel.
Avant de créer des tableaux de bord dans Excel, vous devez importer les données dans Excel. Vous pouvez copier et coller les données, ou vous pouvez créer une connexion Excel pour votre exportation. Toutefois, le meilleur moyen consiste à utiliser ODBC (ou Live Data Connector). ODBC peut connecter vos applications à Excel, en passant des données en temps réel de votre application à Excel. À mesure que les données sont mises à jour dans votre application, votre tableau de bord Excel sera également mis à jour pour refléter les dernières informations. Cette option est idéale si vous suivez et stockez des données ailleurs, et préférez créer un tableau de bord dans Excel. Les données peuvent être importées de deux manières différentes : dans un fichier plat ou dans un tableau croisé dynamique.
Une fois vos données ajoutées, vous devez structurer votre classeur. Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez deux à trois feuilles (deux à trois onglets). Vous pouvez avoir une feuille pour votre tableau de bord et une feuille pour les données brutes (vous pouvez ainsi masquer les données brutes). Cela gardera votre classeur Excel organisé. Dans cet exemple, nous aurons deux onglets.
Une fois vos données organisées, il est temps de configurer la page. L'orientation peut être paysage ou portrait et la taille dépend du résultat que vous essayez de créer. Le plus courant consiste à en faire une page de 8,5 ”sur 11” afin de pouvoir facilement imprimer sur du papier ou au format PDF au format standard. En règle générale, les tableaux de bord ne représentent qu'une page, mais vous pouvez également créer facilement un tableau de bord de plusieurs pages.
Les éléments importants à prendre en compte lors de la configuration de votre page sont les suivants : le tableau de bord sera-t-il envoyé par courrier électronique, va-t-il être envoyé aux cadres supérieurs ou aux non-initiés, est-il destiné à un usage interne ou externe ? bien.
Avant de créer le tableau de bord, prenez le temps d'examiner vos données et de déterminer ce que vous souhaitez mettre en évidence. Avez-vous besoin d'afficher toutes les informations ? Quel genre d'histoire essayez-vous de communiquer ? Avez-vous besoin d'ajouter ou de supprimer des données ?
Une fois que vous avez une idée du but de votre tableau de bord, réfléchissez aux différents outils que vous pouvez utiliser. Les options comprennent :
Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin de savoir utiliser chacun de ces outils Excel. Avec quelques connaissances de base des graphiques et des tableaux croisés dynamiques, vous pouvez créer un magnifique tableau de bord Excel.
Avant de construire le tableau de bord déterminez quels graphiques représentent le mieux vos données
Vous savez comment nous venons de dire que vous serez confronté à une multitude d'options pour représenter vos données ? Nous ne plaisantions pas - il y a des graphiques à barres, des graphiques à colonnes, des graphiques à secteurs, des graphiques linéaires, des diagrammes de dispersion, des graphiques en cascade, et bien d'autres.
Cependant, ils ne conviendront pas tous parfaitement pour les données que vous souhaitez représenter. Par exemple, un graphique en courbes est excellent pour analyser les tendances, tandis qu'un graphique à secteurs est efficace pour visualiser un instantané dans le temps.
Vous ne savez pas quel tableau est le meilleur choix pour vous ? Votre meilleur pari est de jouer. Créez quelques graphiques différents, examinez les résultats et déterminez ceux qui sont les plus appropriés pour afficher vos données de manière facilement compréhensible.
Avec autant d'options, nous ne pouvons pas plonger dans chaque type de graphique en détail ici. Nous allons donc plutôt plonger dans le tableau de bord en nous concentrant sur le processus pas à pas permettant de créer un type de graphique spécifique.
Prêt ? Commençons.
Nous allons ajouter un diagramme de Gantt pour afficher visuellement la chronologie de votre projet.
Comme vous l'avez probablement remarqué, les tâches de votre diagramme de Gantt Excel sont répertoriées dans l'ordre inverse. Et maintenant, nous allons résoudre ce problème.
Cliquez sur la liste des projets dans la partie gauche de votre diagramme de Gantt pour les sélectionner. Cela affichera la barre d’option « Format des axes » à gauche. Sélectionnez l'option « Abscisse en ordre inverse » sous « Options d’axe », puis cliquez sur le bouton Fermer la barre.
Un tableau croisé dynamique vous permet d'extraire et de mettre en évidence les informations les plus importantes d'un grand ensemble de données.
Voici comment insérer un tableau croisé dynamique :
1- Accédez à votre feuille de tableau de bord et sous l'onglet « Insertion », cliquez sur le bouton « Tableau croisé dynamique ».
2- Une boîte de dialogue apparaîtra. Dans le champ Table / Plage, cliquez sur l'icône à la fin, puis sélectionnez l'intégralité de votre table de données dans votre feuille de données brutes. Cliquez Ok.
3- La liste des champs de tableau croisé dynamique apparaîtra à droite de votre écran. Sélectionnez les sous-ensembles de données que vous souhaitez inclure dans votre tableau croisé dynamique en cliquant sur les cases.
4- Si vous souhaitez inclure un autre tableau croisé dynamique dans votre tableau de bord, répétez les étapes 1 à 3.
Maintenant que vous avez les éléments de votre tableau de bord en place, il est temps de personnaliser la disposition, les couleurs et la typographie, et d'ajouter une animation si vous vous sentez à l'aise.
Personnaliser les couleurs et la police du graphique
1- Cliquez sur la (les) section (s) du graphique où vous souhaitez modifier la couleur.
2- Dans l'onglet « Accueil », dans le groupe « Police », cliquez sur l'icône en forme de pot de peinture et sélectionnez la couleur que vous souhaitez ajouter.
3- Si vous souhaitez ajouter une couleur d'arrière-plan à un graphique, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le graphique et sélectionnez « Format du graphique ». Sous « Remplissage », cliquez sur « Remplissage solide » et choisissez la couleur d'arrière-plan dans l'icône de pot de peinture du groupe Police.
4- Si vous souhaitez modifier les titres de votre graphique, cliquez sur un titre de graphique et dans le groupe Police, vous pouvez sélectionner votre type de police, sa taille et sa couleur.
5- Pour ajouter un titre à votre tableau de bord, augmentez la hauteur de la ligne A1, faites cela jusqu'à ce que vous ayez l'espace nécessaire pour ajouter un titre. Ensuite, sélectionnez quelques cellules dans cette ligne vide et dans le groupe « Alignement » de l’onglet « Accueil », cliquez sur Fusionner et centrer. Vous avez maintenant de la place pour ajouter le titre de votre tableau de bord.
Créer un graphique dynamique
Si vous souhaitez ajouter de l’interactivité à votre tableau de bord, vous disposez de deux options différentes.
Voici quelques conseils généraux sur le tableau de bord :
Q : Devriez-vous utiliser des jauges Excel / des diagrammes de compteur de vitesse ?
Un graphique de jauge (ou un indicateur de vitesse) combine le graphique en anneau et un graphique à secteurs ressemblant à l’indicateur de vitesse d’une voiture. Cependant, ils ont tendance à être trop simples et peuvent manquer de contexte. Et, ils ne sont pas doués pour visualiser l'état d'une métrique. Au lieu d’un diagramme de jauge, essayez un diagramme à puces (ou un thermomètre). Un graphique à puces montre toutes les mêmes informations, mais avec plus de contexte. Les graphiques à puces sont un graphique linéaire facile à digérer qui montre beaucoup de données dans un espace restreint.
Q : Comment sélectionnez-vous le bon graphique en fonction de vos données ?
Identifier le but de la carte. Lorsque vous comprenez pourquoi vous devez créer un graphique, vous pouvez sélectionner le meilleur type de graphique pour cette raison. Assurez-vous de vous concentrer sur un seul message ; Si vous essayez de transmettre trop de choses dans un tableau, il deviendra difficile à lire.
Si vous souhaitez comparer des éléments, vous pouvez choisir un graphique à barres, un graphique à secteurs, un graphique à courbes ou un diagramme de dispersion. Si vous souhaitez afficher la distribution, vous pouvez utiliser un graphique à colonnes, un diagramme de dispersion ou un graphique à courbes. Si vous souhaitez afficher les tendances au fil du temps, un graphique en courbes est une excellente option. Ou, si vous voulez représenter des parties d'un tout, un diagramme à secteurs fonctionnerait bien.
Q : Devriez-vous utiliser des camemberts ?
De nombreux experts en visualisation détestent les camemberts. Lors de la comparaison de plusieurs facteurs, les données ne sont pas immédiatement compréhensibles ni digestibles. Il peut y avoir dix points de données sur le graphique à secteurs et, bien que vous puissiez identifier la plus grande partie du secteur, il est difficile de comprendre la relation entre tous les autres points de données. Nous ne sommes tout simplement pas doués pour comparer des tranches de cercle. D'autre part, avec un graphique à barres, nous comparons les points finaux. Ils sont tous alignés sur une base commune et il est facile de comprendre la taille relative. Vous pouvez voir quel segment est plus grand et combien plus grand que les autres segments.
Cela ne signifie pas que vous devriez éviter les graphiques à secteurs 100% du temps. Toutefois, vous devez savoir qu'il est très facile d'utiliser le graphique à secteurs par défaut. Essayez d'utiliser uniquement un graphique à secteurs lorsque vous comparez deux à trois points de données différents avec des quantités d'informations très différentes.
Q : Comment affichez-vous le budget par rapport aux performances réelles ?
Il existe un certain nombre de façons différentes d’afficher des performances budgétaires par rapport à des performances réelles à l'aide de graphiques. Vous pouvez utiliser un graphique à puces, un graphique à secteurs, un graphique à courbes, un graphique à colonnes avec des marqueurs, des billes RYG (rouges, jaunes, vertes) dans un tableau ou des graphiques à secteurs dans un tableau.
Q : Comment publiez-vous des tableaux de bord Excel sur le Web ou envoyez-vous votre tableau de bord à d'autres personnes ?
Vous pouvez enregistrer un tableau de bord Excel sur une page Web statique, enregistrer la feuille Excel au format PDF et la télécharger sur l'intranet de votre entreprise ou ajouter le fichier à Dropbox ou un autre outil de stockage dans le cloud et partager le lien.
Si vous n'avez pas besoin du tableau de bord Excel pour vivre sur le Web, vous pouvez l'envoyer par courrier électronique.
- Couleurs vives et lumineuses : N'ajoutez pas de palette de couleurs sur le thème de l'arc-en-ciel à votre tableau de bord dans l'espoir de lui donner un aspect plus « amusant ». Ces couleurs lumineuses distraient des informations importantes. Utilisez plutôt des couleurs en sourdine et ajoutez uniquement des couleurs plus fortes pour mettre en évidence les éléments clés.
- Disposition encombrée : n'incluez pas tous les ensembles de données ou graphiques possibles dans votre tableau de bord. Trop de données vont submerger le téléspectateur et cacher des informations vraiment importantes. Si vous vous retrouvez avec un tableau de bord encombré, prenez du recul et réévaluez si tout est nécessaire. Toutes les données doivent prendre en charge le seul objectif de votre tableau de bord.
- Manque de concentration : Une mise en page surpeuplée et un manque de concentration vont généralement de pair. Assurez-vous que tous vos graphiques supportent le même but ou la même hypothèse et supprimez tous les extras. Les données devraient raconter la même histoire.
Vous pouvez créer un tableau de bord pour presque tout. Voici quelques exemples des types de tableaux de bord les plus courants dans les organisations :
Vous pouvez téléchargez un modèle de tableau de bord de gestion de projet gratuit dans Excel, vous allez trouver des modèles qui comprennent un diagramme de Gantt et autres diagrammes permettant de visualiser l'affectation des ressources, les actions en cours et en attente et le budget du projet et comportent également un tableau croisé dynamique indiquant le niveau de tâches à risque pour chaque projet.
Remarque : lorsque vous ajoutez vos propres dates au tableau, le diagramme de Gantt ajoute beaucoup d'espace blanc au début du diagramme et affiche toujours les dates beaucoup plus tôt que ceux de votre tableau. Vous pouvez résoudre ce problème en cliquant sur une date en haut de votre diagramme de Gantt et en cliquant sur la case qui apparaît autour des dates. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Format de l’Axe. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Échelle. Ajustez le nombre dans la case intitulée Minimum. Vous devrez entrer des chiffres de manière incrémentielle pour ajuster l'espacement et lui donner l'apparence souhaitée.
