Tutoriel Excel : tableau de bord

Les tableaux de bord vous offrent une visibilité sans précédent sur votre travail. Vous pouvez obtenir rapidement une mise à jour visuelle de l'état de vos projets ou explorer les détails importants au même endroit. Les tableaux de bord peuvent augmenter la vitesse de votre entreprise en vous permettant, ainsi qu'à votre équipe, de voir plus, de gérer plus et de communiquer davantage.

Ce tutoriel vous explique comment créer un tableau de bord dans Excel à partir de zéro ou comment utiliser un modèle Excel de tableau de bord gratuit. Nous partagerons également les meilleures pratiques pour la recherche et la construction de votre tableau de bord, les tâches à ne pas faire en cas de tableau de bord et les questions courantes relatives aux tableaux de bord dans Excel. Et vous en apprendrez plus sur les tableaux de bord et sur la manière dont ils peuvent vous aider à faire de votre mieux.

Un bon analyste financier doit être le maître de la création de tableaux de bord dans Excel. Ce n’est pas toujours une compétence qui va naturellement aux gens, et la clé du succès réside dans la pratique, associée à une bonne formation. Dans ce tutoriel, nous avons présenté les principaux conseils et astuces pour créer un tableau de bord dans Excel. Que vous soyez débutant ou avancé, vous trouverez quelques enseignements importants dans ce tutoriel.

QU'EST-CE QU'UN TABLEAU DE BORD ?

Commençons par les bases. La manière la plus simple de penser à un tableau de bord est de représenter visuellement les données. Les données brutes peuvent être difficiles à regarder. Bien sûr, les chiffres sur le besoin de savoir sont là. Mais, toutes ces lignes et colonnes sont souvent impossibles à traiter et à comprendre. C'est ici qu'interviennent les tableaux de bord. Ils transforment les données en informations (oui, ce sont deux choses différentes !) En créant différents graphiques, tableaux et autres éléments visuels qui vous donnent une vue d'ensemble des données.

Un tableau de bord simplifie les données complexes que vous avez dans votre feuille de calcul et les transforme en un visuel beaucoup plus facile à comprendre et à utiliser. Il va sans dire que les tableaux de bord ont un large éventail d'utilisations, allant de la budgétisation ou de la gestion de projet au reporting marketing ou commercial.

Les tableaux de bord suivent les indicateurs de performance clés, les mesures et d'autres points de données dans un seul emplacement visuel et central. Ils vous donnent une vue d'ensemble du travail, vous aident à prendre des décisions rapides et à garder tout le monde au courant. La nature visuelle d'un tableau de bord simplifie les données complexes et fournit une vue instantanée de l'état actuel ou des performances en temps réel. Les tableaux de bord sont constitués de tableaux, de graphiques, de jauges et de chiffres. Ils peuvent être utilisés dans n'importe quelle industrie, pour presque n'importe quel but. Par exemple, vous pouvez créer un tableau de bord de projet, un tableau de bord financier, un tableau de bord marketing, etc.

En d’autres termes, un tableau de bord est une représentation visuelle des indicateurs clés qui vous permet de visualiser et d’analyser rapidement vos données en un seul endroit. Les tableaux de bord fournissent non seulement des vues de données consolidées, mais également une opportunité de Business Intelligence en libre-service, dans laquelle les utilisateurs peuvent filtrer les données pour afficher uniquement ce qui est important pour eux. Auparavant, les rapports Excel nécessitaient souvent la génération de plusieurs rapports pour différentes personnes ou services, en fonction de leurs besoins.

AVANT DE CRÉER LE TABLEAU DE BORD : RECHERCHES, QUESTIONS ET ÉLÉMENTS À PRENDRE EN COMPTE

Avant de commencer à créer votre tableau de bord, prenez d'abord le temps de réfléchir aux raisons pour lesquelles vous avez besoin d'un tableau de bord, à quoi il servira, d'où proviendront les données et quelles sont les fonctionnalités que vous avez et dont vous n'avez pas besoin.

Il pourrait également être utile de maquiller votre tableau de bord Excel sur une feuille de papier. Dessinez des boîtes pour chaque type de données pour avoir une idée de la disposition et ajoutez des esquisses rapides du type de graphique que vous souhaitez inclure. Cette maquette vous aidera à mettre tout le monde sur la même page et vous permettra d'obtenir l'approbation des parties prenantes avant de commencer à dépenser temps et argent sur le tableau de bord proprement dit.

Questions à vous poser

Ø  Pourquoi créez-vous ce tableau de bord ? Essayez-vous de prouver ou de réfuter une hypothèse ? Ce tableau de bord concerne-t-il une tâche spécifique, telle que l'affichage du statut d'un projet, ou doit-il atteindre un objectif plus large, tel que la mesure des performances de l'entreprise ? Comprendre pourquoi vous construisez le tableau de bord aidera à guider la conception et les données.

Ø  Avez-vous besoin de suivre certains KPI ? Votre tableau de bord ne doit mettre en évidence que les données qui ajoutent de la valeur. Assurez-vous de bien comprendre les indicateurs de performance clés les plus importants et créez un tableau de bord autour de ces métriques. Tout ce qui est en dehors de ces indicateurs de performance clés n'est pas nécessaire.

Ø  Qui a besoin de voir le tableau de bord ? S'agit-il d'un collègue, d'un responsable, d'un intervenant, d'un fournisseur externe ou d'un cadre supérieur ? Comment ces personnes préfèrent-elles digérer l'information ? Combien de temps ont-ils à regarder ce tableau de bord ? Pensez à qui vous créez le tableau de bord et tenez compte de leurs préférences.



Ø  D'où viendront les données ? Devez-vous importer manuellement des données dans votre tableau de bord ou utiliserez-vous une intégration ou un connecteur pour synchroniser et actualiser automatiquement les données ? Quels autres outils utilisez-vous pour recueillir des données ?

Ø  À quel point le tableau de bord doit-il être mis à jour ? Pouvez-vous mettre à jour votre tableau de bord chaque semaine ou chaque mois, ou faut-il toujours qu'il affiche des informations mises à jour en temps réel ? Selon ce que vous avez choisi, cela modifiera la manière dont vous construisez votre tableau de bord.

Ø  Dans quel format le tableau de bord doit-il être ? Envoyez-vous un tableau de bord statique par courrier électronique ou fournissez-vous un lien vers un tableau dynamique ? Le tableau de bord doit-il être intégré dans des présentations ? Souhaitez-vous partager un accès en lecture seule ou souhaitez-vous offrir des fonctionnalités d'édition à certaines personnes ?

Points à considérer : Comment concevoir le tableau de bord

¾     Eléments de tableau de bord : Que voulez-vous inclure sur votre tableau de bord ? Vous pouvez choisir parmi des tableaux statiques, des tableaux croisés dynamiques, des graphiques dynamiques, des widgets de jauge Excel ou des objets non graphiques, tels que des objets de forme automatique. Voulez-vous ajouter beaucoup de petits graphiques ou quelques grands graphiques ? Identifier les éléments que vous souhaitez ajouter à votre tableau de bord vous aidera à regrouper des données similaires et vous donnera une idée de la mise en page.

¾     Couleur d'arrière-plan du tableau de bord : quelle quantité de couleur souhaitez-vous incorporer dans votre tableau de bord ? Voulez-vous ajouter une couleur d'arrière-plan de tableau de bord pour faire apparaître les éléments de tableau de bord ? Voulez-vous coder en couleur les graphiques similaires ?

¾     Amélioration de l'interface utilisateur du tableau de bord : quelle est l'importance de la facilité d'utilisation ? Voulez-vous passer du temps à améliorer l'interface utilisateur du tableau de bord ? Vous pouvez ajouter une hiérarchie à la présentation pour faciliter la navigation, ajouter des listes déroulantes, ajouter des étiquettes à chaque graphique avec des objets à mise en forme automatique ou utiliser des volets figés pour empêcher les utilisateurs de faire défiler les pages.

Utiliser PowerPoint et Excel

Vous pouvez également créer un tableau de bord interactif avec PowerPoint. L'ajout d'interactivité à un tableau de bord purement Excel peut être difficile et nécessite généralement l'utilisation de macros (ou VBA), le langage de programmation utilisé dans Excel. Toutefois, si vous ajoutez les graphiques et les composants de tableau de bord créés dans Excel à PowerPoint, vous pouvez facilement ajouter un élément interactif.

Par exemple, vous pouvez créer cinq graphiques à secteurs montrant exactement les mêmes données sur une période de cinq ans. Si vous ajoutez un graphique à secteurs à chaque diapositive PowerPoint, vous pouvez vous déplacer dans ces diapositives et le graphique semblera être en mouvement.

L'utilisation conjointe de PowerPoint et d'Excel facilite également le partage de votre tableau de bord. Vous pouvez simplement enregistrer le tableau de bord en tant que diaporama PowerPoint et l'envoyer par courrier électronique à des collègues.

COMMENT FAIRE UN TABLEAU DE BORD DANS EXCEL

Dans cette partie nous verrons comment créer pas à pas le tableau de bord Excel :

1. Comment importer des données dans Excel

La partie la plus importante est d’avoir toutes les informations que vous prévoyez de représenter graphiquement dans un domaine. Il peut être très difficile de relier les graphiques si les données sont réparties dans le tableur. Dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir un exemple d'organisation claire de vos données afin qu'elles soient prêtes pour le tableau de bord Excel.

Avant de créer des tableaux de bord dans Excel, vous devez importer les données dans Excel. Vous pouvez copier et coller les données, ou vous pouvez créer une connexion Excel pour votre exportation. Toutefois, le meilleur moyen consiste à utiliser ODBC (ou Live Data Connector). ODBC peut connecter vos applications à Excel, en passant des données en temps réel de votre application à Excel. À mesure que les données sont mises à jour dans votre application, votre tableau de bord Excel sera également mis à jour pour refléter les dernières informations. Cette option est idéale si vous suivez et stockez des données ailleurs, et préférez créer un tableau de bord dans Excel. Les données peuvent être importées de deux manières différentes : dans un fichier plat ou dans un tableau croisé dynamique.

2. Configurez votre fichier de tableau de bord Excel

Une fois vos données ajoutées, vous devez structurer votre classeur. Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez deux à trois feuilles (deux à trois onglets). Vous pouvez avoir une feuille pour votre tableau de bord et une feuille pour les données brutes (vous pouvez ainsi masquer les données brutes). Cela gardera votre classeur Excel organisé. Dans cet exemple, nous aurons deux onglets.

Une fois vos données organisées, il est temps de configurer la page. L'orientation peut être paysage ou portrait et la taille dépend du résultat que vous essayez de créer. Le plus courant consiste à en faire une page de 8,5 ”sur 11” afin de pouvoir facilement imprimer sur du papier ou au format PDF au format standard. En règle générale, les tableaux de bord ne représentent qu'une page, mais vous pouvez également créer facilement un tableau de bord de plusieurs pages.

Les éléments importants à prendre en compte lors de la configuration de votre page sont les suivants : le tableau de bord sera-t-il envoyé par courrier électronique, va-t-il être envoyé aux cadres supérieurs ou aux non-initiés, est-il destiné à un usage interne ou externe ? bien.

3. Créer une table avec des données brutes

¾                Dans la fiche de données brutes, importez ou copiez et collez vos données. Assurez-vous que les informations sont dans un format tabulaire. Cela signifie que chaque élément ou point de données vit dans une cellule.

¾                Dans cet exemple, nous ajoutons des colonnes pour le nom du projet, la chronologie, le nombre de membres de l'équipe, le budget, les risques, les tâches en cours et les actions en attente.

¾                Si nécessaire, vous pouvez utiliser une formule pour ajouter automatiquement toutes les valeurs d'une colonne. Nous le ferons pour nos colonnes Budget, Risques, Actions ouvertes et Actions en attente. Cliquez sur une cellule vide au bas de la colonne et tapez = SOMME (. Après la parenthèse ouverte, cliquez sur la première cellule de la colonne et faites glisser votre souris vers la dernière cellule. Ajoutez ensuite une parenthèse proche à votre formule. Répétez si nécessaire.

4. Analyser les données

Avant de créer le tableau de bord, prenez le temps d'examiner vos données et de déterminer ce que vous souhaitez mettre en évidence. Avez-vous besoin d'afficher toutes les informations ? Quel genre d'histoire essayez-vous de communiquer ? Avez-vous besoin d'ajouter ou de supprimer des données ?

Une fois que vous avez une idée du but de votre tableau de bord, réfléchissez aux différents outils que vous pouvez utiliser. Les options comprennent :

  • Formules Excel telles que SOMME.SI, DECALER, NBVAL, RECHERCHEV, et autres
  • Tableaux croisés dynamiques
  • Tableaux Excel
  • La validation des données
  • Formes automatiques
  • Plages nommées
  • Mise en forme conditionnelle
  • Graphiques
  • Widgets de tableau de bord Excel
  • Les macros

Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin de savoir utiliser chacun de ces outils Excel. Avec quelques connaissances de base des graphiques et des tableaux croisés dynamiques, vous pouvez créer un magnifique tableau de bord Excel.

5. Construire le tableau de bord

Avant de construire le tableau de bord déterminez quels graphiques représentent le mieux vos données



Vous savez comment nous venons de dire que vous serez confronté à une multitude d'options pour représenter vos données ? Nous ne plaisantions pas - il y a des graphiques à barres, des graphiques à colonnes, des graphiques à secteurs, des graphiques linéaires, des diagrammes de dispersion, des graphiques en cascade, et bien d'autres.

Cependant, ils ne conviendront pas tous parfaitement pour les données que vous souhaitez représenter. Par exemple, un graphique en courbes est excellent pour analyser les tendances, tandis qu'un graphique à secteurs est efficace pour visualiser un instantané dans le temps.

Vous ne savez pas quel tableau est le meilleur choix pour vous ? Votre meilleur pari est de jouer. Créez quelques graphiques différents, examinez les résultats et déterminez ceux qui sont les plus appropriés pour afficher vos données de manière facilement compréhensible.

Avec autant d'options, nous ne pouvons pas plonger dans chaque type de graphique en détail ici. Nous allons donc plutôt plonger dans le tableau de bord en nous concentrant sur le processus pas à pas permettant de créer un type de graphique spécifique.

Prêt ? Commençons.

Ajouter un diagramme de Gantt

Nous allons ajouter un diagramme de Gantt pour afficher visuellement la chronologie de votre projet.

  1. Accédez à votre feuille de tableau de bord et cliquez sur l’onglet « Insertion » dans le ruban.
  2. Dans le groupe « Graphiques », sélectionnez le groupe 2D Bar, puis cliquez sur l'option « Bar empilée ». La barre empilée est l'option la plus proche d'un diagramme de Gantt dans Excel.
  3. Vous devez maintenant lier ce diagramme à barres aux colonnes Nom du projet, Date de début et Durée de votre feuille de données brutes. Sélectionnez la plage de données que vous avez créée et pour laquelle vous souhaitez créer un diagramme de Gantt. Faite un clic droit sur le graphique et choisissez « Sélectionner des données » dans le menu contextuel.
  4. Ensuite, vous devez formater le graphique à barres empilées pour qu’il ressemble davantage à un graphique de Gantt. Pour ce faire, cliquez sur la première série de données ou sur la partie Date   de début de la barre.
  5. Cliquez sur l'onglet « Format » et dans le groupe « Styles de formes », puis Aucun remplissage.

Comme vous l'avez probablement remarqué, les tâches de votre diagramme de Gantt Excel sont répertoriées dans l'ordre inverse. Et maintenant, nous allons résoudre ce problème.

Cliquez sur la liste des projets dans la partie gauche de votre diagramme de Gantt pour les sélectionner. Cela affichera la barre d’option « Format des axes » à gauche. Sélectionnez l'option « Abscisse en ordre inverse » sous « Options d’axe », puis cliquez sur le bouton Fermer la barre.

Créer et formater des graphiques

ü  Dans votre feuille de tableau de bord, cliquez sur Insérer et sélectionnez le type de graphique que vous souhaitez créer. Pour ce premier exemple, nous allons créer un graphique à colonnes.

ü  Cliquez avec le bouton droit sur le graphique, puis cliquez sur « Sélectionner les données ».

ü  Cliquez sur « Ajouter » dans les entrées de légende (série).

ü  Dans le champ « Nom de la série », cliquez sur le titre de la colonne à ajouter dans la feuille de données brutes. Appuyez sur Entrée.

ü  Dans le champ « Valeurs de la série », sélectionnez toutes les données de la colonne correspondante. Appuyez sur Entrée, puis cliquez sur OK.

ü  Vous remarquerez que votre axe X n'est pas correctement étiqueté. Pour résoudre ce problème, cliquez sur « Modifier » dans les étiquettes de l'axe horizontal (Catégorie) et dans la feuille de données brutes, sélectionnez ce que vous souhaitez afficher sur l'axe des abscisses.

ü  Pour ajouter un titre à votre graphique, sélectionnez votre graphique et cliquez sur l'onglet « Création ».

ü  Cliquez sur Ajouter un élément de graphique > Titre du graphique > Au-dessus du Graphique.

ü  Tapez votre titre dans le champ de texte du graphique.

ü  Répétez cette procédure pour tous les autres graphiques que vous souhaitez créer.

Insérer des tableaux croisés dynamiques

Un tableau croisé dynamique vous permet d'extraire et de mettre en évidence les informations les plus importantes d'un grand ensemble de données.

Voici comment insérer un tableau croisé dynamique :

1-      Accédez à votre feuille de tableau de bord et sous l'onglet « Insertion », cliquez sur le bouton « Tableau croisé dynamique ».

2-      Une boîte de dialogue apparaîtra. Dans le champ Table / Plage, cliquez sur l'icône à la fin, puis sélectionnez l'intégralité de votre table de données dans votre feuille de données brutes. Cliquez Ok.

3-      La liste des champs de tableau croisé dynamique apparaîtra à droite de votre écran. Sélectionnez les sous-ensembles de données que vous souhaitez inclure dans votre tableau croisé dynamique en cliquant sur les cases.

4-      Si vous souhaitez inclure un autre tableau croisé dynamique dans votre tableau de bord, répétez les étapes 1 à 3.

6. Personnaliser avec des macros, des couleurs, etc.

Maintenant que vous avez les éléments de votre tableau de bord en place, il est temps de personnaliser la disposition, les couleurs et la typographie, et d'ajouter une animation si vous vous sentez à l'aise.

Personnaliser les couleurs et la police du graphique

1-      Cliquez sur la (les) section (s) du graphique où vous souhaitez modifier la couleur.

2-      Dans l'onglet « Accueil », dans le groupe « Police », cliquez sur l'icône en forme de pot de peinture et sélectionnez la couleur que vous souhaitez ajouter.

3-      Si vous souhaitez ajouter une couleur d'arrière-plan à un graphique, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le graphique et sélectionnez « Format du graphique ». Sous « Remplissage », cliquez sur « Remplissage solide » et choisissez la couleur d'arrière-plan dans l'icône de pot de peinture du groupe Police.

4-      Si vous souhaitez modifier les titres de votre graphique, cliquez sur un titre de graphique et dans le groupe Police, vous pouvez sélectionner votre type de police, sa taille et sa couleur.

5-      Pour ajouter un titre à votre tableau de bord, augmentez la hauteur de la ligne A1, faites cela jusqu'à ce que vous ayez l'espace nécessaire pour ajouter un titre. Ensuite, sélectionnez quelques cellules dans cette ligne vide et dans le groupe « Alignement » de l’onglet « Accueil », cliquez sur Fusionner et centrer. Vous avez maintenant de la place pour ajouter le titre de votre tableau de bord.

Créer un graphique dynamique

Si vous souhaitez ajouter de l’interactivité à votre tableau de bord, vous disposez de deux options différentes.

-          Liste déroulante / liste de validation des données : si vous avez une connaissance approfondie d'Excel et comprenez RECHERCHEV et ses formules, vous pouvez utiliser une liste déroulante (également appelée liste de validation des données) pour créer des graphiques interactifs. Avec cette liste déroulante, les utilisateurs peuvent sélectionner les critères sur lesquels ils souhaitent filtrer et le graphique changera automatiquement pour refléter ces critères.

-          Macros : vous pouvez écrire une macro à l'aide du langage de codage d'Excel (appelé Visual Basic) pour automatiser une tâche. Par exemple, au lieu de parcourir manuellement un grand nombre de données et de les déplacer vers différentes feuilles, une macro peut automatiser le processus pour vous. Vous pouvez également utiliser des macros pour créer un bouton sur votre tableau de bord. Lorsque vous cliquez sur ce bouton et sélectionnez un certain critère, tous les graphiques seront automatiquement modifiés pour représenter ce critère spécifique.



-          Trancheurs : si vous souhaitez ajouter une autre couche de filtrage à votre tableau croisé dynamique, vous pouvez utiliser des trancheurs. Les slicer sont des filtres visuels et en un seul clic, vous pouvez filtrer le rapport de tableau croisé dynamique (un filtre de rapport nécessite plusieurs clics de filtre). Les segments contiennent un ensemble de boutons qui vous permettent de filtrer les données et vous indiquent également le filtre que vous visualisez. Vous pouvez utiliser ces segments pour créer un graphique interactif. Configurez un tableau croisé dynamique et ajoutez un segment pour certains filtres / critères. Créez un graphique à partir du tableau croisé dynamique et déplacez la trancheuse à côté du graphique. Désormais, lorsque vous sélectionnez différents boutons sur votre segment, votre graphique changera de manière dynamique.

Conseils sur les tableaux de bord

Voici quelques conseils généraux sur le tableau de bord :

-           Un tableau de bord simple et facile à comprendre est beaucoup plus efficace qu'un "joli" tableau de bord. Évitez la tentation d’ajouter des effets 3D, des dégradés, des formes supplémentaires et d’autres cloches et sifflets. Au lieu de cela, utilisez le format de magazine. Examinez les graphiques et les tableaux des magazines d’entreprise et adoptez leur simplicité et leur lisibilité.

-          Utiliser les volets figés : vous pouvez utiliser les volets figés pour rendre votre tableau de bord plus facilement navigable. Vous pouvez geler toutes vos lignes afin que les téléspectateurs puissent voir tout votre tableau de bord dans une seule vue, sans défilement. Vous pouvez également geler les en-têtes dans les rangées du haut afin de les rendre visibles, même lorsque vous faites défiler le tableau de bord.

-          Ajouter des alertes pour des informations importantes : Si vous souhaitez mettre en surbrillance un aspect de votre tableau de bord ou transmettre rapidement un statut, ajoutez des alertes (ou des billes rouges, jaunes ou vertes). Vous pouvez utiliser ces symboles de signalisation avec une mise en forme conditionnelle pour qu'ils se mettent automatiquement à jour en fonction des valeurs de votre tableau.

-          Utilisez des formes et des graphiques ensemble : la disposition de votre tableau de bord peut devenir répétitive si vous avez plusieurs graphiques dans la même disposition de zone. Vous pouvez ajouter un intérêt visuel et une hiérarchie à votre tableau de bord en insérant une forme (comme un rectangle, un cercle, etc.), puis en plaçant votre graphique au-dessus de cette forme.

-          Utilisez différents onglets : gardez votre tableau de bord organisé en utilisant différentes feuilles pour différentes choses. Par exemple, un onglet contient le tableau de bord lui-même et un autre contient les données brutes qui le remplissent.

QUESTIONS COURANTES SUR LES TABLEAUX DE BORD

Q : Devriez-vous utiliser des jauges Excel / des diagrammes de compteur de vitesse ?

Un graphique de jauge (ou un indicateur de vitesse) combine le graphique en anneau et un graphique à secteurs ressemblant à l’indicateur de vitesse d’une voiture. Cependant, ils ont tendance à être trop simples et peuvent manquer de contexte. Et, ils ne sont pas doués pour visualiser l'état d'une métrique. Au lieu d’un diagramme de jauge, essayez un diagramme à puces (ou un thermomètre). Un graphique à puces montre toutes les mêmes informations, mais avec plus de contexte. Les graphiques à puces sont un graphique linéaire facile à digérer qui montre beaucoup de données dans un espace restreint.

Q : Comment sélectionnez-vous le bon graphique en fonction de vos données ?

Identifier le but de la carte. Lorsque vous comprenez pourquoi vous devez créer un graphique, vous pouvez sélectionner le meilleur type de graphique pour cette raison. Assurez-vous de vous concentrer sur un seul message ; Si vous essayez de transmettre trop de choses dans un tableau, il deviendra difficile à lire.

Si vous souhaitez comparer des éléments, vous pouvez choisir un graphique à barres, un graphique à secteurs, un graphique à courbes ou un diagramme de dispersion. Si vous souhaitez afficher la distribution, vous pouvez utiliser un graphique à colonnes, un diagramme de dispersion ou un graphique à courbes. Si vous souhaitez afficher les tendances au fil du temps, un graphique en courbes est une excellente option. Ou, si vous voulez représenter des parties d'un tout, un diagramme à secteurs fonctionnerait bien.

Q : Devriez-vous utiliser des camemberts ?

De nombreux experts en visualisation détestent les camemberts. Lors de la comparaison de plusieurs facteurs, les données ne sont pas immédiatement compréhensibles ni digestibles. Il peut y avoir dix points de données sur le graphique à secteurs et, bien que vous puissiez identifier la plus grande partie du secteur, il est difficile de comprendre la relation entre tous les autres points de données. Nous ne sommes tout simplement pas doués pour comparer des tranches de cercle. D'autre part, avec un graphique à barres, nous comparons les points finaux. Ils sont tous alignés sur une base commune et il est facile de comprendre la taille relative. Vous pouvez voir quel segment est plus grand et combien plus grand que les autres segments.

Cela ne signifie pas que vous devriez éviter les graphiques à secteurs 100% du temps. Toutefois, vous devez savoir qu'il est très facile d'utiliser le graphique à secteurs par défaut. Essayez d'utiliser uniquement un graphique à secteurs lorsque vous comparez deux à trois points de données différents avec des quantités d'informations très différentes.

Q : Comment affichez-vous le budget par rapport aux performances réelles ?

Il existe un certain nombre de façons différentes d’afficher des performances budgétaires par rapport à des performances réelles à l'aide de graphiques. Vous pouvez utiliser un graphique à puces, un graphique à secteurs, un graphique à courbes, un graphique à colonnes avec des marqueurs, des billes RYG (rouges, jaunes, vertes) dans un tableau ou des graphiques à secteurs dans un tableau.

Q : Comment publiez-vous des tableaux de bord Excel sur le Web ou envoyez-vous votre tableau de bord à d'autres personnes ?

Vous pouvez enregistrer un tableau de bord Excel sur une page Web statique, enregistrer la feuille Excel au format PDF et la télécharger sur l'intranet de votre entreprise ou ajouter le fichier à Dropbox ou un autre outil de stockage dans le cloud et partager le lien.

Si vous n'avez pas besoin du tableau de bord Excel pour vivre sur le Web, vous pouvez l'envoyer par courrier électronique.

Ce qu'il ne faut pas faire avec les graphiques et les tableaux de bord Excel

-          Couleurs vives et lumineuses : N'ajoutez pas de palette de couleurs sur le thème de l'arc-en-ciel à votre tableau de bord dans l'espoir de lui donner un aspect plus « amusant ». Ces couleurs lumineuses distraient des informations importantes. Utilisez plutôt des couleurs en sourdine et ajoutez uniquement des couleurs plus fortes pour mettre en évidence les éléments clés.

-          Disposition encombrée : n'incluez pas tous les ensembles de données ou graphiques possibles dans votre tableau de bord. Trop de données vont submerger le téléspectateur et cacher des informations vraiment importantes. Si vous vous retrouvez avec un tableau de bord encombré, prenez du recul et réévaluez si tout est nécessaire. Toutes les données doivent prendre en charge le seul objectif de votre tableau de bord.

-          Manque de concentration : Une mise en page surpeuplée et un manque de concentration vont généralement de pair. Assurez-vous que tous vos graphiques supportent le même but ou la même hypothèse et supprimez tous les extras. Les données devraient raconter la même histoire.

DIFFÉRENTS TYPES DE MODÈLES DE TABLEAU DE BORD

Vous pouvez créer un tableau de bord pour presque tout. Voici quelques exemples des types de tableaux de bord les plus courants dans les organisations :

ü  Tableau de bord d'analyse Web : suivez les performances de votre site Web en temps réel avec un tableau de bord d'analyse Web. Vous pouvez inclure des indicateurs tels que les visiteurs, le taux de rebond, le temps moyen passé sur le site ou le nombre moyen de pages vues. Vous pouvez également ajouter des données de trafic sur les références (sociales, organiques, recherche, référence ou payantes).

ü  Tableau de bord de suivi des ventes : obtenez une vue d'ensemble de toutes les activités et de tous les progrès des ventes. Vous pouvez suivre l'activité du pipeline des ventes, les indicateurs clés, le statut et ajouter des graphiques comme un graphique de prévision des ventes. Une fois que vous avez rassemblé toutes les statistiques de vente au même endroit, vous pouvez ensuite analyser par étape de pipeline ou par représentant pour identifier les lacunes potentielles à un stade précoce.



ü  Tableau de bord d'analyse des ressources humaines : regroupez toutes les activités, tous les projets et tous les calendriers relatifs aux ressources humaines dans un seul et même tableau de bord. Vous pouvez vérifier le statut de l'embauche et de l'intégration, les programmes des employés et les dépenses des départements.

ü  Tableau de bord d'analyse SEO : suivez les mots clés, les visites organiques, les termes de recherche payés, les recherches internes, les revenus et plus encore grâce à un tableau de bord d'analyse SEO. La plupart de ces données (si ce n'est toutes) proviendront de Google Analytics. Recherchez donc une solution de tableau de bord capable de générer des statistiques en temps réel à partir de Google Analytics.

ü  Tableau de bord des métriques de produit : utilisez un tableau de bord de produit pour suivre et générer des rapports sur des métriques de produit telles que l'état du développement, les revenus, la mise sur le marché, l'analyse des gains / pertes, etc. Vous pouvez également créer un tableau de bord public de la feuille de route de votre produit et le publier sur votre site Web.

ü  Tableau de bord BI : un tableau de bord Business Intelligence (BI) visualise les indicateurs de performance clés d'une entreprise. Les tableaux de bord BI permettent de suivre des éléments tels que les réservations brutes, les pertes brutes, le rapport cible / réel, les nouveaux clients, les annulations de clients, etc.

ü  Tableau de bord des médias sociaux : un tableau de bord des médias sociaux vous permet de consulter rapidement tous vos canaux sociaux au même endroit. Vous pouvez suivre les abonnés / fans sur Twitter, Facebook et LinkedIn, l'engagement sur tous les canaux, le trafic de parrainage provenant des médias sociaux et le nombre de fois que votre contenu est partagé.

MODÈLE DE TABLEAU DE BORD DE PROJET GRATUIT DANS EXCEL

Vous pouvez téléchargez un modèle de tableau de bord de gestion de projet gratuit dans Excel, vous allez trouver des modèles qui comprennent un diagramme de Gantt et autres diagrammes permettant de visualiser l'affectation des ressources, les actions en cours et en attente et le budget du projet et comportent également un tableau croisé dynamique indiquant le niveau de tâches à risque pour chaque projet.

Remarque : lorsque vous ajoutez vos propres dates au tableau, le diagramme de Gantt ajoute beaucoup d'espace blanc au début du diagramme et affiche toujours les dates beaucoup plus tôt que ceux de votre tableau. Vous pouvez résoudre ce problème en cliquant sur une date en haut de votre diagramme de Gantt et en cliquant sur la case qui apparaît autour des dates. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Format de l’Axe. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Échelle. Ajustez le nombre dans la case intitulée Minimum. Vous devrez entrer des chiffres de manière incrémentielle pour ajuster l'espacement et lui donner l'apparence souhaitée.

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