Que l’entreprise soit grande ou petite, la gestion efficace des processus de facturation des clients et la gestion des factures des fournisseurs revêtent une grande importance. L'organisation de ces processus et leur contrôle peuvent profiter à différents aspects de la gestion de l'entreprise. Certains de ces avantages peuvent être plus évidents, comme l'amélioration de la trésorerie par une bonne gestion des encaissements des clients ou le contrôle des coûts d'achat par l'obtention de remises pour paiement rapide, etc.
Il existe un autre avantage d'une gestion efficace des processus de facturation qui est également important et peut-être pas si souvent pris en compte, à savoir l'amélioration des relations avec les clients et les fournisseurs.
Dans cet article, nous vous détaillons comment maîtriser le suivi de la facturation de votre entreprise quelque soit sa taille.
Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte dans l'organisation des processus de facturation. Il faut préciser au mieux comment réaliser toutes les phases du processus et fixer des périodes dans le mois pour effectuer les différentes tâches. Dans le processus de facturation des clients ou des comptes débiteurs, les principales phases sont :
En outre, les protocoles de communication entre les partenaires du service clientèle et du service des achats doivent être précisés.
Les systèmes d'automatisation des factures est une perspective alléchante pour les entreprises, elles présentent un moyen efficace pour maîtriser la facturation et maintenir des relations sereines entre les clients et les fournisseurs.
Dans plusieurs pays, l'administration a encouragé l'utilisation de la facturation électronique. D'une part, avec ce mode numérique, les entreprises sont tenues de soumettre leurs factures à l'administration en utilisant le système de la facture numérique via un portail web permettant aux entreprises de soumettre des factures électroniques dans un format structuré et qui intègre un format de signature électronique.
Plusieurs autres mesures entrent en vigueur dans le cadre du nouveau système SII relatif au partage numérique des données sur les factures émises ou reçues par les grandes et moyennes entreprises, qui doivent être incluses dans les livres de registre de la TVA. Ces mesures sont adoptées par plusieurs pays sensibles à la transparence et à la désintermédiation.
Tant dans le processus de facturation des clients que dans la gestion des factures des fournisseurs, l'utilisation de systèmes ou de solutions d'automatisation des processus de facturation et de gestion des documents est désormais indispensable si l'on veut obtenir un contrôle ou un suivi efficace de ces processus.
La rapidité et l’agilité : grâce à l'automatisation des processus, les informations relatives aux processus de facturation peuvent être transmises rapidement aux clients et aux fournisseurs. Cette agilité est l'un des points clés de la communication, qui permet de renforcer les liens et, par conséquent, d'améliorer les relations de l'entreprise avec les uns et les autres.
L’élimination des erreurs : l'application de l'apprentissage automatique à ces processus permet de réduire drastiquement les erreurs, ce qui simplifie la gestion du recouvrement et accélère les processus de paiement des factures. Ceci, ainsi que la rapidité de l'information, facilite grandement la communication et l'amélioration des relations avec les clients et les fournisseurs.
Si l'automatisation est soutenue par un outil informatique, les informations fournies par chaque client ou fournisseur et les bonnes relations avec eux peuvent conduire à de nouvelles opportunités commerciales :
La gestion et le suivi de la facturation intègre la gestion des remises pour les achats importants auprès des clients ou des fournisseurs. Les informations sur les dépenses totales de/avec chacun, permettront de proposer des remises lorsque la facturation dépasse une certaine somme d'argent. Cela renforce les relations. La communication est également améliorée par la possibilité d'informer les clients/fournisseurs que le montant total des factures s'approche du montant nécessaire pour offrir/recevoir une remise.
La possibilité de planifier les campagnes de marketing et de vente en fonction des informations sur les factures : en fonction de la périodicité et du contenu des factures, des campagnes peuvent être planifiées pour rappeler et inciter à la vente de produits à certaines périodes, qui présentent un intérêt pour les deux parties.
La gestion de recouvrement : dans la plupart des systèmes de gestion et de suivi de facturation, un résumé du vieillissement est affiché pour toutes les factures ou pour un seul client. La date d'échéance des factures en retard est indiquée en rouge.Lorsque vous marquez le statut d'une facture comme "payée" ou "clôturée", elle apparaît en
gris, ce qui permet de voir facilement quelles factures doivent encore être payées.
Le fait de marquer une facture comme "brouillon" empêche le montant d'apparaître sur le rapport de vieillissement.
Si les systèmes informatisés intégrés sont des solutions optimales et recommandées pour les entreprises, elles ne sont pas données à tout le monde.
Vous cherchez un modèle de facture ? En tant que gérant de petite entreprise ou en tant que travailleur indépendant, vous avez probablement travaillé avec des clients qui paient en plusieurs versements et dont certains prennent même plus de temps que prévu.
Pour vous aider à organiser le suivi de votre facturation, à contrôler vos paiements et à garder une trace de toutes vos factures, il est conseillé d’explorer les modèles de factures disponibles en ligne. En téléchargeant ces modèles vous pourrez enregistrer toutes les factures reçues et payées, en plus de calculer les intérêts correspondants.
Les modèles de gestion et de suivi de facturation disponibles en ligne sont un moyen pérenne du suivi de facturation pour les indépendants et les petites entreprises. Et c'est que les retards de paiement sont l'un des principaux problèmes des indépendants et des petites entreprises qui risquent de fermer.
Garder un suivi détaillé de vos recouvrements est essentiel pour votre comptabilité, mais aussi pour réduire le risque de non-paiement. Gardez à l'esprit que le temps joue en faveur des clients débiteurs. Plus tôt vous entreprendrez des démarches pour traiter la dette, plus vous aurez de chances de recouvrer, au moins, une partie de celle-ci. Et pour ce faire, il est essentiel de garder la trace de vos factures.
ll est conseillé de concevoir un modèle Excel pour le suivi de la facturation. Sur Excel vous pouvez concevoir les factures, ceci vous aidera à garder la trace des factures qui ont été payées et de celles qui sont en attente de paiement, ce qui vous permettra de suivre plus facilement vos recouvrements. Si vous n’êtes pas très doué en Excel, il est conseillé de télécharger un modèle pré établi et de l’adapter selon vos besoins ou votre activité.
Vous pouvez personnaliser le modèle en y ajoutant les coordonnées de votre entreprise : nom de votre société, logo - si vous en avez un -, numéro de téléphone, adresse électronique ou postale.
Sur un modèle de suivi de facturation, nous trouvons toujours un onglet "Gestion du recouvrement" ce qui facilite le suivi du paiement tardif et le nombre de jours après lesquels la majoration sera appliquée.
Un modèle de gestion de factures sur Excel, vous donne automatiquement la date d'échéance, les jours de retard de paiement, les intérêts courus et le montant total avec les intérêts inclus.
Enfin, nous vous rappelons que dans ce guide que vous pouvez télécharger gratuitement d'autres ressources qui faciliteront la gestion quotidienne de votre entreprise, comme le modèle de calculateur de budget annuel, les modèles de facture et de comptabilité ou les modèles de calculateur de prêt et de coûts d'embauche de nouveaux employés.
La première étape pour contrôler la facturation avec Excel consiste à détailler toutes les factures émises par l'entreprise dans un seul document et à appliquer différentes fonctions et formules Excel. Vous pouvez utiliser la fonction de tri et de filtre d'Excel pour trier par date, ou afficher uniquement les factures d'un seul client.
Pour suivre les dettes et connaître la date d'échéance des paiements, nous pouvons utiliser différentes méthodes avec Excel. Pour être sûr, le vieillissement des factures sur Excel n'est pas si compliqué. La feuille de calcul n'utilise pas de macros ou de VBA. Les modifications des couleurs de police dans le tableau de données sont effectuées à l'aide de conditions de formatage conditionnel. Le rapport de vieillissement est créé en utilisant des formules de calcul SUM.SI basées sur la date d'échéance.
Générer une base de données de toutes les factures émises et indiquer la date d'échéance de celles-ci. Il s'agit d'une base de données de toutes les factures émises et du suivi des clients. Il notera les réponses possibles que nous recevons du client.
