Présentation

Microsoft Excel est un logiciel classifié en tant que tableur faisant partie de la suite Microsoft Office, développé et commercialisé par l’éditeur Microsoft.

La première version d’Excel pour les ordinateurs Apple Macintosh a été lancée en 1985 tandis que pour Windows en 1987. Des mises à jour sont appliquées régulièrement et en continu afin d’améliorer les différentes fonctionnalités du programme. La version la plus récente étant la version Excel 2019.

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Ainsi, depuis 2014, l'application Excel est disponible sur les appareils mobiles tels qu’iPad, iPhone, Windows Phone et Android en dernier lieu depuis 2015. C’est dans le cadre de la déclinaison "Office mobile" que Microsoft a rendu ses logiciels disponibles sur la majorité des supports pour permettre un accès plus pratique.

Excel est généralement utilisé pour créer des feuilles de calcul, qui sont des fichiers dans lesquels les données sont disposées en lignes et en colonnes sous forme de tableaux. Chaque document constitue un groupe de feuilles de calcul et correspond à un Classeur.  Les formats des fichiers Excel portent l'extension xls ou xlsx, selon les versions.

Vous en avez marre de répéter les mêmes calculs encore et encore ? Et bien Excel vous permet de construire une sorte de calculatrice totalement personnalisée en programmant toutes vos formules couramment utilisées. De cette façon, il ne vous reste que saisir vos chiffres et Excel s’occupera de la suite.

Objectifs

Excel est désormais utilisé par les étudiants, les enseignants, les entrepreneurs, les entreprises, les particuliers, les distributeurs, les Freelancers, etc.  En effet, même les femmes au foyer peuvent utiliser Excel pour organiser les différentes tâches de leur vie quotidienne.

En raison de sa polyvalence et de sa puissance extrême, Excel est devenu l'un des logiciels les plus utilisés dans le monde des affaires, notamment pour gérer la comptabilité des plus grandes entreprises.

Les feuilles de calcul Excel peuvent être simples ou complexes incluant des centaines, voire des milliers de lignes et de colonnes, dont la combinaison peut représenter des millions de cellules. Ces cellules peuvent être reliées avec des calculs et/ou des formules pour rendre facile une logique mathématique plus ou moins complexe.

Mais à quoi servent ces feuilles de calcul ? La réponse est : presque tout. Les feuilles de calcul sont des outils complets qui permettent de stocker et manipuler différents types de données d’une manière organisée.

Dans la feuille de calcul, les utilisateurs peuvent effectuer toutes sortes de calculs mathématiques, financiers, logiques ainsi que la manipulation, l’analyse et la visualisation rapide des données. Excel propose également de nombreux modèles de feuilles de calcul différents pour rendre tous ces processus beaucoup plus personnalisés et surtout lisibles.

Exemples d’application

Ci-dessous, quelques exemples concrets des façons dont toute personne pourrait utiliser Excel. N'oubliez pas, cependant, que ce ne sont que des exemples - non exhaustifs. Excel est infiniment flexible, donc les fonctionnalités et combinaisons sont infinies.

En effet, Excel a été à peu près conçu pour répondre aux différents besoins en comptabilité, permettant ainsi d’établir les Plans budgétaires, prévisions, suivi des dépenses, rapports financiers, calculateurs de prêt, etc. A ce jour, plus de 89% des entreprises utilisent Excel pour leurs diverses opérations comptables. A citer :

• Suivre les données sur son activité en traçant des tableaux de styles personnalisés;
• Extraire facilement des données spécifiques;
• Garder une trace des ventes de chaque client dans des périodes données;
• Surveiller les paiements des clients;
• Suivre les dépenses et le budget prévisionnel de l’entreprise;
• Calculer les heures travaillées par employé pour la paie mensuelle;
• Calculer les paiements mensuels de chaque salarié;
• Faire le Suivi de l’inventaire et des stocks avant que des problèmes majeurs ne surviennent;
• Attribuer des projets et/ou des tâches aux employés dans un emplacement centralisé.

Microsoft Excel permet également de réaliser les différents types de Graphiques pour représenter les données de manière plus visuelle et plus gérable. Il a en effet la capacité à transformer des lignes et des colonnes de chiffres en de magnifiques graphiques illustrés par des chiffres réels et actualisés.

Le tableur Excel aide aussi à planifier et organiser de nombreuses tâches personnelles telles qu’un voyage à venir ou un objectif spécial à atteindre. Dites donc adieu à votre liste de tâches standard en papier et stylo !

Autres utilisations d’Excel :

• Tracer un calendrier de contenu pour votre blog ou site Web pour vous aider à suivre vos progrès;
• Créer une liste de contrôle, des formulaires ou encore des Quiz bien définis;
• Gérer et trier une liste de diffusion (Mailing list), notamment pour vos campagnes publicitaires ou Newsletters;
• Créer des répertoires qui impliquent une grande quantité d'informations sur les personnes, les produits ou tout autre élément en ‘Big Data’.

Prérequis

Aucun niveau d’expertise n’est requis pour se lancer à l’utilisation de Microsoft Excel. Vous pouvez démarrer de zéro et apprendre les fonctionnalités du logiciel via les nombreux cours en ligne. La durée d’apprentissage dépend de votre engagement et le niveau de maitrise que vous souhaitez atteindre. Généralement quelques jours suffisent pour aller plus loin avec les fonctions de base d’Excel et établir vos premiers tableurs.

Petit historique d’Excel

Au début, Microsoft commercialisait un tableur que l’on appelle Multiplan en 1982. Celui-ci connut un succès non négligeable surtout avec les systèmes CP/M. La première version de ce qui va aujourd’hui devenir Excel est sortie en 1985, mais pour les premiers ordinateurs Apple Macintosh au moment où la première version pour Windows n’a été publiée qu’en 1987. Celle-ci prenait d’ailleurs en compte un moteur d’exécution de la version 2.1 de Microsoft Windows.

Avec l’introduction du Windows 2.0 en 1990, les ventes d’Excel ont commencé à dépasser celles de son principal concurrent, le Lotus 1-2-3. Ce qui a par la suite permis à Windows de détrôner le leader mondial du logiciel en se positionnant comme son concurrent le plus féroce. Au fil des années, Excel s’est imposé comme le principal tableur des ordinateurs personnels et de bureau. Aujourd’hui, c’est sans doute le tableur le plus utilisé dans le monde.

Excel : un logiciel d’analyse de données

Comme son nom l’indique, Excel est un logiciel permettant d’analyser des données. Autrement dit, sa fonction est de transformer des données brutes à travers des mises en forme, des calculs et de la gestion afin de l’utiliser de manière spécifique. Dès lors, avec Excel, les données d’une facture ne sont pas analysées de la même manière d’une facture de paie. Du coup, analyser une facture ne revient pas simplement à le rentre jolie et lisible, mais de la rendre utilisable.

Excel se positionne alors comme le logiciel idéal lorsqu’il s’agit de créer des bases de données. Par exemple, si vos parents ont eu à enregistrer plusieurs cassettes pendant de nombreuses années, il faudrait que chacune d’entre elles ait un numéro. Ce qui permettrait de les ranger 1 par 1 dans une boite. Il est alors possible d’utiliser Excel pour archiver toutes vos vieilles cassettes pour ensuite les retrouver dès que vous en aurez besoin. Là où ce logiciel est vraiment intéressant, c’est qu’il vous permet de les classer selon vos besoins pour les exploiter plus tard.

Évolution de MS Excel

Depuis la mise en vente du premier modèle, Excel a largement évolué au point de devenir un outil de programmation. En effet, à partir de 1995, Excel a intégré le module Visual Basics for Application qui lui a donné un nouveau visage. Cependant, elle fut la cible de plusieurs attaques informatiques de même que des virus. Mais VBA s’est largement amélioré au fil des années au point de devenir un complément non négligeable. D’autres fonctionnalités de liaisons dynamiques ont aussi été incorporées via des automatismes. Ce fut alors un problème sérieux pour les entreprises jusqu’à ce que les éditeurs de logiciels antivirus furent capables de détecter ces virus et les éliminer. Aujourd’hui, Excel dispose d’une notion de signature numérique qui permet de garantir la sécurité. Microsoft Excel

Exercices Excel