Modèle de tableau de bord dynamique sur Excel

Comment créer un tableau de bord efficace ?

Le tableau de bord ou le dashboard vous permet de mesurer l'état actuel d'une série d'indicateurs et de les évaluer par rapport à certains objectifs.Cela facilite la prise de décision et rend les actions prises pertinentes , en minimisant ainsi la probabilité d'erreur.

La qualité d'un tableau de bord impacte positivement le suivi des indicateurs et l'interprétation des chiffres .

Dans cet article, analysons en détail les types d’indicateurs sur lesquels doit se baser un tableau de bord, et les conseils pour produire un dashboard de qualité.

Quels sont les indicateurs clés de performance KPI’s que nous utilisons dans les tableaux de bord ?

Les indicateurs clés de gestion ou de performance (KPI) sont des éléments indispensables à la conception et la lecture d'un tableau de bord. Ces ratios ou quantificateurs permettent de mesurer l'état de l'entreprise en général, ou de ses services en particulier, sur la base de leurs performances. Il s’agit donc d’une collecte de métriques qui assigne un indicateur une valeur sur une durée donnée.

Les différents indicateurs utilisés dans les tableaux de bord

De nombreux indicateurs standards peuvent être utilisés dans les tableaux de bord, pour le suivi spécifique de certains domaines spécifiques. Les KPI’s les plus couramment utilisés dans les milieux professionnels sont:

- Indicateurs financiers: la marge, le retour sur investissement, la rentabilité, les jours de comptes clients (DCC) et payables (DCP).

- Indicateurs de production: désignent les indicateurs mesurant les défauts par opportunité par million d'unités (DPMO) ou l'efficacité générale des équipements (OEE).

- Indicateurs logistiques: la rotation des stocks,le taux de capacité de transport, et le niveau de rupture de stock, etc.

- Indicateurs de qualité: tels que le taux de résolution des réclamations ou le nombre de retours positifs des clients.

- Les indicateurs de ressources humaines: indice de fréquence, indice de gravité, etc.

Un tableau de bord efficace : les bonnes pratiques pour les débutants

Il n’y a point de règle pour juger de la qualité d’un tableau de bord. Toutefois, il convient de noter que les bonnes pratiques permettent de faire un travail de pilotage abouti via un tableau de bord bien conçu.

Pour tirer le meilleur parti des tableaux de bord, nous détaillons les recommandations suivantes que les chargés de suivi, de pilotage ou de reporting doivent prendre en considération pour élaborer les dashboards.

1. Regroupez toutes les informations dans un seul écran: il est pratique d’afficher toutes les informations sur un seul écran et de ne pas avoir à faire défiler vers le bas et vers le haut pour voir les données associées. Concevez l’écran d’une manière à ce qu’il soit centré. Pour ce faire , il est toujours conseillé de regrouper les informations par niveaux.

2. Recherchez le contexte approprié pour les données: il est nécessaire de contextualiser les données et de les accompagner par des explications .

3. Soyez précis et faites attention aux détails : les données doivent être agrégées dans les panneaux de contrôle, sinon la mise au point risque d’être perdue.

4. Exprimez les mesures de manière appropriée: une mesure est déficiente si elle ne peut pas refléter efficacement ce qu'elle est censée mettre en évidence à travers cet indicateur.

5. Concevez l'écran de manière appropriée: les écrans du tableau de bord n'ont pas besoin d'explications supplémentaires pour être compris. Aussi, ils doivent permettre de localiser rapidement où se trouvent les indicateurs en rouge (les problématiques) pour déclencher leur résolution. Tout aussi important que de choisir le format de représentation qui correspond le mieux aux informations à afficher, est d'éviter d'abuser des couleurs vives ou des arrière-plans trop flashy qui détournent l'attention.

Interactivité, sélection des métriques et choix des couleurs

En pensant à élaborer un tableau de bord, vous devez garder à l’esprit que le but ultime d’un dashboard est de permettre à toute l'équipe de visualiser et de comprendre facilement les données du projet, de connaître son statut et de prendre des décisions rapidement.

Mais tous les tableaux de bord ne fonctionnent pas de la même manière, car lorsqu'ils sont mal exécutés, ils finissent par générer un travail supplémentaire sans valeur ajoutée à l'organisation. Alors, comment pouvons-nous créer un bon tableau de bord de qualité ?

Nous pouvons dire qu'un tableau de bord efficace est celui qui permet à ses utilisateurs de recevoir des informations pertinentes et critiques pour la réalisation d'un certain objectif, rapidement et de manière compréhensible. Pour parvenir à ce niveau de qualité et d'efficacité des tableaux de bord, n'indiquez que les métriques importantes. Le choix des métriques incluses dans le tableau de bord est critique, car elles doivent répondre à deux critères :

• Elles doivent être directement alignées sur les objectifs poursuivis.
• Elles doivent être importantes pour la réalisation de ces objectifs.

Par conséquent, toutes les métriques ne doivent pas être incluses dans un tableau de bord, mais il est important d'être sélectif pour éviter un excès d'informations. Pour ce faire, il faut commencer par définir les objectifs à poursuivre, et à partir de là, analyser les différentes métriques sous les points de vue suivants:

La métrique contribue-t-elle à la réalisation de l'objectif?

Cette mesure est-elle vraiment nécessaire pour atteindre l'objectif ou ne fait-elle que le quantifier? La métrique et sa contribution à l'objectif peuvent-elles être quantifiées?

La rapidité et la facilité de lecture distinguent un tableau de bord d’un autre. Par conséquent, dans le concept même dashboard, une image vaut mille mots, car une image est traitée plus rapidement que le texte.

De même, il convient d'éviter que les utilisateurs aient des doutes sur la manière de lire et d'interpréter les métriques affichées, afin de pouvoir se concentrer directement sur celles-ci et leur situation. Pour cela, il est conseillé d'inclure des graphiques à barres, des cartes de couleurs, des lignes ou d'autres éléments visuels qui montrent la valeur de la métrique et quand elle atteint son objectif.

De cette façon, un tableau de bord efficace comprendra des couleurs, des formes, des lignes, des épaisseurs, des degrés d'ombrage et tout autre outil qui tire parti de la perception visuelle pour mettre en évidence ce qui est important. Et vous éviterez des choses comme les conceptions trop compliquées, les traitements graphiques 3D et les graphiques méconnaissables.

Pensez à l'interactivité sur le tableau de bord pour que le tableau de bord parvienne à résumer et à partager les informations pertinentes. De cette manière, la personne chargée des finances s'intéressera davantage aux dépenses et charges, tandis que la personne chargée de l'exécution proposera les écarts dans le calendrier.

Il est possible d’utiliser les outils en ligne qui permettent la création des tableaux de bord. Ils sont configurables, afin que chacun puisse décider de l'ordre et de l'importance des informations affichées. Par ailleurs, il est évident qu'un tableau de bord avec des données incorrectes ou incomplètes est inutile. Pour cela, il y a deux points clés que nous devons définir:

Le processus de mise à jour, qui doit inclure qui, quoi et quand mettre à jour.

L'outil utilisé pour mettre à jour et générer le tableau de bord. En effet, l’utilisation d’un tableau de bord dans Excel mis à jour manuellement avec les informations qui vous parviennent par mails, n’est pas la même chose que d'utiliser un outil en ligne qui permet à chaque responsable de saisir directement les informations.

Dans le concept de mise à jour, il est important de pouvoir définir la date des données affichées. De même, lorsqu’un tableau de bord est utilisé pour créer un rapport, il doit indiquer clairement les dates des données, car par définition, un rapport est une photo de la situation dans une date bien précise.

Le choix de l'outil pour créer et gérer un tableau de bord

Il est fortement recommandé d'utiliser un outil en ligne qui vous permet de télécharger et d’accéder à des informations à distance, et à partir de différents appareils.