Modèle de tableau de bord commercial sur Excel

Découvrez comment exploiter votre tableau de bord commercial d’une manière optimale

Article rédigé par : Chady Chadili

Le reporting est important pour la gestion commerciale d’une activité, bien qu’une majorité des responsables trouve des difficultés pour utiliser les différents indicateurs figurant dans un tableau de bord commercial. Il faut savoir que sans ce tableau, une perte de la vérifiabilité des données pertinentes et une chose qu’il faut prévoir, et par conséquent une perte de la fiabilité de ces dernières. Il est certain qu’il existe plusieurs moyens pour contrôler l’amélioration des performances commerciales vis-à-vis des objectifs fixés, mais le tableau de bord commercial reste le meilleur outil de pilotage dans ce sens.

Afin de pouvoir utiliser un tableau de bord d’une manière optimale, cet article vous présente le tableau de bord commercial en citant ses avantages et ses constituants. Nous vous expliquons également pourquoi les KPI sont des indicateurs pertinents pour une meilleure utilisation du tableau de bord, de la définition des objectifs jusqu’à la distribution du tableau pour les personnes auxquelles il est destiné.

Les principaux avantages d’un tableau de bord commercial

Ce document regroupant plusieurs indicateurs pertinents, et dont la réalisation doit automatiquement suivre l’élaboration de la stratégie commerciale et la définition d’un plan d’actions avec les bons KPI (Key Performance Indicators), est utile quelle que soit la nature de l’activité et le domaine de votre entreprise. Il est notamment utile grâce à des indicateurs qui représentent les quantités vendues, la marge générée par rapport au chiffre d'affaires à chaque fois qu’une quantité de produits est vendue, ainsi que d’autres indicateurs qui peuvent avoir plus de pertinence selon la nature des activités.

Le tableau de bord commercial est plus qu’un simple document de rapports commerciaux. Il va également vous permettre, grâce à une évaluation des indicateurs qui le constituent, de maîtriser les activités d’une manière à pouvoir diriger la force de vente pour ainsi pouvoir augmenter les performances commerciales de votre entreprise. Ce document est d’une grande utilité pour les dirigeants, les managers, les cadres et les chefs d’équipes, car il permet une représentation du déroulement des opérations, dans l’intention de donner une vision claire sur la différence entre les objectifs fixés et le niveau de réalisation de ces objectifs.

Le tableau de bord commercial est utile car il sert d’un outil de pilotage avec des indicateurs donnant plusieurs informations sur les objectifs et sur les manières dont ces objectifs sont en cours de réalisation. Il permet ainsi de prendre des décisions en temps réel, après une analyse des indicateurs qui le constituent, et de prévoir les choses d’une manière scientifique, afin de pouvoir prendre des mesures bien étudiées.

À l’opposé du reporting commercial destiné à la direction et qui est un document qui peut permettre les mêmes analyses à un moment donné, le tableau de bord commercial est utile tout au long du déroulement des activités. Il peut être utilisé lors de la préparation primaire et jusqu’à la livraison des produits. Il est utile pour toute partie prenante, les responsable peuvent suivre le déroulement des activités à tout moment avec un tableau de bord efficace, et les commerciaux peuvent également savoir où ils sont avec la réalisation des objectifs.

Un tableau de bord efficace doit être constitué des éléments les plus pertinents pour l’avancement de l’activité. Il doit contenir des indicateurs de performance ainsi que des indicateurs de leviers, et cela pour pouvoir piloter les performances et gérer les résultats d’une manière précise et efficace. Ce document est un compte rendu qui sert à visualiser les écarts entre les objectifs et les performances afin de pouvoir établir un diagnostic et réaliser un plan d’action. Comme il permet aussi, dans ses versions développées, de donner une ligne directrice à toute partie prenante en émettant des alertes instantanées pour pouvoir réagir d’une manière immédiate.

Des indicateurs pertinents pour une efficacité du tableau de bord

Toutes les performances des commerciaux sont des indicateurs pertinents pour le tableau de bord commercial, ainsi que la quantité des ventes réalisées d’une manière globale. Il s’agit des indicateurs de base qui doivent être lisibles et compréhensible pour tout le monde, évolutifs pour être en accord avec les attentes de l’entreprise en termes d’objectifs, comme ils doivent être clairs pour les responsables pour réagir en prenant des actions dont le but est d’améliorer le déroulement des activités. C’est pour ces raisons que le tableau de bord commercial doit être constitué des éléments suivants :

• Les activités de vente menées : Puisque le tableau de bord commercial est toujours en relation étroite avec les objectifs que l’entreprise se fixe et que les commerciaux doivent atteindre, les KPI commerciaux doivent suivre la nature des activités et le contexte de l’entreprise. La concentration des ventes qui peut faire un objectif à atteindre doit figurer dans le document en tenant toutes les priorités en considération, en parallèle avec le chiffre d’affaires.
• Les objectifs à atteindre : En amont du tableau de bord, il est important de trouver des informations sur l'efficacité de la prospection ainsi que le nombre des nouveaux prospects contactés. La fidélisation de la clientèle est un critère important comme le taux de renouvellement de contrat, ainsi que les ventes additionnelles réalisées. Ces objectifs vont en parallèle avec les autres indicateurs de l'activité, pour répondre aux attentes de l’entreprise.
• Les résultats réalisés : Puisque le tableau de bord met toujours la différence entre les objectifs fixés et les résultats réalisés en avant, il est important que ces résultats figurent dans le tableau d’une manière claire afin de pouvoir établir une analyse fiable et des plan d’actions efficaces. Les résultats obtenus doivent constituer le tableau de bord, comme le volume de vente, le nombre de visites, ainsi que la qualité des services et le taux de satisfaction de la clientèle.

Pour être facilement exploitable, le tableau de bord commercial doit présenter une continuité entre les différents moments du déroulement des activités. De nouveaux leviers de performance peuvent être analysés grâce à un tableau de bord qui détaille les activités avec les objectifs et les résultats. Ces analyses vont être obligatoires de manières hebdomadaires ou mensuelles, selon la nature des activités et le contexte de l’entreprise. Plus de réactivité est garantie quand le tableau de bord est analysé d’une manière fréquente.

Les 4 étapes essentielles pour la création d’un tableau de bord

Pour avoir un tableau de bord commercial efficace, il va falloir suivre des étapes lors de sa création. Il n’est pas possible d’avoir une vue sur la différence entre les objectifs fixés et les réalisations tout au long du déroulement des activités sans avoir défini les objectifs,  sans avoir choisi les indicateurs qui constituent le tableau, sans savoir pour qui le tableau de bord commercial est destiné et sans qu’il ne soit adapté à la hiérarchie.

1. La définition des objectifs : Tous les facteurs clés de succès doivent être étudiés au préalable avant de créer un tableau de bord commercial, ainsi que les axes de progrès selon la stratégie commerciale de votre entreprise. Il s’agit de regrouper les objectifs de reporting et ceux du pilotage, d’une manière à pouvoir analyser les indicateurs pour passer à l'acte, et d’une manière à pouvoir avoir une idée sur les ressources et les moyens nécessaires à la réalisation des objectifs ayant été fixés.
2. La sélection des données : Pour appliquer la stratégie globale de l’entreprise, le tableau de bord commercial doit présenter les objectifs communs aux commerciaux et aux responsables. Les objectifs étant définis au préalable vont guider l’ensemble de l’entreprise tout au long du déroulement des activités. Il s’agit surtout de rendre le tableau de bord commercial un outil de support plutôt que de sanction, et cela en intégrant les différents indicateurs liés aux objectifs et aux résultats.
3. La compréhension des cibles : Il s’agit d’une étape importante parce qu’il est nécessaire de connaître pour qui le tableau de bord commercial est destiné. Ces destinataires peuvent être différents selon la taille de votre entreprise et la nature de ses activités, et puisque le tableau permet d’avoir une vue claire sur les opérations et la stratégie de l’entreprise, il doit présenter les marges par rapport au chiffre d’affaires et les taux de satisfaction, ainsi que les taux de conversion et d’échec.
4. La présentation du tableau : Pour garantir la lisibilité du tableau de bord commercial pour toute personne à laquelle il est destiné, il faut bien choisir le design et l'ergonomie de celui-ci. Il convient de rappeler qu’il s’agit de pouvoir prendre des décisions à la suite d'analyses, et ces derniers doivent être possibles à la suite d’un simple coup d'œil après une période déterminée ou après la réalisation de certains objectifs. Les couleurs peuvent être décisives dans ce sens, elles permettront de différencier les objectifs des résultats.

Le tableau de bord commercial sera efficace si les étapes susmentionnées sont respectées. Il permettra ainsi une automatisation de la collecte des données relatives à la réalisation des objectifs fixés, pour faciliter le traitement de ces données, ainsi que leur analyse qui a pour but de corriger toute erreur possible, pouvant surgir au niveau du déroulement des activités de votre entreprise. Il reste à choisir la fréquence de l’établissement de ces analyses, selon les activités en question.

Comment améliorer la performance grâce au tableau de bord commercial?

Afin de pouvoir impacter la performance commerciale d’une manière positive, il faut s’appuyer sur des indicateurs clés qui doivent être précis et pertinents. Il va falloir, et ce grâce au tableau de bord commercial, définir les résultats et les objectifs attendus en précision, pour que ces données puissent entrer en corrélation avec les taux de réalisation de ces objectifs. Toutes les procédures qui permettent d’améliorer la performance commerciale doivent être identifiées au préalable, pour permettre un pilotage correct des activités commerciales.

Lors de la construction du tableau de bord, les KPI doivent être bien choisis selon la nature de vos activités et selon le contexte de votre entreprise. Cela permet de ne pas suivre une mauvaise voie et de garantir de meilleurs résultats, notamment grâce à l’analyse du tableau de bord commercial et grâce à des pourcentages précis des ventes et des visites des clients et des prospects, et spécifiquement par rapport au chiffre d'affaires.

Il est souvent nécessaire de préciser le nombre d’appels nécessaires pour augmenter le nombre de visites des prospects, le nombre de rendez-vous nécessaires pour chaque commerciale, ainsi que le nombre de visites des clients nécessaires pour faire un UpSell. Toutes ces informations permettent d’avoir une précision au niveau du tableau de bord commercial, et garantissent un maximum d’efficacité de celui-ci.

En suivant les indicateurs pertinents, les performances commerciales peuvent être améliorées tout au long du déroulement des activités. Le tableau de bord commercial est un outil qui est aujourd’hui disponible en plusieurs formats, et la digitalisation de celui-ci permet de gagner du temps comme ça permet de prendre des décisions fluides et rapides pour une amélioration de tous les indicateurs qui le constituent.