Article rédigé par : Chady Chadili
Le reporting est important pour la gestion commerciale d’une activité, bien qu’une majorité des responsables trouve des difficultés pour utiliser les différents indicateurs figurant dans un tableau de bord commercial. Il faut savoir que sans ce tableau, une perte de la vérifiabilité des données pertinentes et une chose qu’il faut prévoir, et par conséquent une perte de la fiabilité de ces dernières. Il est certain qu’il existe plusieurs moyens pour contrôler l’amélioration des performances commerciales vis-à-vis des objectifs fixés, mais le tableau de bord commercial reste le meilleur outil de pilotage dans ce sens.
Afin de pouvoir utiliser un tableau de bord d’une manière optimale, cet article vous présente le tableau de bord commercial en citant ses avantages et ses constituants. Nous vous expliquons également pourquoi les KPI sont des indicateurs pertinents pour une meilleure utilisation du tableau de bord, de la définition des objectifs jusqu’à la distribution du tableau pour les personnes auxquelles il est destiné.
Ce document regroupant plusieurs indicateurs pertinents, et dont la réalisation doit automatiquement suivre l’élaboration de la stratégie commerciale et la définition d’un plan d’actions avec les bons KPI (Key Performance Indicators), est utile quelle que soit la nature de l’activité et le domaine de votre entreprise. Il est notamment utile grâce à des indicateurs qui représentent les quantités vendues, la marge générée par rapport au chiffre d'affaires à chaque fois qu’une quantité de produits est vendue, ainsi que d’autres indicateurs qui peuvent avoir plus de pertinence selon la nature des activités.
Le tableau de bord commercial est plus qu’un simple document de rapports commerciaux. Il va également vous permettre, grâce à une évaluation des indicateurs qui le constituent, de maîtriser les activités d’une manière à pouvoir diriger la force de vente pour ainsi pouvoir augmenter les performances commerciales de votre entreprise. Ce document est d’une grande utilité pour les dirigeants, les managers, les cadres et les chefs d’équipes, car il permet une représentation du déroulement des opérations, dans l’intention de donner une vision claire sur la différence entre les objectifs fixés et le niveau de réalisation de ces objectifs.
Le tableau de bord commercial est utile car il sert d’un outil de pilotage avec des indicateurs donnant plusieurs informations sur les objectifs et sur les manières dont ces objectifs sont en cours de réalisation. Il permet ainsi de prendre des décisions en temps réel, après une analyse des indicateurs qui le constituent, et de prévoir les choses d’une manière scientifique, afin de pouvoir prendre des mesures bien étudiées.
À l’opposé du reporting commercial destiné à la direction et qui est un document qui peut permettre les mêmes analyses à un moment donné, le tableau de bord commercial est utile tout au long du déroulement des activités. Il peut être utilisé lors de la préparation primaire et jusqu’à la livraison des produits. Il est utile pour toute partie prenante, les responsable peuvent suivre le déroulement des activités à tout moment avec un tableau de bord efficace, et les commerciaux peuvent également savoir où ils sont avec la réalisation des objectifs.
Un tableau de bord efficace doit être constitué des éléments les plus pertinents pour l’avancement de l’activité. Il doit contenir des indicateurs de performance ainsi que des indicateurs de leviers, et cela pour pouvoir piloter les performances et gérer les résultats d’une manière précise et efficace. Ce document est un compte rendu qui sert à visualiser les écarts entre les objectifs et les performances afin de pouvoir établir un diagnostic et réaliser un plan d’action. Comme il permet aussi, dans ses versions développées, de donner une ligne directrice à toute partie prenante en émettant des alertes instantanées pour pouvoir réagir d’une manière immédiate.
Toutes les performances des commerciaux sont des indicateurs pertinents pour le tableau de bord commercial, ainsi que la quantité des ventes réalisées d’une manière globale. Il s’agit des indicateurs de base qui doivent être lisibles et compréhensible pour tout le monde, évolutifs pour être en accord avec les attentes de l’entreprise en termes d’objectifs, comme ils doivent être clairs pour les responsables pour réagir en prenant des actions dont le but est d’améliorer le déroulement des activités. C’est pour ces raisons que le tableau de bord commercial doit être constitué des éléments suivants :
Pour avoir un tableau de bord commercial efficace, il va falloir suivre des étapes lors de sa création. Il n’est pas possible d’avoir une vue sur la différence entre les objectifs fixés et les réalisations tout au long du déroulement des activités sans avoir défini les objectifs, sans avoir choisi les indicateurs qui constituent le tableau, sans savoir pour qui le tableau de bord commercial est destiné et sans qu’il ne soit adapté à la hiérarchie.
Le tableau de bord commercial sera efficace si les étapes susmentionnées sont respectées. Il permettra ainsi une automatisation de la collecte des données relatives à la réalisation des objectifs fixés, pour faciliter le traitement de ces données, ainsi que leur analyse qui a pour but de corriger toute erreur possible, pouvant surgir au niveau du déroulement des activités de votre entreprise. Il reste à choisir la fréquence de l’établissement de ces analyses, selon les activités en question.
Lors de la construction du tableau de bord, les KPI doivent être bien choisis selon la nature de vos activités et selon le contexte de votre entreprise. Cela permet de ne pas suivre une mauvaise voie et de garantir de meilleurs résultats, notamment grâce à l’analyse du tableau de bord commercial et grâce à des pourcentages précis des ventes et des visites des clients et des prospects, et spécifiquement par rapport au chiffre d'affaires.
En suivant les indicateurs pertinents, les performances commerciales peuvent être améliorées tout au long du déroulement des activités. Le tableau de bord commercial est un outil qui est aujourd’hui disponible en plusieurs formats, et la digitalisation de celui-ci permet de gagner du temps comme ça permet de prendre des décisions fluides et rapides pour une amélioration de tous les indicateurs qui le constituent.
