Modèle de tableau de bord RH sur Excel

Tableau de bord RH : métriques et étapes de création

Article rédigé par: Sara Maghty

Les employés sont l'atout le plus important au sein d'une organisation. En tant que tel, les équipes RH se doivent de trouver rapidement des informations leur permettant de prendre des décisions basées sur certaines métriques, telles que le recrutement, la satisfaction et le taux de rétention des employés. Les tableaux de bord RH interactifs et personnalisés impliquent l'analyse, la visualisation et l'exploration de ces métriques.

Les tableaux de bord permettent d'obtenir facilement un aperçu de l'état des performances sur les différents processus RH d’une organisation. Ils permettent aux responsables RH d'identifier et de résoudre les problèmes le plus rapidement possible. C’est pourquoi, les entreprises se tournent vers un logiciel d'analyse RH pour mieux surveiller le cycle de vie de leurs employés. Découvrez comment vous pouvez améliorer vos processus RH avec un tableau de bord RH intuitif. Prenez également connaissance des données et des métriques de la gestion des ressources humaines qui pourraient être analysées pour créer vos propres tableaux de bord RH personnalisés.

Tableau de bord RH : identification du besoin

Les ressources humaines (RH) d’une entreprise sont le service responsable des fonctions relatives à la main-d'œuvre et au cycle de vie des employés. Compte tenu de l'étendue des fonctions RH, les parties prenantes ont besoin d'une vue d'ensemble plus large de la main-d'œuvre de l'entreprise pendant le processus de prise de décision.

Les ressources humaines sont composées d'un nombre abondant de métriques et d'indicateurs de performance clés qui reflètent une fonction spécifique au sein de l’entreprise. D’où le besoin d’un tableau de bord RH pour visualiser l‘ensemble de données de métriques clés et d'indicateurs de performance clés. Cet aperçu permet le développement stratégique non seulement du produit ou du service fourni, mais également des politiques et des processus pour l'amélioration continue de la main-d'œuvre.

Voici quelques exemples de fonctions RH : embauche, licenciement, rémunération, intégration, formation et élaboration de politiques. Un tableau de bord des ressources humaines peut alors vous aider à surveiller à la fois le processus d'embauche et l'engagement des employés au fil du temps pour identifier les domaines de préoccupation avant qu'ils ne deviennent de gros problèmes pour l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord RH ?

Le tableau de bord RH est une présentation visuelle des principaux indicateurs de performance RH de l’entreprise, ainsi que des tendances, des comparaisons et des répartitions pertinentes.

Les tableaux de bord RH sont destinés aux responsables RH et aux chefs d'équipe pour surveiller régulièrement les progrès de leur organisation, identifier les problèmes en amont et les résoudre rapidement. Ils collectent, analysent et rapportent automatiquement les informations des différents systèmes et processus RH. En fait, certains tableaux de bord s'actualisent régulièrement de manière automatique pour mettre à jour leurs informations.

Alors que les tableaux de bord RH affichent des données en temps réel, les rapports RH sont des versions statiques des performances RH. Dans de nombreux cas, les rapports RH sont des exportations PDF/Excel de tableaux de bord RH.

Un tableau de bord RH est un outil de veille économique qui permet aux équipes des ressources humaines de suivre, d'analyser et de rapporter des données. Cela aide les dirigeants à prendre des décisions pour créer un meilleur environnement de travail et maximiser la productivité des employés.

Quelle est l’importance d’un tableau de bord RH ?

Quel que soit son secteur d'activité, chaque entreprise consacre du temps et de l’argent aux efforts RH. Les responsables des ressources humaines sont chargés de découvrir les tendances ainsi que les lacunes importantes de la main-d'œuvre. Cela devient de plus en plus critique à mesure que notre monde évolue vers des environnements de travail hybrides et à distance. Pour réduire les coûts et permettre une action rapide, les entreprises mettent en œuvre des outils d'analyse des ressources humaines pour surveiller le cycle de vie de leurs employés.

Avec un tableau de bord RH, les managers peuvent rester à jour sur leurs campagnes de recrutement, obtenir des informations sur le bien-être des employés, suivre l'efficacité des activités de formation ou même générer des rapports nécessaires à la paie. Le tout en un seul endroit. Les tableaux de bord sont hautement personnalisables et, en tant que tels, nécessitent une stratégie lors de la création d'une vue d'ensemble bien équilibrée qui vise à guider la prise de décision au sein de la direction.

Voici les principales fonctions des tableaux de bord et des rapports RH :

• Recueillir et rapporter des données provenant de diverses sources.
• Donner une compréhension visuelle de la performance RH.
• Envoyer automatiquement par e-mail des rapports aux principales parties prenantes.
• Fournir en un coup d'œil l'état des principales statistiques RH.
• Personnaliser les services, postes, types de contrats.
• Suivre les employés par tranche d'âge, service, expérience, sexe, ...
• Suivre la fluctuation des employés par mois : embauchés vs quittés.
• Analyser le taux d'absentéisme par mois.

Tableau de bord RH sous Excel vs Tableau de bord intuitif

Un modèle de tableau de bord RH dans Excel est un excellent moyen de suivre toutes les mesures clés des RH dans votre entreprise. En utilisant un modèle Excel de tableau de bord RH, vous gagnerez du temps pour le traitement des données en un clic en ayant un aperçu immédiat de la structure de vos employés. Vous pouvez également saisir un nombre mensuel d'employés et de changements. Comme tout le monde le sait, les feuilles de calcul Excel sont entièrement personnalisables ; vous pouvez donc définir vos services, postes, statuts de contrat, etc.

Bien que les feuilles de calcul soient parfaites pour traiter de grandes quantités de données, elles ne sont pas les plus attrayantes visuellement. De plus, il peut être difficile de les partager avec d'autres parties prenantes en raison de perte de données ou de mises à jour non prises en compte.

En revanche, un logiciel de tableau de bord donnera à votre équipe RH un aperçu d'un coup d'œil des données dont elle a besoin, sans avoir besoin de passer des heures à fouiller dans toutes les pages pour en tirer les mêmes informations.

Comment créer un tableau de bord RH efficace ?

Lors de la création de votre tableau de bord RH, vous devez prendre en compte certaines précautions. Voici les étapes pour créer des tableaux de bord RH efficaces :

1. Connaitre l’utilisateur final

Il est important d'identifier clairement les utilisateurs de vos tableaux de bord. Il peut s'agir de responsables et de cadres RH, de responsables du recrutement, etc. Différentes personnes recherchent différents types d'informations. Par exemple, un responsable des ressources humaines peut être intéressé par une vue d'ensemble globale, tandis que les responsables du recrutement peuvent être intéressés par l'analyse de campagnes de recrutement individuelles.

2. Identifier les métriques RH

Vous devez comprendre les mesures de performance RH à afficher sur vos tableaux de bord RH. Organisez des réunions avec le personnel, les décideurs et les parties prenantes de votre service RH pour comprendre leurs principaux buts et objectifs commerciaux. Déterminez ensuite les indicateurs et les métriques RH qu'ils utilisent pour mesurer les performances par rapport aux objectifs. Demandez également comment ils souhaitent que ces informations soient transmises (PDF, e-mail, ...) et à quelle fréquence.

3. Concevoir une maquette de tableau de bord

Une fois que vous avez une idée claire des métriques RH à suivre, il est temps d’utiliser un logiciel de tableau de bord pour modéliser la conception. Lors de la conception de votre tableau de bord RH, il est également important de choisir la bonne visualisation pour chaque métrique afin que votre tableau de bord soit intuitif et facile à comprendre.

N'oubliez pas que les tableaux de bord RH sont des outils pour faciliter le travail des RH. Vous ne devez pas les encombrer d'informations non pertinentes. Un tableau de bord trop compliqué et des métriques non fiables entraîneront un faible engagement et par conséquent une utilité moindre. N’hésitez pas à modifier les éléments de votre tableau de bord au fur et à mesure de l'évolution de votre entreprise.

Exemples de métriques les plus utilisées dans les tableaux de bord RH

Afin qu'un tableau de bord RH fournisse des informations exploitables, vous devez identifier les métriques les plus efficaces. Ci-dessous, les principales métriques RH les plus couramment analysées dans les tableaux de bord RH.

1. Tableau de bord de recrutement

Lorsque vous recrutez pour plusieurs postes à un moment donné, il est crucial de rester au courant de l’avancement de chaque phase. Un tableau de bord pour votre équipe de recrutement doit montrer vos indicateurs RH les plus importants en se concentrant sur l'expérience du candidat et votre processus de recrutement. Ceux-ci pourraient inclure :

• Temps d'embauche.
• Taux d'acceptation des offres.
• Sources d'embauche.

2. Tableau de bord de gestion des embauches

Ce tableau de bord donne un autre aperçu des performances de votre équipe de recrutement. Il vous aide à visualiser les progrès vers vos objectifs trimestriels ou mensuels et indique le nombre d'embauches que vous avez effectuées par mois et par service. De plus, il compare et affiche les données afin que vous puissiez suivre vos progrès par rapport aux performances passées et vous assurer que vous êtes dans le rythme.

Certaines métriques que vous pouvez évaluer ici incluent :

• Embauches par service.
• Progrès par rapport aux objectifs de recrutement.

3. Tableau de bord de rétention des employés

Les départs massifs du personnel peuvent causer des perturbations dans toute l'organisation en raison du temps nécessaire pour remplacer les employés, des coûts de formation, etc. Vous êtes cependant responsable de la création de la culture d'entreprise et du suivi de la satisfaction des employés. Ce tableau de bord aide les équipes RH à surveiller l'engagement des employés au fil du temps et à identifier les signes avant-coureurs.

De nombreuses entreprises suivent l'engagement des employés en envoyant des sondages mensuels ou trimestriels. Il est possible de visualiser les réponses à ces enquêtes sur un tableau de bord d'engagement. Les autres métriques incluent :

• Ancienneté.
• Taux d'absentéisme.
• Taux de rotation des employés / départs.