Tutoriel Word : comment bien protéger un document
Vous souhaitez verrouiller un document Word important ? Voici comment ajouter un mot de passe, rendre les documents en lecture seule et autres astuces pour protéger vos fichiers les plus sensibles.
Vous avez écrit un document important ou sensible dans Microsoft Word. Et vous voulez le garder privé ou au moins sécurisé. Vous voulez peut-être vous assurer que vous et certaines personnes seulement pouvez le lire ou le modifier. Vous souhaitez peut-être limiter les types de modifications que quelqu'un peut apporter au document. Vous voulez peut-être assurer aux lecteurs du document qu'il s'agit de la version finale. Vous pouvez faire tout cela et plus si vous savez quels outils utiliser dans Word et comment les utiliser.
La dernière version d'Office 365 de Microsoft Word propose plusieurs options pour la sécurisation de votre document. Vous pouvez définir un document pour qu'il s'ouvre en mode lecture seule afin d'éviter toute modification accidentelle. Vous pouvez chiffrer votre document afin que personne ne puisse y accéder sans le bon mot de passe. Vous pouvez limiter le contenu pouvant être modifié dans un document et son mode de modification. Vous pouvez ajouter une signature numérique pour vous assurer que personne ne peut bricoler avec le document. Et vous pouvez marquer un document comme final pour que les gens sachent qu'il n'a pas été modifié depuis la dernière sauvegarde.
Microsoft Word nous permet de bloquer tous les commentaires et le suivi des modifications en enregistrant les fichiers en lecture seule. Cependant, avez-vous déjà voulu bloquer certains commentaires ou le suivi des modifications plutôt que tous ? Ce tutoriel explique comment limiter l’édition dans Microsoft Word. Plus précisément, nous allons voir comment limiter les modifications aux commentaires, empêcher les utilisateurs d’apporter des modifications non suivies, permettre aux utilisateurs de remplir des formulaires sans apporter de modifications supplémentaires, et marquer le document entier comme étant en lecture seule.
Pour ces astuces, j'utilise la version de Word 2016. Les options que je couvre ici fonctionnent essentiellement de la même manière dans Word 2013 et 2010 et les dernières versions. Cependant, la possibilité de marquer un document comme final et de le rendre en lecture seule constitue deux options distinctes dans Word 365 et une seule option combinée dans les autres versions de Word.
Table des matières
Comment protéger un document Microsoft Word
Protéger le document en le mettant en lecture seule
Protéger par mot de passe les document Word
Chiffrer avec mot de passe un documents en utilisant Fichier > Informations > Protéger le document
Protéger par mot de passe les documents en utilisant Fichier > Enregistrer sous
Supprimer le mot de passe de chiffrement
Restreindre la modification et la mise en forme
Ajouter des exceptions et autoriser des personnes à faire les modifications
Ajouter une signature numérique
Différents fichiers contiennent des informations sensibles et doivent donc être verrouillés afin que leur contenu ne soit pas altéré par inadvertance. MS Office Word vous offre la possibilité de verrouiller et de déverrouiller vos fichiers afin que vos données restent confidentielles. Ici, nous discuterons des bonnes manières de verrouiller et de déverrouiller un fichier Word MS Office.
Protéger le document en le mettant en lecture seule
Lors de la création de votre document Word, certains d'entre vous voudront peut-être le sécuriser et empêcher les autres de l'afficher ou de le modifier. Certaines fonctionnalités de sécurité de Microsoft Word vous permettent de protéger et de sécuriser vos documents.
Microsoft Word offre différents niveaux de protection pouvant être appliqués à vos documents, vous permettant ainsi de déterminer si une autre personne peut modifier le contenu ou même l'ouvrir. Pour ce faire, verrouillez vos documents avec un mot de passe et configurez divers paramètres de protection en fonction de vos besoins.
Pour commencer :
- Ouvrez un document dans Microsoft Word que vous souhaitez protéger.
- Cliquez sur le menu « Fichier », puis sur le bouton « Protéger le document ».
- Dans le menu « Protéger le document », sélectionnez la première option pour « Toujours ouvrir en lecture seule ».
- Enregistrez le document, puis rouvrez-le.
- Word affiche un message indiquant que l'auteur souhaite que vous l'ouvriez en lecture seule, sauf si vous devez apporter des modifications.
- Cliquez sur « Oui » pour ouvrir le document en lecture seule. Bien entendu, tout le monde peut dire non et ouvrir le document en mode édition. L’objectif est de faciliter l’ouverture du document en lecture seule afin d’atténuer les chances d’apporter des modifications inattendues.
Le cryptage protège efficacement vos documents importants, mais d'autres documents peuvent nécessiter un degré de protection moindre. La forme de protection la plus faible de Word est la protection en lecture seule, que vous pouvez configurer pour recommander à vos collègues d'ouvrir un document dans un format en lecture seule afin qu'ils ne puissent pas enregistrer les modifications apportées au document d'origine.
Lorsque vous implémentez la protection en lecture seule, Word affiche une boîte de message semblable à celle-ci-dessus ensuite lorsque quelqu'un ouvre le document. Vous pouvez voir la faiblesse : L'utilisateur peut simplement cliquer sur le bouton Non pour ouvrir le document avec tous les privilèges d'édition.
Lorsque vous ouvrez un document en mode lecture seule, Word affiche "(Lecture seule)" dans la barre de titre pour vous le rappeler. Vous pouvez effectuer des modifications librement, mais vous ne pouvez pas les enregistrer dans le document d'origine. Au lieu de cela, cliquez sur « Fichier », cliquez sur « Enregistrer sous », puis spécifiez un nom de fichier ou un dossier différent.
Ne vous fiez pas à la protection en lecture seule pour protéger vos documents des modifications non désirées. Sauvegardez toujours ces documents afin de pouvoir récupérer rapidement des modifications indésirables.
Protéger par mot de passe les document Word
Chiffrer avec mot de passe un documents en utilisant Fichier > Informations > Protéger le document
Un mot de passe d’ouverture ou de modification n'offre qu'une protection faible, car vous (ou toute autre personne) pouvez facilement trouver des utilitaires de piratage des mots de passe sur Internet. Pour protéger un document de manière plus sécurisée, vous pouvez le chiffrer. Pour ce faire, procédez comme suit :
Pour désactiver l'option en lecture seule :
- Ouvrez le document en mode édition.
- Cliquez sur le menu Fichier et sélectionnez « Protéger le document ».
- Dans le menu « Protéger le document », sélectionnez l'option « Toujours ouvrir en lecture seule ». Restez au même écran et cliquez à nouveau sur le bouton « Protéger le document ». Cette fois, sélectionnez l’option « Chiffrer avec mot de passe ».
- Créer un mot de passe. Dans la fenêtre « Crypter le document », créez un mot de passe et cliquez sur « OK ». Veillez à utiliser un mot de passe complexe mais mémorable. Si vous oubliez le mot de passe, Microsoft ne vous propose aucun moyen de le récupérer ou de le réinitialiser, ce qui signifie que vous ne pourrez pas accéder au document.
- Tapez le mot de passe à nouveau pour le confirmer.
- Cliquez sur OK.
- Réenregistrez et fermez le document. Rouvre-le.
- Tapez le mot de passe pour accéder au document.
- Cliquez sur « OK ».
Pour créer un mot de passe efficace, utilisez au moins six caractères et combinez-les avec des majuscules et des minuscules, des chiffres et des symboles (par exemple,! Ou @). N'utilisez jamais un mot réel comme mot de passe, quelle que soit la langue d'origine.
Protéger par mot de passe les documents en utilisant Fichier > Enregistrer sous
La deuxième façon de protéger par mot de passe un document Microsoft Word est la suivante :
- Dans le menu « Fichier », cliquez sur « Enregistrer sous ».
- Dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous », cliquez sur « Outils » et sélectionnez « Options générales »:
- Dans la boîte de dialogue « Options générales », entrez le ou les mots de passe à ouvrir et / ou à modifier :
- Cliquez sur « OK ». Vous obtiendrez une boîte de dialogue de saisie du mot de passe pour confirmer le ou les mots de passe, un pour chaque type de mot de passe.
- Vous pouvez supprimer les mots de passe en accédant à la boîte de dialogue « Enregistrer sous », en sélectionnant « Options générales » dans la liste déroulante « Outils » et en effaçant les mots de passe.
Supprimer le mot de passe de chiffrement
Pour supprimer le mot de passe :
- Cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Protéger le document ».
- Cliquez sur l'option « Chiffrer avec mot de passe ».
- Dans la fenêtre « Chiffrer un document », supprimez les points qui masquent votre mot de passe.
- Cliquez sur OK.
- Réenregistrez et fermez le document. La prochaine fois que vous l'ouvrirez, aucun mot de passe ne vous sera demandé.
Restreindre la modification et la mise en forme
Comme vous l'avez vu dans la section précédente, une recommandation en lecture seule confère à votre document une protection minimale. Si vous souhaitez davantage de protection, vous pouvez appliquer des restrictions d’édition et de mise en forme au document, comme décrit dans cette section.
Par exemple, vous pouvez autoriser vos collègues à insérer des commentaires dans un document sans le modifier. Vous pouvez également appliquer le suivi des modifications pour vous assurer que personne ne modifie le document sans que leurs modifications soient suivies. Vous pouvez même empêcher vos collègues de modifier le document.
Restreindre la modification
Parfois, lors de la collaboration sur un document, vous pouvez laisser les personnes effectuer certains types de modifications, mais pas d’autres. Dans ce cas, vous pouvez limiter les options d’édition et de mise en forme avant de partager le document avec d’autres.
- Cliquez sur le menu « Fichier » et revenez au bouton « Protéger le document ».
- Sélectionnez l'option « Restreindre la modification ».
- Votre document affiche ensuite un volet de restriction de la modification à droite pour les restrictions de formatage et de modification. Ici, vous pouvez autoriser des personnes à lire votre document, ainsi que sélectionner ce qu’elles peuvent modifier et comment.
Restrictions de la mise forme
- Cochez la case « Limiter la mise en forme à une sélection de styles » pour empêcher les personnes de modifier la mise en forme de votre document par le biais de la fonctionnalité de styles de Word. Cliquez sur le lien pour les paramètres.
- Dans la fenêtre contextuelle « Restrictions de formatage », tous les styles sont autorisés par défaut. Vous pouvez le conserver tel quel, le régler sur le minimum recommandé ou le définir sur aucun. Si vous ne savez pas quel réglage choisir, choisissez celui qui est recommandé.
- Vous pouvez également cocher l'une des trois options sous « Mise en forme » pour permettre la prépondérance de la mise en forme automatique sur les restrictions de mise en forme, de bloquer la possibilité de changer de thème ou de bloquer la possibilité de changer de jeu de style rapide. Si vous n'êtes pas sûr, laissez ces trois paramètres décochés.
- Cliquez sur « OK » pour fermer la fenêtre « Restrictions de mise en forme ».
- Sous « Restrictions de modification », cochez la case « Autoriser uniquement ce type de modification dans le document ».
- Cliquez sur le menu déroulant ci-dessous.
- Vous pouvez maintenant choisir parmi quatre options :
¾ Marques de révision active le suivi des modifications pour tout lecteur de votre document et restreint tous les autres types de modification ;
¾ Les commentaires permettent aux lecteurs d'insérer des commentaires dans votre document sans apporter d'autres modifications.
¾ Remplissage des formulaires permet aux lecteurs de remplir les formulaires que vous avez créés sans les modifier.
¾ Et Aucune modification (lecture seule) met votre document en lecture seule de sorte qu'aucune modification ne puisse être apportée.
- Sélectionnez l'option que vous voulez.
Ajouter des exceptions et autoriser des personnes à faire les modifications
Si vous cochez la case « Commentaires » ou « Aucune modification (Lecture seule) », vous pouvez créer des exceptions pour que quiconque puisse modifier certaines parties de votre document. Dans la section « Exceptions », cochez la case « Tout le monde » et sélectionnez les parties du document que vous souhaitez que tout le monde puisse modifier. Suivez ces étapes :
- Si la personne ou le groupe pour lequel vous souhaitez définir une exception ne figure pas dans la zone de liste « Groupes », cliquez sur le bouton « Plus d'utilisateurs ». Word affiche la boîte de dialogue « Ajouter des utilisateurs ».
- Tapez chaque nom d'utilisateur ou nom de groupe et séparez les noms à l'aide de points-virgules. Cliquez sur le bouton OK. Word ferme la boite « Ajouter des utilisateurs » et ajoute les utilisateurs et les groupes à la zone « Exceptions ».
- Sélectionnez la zone que vous souhaitez que l'utilisateur ou le groupe puisse modifier, puis cochez la case de l'utilisateur ou du groupe dans la zone Exceptions. Répétez cette procédure si nécessaire pour affecter d'autres zones que chaque utilisateur ou groupe peut modifier.
- Pour vérifier quelles parties du document qu'un utilisateur ou un groupe peut modifier, déplacez le pointeur de la souris sur le nom de l'utilisateur ou du groupe, puis cliquez sur la flèche déroulante qui apparaît. Utilisez la commande « Rechercher la zone suivante pouvant être modifié par cet utilisateur » pour parcourir les régions autorisées de l'utilisateur une à une ou utilisez la commande « Afficher toutes les zones que cet utilisateur peut modifier » pour afficher simultanément toutes les régions. Si nécessaire, utilisez la commande « Supprimer toutes les autorisations de modification pour cet utilisateur » pour révoquer les autorisations actuelles de l'utilisateur.
Appliquer la protection
- Enfin, cliquez sur l’option pour « Oui, Activer la protection ».
- Tapez, puis retapez un mot de passe et cliquez sur « OK ».
- Réenregistrez et fermez le document. Rouvre-le. Les commandes d'édition sur le ruban sont maintenant grisées.
- Cliquez dans n'importe quelle section du document que vous avez autorisé à modifier et les commandes deviennent accessibles.
Désactiver la protection
- Pour désactiver la protection, cliquez sur l'onglet « Révision », puis sur l'icône correspondante pour « Restreindre la modifications ».
- Cliquez sur le bouton « Arrêter la protection » en bas du volet « Limiter les modifications ».
- Tapez le mot de passe et cliquez sur « OK ».
- Puis décochez les options pour les restrictions de formatage et d'édition qui apparaissent en haut à droite.
Ajouter une signature numérique
- Cliquez sur le menu « Fichier » et revenez au bouton « Protéger le document ».
- Sélectionnez l'option « Ajouter une signature numérique ». Cela indique aux personnes qui ont lu votre document que vous et personne d'autre l'avez signé, indiquant que vous avez été la dernière personne à le réviser et à le sauvegarder.
Certificat de signature
Pour créer une signature numérique, vous aurez besoin d'un certificat de signature. La première fois que vous faites cela, Word affiche le message suivant : « Pour signer un document Microsoft Office, vous avez besoin d'un identificateur numérique. Voulez-vous obtenir un identificateur numérique auprès d'un partenaire Microsoft maintenant ? »
- Cliquez sur oui. Une page de support Microsoft apparaît pour vous aider à trouver un identifiant numérique. Essayez les liens pour les différents fournisseurs pour obtenir un identifiant numérique. Cliquez ensuite sur le lien de la page Web pour ajouter ou supprimer une signature numérique dans les fichiers Office. Faites défiler la page pour savoir comment ajouter une signature numérique.
- Une fois que vous avez obtenu l’identité numérique, retournez au bouton « Protéger le document » et cliquez à nouveau sur l’option « Ajouter une signature numérique ».
- Dans la fenêtre « Signer », remplissez les champs nécessaires et cliquez sur le bouton « Signer ». Vous pouvez être invité à confirmer la signature numérique.
- Cliquez sur OK.
Votre document est maintenant signé numériquement et en lecture seule. Word explique que le document a été signé et marqué comme final et que, si quelqu'un le manipule, les signatures deviennent non valides. Toute personne qui ouvre le document verra l’avis de votre signature numérique.
Marquer comme finale
Enfin, si vous ne pouvez ou ne voulez pas utiliser une signature numérique, vous pouvez toujours marquer le document comme final.
- Cliquez sur le menu « Fichier » et revenez au bouton « Protéger le document ».
- Sélectionnez l'option « Marquer comme finale ».
- Un message contextuel vous indique : « Ce document sera marqué comme final puis enregistré. »
- Cliquez sur « OK ».
- Un autre message apparaît et vous indique : « Ce document a été marqué comme final pour indiquer que la modification est terminée et qu'il s'agit de la version finale du document. Lorsqu'un document est marqué comme final, la propriété status est définie sur « Final » et les commandes de saisie, d'édition et de vérification sont désactivées. Vous pouvez reconnaître qu'un document est marqué comme final lorsque l'icône « Marquer comme finale » s'affiche dans la barre d'état. »
- Cliquez sur OK.
Éditer quand même
Lorsque quelqu'un ouvre le document, un message apparaît en haut de la page : « MARQUÉ COMME FINAL. Un auteur a marqué ce document comme étant final pour empêcher sa modification. »
Un bouton « Modifier quand même » apparaît également. Si quelqu'un clique sur ce bouton, il peut toujours éditer et réenregistrer le document. Mais alors le document vous montrerait comme l'auteur et l'autre personne comme celui qui l'a modifié en dernier. L’objectif ultime n’est donc pas d’empêcher une personne de modifier le document, mais bien de dire aux lecteurs que le document est définitif et que vous devez apparaître à la fois comme auteur et comme auteur du dernier changement.