Cours gratuits » Cours informatique » Cours Bureautique » Cours Word » Tutoriel Word » Tutoriel Word : comment bien protéger un document
Vous souhaitez verrouiller un document Word important ? Voici comment ajouter un mot de passe, rendre les documents en lecture seule et autres astuces pour protéger vos fichiers les plus sensibles.
Vous avez écrit un document important ou sensible dans Microsoft Word. Et vous voulez le garder privé ou au moins sécurisé. Vous voulez peut-être vous assurer que vous et certaines personnes seulement pouvez le lire ou le modifier. Vous souhaitez peut-être limiter les types de modifications que quelqu'un peut apporter au document. Vous voulez peut-être assurer aux lecteurs du document qu'il s'agit de la version finale. Vous pouvez faire tout cela et plus si vous savez quels outils utiliser dans Word et comment les utiliser.
La dernière version d'Office 365 de Microsoft Word propose plusieurs options pour la sécurisation de votre document. Vous pouvez définir un document pour qu'il s'ouvre en mode lecture seule afin d'éviter toute modification accidentelle. Vous pouvez chiffrer votre document afin que personne ne puisse y accéder sans le bon mot de passe. Vous pouvez limiter le contenu pouvant être modifié dans un document et son mode de modification. Vous pouvez ajouter une signature numérique pour vous assurer que personne ne peut bricoler avec le document. Et vous pouvez marquer un document comme final pour que les gens sachent qu'il n'a pas été modifié depuis la dernière sauvegarde.
Microsoft Word nous permet de bloquer tous les commentaires et le suivi des modifications en enregistrant les fichiers en lecture seule. Cependant, avez-vous déjà voulu bloquer certains commentaires ou le suivi des modifications plutôt que tous ? Ce tutoriel explique comment limiter l’édition dans Microsoft Word. Plus précisément, nous allons voir comment limiter les modifications aux commentaires, empêcher les utilisateurs d’apporter des modifications non suivies, permettre aux utilisateurs de remplir des formulaires sans apporter de modifications supplémentaires, et marquer le document entier comme étant en lecture seule.
Pour ces astuces, j'utilise la version de Word 2016. Les options que je couvre ici fonctionnent essentiellement de la même manière dans Word 2013 et 2010 et les dernières versions. Cependant, la possibilité de marquer un document comme final et de le rendre en lecture seule constitue deux options distinctes dans Word 365 et une seule option combinée dans les autres versions de Word.
Comment protéger un document Microsoft Word
Protéger le document en le mettant en lecture seule
Protéger par mot de passe les document Word
Chiffrer avec mot de passe un documents en utilisant Fichier > Informations > Protéger le document
Protéger par mot de passe les documents en utilisant Fichier > Enregistrer sous
Supprimer le mot de passe de chiffrement
Restreindre la modification et la mise en forme
Ajouter des exceptions et autoriser des personnes à faire les modifications
Ajouter une signature numérique
Différents fichiers contiennent des informations sensibles et doivent donc être verrouillés afin que leur contenu ne soit pas altéré par inadvertance. MS Office Word vous offre la possibilité de verrouiller et de déverrouiller vos fichiers afin que vos données restent confidentielles. Ici, nous discuterons des bonnes manières de verrouiller et de déverrouiller un fichier Word MS Office.
Lors de la création de votre document Word, certains d'entre vous voudront peut-être le sécuriser et empêcher les autres de l'afficher ou de le modifier. Certaines fonctionnalités de sécurité de Microsoft Word vous permettent de protéger et de sécuriser vos documents.
Microsoft Word offre différents niveaux de protection pouvant être appliqués à vos documents, vous permettant ainsi de déterminer si une autre personne peut modifier le contenu ou même l'ouvrir. Pour ce faire, verrouillez vos documents avec un mot de passe et configurez divers paramètres de protection en fonction de vos besoins.
Pour commencer :
Le cryptage protège efficacement vos documents importants, mais d'autres documents peuvent nécessiter un degré de protection moindre. La forme de protection la plus faible de Word est la protection en lecture seule, que vous pouvez configurer pour recommander à vos collègues d'ouvrir un document dans un format en lecture seule afin qu'ils ne puissent pas enregistrer les modifications apportées au document d'origine.
Lorsque vous implémentez la protection en lecture seule, Word affiche une boîte de message semblable à celle-ci-dessus ensuite lorsque quelqu'un ouvre le document. Vous pouvez voir la faiblesse : L'utilisateur peut simplement cliquer sur le bouton Non pour ouvrir le document avec tous les privilèges d'édition.
Lorsque vous ouvrez un document en mode lecture seule, Word affiche "(Lecture seule)" dans la barre de titre pour vous le rappeler. Vous pouvez effectuer des modifications librement, mais vous ne pouvez pas les enregistrer dans le document d'origine. Au lieu de cela, cliquez sur « Fichier », cliquez sur « Enregistrer sous », puis spécifiez un nom de fichier ou un dossier différent.
Ne vous fiez pas à la protection en lecture seule pour protéger vos documents des modifications non désirées. Sauvegardez toujours ces documents afin de pouvoir récupérer rapidement des modifications indésirables.
Un mot de passe d’ouverture ou de modification n'offre qu'une protection faible, car vous (ou toute autre personne) pouvez facilement trouver des utilitaires de piratage des mots de passe sur Internet. Pour protéger un document de manière plus sécurisée, vous pouvez le chiffrer. Pour ce faire, procédez comme suit :
Pour désactiver l'option en lecture seule :
Pour créer un mot de passe efficace, utilisez au moins six caractères et combinez-les avec des majuscules et des minuscules, des chiffres et des symboles (par exemple,! Ou @). N'utilisez jamais un mot réel comme mot de passe, quelle que soit la langue d'origine.
La deuxième façon de protéger par mot de passe un document Microsoft Word est la suivante :
Pour supprimer le mot de passe :
Comme vous l'avez vu dans la section précédente, une recommandation en lecture seule confère à votre document une protection minimale. Si vous souhaitez davantage de protection, vous pouvez appliquer des restrictions d’édition et de mise en forme au document, comme décrit dans cette section.
Par exemple, vous pouvez autoriser vos collègues à insérer des commentaires dans un document sans le modifier. Vous pouvez également appliquer le suivi des modifications pour vous assurer que personne ne modifie le document sans que leurs modifications soient suivies. Vous pouvez même empêcher vos collègues de modifier le document.
Parfois, lors de la collaboration sur un document, vous pouvez laisser les personnes effectuer certains types de modifications, mais pas d’autres. Dans ce cas, vous pouvez limiter les options d’édition et de mise en forme avant de partager le document avec d’autres.
¾ Marques de révision active le suivi des modifications pour tout lecteur de votre document et restreint tous les autres types de modification ;
¾ Les commentaires permettent aux lecteurs d'insérer des commentaires dans votre document sans apporter d'autres modifications.
¾ Remplissage des formulaires permet aux lecteurs de remplir les formulaires que vous avez créés sans les modifier.
¾ Et Aucune modification (lecture seule) met votre document en lecture seule de sorte qu'aucune modification ne puisse être apportée.
Si vous cochez la case « Commentaires » ou « Aucune modification (Lecture seule) », vous pouvez créer des exceptions pour que quiconque puisse modifier certaines parties de votre document. Dans la section « Exceptions », cochez la case « Tout le monde » et sélectionnez les parties du document que vous souhaitez que tout le monde puisse modifier. Suivez ces étapes :
Pour créer une signature numérique, vous aurez besoin d'un certificat de signature. La première fois que vous faites cela, Word affiche le message suivant : « Pour signer un document Microsoft Office, vous avez besoin d'un identificateur numérique. Voulez-vous obtenir un identificateur numérique auprès d'un partenaire Microsoft maintenant ? »
Votre document est maintenant signé numériquement et en lecture seule. Word explique que le document a été signé et marqué comme final et que, si quelqu'un le manipule, les signatures deviennent non valides. Toute personne qui ouvre le document verra l’avis de votre signature numérique.
Enfin, si vous ne pouvez ou ne voulez pas utiliser une signature numérique, vous pouvez toujours marquer le document comme final.
Lorsque quelqu'un ouvre le document, un message apparaît en haut de la page : « MARQUÉ COMME FINAL. Un auteur a marqué ce document comme étant final pour empêcher sa modification. »
Un bouton « Modifier quand même » apparaît également. Si quelqu'un clique sur ce bouton, il peut toujours éditer et réenregistrer le document. Mais alors le document vous montrerait comme l'auteur et l'autre personne comme celui qui l'a modifié en dernier. L’objectif ultime n’est donc pas d’empêcher une personne de modifier le document, mais bien de dire aux lecteurs que le document est définitif et que vous devez apparaître à la fois comme auteur et comme auteur du dernier changement.