Tutoriel comment convertir un document Word en PowerPoint

Microsoft Word et PowerPoint sont deux des applications de la suite de productivité Microsoft Office. Ces programmes sont entièrement compatibles et conçus pour fonctionner en tandem. Si vous préparez une présentation professionnelle à partir d'un document Word, vous pouvez exporter le document au format PowerPoint afin de le présenter de manière plus appropriée lors d'une réunion d'entreprise à l'aide d'un projecteur. Si vous ouvrez un document Word dans PowerPoint, les en-têtes du document dicteront la présentation des diapositives. Vous n'avez pas besoin de logiciel supplémentaire pour exporter des documents Word vers PowerPoint.

Si vous avez besoin de faire une présentation PowerPoint à partir d'un document Word, ne vous inquiétez pas des opérations de copier-coller sans fin. On vous montrera comment utiliser la mise en forme intégrée de Word pour faciliter la transition d'un document à un autre. PowerPoint vous permet de créer des diapositives à partir de vos documents Word sans avoir à retaper ou copier du texte. Tout ce que vous avez à faire est d’appliquer les styles de titre intégrés de Word à votre texte et PowerPoint fera le reste.

Dans cet article, vous apprendrez à convertir (correctement) vos documents Word en diapositives PowerPoint et à éviter les 5 erreurs les plus courantes qui vous tracasseront, vous et vos collègues. C’est un classique - demandez à PowerPoint de le faire à votre guise - dans lequel un peu d’installation (et de connaissances intelligentes) vous épargnera des heures de travail fastidieux et ennuyeux et vous aidera à vous rendre à satisfait.

Si ceci est votre premier rodéo Word vers PowerPoint, je vous recommande de suivre les étapes que j’ai décrites séquentiellement. Si vous savez déjà où vous êtes coincé, n'hésitez pas à sauter. J’ai également ajouté une recommandation Word à PowerPoint supplémentaire à la toute fin de ce tutoriel.

Table des matières

Comment convertir un document Word en PowerPoint

Les 5 erreurs communes de Word à PowerPoint

Erreur # 1 : Ne pas configurer votre document Word correctement

Erreur # 2 : Oublier du texte dans le processus

Erreur # 3 : Essayer d'importer des tableaux, des graphiques et des images

Erreur n ° 4 : importer dans un modèle PowerPoint cassé

Erreur # 5 : Ne pas pousser correctement votre contenu Word dans les espaces réservés PowerPoint appropriés

Deux méthodes supplémentaires

Méthode 1 : envoyez le fichier Word à Microsoft PowerPoint

Méthode 2 : Ouvrir un fichier Word dans PowerPoint

Word to PowerPoint Conclusion

Pour ce qui est de la démonstration des fichiers à un certain nombre de personnes, PowerPoint constitue notre première option. Maintenant, voici la situation : Vous avez terminé un document Word, mais vous devez créer une présentation PowerPoint avec le même contenu. Ensuite, recommencerez-vous pour copier le contenu du fichier Word et le coller sur les diapositives PowerPoint ? Pas pratique, non ? Par conséquent, vous devez maîtriser quelques astuces pour réduire votre temps de travail.

Normalement, lorsque vous souhaitez créer une présentation PowerPoint à partir d'un document Word, vous devez copier et coller le contenu du document Word dans PowerPoint. S'il y a beaucoup de contenu dans votre document Word, cette méthode ne sera pas un bon choix. Dans ce tutoriel, je vais vous présenter un moyen simple et rapide de gérer ce travail.

Les 5 erreurs communes de Word à PowerPoint

  1. Ne pas configurer votre document Word correctement
  2. Oublier du texte dans le processus
  3. Essayer d'importer des tableaux, des graphiques et des images
  4. Importation dans un modèle PowerPoint cassé
  5. Ne pas pousser correctement votre contenu Word dans les espaces réservés appropriés de PowerPoint

Erreur # 1 : Ne pas configurer votre document Word correctement

C’est une étape critique qui explique pourquoi la plupart des documents Word ne sont jamais importés correctement dans PowerPoint.



Avant de pouvoir convertir votre document Word en diapositives PowerPoint, vous devez d'abord formater votre document Word correctement en tant que structure à l'aide des styles d'en-tête Microsoft Word par défaut (comme décrit ci-dessous). Et bien que ce soit la manière « correcte » d’utiliser Word, la plupart des gens ne le savent pas. C’est pourquoi presque tous les documents Word que vous toucherez au cours de votre carrière ne seront pas configurés de la sorte et ne seront pas importés correctement dans PowerPoint.

Pour configurer correctement votre document Word, procédez comme suit :

Remarque : enregistrer une copie de votre document. Avant de passer à travers ce processus de conversion, je vous recommande de sauvegarder une copie de votre document Word. Il est fort probable que vous ne souhaitiez pas utiliser le nouveau document (techniquement meilleur) présenté à vos patrons, clients et collègues… Parce que regardons les choses en face. Ils seront probablement déroutés par le nouveau format et ne pourront pas l’utiliser correctement. Comme on dit, les vieilles habitudes ont la vie dure. Conservez donc une copie de l’original pour ne pas la perdre.

Solution : décrivez correctement votre document Word

Dans votre document Word, vous devez d’abord balayer et formater le contenu que vous souhaitez importer dans PowerPoint, à l’aide de la touche suivante :

Le style « Titre 1 » pour le titre de votre diapositive et le style « Titre 2 » pour le contenu de votre diapositive.

Ce sont ces deux styles d’en-tête qui définissent la hiérarchie du contenu et indiquent à PowerPoint comment le mapper dans PowerPoint.

Et si vous pensez que les styles par défaut sont laids, je suis d’accord ! Mais peu importe si vous importez simplement dans Word.

Toutefois, si vous envisagez d'utiliser le nouveau document souligné, reportez-vous à l'étape facultative de formatage ci-dessous sur la mise à jour des styles d'en-tête par défaut.

Pour formater votre texte à l'aide de ces styles d'en-tête, sélectionnez-le et dans le groupe « Styles » de l’onglet « Accueil », choisissez les titres 1 et 2. 

Il existe de nombreux avantages à configurer correctement vos documents Word à l'aide de ces styles d'en-tête (tels que la possibilité de générer automatiquement une table des matières), mais cela dépasse le cadre de cet article.

Étape supplémentaire recommandée : Formatez vos styles d’en-tête dans Word

Les styles d'en-tête par défaut dans Word sont laids. Si vous envisagez d’utiliser celles-ci dans Word comme elles étaient censées être utilisées, je vous recommande de définir votre propre formatage.

Pour ce faire, commencez par formater votre texte comme vous le souhaitez (ci-dessous, le titre est orange). Après avoir formaté votre texte :

  1. Sélectionnez votre texte formaté
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le style d'en-tête que vous souhaitez mettre à jour.
  3. Dans le menu contextuel, sélectionnez « Mettre à jour Titre 1 pour correspondre à la sélection ».

Ceci met automatiquement à jour le formatage (pour tous vos styles de titre 1), comme si vous utilisiez le masque des diapositives dans PowerPoint ( j'espère que vous utiliserez ces énormes gains de temps!).

Erreur # 2 : Oublier du texte dans le processus

Avant de continuer, il est important de noter que seul le texte mis en forme à l'aide des options Styles d'en-tête de Word sera importé dans votre présentation PowerPoint.

Gardant cela à l'esprit, il convient de noter ici deux points importants :

Point n ° 1 : Soyez minutieux dans votre formatage

Vérifiez que vous avez correctement mis en forme tous le texte que vous souhaitez importer dans PowerPoint. Si vous oubliez de formater correctement un élément de votre document Word, celui-ci ne sera pas importé dans PowerPoint.

Point n ° 2 : Réfléchissez de manière stratégique à votre mise en forme Word

Le point positif de cette règle de formatage draconienne est que vous ne pouvez pas formater stratégiquement des éléments de votre document Word que vous ne souhaitez pas importer dans PowerPoint.

Par exemple, si vous avez un document Word de 50 pages et que vous souhaitez uniquement importer des informations à partir de certaines de ces pages, vous pouvez formater de manière stratégique les informations souhaitées (à l'aide des styles d'en-tête) et ignorer le reste. Ensuite, vous savez que les 47 autres pages de contenu ne seront pas importées dans PowerPoint.

Erreur # 3 : Essayer d'importer des tableaux, des graphiques et des images

Avec votre texte correctement mis en forme comme un contour dans Word, vous vous interrogez probablement sur vos tableaux, graphiques et images, n'est-ce pas ?



Ne perdez pas de temps à essayer de le faire. À partir de maintenant (PowerPoint 2016), seul le texte peut être automatiquement importé dans PowerPoint sous forme de diapositives.

Les tableaux, graphiques et images de votre document Word doivent être ajoutés manuellement.

C’est nul, mais c’est comme ça.

Comment importer votre document Word dans PowerPoint

Avec toutes les erreurs courantes ci-dessus évitées, vous êtes enfin prêt à importer votre document Word dans PowerPoint. Pour ce faire, suivez ces étapes.

Étape 1 : Insérer de nouvelles diapositives à partir du contour

Dans PowerPoint, dans l'onglet « Accueil », ouvrez le menu déroulant « Nouvelle diapositive » et sélectionnez « Diapositives à partir d’un plan… ».

Étape 2 : Trouvez votre document Word

À l'aide de la boîte de dialogue, accédez à l'emplacement où vous avez enregistré la version mise en forme de votre document Word et sélectionnez « Ouvrir ».

Étape 3 : Supprimez toutes les diapositives parasites

Après avoir cliqué sur Insérer, vous devrez peut-être supprimer certaines diapositives parasites en fonction de la configuration de votre document Word.

Dans cet exemple de 9 pages, ma page de couverture a été convertie en étranges diapositives vierges que vous pouvez voir ci-dessous (il s’agit du type de contenu que vous souhaitez supprimer).

Remarque : si vous venez de suivre ces étapes et que cela n’a pas fonctionné, reportez-vous à la prochaine erreur courante, Importation dans un modèle PowerPoint endommagé.

Étape 4 : Appliquez votre thème (le cas échéant)

Pour que nous ne travaillions pas avec une présentation vierge pour le reste de cet exemple, j’ai navigué jusqu’à l’onglet « Conception » et appliqué le thème « salle d’ions » à l’ensemble de la présentation.

Une fois que vos diapositives sont en place, vous êtes maintenant prêt à configurer correctement tous vos espaces réservés.

Erreur n ° 4 : importer dans un modèle PowerPoint cassé

Lors de la conversion de documents Word en diapositives PowerPoint, ils importeront toujours à l'aide de la présentation de diapositive « Titre et contenu ».

Si, par hasard, vous utilisez un modèle ne présentant pas cette disposition (non recommandé !), Ce processus de conversion ne fonctionnera pas, peu importe ce que vous ferez.

Si cela vous arrive, voici mes suggestions :

À long terme : Obtenez votre concepteur de modèle à ce sujet. C’est une grave erreur de ne pas avoir de présentation de diapositive « Titre et contenu » dans votre modèle.

À court terme : Vous pouvez modifier cette conversion en procédant comme suit :

  1. Démarrer un nouveau fichier PowerPoint vierge.
  2. Copiez et collez la présentation de diapositive « Titre et contenu » dans les diapositives de votre document PowerPoint.
  3. Faites les ajustements de formatage dont vous avez besoin sur votre modèle.
  4. Importez à nouveau le document Word comme décrit ci-dessus.
  5. Apportez les ajustements supplémentaires dont vous avez besoin pour adapter votre contenu à votre modèle.

 

Erreur # 5 : Ne pas pousser correctement votre contenu Word dans les espaces réservés PowerPoint appropriés

Vos documents Word seront toujours importés dans PowerPoint à l'aide de la présentation de diapositive « Titre et contenu » de ce dernier, quel que soit le type d'informations que vous importez depuis Word.

Cela signifie que si vous avez une diapositive semblable à celle du « L'ordinateur doit donc posséder : »  illustrée ci-dessous (qui est supposée faire partie de la présentation du contenu en 3 parties de mon modèle), vous devrez masquer manuellement votre contenu dans les diapositives (que je vous montrerai plus tard comment faire).

Comment appliquer un modèle à votre contenu

Étape 1 : Appliquez la mise en page correcte des diapositives

Dans l'onglet « Accueil », ouvrez le menu déroulant « Disposition » et appliquez la mise en page correcte pour votre diapositive.

L’application d’une telle présentation de diapositive semble gâcher votre diapositive (notez dans l’illustration ci-dessous que tout le contenu est forcé dans l’espace réservé au titre), ne vous arrêtez pas là.



Étape 2 : ouvrez la vue hiérarchique

Appuyez sur CTRL + SHIFT + TAB pour ouvrir la vue « Structure » (voir le côté gauche de l'écran dans l'image ci-dessous). C'est ici que vous pouvez ajuster rapidement le contenu de vos diapositives.

Étape 3 : maintenez la touche CTRL enfoncée et appuyez sur Entrée.

Cliquez dans la vue « Structure » en maintenant la touche CTRL enfoncée, appuyez sur « Entrée » jusqu'à ce que vous obteniez des chiffres pour chacun de vos espaces réservés de texte.

Comme j'ai au total 6 espaces réservés pour le texte dans ma mise en page, j'ai appuyé sur « ENTRÉE » six fois au total.

Étape 4 : Coupez et collez votre texte

À partir de là, vous devrez couper (CTRL + X) et coller (CTRL + V) votre texte pour qu'il corresponde à votre mise en page. À ma connaissance, il n'y a pas d'autre raccourci clavier.

Si vous avez plusieurs titres secondaires comme le mien, vous devrez d'abord les aligner (Titre 1, Titre 2, Titre 3), comme illustré ci-dessous, puis les suivre avec vos espaces réservés de texte (Texte 1, Texte 2, Texte 3).

Étape 5 : Fermez la vue hiérarchique

Lorsque vous avez terminé de masser votre texte dans votre mise en page, appuyez sur « CTRL + SHIFT + TAB » pour fermer la vue « Structure » et vous êtes prêt à partir.

Deux méthodes supplémentaires

Méthode 1 : envoyez le fichier Word à Microsoft PowerPoint

Pour utiliser cette méthode, vous devez d’abord ajouter la commande « Envoyer à Microsoft PowerPoint » à la « Barre d’accès rapide ». Vous trouverez ci-dessous des étapes spécifiques :

  1. Tout d’abord, ouvrez Word.
  2. Puis cliquez sur l'onglet « Fichier ».
  3. Ensuite, choisissez « Options ».

  1. Dans la boîte de dialogue « Option Word », cliquez d'abord sur « Barre d'outils Accès rapide » dans la colonne de gauche.
  2. Choisissez ensuite « Commandes non présentes dans le ruban » dans la zone de liste « Choisir les commandes de ».

  1. Ensuite, recherchez la commande « Envoyer vers Microsoft PowerPoint » et cliquez dessus.

  1. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter » au milieu de la boîte de dialogue.
  2. Enfin, cliquez sur « OK » pour enregistrer le changement.

Vous pouvez maintenant voir la commande « Envoyer vers Microsoft PowerPoint » disponible dans la « Barre d’accès rapide ».

Convertir le fichier Word en présentation PowerPoint dans Word

  1. Double-cliquez pour ouvrir le fichier Word cible.
  2. Cliquez ensuite sur la commande « Envoyer à Microsoft PowerPoint » dans la « barre d’accès rapide ».
  3. Maintenant, le PowerPoint va s'ouvrir et vous pouvez voir que votre fichier a été converti avec succès, comme ci-dessous :

Ajustez sur la présentation PowerPoint si nécessaire.

Méthode 2 : Ouvrir un fichier Word dans PowerPoint

Les diapositives PowerPoint permettent de placer du texte, des graphiques, des vidéos, du son et des documents importés à partir d'autres logiciels, tels que Word, le partenaire de Microsoft Office Suite de PowerPoint. Vous pouvez ajouter un document Word à une diapositive PowerPoint aussi rapidement que tout autre type de fichier et fusionner ainsi deux pièces du puzzle Microsoft.

Étape 1 : Ouvrez PowerPoint. Pour ajouter un document Word à une présentation existante, cliquez sur l'onglet « Fichier », cliquez sur « Ouvrir », accédez à la présentation, double-cliquez dessus et appuyez sur la touche « Page suivante » pour accéder à la diapositive dans laquelle ajouter le fichier Word.

Étape 2 : Cliquez sur l'onglet « Insertion ». Cliquez sur le bouton « Objet » au milieu du ruban sous l'onglet. La fenêtre « Insérer un objet » s'ouvre.



Étape 3 : Cliquez sur le bouton radio « Créer à partir d'un fichier ». Cliquez sur le bouton « Parcourir » et naviguez jusqu'au document Word à ajouter.

Étape 4 : Double-cliquez sur le document Word pour revenir à la fenêtre « Insérer un objet ». Cliquez sur le bouton « OK » pour fermer la fenêtre et ajouter le fichier Word à la diapositive PowerPoint.

Word to PowerPoint Conclusion

Pourquoi les gens voudraient-ils convertir Word en PowerPoint ? Eh bien, vous n’avez peut-être que quelques minutes pour lancer quelques rubriques et quelques notes. En écrivant rapidement ces notes dans un document Word, vous venez de créer un plan de présentation. Ensuite, en quelques clics, ce plan sera converti en une présentation PowerPoint.

Cette astuce n’est certes pas nouvelle, mais il convient de la répéter…

Les documents Word ne font pas de bonnes présentations PowerPoint. De bonnes présentations nécessitent un travail supplémentaire.

C’est pourquoi, si vous avez atteint ce stade, je vous recommande vivement de consacrer du temps pour nettoyer vos diapositives et ajouter davantage d’éléments visuels.