Modèle d’accord de confidentialité sur Word

L’accord de confidentialité et la protection des données de l’entreprise

Lorsqu'une entreprise partage ses créations, son savoir-faire ou d'autres informations exclusives avec un partenaire stratégique ou un concurrent potentiel, elle voudra s'assurer que les informations sont gardées secrètes et ne sont pas utilisées à des fins non autorisées. C'est à ce moment, qu'un accord de confidentialité, connu aussi sous son l’anglicisme Non Disclosure Agreement (NDA), s’avère pertinent.

Pour simplifier, un accord de confidentialité est un document juridiquement contraignant qui énonce les obligations de la personne qui reçoit des informations confidentielles et non publiques de la part d'une autre personne (morale ou physique). Utilisé par la majorité des entreprises, sa portée varie en fonction du contexte, du type de transaction et du secteur d’activité. Il est régi par plusieurs formalités de forme et de fond qu’il faut absolument respecter afin de garantir sa validité. Ces paramètres concernent l’ensemble des parties prenantes qui signent le contrat. Dans ce qui suit nous allons d’abord exposer les différents types d’accords de confidentialité, ensuite, nous allons voir les conditions et les circonstances qui font appel à la présentation et la signature d’un NDA avec une autre entité et dans un dernier temps, nous allons mettre en lumière les éléments qui contribuent à l’invalidité de l’accord de confidentialité et par conséquent son annulation définitive.

Les différents types d’accords de confidentialité

Accord de confidentialité unilatéral

Il permet le partage confidentiel des informations entre deux parties prenantes. Ces informations peuvent concerner n'importe quel secteur d’activité. Avant de partager de telles informations, considérées par les entreprises comme des atouts stratégiques importants, un accord de confidentialité est signé entre les deux entités pour assurer de la non-divulgation de ces informations.  La personne ou l’entité qui reçoit les informations partagées ne doit les utiliser qu'à des fins d'évaluations ou toute autre fin convenue par les deux parties au niveau du contrat. Si le destinataire est une entreprise, il ne doit divulguer les informations à personne d'autre, à l'exception de ses propres administrateurs, dirigeants, partenaires autorisés ou employés qui ont besoin de connaître ces informations pour accomplir leur travail efficacement. D’autant plus, il est de la responsabilité du destinataire de s'assurer que les entités avec lesquelles ces informations sont partagées ne les divulguent pas à d'autres acteurs. Cependant, si l’information est diffusée à travers un autre canal, le destinataire n’est pas tenu responsable de ce désagrément.

Accord de confidentialité bilatéral 

Dans ce type d’accord, les deux parties sont impliquées et les deux parties partagent des informations confidentielles. Le principe de réciprocité est engagé. Les deux entités doivent respecter les mêmes clauses de confidentialité stipulées dans le cadre de cet accord. La diffusion d’information à une personne tierce ne saurait être justifiée sous aucun prétexte.

Quand faut-il prévoir un accord de confidentialité ?

Il existe plusieurs cas où vous pourriez avoir besoin de signer un accord de confidentialité pour votre entreprise :

Lors de la conclusion d'un accord commercial : si vous invitez un fournisseur ou un consultant et que vous souhaitez vous assurer que les informations que vous partagez ne sont pas divulguées, la signature d'un accord de confidentialité est la meilleure option. Dans les startups en phase de démarrage et certaines entreprises sensibles à l'information, c'est un réflexe intelligent que de faire signer un accord de confidentialité à chaque employé. Cela contribue à garantir que les informations stratégiques les plus importantes de l’entreprise ne sortent pas de son écosystème interne.

Lors du démarrage d'un nouveau projet : dans le cas de figure ou une entreprise envisagerait de démarrer un nouveau projet, cela nécessiterait l'implication de l’ensemble des parties prenantes internes et externes. Il est conseillé de signer un accord de confidentialité afin d'éviter toute fuite indésirable d’informations pouvant découler de ce processus.

En discutant avec des investisseurs ou lors des fusions et acquisitions : C'était une pratique très courante dans le passé. Cependant, les investisseurs modernes refusent de signer un accord de confidentialité à un stade très précoce et, par conséquent, la pratique est en train de devenir obsolète.

Que faut-il intégrer dans un accord de confidentialité ?

Plusieurs entreprises ont leurs modèles d'accord de confidentialité préconfigurés et adaptés à leurs modes de fonctionnement Toutefois, les NDA ne sont pas figés, ils peuvent prendre plusieurs formes et styles en fonction des besoins identifiés par les parties contractantes. Cependant, chaque accord de confidentialité doit inclure les éléments suivants :

Les Parties impliquées : la première chose à mentionner est l'identification des parties impliquées. Ils peuvent être divisés en une partie qui la partie qui révèle les informations (émetteur) et une partie qui a accès à ces informations (destinataire).

Une Définition des informations confidentielles : le prochain point à inclure est la liste des éléments qui sont considérés comme des informations confidentielles. En parlant de développement de logiciels informatique par exemple, il faudrait intégrer l’ensemble des éléments suivants qui ont forcément un rapport avec l’activité à savoir : le savoir-faire, les données, les formats de données, les programmes informatiques, les matériaux techniques et non techniques, les conceptions, les concepts, les processus, les échantillons et spécifications de produits et toute autre information pouvant être précieuse pour et généralement non accessibles au public.

Points contraignants (clauses) : Cette section schématise la façon avec laquelle le destinataire peut exploiter les informations reçues et la manière avec laquelle il doit les protéger contre toute utilisation externe. Le destinataire doit restreindre l'accès aux informations partagées de sorte qu'elles ne puissent être utilisées que par les employés ou sous-traitants qui en ont besoin pour effectuer leur travail. Il est à préciser que toute personne ayant accès aux informations du côté du destinataire doit signer le même type de déclaration de confidentialité.

Autres éléments importants : les informations restent toujours la propriété exclusive de la partie émettrice quelques soient les circonstances. Il faudrait également déterminer les mesures de sanctions juridiques en cas de violation intentionnelle ou non de l’accord. De même pour les tentatives de vente ou de transfert des informations à un tiers.

Qu’est ce qui rend votre accord de confidentialité invalide ?

• Mentionner une définition large et inexacte de ce qui est confidentiel sur votre accord est une erreur à éviter à tout prix. Essayez d'être aussi précis que possible, et ne noter que les informations nécessaires à la confidentialité.

• Il faut absolument faire attention à qui vous indiquez comme partie destinataire. Certains peuvent avoir des noms différents, mais seul le nom légal est le bon à utiliser dans un contrat

• L'objectif principal d'un accord de confidentialité est de ne pas divulguer les informations. Cependant, si, sans violation dudit accord, les informations confidentielles deviennent publiques, l’information n’est plus considérée comme étant confidentielle. Par exemple, si vos informations sont divulguées par l'un de vos propres employés dans le domaine public, vous ne pouvez pas appliquer une des clauses prévues par le contrat couvrant les mêmes informations divulguées. Autre exemple, si vous traitez avec 20 fournisseurs et avez demandé à 19 de vos fournisseurs de signer des accords de confidentialité, mais que vous avez omis de le faire avec le dernier fournisseur et qu'il a divulgué vos informations confidentielles au public, tous les accords signés avec les 19 fournisseurs précédents sont désormais invalides.

• Une autre défaillance qui pourrait potentiellement invalider un accord de confidentialité est de le faire signer par une personne qui n’est pas complètement habilité à remplir la démarche. Cela pourrait se produire si la signature est effectuée par un représentant de l'entreprise sans autorité pour exécuter les contrats. Par exemple, dans le cadre d'un partenariat, tous les partenaires sont tenus de se mettre d'accord sur de telles décisions contractuelles mais vous n'avez obtenu la signature que d'un seul partenaire. Ceci va naturellement impacter la validité de l’accord.

• Les pays et les États peuvent traiter les accords de confidentialité de manière très différente. Clarifiez toujours la juridiction que vous souhaitez appliquer à l'accord. Si vous travailliez avec une autre partie qui se trouve à l'autre bout du monde, il vous sera peut-être trop difficile d'essayer de faire appliquer un accord de confidentialité devant un tribunal étranger en vertu de lois et de procédures juridiques étrangères.

Nous avons maintenant une meilleure visibilité sur ce qu’est un accord de confidentialité. Il s’agit d’un document qui aide à protéger les données sensibles d'une entreprise, ses idées et les créations qu’elle envisage de mettre en avant. L'accord de confidentialité peut être mutuel ou unilatéral, mais son objectif est le même. La structure de ce document est un élément aussi important que les éléments qui le composent. Il faut s’assurer d’indiquer les bonnes références et les bonnes précisions de sorte à éviter l’invalidité du document. C’est un secret de polichinelle, les accords de confidentialité sont devenus une partie importante de la vie quotidienne des entreprises dans un monde où la concurrence ne cesse de s'accroître entre les grandes entreprises à l’échelle mondiale. Un simple accord peut protéger les données d’une organisation contre l’exploitation malveillante de ses concurrents à condition qu’il soit rédigé, rempli et signé en bonne et due forme.