Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment utiliser le suivi des modifications pour modifier des documents Word et comment accepter ou refuser ces modifications en tant que réviseur.
La plupart des gens utilisent Microsoft Word pour présenter le processus d’un travail ou pour une tache de la vie personnelle. Par exemple, on utilise souvent Word pour commencer le travail qui sera ensuite mis dans un modèle de conception et imprimé, ou qui sera partagé ou publié, comme une lettre, un CV ou un rapport. L’importance de ce fameux logiciel ne se le limite pas à cela, mais il vous permet de travailler sur des projets qui nécessitent la participation et l'examen de plus d'une personne. En fait, Microsoft Word intègre des fonctionnalités qui vous permettent de suivre les modifications apportées à un document par plusieurs utilisateurs. Il comprend également une fonction de révision qui vous permet d'insérer vos commentaires dans un document si vous êtes le réviseur final.
Dans les communications numériques, on partage souvent des documents Word avec des collègues leur demandant d'utiliser le suivi des modifications pour effectuer des modifications ou des requêtes. L’exemple le plus courent est lorsque vous êtes chargé de relire ou de collaborer sur un document. D’habitude, en travaillant sur une copie imprimée, vous pouvez utiliser un stylo rouge pour souligner des phrases, marquer les fautes d'orthographe et ajouter des commentaires dans les marges. En utilisant Word vous pouvez faire la même chose directement sur le document en format électronique. Suivez le reste du tutoriel pour plus de détails.
Pourquoi utiliser le suivi des modifications
Comment activer et désactiver le suivi des modifications
Comment afficher et masquer le suivi des modifications
Modifier les options de suivi des modifications
Comment utiliser le suivi des modifications ?
Supprimer du contenu par le suivi des modifications
Insérer du contenu par le suivi des modifications
Remplacer le texte par le suivi des modifications
Comment modifier la mise en forme avec le suivi des modifications
Comment ajouter des commentaires sur la révision
Comment accepter ou refuser le suivi des modifications
Accepter ou refuser les modifications individuellement à partir du texte
Accepter ou refuser les modifications individuellement à partir du ruban
Accepter ou refuser toutes les modifications
Comment verrouiller le suivi des modifications
Le suivi des modifications est très utile notamment lorsque vous partagez des documents avec d'autres collègues. En fait, vous pouvez clairement voir quelles modifications ont été apportées et qui les a apportées dans un document. En outre, le suivi des modifications enregistrera tout texte que vous ajoutez, supprimez, reformatez ou commentez. Ainsi, lorsque vous recevez un document qui a été modifié par d'autres, vous avez le pouvoir de rejeter ou d'accepter toute modification apportée au document. Nous vous recommandons d’utiliser cette fonctionnalité dans votre vie de bureau car elle vous sera très utile, elle va améliorer considérablement votre efficacité au travail.
En gros, les avantages de l'utilisation du suivi des modifications sont nombreux, nous avons cité les principaux, mais il existe bien d’autres que vous pouvez consulter ci-dessous :
Dans Microsoft Word, vous pouvez facilement trouver la fonction de suivi des modifications. Peu importe si vous êtes sur un Mac ou un PC, vous trouverez la commande « Suivi des modifications » dans l'onglet « Révision » du ruban de votre document MS Word.
Si vous avez apporté plusieurs changements à un document lors du suivi des modifications, ils peuvent devenir déroutants et gênants si vous essayez de lire ce document. Heureusement, Word a pensé à vous en intégrant des options pour personnaliser l’apparence des modifications suivies. Ces options sont accessibles à partir des menus « Afficher pour la révision » et « Afficher les marques » dans l’onglet « Révision » :
Dans le cas normal, les révisions sur un document Word apparaissent en ligne, ce qui signifie que le contenu lui-même est marqué. Cet affichage de marques peut être ennuyeux dans un certain moment, et vous souhaiteriez peut-être avoir un affichage plus personnalisé. En fait, Word intègre d’autres format de marques. Par exemple, vous pouvez choisir d'afficher les révisions sous forme de bulles, ce qui déplace la plupart des révisions vers la marge droite. Lorsque vous supprimez les marques en ligne, cela facilitera la lecture du document, il est donc préférable de choisir un affichage qui offre des informations plus détaillées sur certaines marques. Ci-dessous les instructions à suivre :
Remarque : nous vous recommandons d'afficher tous les commentaires et modifications, y compris les insertions, les suppressions et les modifications de mise en forme. Et si vous souhaitez appliquer un affichage en bulles, il est judicieux de choisir « Afficher uniquement les commentaires et la mise en forme dans les bulles » pour la plupart des travaux de révision et de relecture afin que vos nouvelles insertions et suppressions apparaissent dans le texte.
L'activation du suivi des modifications vous permet de repérer facilement les modifications que vous avez apportées. Si vous faites des changements au niveau du document, telles que des suppressions, des insertions et une mise en forme, elles seront enregistrées et affichées selon les options que vous avez choisi dans les deux sections précédentes. Pour visualiser toutes les modifications, assurez-vous de remplacer les marques simples par « Toutes les marques ».
Vous pouvez supprimer tous contenus que vous trouvez inutiles. Pour ce faire :
En relisant le document, il se peut que vous constatiez que certains contenus sont manquants. Vous pouvez toujours les ajouter au document après avoir activé le suivi des modifications.
Si vous souhaitez supprimer et remplacer un texte :
Lorsqu’on pale de la mise en forme, on parle du style de police, de la taille de la police, de la couleur de la police, des styles italique et gras, du soulignement, des exposants et indices, des indentations, de l'alignement et des marges. Si vous souhaitez modifier la mise en forme d’un texte avec le suivi des modifications, procédez comme suit :
Si vous êtes chargé de réviser un document Word, vous pouvez laisser des marques ou commentaires de révision. Ne vous inquiétez pas, ces commentaires ne modifieront pas le contenu du document. Vous pouvez les insérer facilement et jouer sur leur apparence selon la vue de mise en page que vous avez choisie. Si vous souhaitez ajouter des commentaires de révision à un document, suivez les instructions ci-dessous :
Après avoir terminé la modification du document, il est temps de revoir les changements que vous, ou vos collègues, avez apportées. Cela est le cas lorsque vous recevez un document modifié et que vous êtes responsable de la validation du document et de la vérification des modifications apportées par les autres. Vous avez la possibilité d’accepter ou rejeter chaque modification. Si vous êtes satisfait par les modifications appliquées, acceptez-les. Sinon, si vous souhaitez garder le contenu d'origine, rejetez donc ces modifications.
Nous vous montrons ci-dessous trois les méthodes d'accepter ou de refuser le suivi des modifications.
Vous pouvez vérifier les modifications une par une et les accepter ou les refuser individuellement. Les étapes ci-dessous vous montrent comment le faire directement à partir du texte :
Vous pouvez également accéder à ces options à partir du ruban :
Si vous n’avez pas e temps de passer par les modifications une par une, vous pouvez les accepter ou les refuser toutes à la fois. Cependant, nous vous déconseillons vivement d'accepter ou de refuser toutes les modifications sans d'abord vérifier l'exactitude de chacune d'elles.
Prenons l’exemple d’un scénario dans lequel vous créez un document Word, vous activez le suivi des modifications et vous le partagez avec les membres de votre équipe pour apporter les modifications nécessaires. L’un des relecteurs désactive le suivi des modifications, et donc vous perdez la trace des modifications qui viennent après. C’est ainsi que vient l’importance du verrouillage du suivi.
Pour verrouiller le suivi des modifications, et donc garder l’accès à toutes les modifications qui seront apportées à votre document, accédez à l’onglet « Révision », cliquez sur le menu « Suivi », puis sur la petite flèche vers le bas sous l'icône « Suivi des modifications ». Cliquez ensuite sur l’option « Verrouiller le suivi » et tapez votre mot de passe dans la boite de dialogue « Verrouillage du suivi » :
Conclusion
Après avoir lu ce tutoriel, vous avez une compréhension claire du suivi des modifications dans Word. Espérons que cet outil pratique vous aidera dans le processus d'édition ou de révision des modifications dans vos futures documents.
