Réaliser un PUBLIPOSTAGE avec le traitement de texte Writer
( OpenOffice ou LibreOffice )
Guide et captures d'écran réalisés avec la version 3.2 d'OpenOffice.
Janvier 2011 - Jean-Claude EYRAUD
Création à partir du document "Comment réaliser un publipostage" disponible sur le site :
avec le traitement de texte Writer
( OpenOffice ou LibreOffice )
1. Deux manipulations à faire la première fois 3 a. Ajout de l'outil « Mailing » 3
b. Ajout de la source de données 5
2. Utilisation du publipostage pour une lettre 7 a. Création de la lettre type et insertion des champs 7
b. Choix des données et filtrage 9
c. Impression et sauvegarde 11
b. Mise en forme 16
c. Choix des données et filtrage 17
d. Impression et sauvegarde 19
Il existe un outil appelé « Assistant Mailing » dans le menu Outils du traitement de texte, mais il ne convient pas pour réaliser facilement un publipostage !
Il faut utiliser l'ancien outil, toujours fonctionnel, mais non présent dans le menu. Cette première manipulation, à ne faire qu'une fois pour toutes, consiste donc à ajouter cet outil dans le menu afin qu'il soit accessible à tout moment.
Il faut indiquer au traitement de texte où aller chercher les données dont vous aurez besoin pour votre publipostage.
Cette source de données peut être un classeur (fichier) Calc ou Excel, ou bien encore une base de données.
Cette opération n'est à faire qu'une fois par source utilisée :
- si vous utilisez tout le temps le même fichier, ce ne sera fait qu'une fois.
- si vous changez de fichier, mais ne voulez pas refaire la manipulation, une astuce consiste à utiliser toujours le même nom pour le fichier source des données.
5. Votre source de données est maintenant prête à être appelée et utilisée.
6. Cliquer sur le bouton Fermer.
La source de données est ajoutée.
Pour aller plus loin
Lorsqu'on sélectionne la source de données, le logiciel crée un fichier intermédiaire de type OpenOffice Base au format *.odb qui contient juste les paramètres de connexion avec la base de données réelle, c'est-à-dire le fichier sélectionné (le classeur Calc (*.ods) dans notre exemple ci-dessus).
Ceci est dû au fait que le traitement de texte Writer communique toujours avec un fichier ODB et ce, pour tout publipostage. Ce fichier ODB peut pointer vers tout type de base de données (i.e. classeur Calc/Excel, Access, dBase, Oracle, MySQL, etc.), ou être lui-même la base contenant les données.
Il est important de rappeler que toute manipulation de données se fera toujours dans le vrai fichier de données et que le fichier *.odb, résultant de l'ajout de source décrit sur cette page, n'est qu'un tremplin entre Writer et cette source.
- dans le menu Affichage, cliquer sur Source de données, - ou utiliser la touche F4 en haut du clavier.
celui-ci dans le document à l'endroit voulu.
Le champ est matérialisé dans la lettre par le titre de colonne encadré des 2 signes < et >. Répéter l'opération pour chaque information devant figurer dans le document.
4. À ce stade, ne pas oublier d'enregistrer le document.
Ce sera la lettre type qui sera sauvegardée, donc avec les titres des champs de données et non pas les données elles-mêmes.
5. Masquer l'affichage de la base de données :
- dans le menu Affichage, cliquer sur Source de données, - ou utiliser la touche F4 en haut du clavier.
1. Activer l'outil Mailing dans le menu Outils.
Attention ! Ne pas choisir l'outil Assistant Mailing ! Si l'outil Mailing n'est pas présent, se reporter en page 2 de ce guide.
2. Dans la fenêtre suivante, cocher À partir du document. Confirmer avec le bouton OK.
Seules les lignes contenant la même information restent affichées, les autres sont masquées et ne seront pas utilisées lors du traitement.
Lors du traitement, Writer remplacera les champs dans la lettre par les informations correspondantes pour toutes les lignes choisies et affichées en haut, en fonction des éventuels enregistrements choisis.
1ercas : l'impression.
Pour imprimer les lettres personnalisées, cocher Imprimante dans la partie Sortie et confirmer avec le bouton OK.
2ecas : la sauvegarde.
Pour enregistrer ces lettres personnalisées, à des fins d'archivage par exemple, cocher
PDF, DOC (Word), etc.
Valider vos choix et démarrer les enregistrements en cliquant sur OK.
Remarques
Si vous avez bien sauvegardé la lettre type, vous pourrez à tout moment réaliser un nouveau mailing, à partir d'autres données par exemple.
Vous pouvez modifier les documents issus du mailing, qu'ils soient enregistrés comme fichier unique ou documents individuels.
Dans ce chapitre, nous allons créer une feuille type d'étiquettes à partir de la source de données ajoutée précédemment (page 3).
3. Pour ajouter des champs dans le cadre réservé à la conception (dénommé Inscription) : Choisir un par un les champs dans la 3e liste et cliquer sur la flèche noire pour les ajouter.
Le curseur clignotant permet de contrôler le point d'insertion. On peut le déplacer à la souris ou avec les flèches du clavier.
Si besoin, on peut écrire du texte (titre, référence, date, etc.) qui sera alors identique pour toutes les étiquettes.
La case à cocher Adresse permet d'insérer les coordonnées de l'auteur, pourvu qu'il les ait saisies à l'installation d'OpenOffice ou par le menu Outils – Options – – Données d'identité.
Dans le cas où vous imprimez sur des feuilles d'étiquettes, vérifiez si la référence (Marque et type) présente sur la pochette figure dans les 2 listes de droite.
Dans l'affirmative, les dimensions seront préréglées dans le 2e onglet Format.
Sinon vous devrez saisir vous-mêmes le nombre, les dimensions et les marges des étiquettes. C'est ce que nous allons voir dans le prochain paragraphe
5. Passons à l'onglet Format qui permet de préciser des dimensions personnalisées d'étiquettes.
Nous allons procéder du bas vers le haut.
Pour entrer les valeurs, on peut soit les saisir directement, soit utiliser les petites flèches bas et haut à côté du champ de saisie.
L'écart horizontal (resp. vertical) = la largeur (resp. la hauteur) + la marge entre 2 étiquettes.
L'écart horizontal (resp. vertical) sera donc toujours égal ou supérieur à la largeur (resp. la hauteur).
Si les 2 valeurs sont égales, c'est qu'il n'y a pas de marge entre les étiquettes.
Dans la partie droite, un aperçu se met à jour au fur et à mesure de la saisie et permet de visualiser les dimensions.
À noter :
Si vous avez sélectionné, dans l'onglet Étiquettes, une référence (Marque et type) d'après leur pochette, les dimensions seront préréglées dans l'onglet Format et vous ne ferez alors qu'une simple vérification des tailles avant de passer à l'onglet suivant Options.
7. Terminer cette phase de création en cliquant sur le bouton Nouveau document.
1. La mise en forme se fait uniquement sur la première étiquette, grâce à l'option Synchroniser les étiquettes, choisie dans le dernier onglet de la fenêtre de création.
Ajout de texte, saut de ligne, choix et taille de police, centrage, gras, italique, etc., à vous de mettre en forme cette première étiquette selon le résultat visé.
2. Répercuter cette mise en forme sur toutes les autres étiquettes en cliquant sur le bouton Synchroniser les étiquettes, dans la petite fenêtre flottante.
3. Ne pas oublier d'enregistrer le document.
Ce sera la feuille d'étiquettes type qui sera sauvegardée, donc avec les titres des champs de données et non pas les données elles-mêmes.
Il sera toujours possible de modifier le format (1ère étiquette, puis synchronisation).
À noter : Lorsque, plus tard, vous allez ouvrir à nouveau ce fichier d'étiquettes type, OpenOffice va vous poser la question :
Répondre Oui permet de prendre en compte les éventuelles modifications qui ont pu être apportées entre temps dans le fichier de données.
3.c. Choix des données et filtrage
1. Activer l'outil Mailing dans le menu Outils.
Attention ! Ne pas choisir l'outil Assistant Mailing ! Si l'outil Mailing n'est pas présent, se reporter en page 2 de ce guide.
2. Dans la fenêtre suivante, cocher À partir du document. Confirmer avec le bouton OK.
Seules les lignes contenant la même information restent affichées, les autres sont masquées et ne seront pas utilisées lors du traitement.
Remarque
Lors du traitement, Writer remplacera les champs dans chaque étiquette par les informations correspondantes pour toutes les lignes choisies et affichées en haut, en fonction des éventuels enregistrements choisis.
2.d. Impression et sauvegarde
1ercas : l'impression.
Pour imprimer la planche d'étiquettes, cocher Imprimante dans la partie Sortie et confirmer avec le bouton OK.
2ecas : la sauvegarde.
Pour enregistrer ces étiquettes personnalisées, à des fins d'archivage par exemple, cocher
OpenOffice), mais aussi PDF, DOC (Word), etc.
Valider vos choix et démarrer les enregistrements en cliquant sur OK.
Remarques
Si vous avez bien sauvegardé la feuille d'étiquettes type, vous pourrez à tout moment réaliser un nouveau mailing, à partir d'autres données par exemple.
Vous pouvez modifier les documents issus du mailing, qu'ils soient enregistrés comme fichier unique ou documents individuels.
Attention ! Lorsque, plus tard, vous ouvrirez à nouveau ce fichier d'étiquettes personnalisées précédemment sauvegardé, OpenOffice va vous poser la question :
Contrairement au fichier type, il faudra répondre Non, sinon toutes les étiquettes seraient actualisées avec les données du 1er enregistrement !
