Support de formation pour démarrer avec Microsoft Project 2003


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Sommaire

 QUELQUES RÈGLES EN MATIÈRE DE GESTION DE PROJET                                4

 PRÉSENTATION DES MÉTHODES D'ORDONNANCEMENT                                      5

                  INTÉRÊT DES MÉTHODES D'ORDONNANCEMENT                                                          5

                                      L'OBJECTIF VISÉ                                                                                                 5

                                      QUELQUES EXEMPLES D'APPLICATIONS                                                                5

                  LA MÉTHODE                                                                                                                 5

                                      LE PRINCIPE                                                                                                       5

                                      DÉFINITION                                                                                                        5

                                      LA MÉTHODE PERT                                                                                            5

                                      LA MPM                                                                                                           6

                                      LES DATES : LE CALCUL DES MARGES                                                                  6

                                      LE CHEMIN CRITIQUE (CRITICAL PATH)                                                               6

 OFFRE DE GRATUITS                                                                                                          7

                  GANTT PROJECT                                                                                                             7

                                      L'AFFICHAGE EN MODE GANTT                                                                            7

                                      LES RESSOURCES                                                                                               7

                                      LES JOURS DE CONGÉS                                                                                        8

                  OPENWORKBENCH                                                                                                       9

                                      LA GESTION DES CALENDRIERS                                                                           9

                                      LA GESTION DU PROJET                                                                                       9

                                      LA GESTION DES RESSOURCES                                                                           10

                                      LA GESTION DES TÂCHES                                                                                  11

                                      L'AFFICHAGE EN MODE PERT                                                                             13

                                      INTÉGRER DES SOUS PROJETS                                                                            14

                                      TRANSFERT D'AFFECTATIONS                                                                            14

                  PLANNER (ANCIENNEMENT MRPROJECT) SOUS LINUX (GNOME)                             15

                                      LES CALENDRIERS                                                                                            15

                                      LA GESTION DES RESSOURCES                                                                           15

 DÉMARRAGE DE PROJECT 2003                                                                                   19

 LES OPTIONS                                                                                                                       20

                  LA PERSONNALISATION DE L'AFFICHAGE                                                                   20

                  LA DÉTERMINATION DES CALENDRIERS                                                                      25

                  AUTRES OPTIONS                                                                                                         26

 LES DIFFÉRENTS MODES DE VISUALISATION DU PROJET                                 29

 

Microsoft Project 2003

 

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 LES DIFFÉRENTS TYPES D'AFFICHAGE

 LA MISE EN FORME PAR LE CLIC DROIT

 LES RESSOURCES

 LA GESTION DES RESSOURCES AFFICHAGE

 L'AFFECTATION DES RESSOURCES (PROJECT 98)

 LA GESTION DES TÂCHES

 CRÉER UN TÂCHE

 LES TÂCHES RÉPÉTITIVES (PROJECT 98)

 LIAISON DES TÂCHES

 PARAMÉTRER LE LIEN ENTRE LES TÂCHES

 SPÉCIFICITÉS LIÉES À L'EMPLOI DE PROJECT SERVER 2003

 INSTALLATION DE PROJECT SERVER 2003

SERVEUR CLIENT

 DÉFINIR LA CONNEXION AU SERVEUR PROJECT SERVER

 CONNEXION À PARTIR DU SERVEUR

 MODIFIEZ LES COMPTES

 SYNCHRONISER CLIENT ET SERVEUR

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Denis SZALKOWSKI

19/07/2006

Quelques règles en matière de gestion de projet

 

•     Déterminer précisément les contraintes et les limites

•     Pas de projet sans analyse préalable des coûts

•     Détermination de la "deadline"

•     Ne pas confondre moyens et objectifs

•     Mieux vaut arrêter un projet que d'en changer les objectifs • Les circonstances ne peuvent pas changer les objectifs

•     Gestion du changement : ne pas confondre causes et effets

•     Accepter une prise de risque minimale et maximale de 20% : ne pas tenir compte des 20% et se concentrer sur les 80%

•     Le chef de projet doit être un utilisateur : il doit être extérieur au champ de la technique

•     Le "champion", en dehors de la gestion de projet, doit exercer son pouvoir de contrôle. Il est le seul à pouvoir décider de l'arrêt du projet.


Présentation des méthodes d'ordonnancement

 

Intérêt des méthodes d'ordonnancement

L'objectif visé

Dans le cas d'un projet comportant un nombre important de tâches successives, les méthodes d'ordonnancement permettent leur réalisation dans un ordre logique et dans des délais tels que le temps de réalisation du projet est minimisé.

Elles ont été utilisées notamment lors du débarquement de 1944 sur les côtes normandes.

L'utilisation d'un matériel informatique s'avère indispensable dès que le nombre des tâches à traiter s'avère supérieur à 100.

Deux méthodes sont aujourd'hui utilisées :

•    le PERT (Program Evaluation and Review Technic) ou CPM (Critical Path Method)

•    la MPM (Méthode des Potentiels Metra)

Quelques exemples d'applications

•    Lancement d'un nouveau produit

•    Constructions nécessitant le recours à de nombreux corps de métier

•    Campagne de publicité

•    Manifestation

La méthode

Le principe

Le principe est d'obtenir une représentation graphique de l'enchaînement des tâches qui composent le projet avec mise en évidence des tâches critiques qui n'autorisent aucun retard.

Définition

Une tâche doit posséder les attributs suivants :

•    une description

•    une durée

•    des antécédents (contraintes)

•    un coût (ressources) La méthode PERT

 

La MPM

 

Les dates : le calcul des marges

Ces dates permettent de connaître les marges entre les différentes tâches.

La marge totale d'une tâche est égale à la date de début au plus tard à laquelle on retranche la date de début au plus tôt. Elle n'affecte pas la durée totale du projet.

Quant à la marge libre, elle correspond à la différence entre la date de début au plus tôt de la tâche suivante et la date de fin au plus tôt de la tâche courante.

La marge certaine enfin se calcule par soustraction de la date de début au plus tôt de la tâche suivante et de la date de fin au plus tard de la tâche courante.

De façon à éviter des retards dans les projets, il convient de ne pas communiquer toutes les marges. Lorsque les marges d'une tâche sont toutes nulles, la tâche est dite critique.

Le chemin critique (Critical Path)

C'est l'ensemble des tâches pour lesquelles toutes les marges sont nulles. Les dates de début au plus tôt et au plus tard, les dates de fin au plus tôt et au plus tard sont confondues. Cette méthode comprendre des avantages et des inconvénients :

+          Enchaînement optimal des tâches permettant un gain de temps

Mise en oeuvre rapide des mesures correctrices nécessaires de façon à intégrer d'éventuels retards.

Sous-traitance des tâches non-critiques

Diminution des pénalités de retard

-           Comment toujours correctement évaluer les durées et les antécédents ?

Offre de gratuits

 

Gantt Project

Le produit est écrit ne Java. Vous devez donc disposer préalablement de la JRE Java téléchargeable sur le site de Sun.

L'affichage en mode Gantt

Le logiciel offre bien peu de paramétrage sur l'affichage de la période du projet.

Les ressources

Les propriétés des ressources sont insuffisantes : pas de groupe, pas de coût,  indifférenciation entre les hommes et le matériel, etc.

Les jours de congés

Dans les propriétés des ressources, vous pourrez toutefois entrer les différentes périodes de congés ressource par ressource. Pénible.

Autre affichage : le PERT.

OpenWorkBench

Ce produit offre une réelle richesse fonctionnelle. Son interface très compacte se révèle très complexe.

La gestion des calendriers

Le progiciel gère de multiples calendriers. Les ressources peuvent être associées à un calendrier spécifique.

La gestion du projet

Les tâches du projet sont à saisir dans la partie centrale alors que les ressources doivent être entrées dans la partie basse.


 

Microsoft Project 2003

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La gestion des ressources

Dans les propriétés des ressources, vous pouvez définir une catégorie, un type et aussi un coût d'utilisation de la ressource.

Denis SZALKOWSKI

19/07/2006

D'autres champs peuvent être renseignés.

Vous pouvez affecter le calendrier à la ressource.

La gestion des tâches

L'onglet général associée à la tâche propose de la catégoriser et de la typer.

Denis SZALKOWSKI

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Microsoft Project 2003

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Vous pouvez affecter les ressources à la tâche.

Vous pouvez visualiser toutes les dépendances.

Vous pouvez aussi déterminer des contraintes de temps par rapport à la tâche.

L'affichage en mode Pert

 

Microsoft Project 2003

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Intégrer des sous projets

Transfert d'affectations

 

Denis SZALKOWSKI

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Planner (anciennement MrProject) sous Linux (Gnome)

Les calendriers

Pour créer vos propres calendriers, allez dans Projet|Gérer les calendriers.

La gestion des ressources

Cliquez sur l'icône Ressources au niveau du panneau latéral. Par un clic droit, choisissez Insérer une ressource.


       

 

Démarrage de Project 2003

 

Vous pouvez utiliser les assistants proposés sur la page d'accueil ou travailler à partir d'un projet vierge. En cochant l'option "Ne plus afficher cet écran de démarrage", vous vous affranchissez des assistants toujours pénalisants pour des personnes déjà formées.

Les options

 

Elles définissent le comportement de Project, ainsi que les heures de travail, l'unité monétaire, le taux horaire. Allez dans Outils | Options.



La personnalisation de l'affichage

Cette boîte vous permet de personnaliser l'unité monétaire. Ici, le projet est géré en euros (CTRL + ALT + E).

Au niveau de l'onglet Général, vous pouvez définir les taux horaires de l'utilisation des ressources.

Avec le développement des intranets et l'offre SharePoint de Microsoft, votre projet peut être intégré aux plates-formes de travail collaboratif. En monoposte, vous devez désactiver toutes les options de services.


 

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Denis SZALKOWSKI

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Denis SZALKOWSKI

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Microsoft Project 2003

   

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Dans la boîte de dialogue Calendrier, vous fixez les horaires et leur volume hebdomadaire.

L'onglet Prévisions est de loin le plus important. Il détermine le comportement du logiciel. Dans Type de tâches par défaut, vous aurez à choisir entre :

•   Tâche à durée fixe         Tâche pour laquelle la durée est une valeur fixe et toute modification apportée au travail ou aux unités affectées (c'est-àdire les ressources) n'a aucune influence sur la durée de la tâche.

Durée = Travail ÷ Unités

•   Tâche à travail fixe        Tâche pour laquelle le volume de travail est une valeur fixe et toute modification apportée à la durée de la tâche ou au nombre d'unités (ou ressources) affectées n'a aucune influence sur le travail de la tâche.

Travail = Durée × Unités

•   Tâche à unité ou capacité fixe   Tâche pour laquelle les unités affectées (ou ressources) représentent une valeur fixe et toute modification apportée à la quantité de travail ou à la durée de la tâche n'a aucune influence sur les unités de la tâche. Unités = Travail ÷ Durée

La détermination des calendriers

Au sein d'un projet, vous pouvez déterminer plusieurs calendriers que vous affecterez à vos ressources.

Denis SZALKOWSKI

 

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Microsoft Project 2003

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Allez dans Outils | Modifier le temps de travail.

Vous pouvez créer autant de calendriers que d'équipes ou d'horaires au niveau des salariés participant au projet. Cliquez sur Créer. Vous dupliquerez le calendrier en cours.

 

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Autres options

 

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 Les différents modes de visualisation du projet

 

Les différents types d'affichage 

Dans le menu Affichage, vous pouvez opter entre différentes vues de votre projet :

La mise en forme par le clic droit

Dans chacun des modes, à l'aide du clic droit dans la zone graphique (partie droite de l'écran), vous disposez d'un menu contextuel pour réaliser la mise en forme de la partie graphique

En mode Diagramme de Gant par exemple, dans la partie haute où sont représentées les périodes d'observation du projet, vous pouvez notamment modifier l'échelle de temps :

En premier lieu, vous pouvez modifier la périodicité de l'observation vous offrant ainsi un degré de globalisation plus ou mois important :

Les ressources

 

La gestion des ressources Affichage

Pour créer les ressources, choisissez Tableau des ressources. Le coût d'utilisation est un coût fixe imputé à la ressource : mise en place d'un équipement par exemple.

Selon la ressource, au niveau de l'onglet général, choisissez le type : Travail / Matériel.

Au niveau de l'onglet des coûts, entrez les taux et le coûts d'utilisation, coût forfaitaire lié à la mise en oeuvre de la ressource (grue, etc.).

Pour visualiser la consommation des ressources, vous pouvez indifféremment prendre Utilisation des ressources ou bien Graphique des ressources.

A l'aide du menu Outils, vous pouvez filtrer les ressources par groupe :

L'affectation des ressources (Project 98)

Pour affecter une ressource à une tâche, plusieurs méthodes s'offrent à vous.

Une fois votre tâche entrée, choisissez Outils | Ressources | Affectation de ressources ou bien ALT+F10 ou encore cliquez dans la première barre d'outils sur.

Vous pouvez aussi les affecter par Projet | Informations sur la tâche ou MAJ+F2 ou en cliquant sur  

La gestion des tâches

 

Créer un tâche

Fixez la durée et donnez un nom à la tâche.

Dans l'onglet Avancées, choisissez le type de tâche.

WBS signifie Work Breakdown Structure (Décomposition structurée de la tâche). Affectez la ressource à la tâche.

Les tâches répétitives (Project 98)

De façon à éviter manuellement de saisir des tâches récurrentes (préparation réunion, remise en état), choisissez Insertion | Tâche répétitive :

Liaison des tâches

A l'aide de la touche CTRL, sélectionnez les tâches dépendantes et choisissez Édition | Lier les tâches ou cliquez dans la barre d'outils sur  ou CTRL + F2..

Paramétrer le lien entre les tâches

Cliquez Sur la tâche. Allez dans Projet | Informations sur la tâche | Prédécesseurs.


 

Microsoft Project 2003

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Denis SZALKOWSKI

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Spécificités liées à l'emploi de Project Server 2003

 

Installation de Project Server 2003

Serveur

Installer Windows 2003 (mot de passe pour le compte Administrateur) Installer IIS

Installer SQL Server 2000 (mot de passe pour le compte sa)

Installer SQL Analysis Services

Installer SharePoint Server

Installer Project Server 2003

Client

Installer Project / Access / Outlook

Définir la connexion au serveur Project Server

Allez dans Démarrer | Microsoft Office | Outils Microsoft Office | Comptes Microsoft Office Project Serveur.

Entrez l'Url du serveur et définissez ce compte comme étant le compte par défaut.

Connexion à partir du serveur

Au démarrage de Project, entrez votre compte de connexion Windows 2003.

Modifiez les comptes

Vous pouvez aussi modifier votre compte de connexion directement à partir de Project : Outils | Options d'entreprise| Comptes Microsoft Office Project Serveur.

Synchroniser Client et Serveur

Pour pousser les données modifiées vers le serveur, choisissez Collaborer | Publier.



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