Article rédigé par : Benhoumane Meryem
Toute organisation, quelle que soit sa taille, a besoin à un moment donné de faire le point sur l’ensemble des activités menées pendant une période déterminée, et de fixer ses projets avenirs. Pour ce faire, les administrations, associations, ou encore des entreprises de différents secteurs d’activités ont recours à un document particulier : le rapport d’activité. Il représente une sorte de bilan, qui peut être mensuel, semestriel, ou annuel selon le type de l’organisation et de ses besoins spécifiques.
Le rapport d’activité permettra de garantir non seulement une meilleure compréhension des actions qui ont été entreprises ou qui seront planifiées à l’avenir, mais aussi une transparence vis-à-vis des acteurs internes et externes à l’institution en question.
Dans sa définition simple, le rapport d’activité est un document écrit, sous forme de compte rendu, qui met le point sur l’ensemble de l’activité passée et future d’une entité ou structure organisationnelle, sur une période donnée. Il vient donc synthétiser, à travers les chiffres et les stratégies développées, toutes les actions d’une organisation tout au long de la période déterminée en comparaison avec les objectifs précédemment fixés, mais peut aussi mettre la lumière sur des projets ou des prévisions concernant la prochaine période. Les auteurs de ce document vont donc faire un travail d’étude et de reconstitution qui leur permettra de mettre en relief l’ensemble des données et informations en rapport avec les opérations phares menées par l’organisation. Il peut également s’imprégner d’un caractère financier, si les détails de la répartition du budget et de son investissement dans le cadre de la stratégie adoptée y sont évoqués.
Au-delà de la forme d’outil de communication interne que le rapport peut prendre lorsqu’il est destiné à la hiérarchie, il peut aussi jouer un rôle de communication externe d’extrême importance.
Quand il est exploité en interne, il est surtout considéré comme un document administratif bénéfique dans la mesure où il transmettra un ensemble de connaissances au personnel de l’organisation, autant en matière d’activité globale que sur le volet du pilotage de projet ou du management organisationnel, ou simplement pour des fonctions d’archivage. D’un autre côté, lorsque le rapport d’activité atteint sa cible externe, qui peut être constituée de clients, usagers, partenaires, etc., il ira plus loin que la simple fonction d’aide-mémoire, et représentera plutôt la vitrine de toute une structure organisationnelle. En les informant des activités de cette dernière, il devra en véhiculer la meilleure image possible, mais tout en tenant compte de l’enjeu de la fidélité de l’échantillon présenté par rapport à la réalité, et l’authenticité ainsi que l’exactitude des informations et des analyses fournies.
Le rapport d’activité est d’une très grande importance, de par sa contribution au développement de toute entité, et ce sur plus d’un volet, autant sur le plan organisationnel à travers l’implication du personnel lorsqu’il leur est spécialement adressé, ou comme dispositif primordial d’extension de la communication externe, comme outil promotionnel, vitrine et exposition de l’entreprise et de ses activités, ou encore comme document incontournable dont la structure pourra se servir d’appui pour accompagner et renforcer ses éventuelles demandes d’aide au financement, comme une sorte d’outil de collecte de fonds.
En parallèle des points susmentionnés, et plus concrètement, le rapport d’activité permet de présenter et donner une vision globale et fidèlement représentative de l’ensemble des activités pour une période bien déterminée, tout en mettant en relief les points forts de cette dernière, valoriser l’activité menée et ses résultats, afficher de manière très subtile les points faibles de l’organisation , souligner et mettre en valeur tout ce qui fait sa singularité et faire ressortir son identité unique et particulière, et surtout se positionner comme source d’information clé et inévitable de l’organisme en question.
Il faut noter aussi que le rapport d’activité ne représente aucunement un simple élément administratif, mais plutôt un vaste terrain qui contribue efficacement à assainir le climat des affaires, construire les liens essentiels de confiance et respect mutuels, débloquer quelconques tensions oppressées, et garantir une communication nettement plus fluide et active. Lorsque cet espace de confiance et de transparence entre les acteurs principaux du secteur d’activité en question est créé, on assistera systématiquement à une optimisation de l’apport de ces mêmes acteurs, et donc à une activation de la dimension business.
Le produit brut qui sert de base d’informations sur laquelle le rapport d’activité se construit est assemblé tout au long de la période concernée par le compte rendu. Des petits bilans peuvent être effectués de façon régulière afin de combler le besoin de documentation au moment de la rédaction. Afin que le document soit complet et réussi, bon nombre d'éléments doivent impérativement y figurer. On retrouve d’abord la couverture du rapport d’activité, qui doit servir d’accroche aux lecteurs et leur donner envie de découvrir plus en détail le document. Le rapport doit également comporter un résumé, qui donne rapidement une vision globale et générale du contenu, une introduction dans laquelle sont présentés le contexte du rapport et son plan général, un sommaire clair et précis qui permettra de se repérer facilement, et enfin le corps du texte qui comprend tous les projets, opérations, chiffres clés, événements phares, plans d’action et explications détaillées.
Dans le corps du texte, il est nécessaire de faire un rappel des objectifs fixés dans le rapport d’activité précédent, et du contexte dans lequel cela a été fait. Ensuite, pour tous les projets mis en place dont il est question dans le rapport, il faudra présenter les objectifs, les aboutissements, les défis rencontrés, l’impact suscité, et enfin le budget investi.
Les faits marquants, internes ou externes à l’organisation, doivent également être évoqués, y compris les évolutions législatives ou autres transitions qui auraient pu avoir un impact sur les réalisations de l’année ou la période définie, sans oublier un bilan financier et compte de résultat, ne serait-ce qu’à travers un tableau des lignes comptables, accompagné de commentaire et analyses aussi explicites que possible. Un focus peut également être fait sur un projet bien spécifique, où ce dernier pourra être étalé et présenté en détails et sans restrictions, dans la limite des règles de simplicité et la clarté des messages transmis. Dans cette partie-là, il est tout à fait possible d’insérer des photos du projet, ou d’accompagner son texte de témoignages, etc.
Les objectifs et les projets de l’année à venir doivent également figurer et faire partie du corps du texte, sous forme d’une présentation de la stratégie adoptée qui peut à son tour être divisée en plusieurs axes ou points. Un tableau et une analyse adéquate relative au budget de ces projets avenirs doivent également être exposés en détails.
Enfin, la conclusion est nécessaire pour finaliser le texte, partie dans laquelle sera repris dans un esprit de synthèse l’ensemble du contenu du compte rendu d’activité, en rappelant les points principaux, les grandes lignes, et les actions de manière explicite, cohérente, et pertinente.
Concernant la forme du rapport d’activité, une présentation aérée est à privilégier, en veillant à organiser sa structure de telle manière à ce que chaque point puisse figurer sur une page, afin que le lecteur puisse garder ses repères en lisant le texte. Enfin, pour garantir une meilleure transmission des messages, les longues énumérations et les termes purement techniques sont à bannir. A rappeler que le style simple et concis et les termes reflétant une action concrète représentent les alliés incontournables de la rédaction du rapport d’activité.
