Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
Pour un suivi efficace des tâches et des missions attribuées et dans le but d’assurer une meilleure gestion de vos projets et de vos réalisations en entreprise, il est important d’élaborer un rapport d’activité hebdomadaire. C’est un processus à travers lequel le collaborateur fait un répertoire exhaustif et synthétique des différentes actions effectuées et celles à venir. Pour la rédaction du rapport d’activité hebdomadaire, il convient de respecter un certain nombre de règles et de recommandations utiles. Le but est de présenter à votre supérieur hiérarchique un document cohérent, simple à lire et comportant des informations pertinentes. Dans ce qui suit, nous allons découvrir ensemble les différents aspects qui caractérisent et qui structurent le rapport d’activité hebdomadaire.
Rédiger un rapport d’activité hebdomadaire n’est pas le fruit d’un exercice improvisé mais le résultat d’un travail soigneusement élaboré et réfléchi qui prend en compte plusieurs facteurs. Il est donc important de comprendre la logique derrière la préparation d’un tel document et d’en saisir les enjeux et les impacts pour assurer sa préparation en bonne et due forme.
C’est quoi un rapport d’activité hebdomadaire ?
Un rapport d’activité hebdomadaire est, comme le nom l’indique, un document qui reprend de façon détaillée les activités et les opérations réalisées par un collaborateur pendant une semaine. Il comprend notamment un récapitulatif exhaustif des missions effectuées, l’état d’avancement des activités en cours en précisant les besoins, les difficultés et les opportunités possibles et une projection rapide sur les actions que l’employé envisage d’entreprendre dans le futur dans le cadre de ses projets professionnels au sein de l’entreprise.
Pour votre manager, le rapport d’activité hebdomadaire est un moyen de faire un suivi régulier de l’état d’avancement des projets et des missions dont vous êtes responsable. Cela lui permet d’évaluer, de manière pertinente, votre productivité et votre rendement au sein de l’entité, d’identifier les lacunes et les dysfonctionnements et de déterminer les axes d’amélioration possibles.
Pour l’employé (vous), le rapport d’activité hebdomadaire est un référentiel important qui lui permet d’identifier ses points forts et ses faiblesses. A travers ce document, il peut facilement se repérer pour prioriser et hiérarchiser ses tâches et ses missions et pour revoir ses objectifs à court, à moyen et à long terme.
Pour la direction de l’entreprise, ce document est une aubaine. C’est un moyen pour mesurer les performances globales de ses activités et de prendre des décisions stratégiques sur la base de données factuelles. Le top management peut également identifier, sur la base des différents rapports d’activités hebdomadaires présentés par les collaborateurs, les ressources humaines les plus compétentes et les plus engagées au sein de la structure.
Quelles sont les caractéristiques d'un rapport d'activité hebdomadaire ?
Document clé et indispensable à la bonne gestion de projet et au bon déroulement des activités au sein d’une entreprise, le rapport d’activité hebdomadaire doit comprendre un certain nombre de catégories d’informations obligatoires et doit respecter des critères de formes et de conception fondamentaux. L’objectif est de produire un document accessible et facilement lisible non seulement par son rédacteur mais par l’ensemble des parties prenantes qui sont, directement ou indirectement, impliquées dans les projets de l’entreprise.
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Synthétique : Votre rapport d’activité hebdomadaire ne doit pas dépasser une page. Il est important de pouvoir présenter un document synthétique qui reprend l’intégralité de vos activités et des vos missions sans pour autant communiquer les détails inutiles. Privilégiez des phrases courtes, concises et cohérentes et optez pour une liste à puces dès que vous en avez la possibilité. Votre supérieur hiérarchique n’aura pas forcément le temps pour feuilleter un document qui fait plusieurs pages. Dans ce sens, il faut être synthétique, direct et cohérent en mentionnant les informations les plus pertinentes et les plus impactantes. Toutefois, vous pouvez rédiger un rapport d’activité hebdomadaire plus élaboré et plus consistant pour votre propre utilisation.
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L’esthétique : Il est important de pouvoir préparer un document qui est esthétiquement attrayant. Il ne suffit pas de lister l’état d’avancement de vos activités de la semaine de façon brute mais de présenter vos actions de façon structurée. La mise en page de votre rapport est un facteur important que votre supérieur hiérarchique va prendre en considération dans l’évaluation du document. Vous pouvez améliorer la qualité visuelle de celui-ci en ajoutant des graphiques, des schémas, des timelines et des pictogrammes. Il serait également utile de peaufiner votre rendu en intégrant de la data et des chiffres parlants. Pour améliorer la mise en page de votre document, vous pouvez utiliser des logiciels disponibles gratuitement en ligne tels que Microsoft Word ou Microsoft Excel. Ces plateformes proposent plusieurs fonctionnalités et options de style avancées. Des guides d’utilisation sont également accessibles en ligne pour les moins initiés.
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Catégories d’information : Le contenu de votre rapport d’activité hebdomadaire doit être ciblé, précis et intimement lié à votre périmètre métier. Dans ce sens, vous devez inclure des rubriques d’information bien spécifiques. Une première catégorie sera réservée à l’intitulé de votre mission ou de votre objectif (Ex : Création et envoi d’une newsletter interne). Cet objectif principal de la semaine peut être détaillée dans une sous rubrique que vous intitulerez ‘’ détail de l’objectif 01’’. Une troisième rubrique importante que vous devez absolument inclure dans votre rapport est celle de l’état d’avancement de vos projets. Une quatrième colonne fondamentale est celle de la date limite. Chaque objectif doit être accompagné d’un deadline que vous devez respecter. Enfin, il est recommandé d’ajouter une dernière rubrique qui a pour titre ‘’commentaire’’ ou vous pourrez inclure toute précision utile relative à vos missions. A noter que votre rapport doit être nominatif et personnalisé (nom, prénom, poste occupé, département, responsable hiérarchique, etc.)
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Un rapport ponctuel : Contrairement au rapport d’activité classique émis par une entreprise en fin d’année ou de semestre, le rapport d’activité hebdomadaire est un document qui se caractérise par sa une élaboration fréquente. Chaque fin de semaine (idéalement), le collaborateur doit remettre le document à son supérieur hiérarchique en renseignant toutes les informations pertinentes en lien avec ses missions. La production de ce document doit se faire avec une rigueur infaillible et doit respecter un rythme d’élaboration consistant. Cela veut dire que vous devez remettre votre livrable le même jour de chaque semaine.
Comment rédiger un rapport d’activité hebdomadaire ?
Pour une rédaction dans les règles de l’art de votre rapport d’activité hebdomadaire, vous devez respecter certains standards de rédaction et de conception importants. Dans ce qui suit, nous présentons les étapes à suivre pour réussir cet exercice sans le moindre problème.
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Définissez clairement votre objectif : Un brainstorming rapide vous permettra d’identifier les éléments d’information qu’il convient d’inclure dans votre rapport d’activité en prenant en considération le degré d’importance de chacune de vos missions. En cas de doute ou d’incertitude sur la priorisation de vos tâches, vous pouvez revoir ce détail avec votre supérieur hiérarchique. Dans tous les cas, évitez de tout inclure dans votre document. Toutefois, il faut garder en tête que l’objectif principal de votre rapport d’activité hebdomadaire est de partager avec vos collègues et notamment vos équipes les évolutions des projets en cours et de communiquer sur les difficultés et les opportunités que cela implique.
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Maîtriser votre périmètre métier : Avant la phase de rédaction de votre rapport, il est important de maîtriser votre fiche de poste et d’avoir une vue d’ensemble sur vos responsabilités. Dans certains cas, vous serez amené à travailler sur des tâches ponctuelles et connexes qui ne rentrent pas dans votre scope d’activité. Dans ce cas, vous pouvez ne pas le préciser dans votre rapport. Par contre, il est important d’inclure les activités sur lesquelles vous serez évalué directement par votre supérieur.
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Préparer le ‘’gabarit‘‘ du rapport : La forme passe avant le fond. Il est fondamental de schématiser la conception du document avant de renseigner l’état d’avancement de vos missions et vos tâches. La mise en page vous aidera à mieux structurer vos informations et à figer les points clés qu’il convient d’aborder. Puisqu’il s’agit d’un rapport que vous devez présenter à la fin de chaque semaine, il serait pertinent d’y inclure des rubriques par jour ouvrable (du lundi au vendredi) et de répertorier les rubriques et les catégories d’information en conséquence. Les options de mise en page, comme nous l’avons susmentionné, sont multiples. N’hésitez pas à inclure des infographies interactives, des chiffres, des puces, des camemberts, etc.
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Les incontournables : Au niveau de chaque rapport d’activité hebdomadaire, il convient d’intégrer des éléments de communication importants. Il s’agit notamment d’un descriptif du document que vous pouvez insérer en guise de paragraphe introductif pour rappeler au lecteur l’objet principal du livrable, de la date d’émission du document (Ex : Semaine du JJ/MM/AAA au JJ/MM/AAA), les difficultés rencontrées et les opportunités possibles, les actions à venir. Sans ces informations, votre rapport d’activité hebdomadaire sera incomplet et peu exhaustif.
Comment résumer un rapport d’activité hebdomadaire ?
Pour présenter une version synthétique et résumé de votre rapport d’activité, vous devez avoir une parfaite maîtrise de vos responsabilités et de vos missions. Bien plus, vous devez être en mesure d’identifier clairement ce qui est vraiment attendu de vous en entreprise par vos supérieurs hiérarchiques de sorte à ne présenter que les éléments d’informations qui pourraient les intéresser.
La version résumée de votre rapport doit inclure uniquement les missions et les tâches les plus importantes qui sont en cours de réalisation. Pour ce faire, vous devez valider avec vos équipes les tâches à mener en urgence en prenant en considération les priorités de l’entreprise.
Pour résumer votre rapport d’activité, vous ne devez pas dépasser une page. Il est donc important d’utiliser un langage simple et cohérent, d’adopter un style de rédaction qui repose sur des phrases courtes et concises et d’éviter les informations inutiles qui n’ont aucune valeur ajoutée. En combinant ces éléments, vous êtes certain de produire un résumé approprié de votre rapport d’activité hebdomadaire qui inclut tous les volets pertinents de votre activité professionnelle.
Quel Template utiliser pour mon rapport d’activité hebdomadaire ?
Plusieurs modèles de rapports d’activité hebdomadaire sont disponibles gratuitement sur internet. Vous pouvez télécharger le Template qui vous convient et le personnaliser en fonction de vos besoins et des catégories d’information que vous souhaitez inclure. Il n’y a pas de ‘’bon’’ et de ‘’mauvais’’ Template. Toutefois, il est important de choisir un modèle qui comprend un listing des jours de la semaine, un espace pour citer vos objectifs et un espace pour insérer des infographiques. Peu importe le modèle que vous aurez choisi, n’oubliez surtout pas que votre rapport ne doit pas dépasser (idéalement) une page.
Le rapport d’activité hebdomadaire est un document important qui permet de garder une trace écrite de l’évolution de vos tâches et de missions en entreprise. C’est un document qui facilite la prise de décision et qui permet d’évaluer les performances et les contributions des collaborateurs. Le rapport d’activité hebdomadaire doit être produit et livré chaque semaine et doit inclure les différentes catégories d’information que nous avons mentionnées dans cet article.
