Comment rédiger un rapport d'activité professionnel au canada
La rédaction d’un rapport d’activité professionnel au Canada est une pratique assez courante. Une grande partie des salariés canadiens sont tenus de présenter à leurs responsables respectifs un document périodique qui récapitule l’ensemble des actions initiées dans le cadre de leurs périmètres d’activité au cours d’une période spécifique.
La préparation d’un tel document doit se faire en respectant des critères importants de rédaction, de structure et de mise en page. Il est également fondamental de maitriser toutes les configurations internes et externes de l’entreprise au sein de laquelle vous évoluez afin de produire un contenu cohérent.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps définir le rapport d’activité professionnel canadien en mettant l’accent sur les caractéristiques, les rubriques et les axes d’information qu’il convient d’inclure dans votre document. Ensuite, nous mettrons en lumière l’avantage et l’utilité du rapport d’activité professionnel dans le parcours d’un salarié tant sur le plan personnel que professionnel.
Table des matières
Qu’est ce qu’un rapport d’activité professionnel au Canada ?
Quelles sont les étapes à suivre pour rédiger un rapport d’activité professionnel ?
Quels sont les caractéristiques d’un rapport d’activité professionnel ?
Pourquoi rédiger un rapport d’activité professionnel ?
Qu’est ce qu’un rapport d’activité professionnel au Canada ?
Le rapport d’activité professionnel est l’un des documents les plus importants dans le parcours d’un salarié. En entreprise, un employé dispose d’une fiche de poste structurée qui définit avec précision ses tâches et ses responsabilités. L’objectif du rapport d’activité professionnel au Canada, comme par ailleurs dans d’autres pays, est d’évaluer le degré de performance du salarié en fonction des responsabilités qui lui ont été attribuées au cours de l’année.
En général, les entreprises canadiennes imposent, dans leurs règlements internes, aux salariés la présentation d’un rapport d’activité professionnel de façon périodique. Ce document ne comporte pas uniquement les actions réalisées au cours de l’année mais doit identifier les zones de vigilances et les axes d’amélioration du salarié.
L’objectif du rapport d’activité professionnel est de permettre à l’employé de valoriser ses actions au sein d’une entreprise à travers la mise en avant des réalisations effectuées pendant l’année. Par conséquent, il est inutile de reprendre l’intégralité des opérations connexes menées dans le cadre de votre activité professionnel. La meilleure façon de faire valoir vos compétences, votre statut et votre rôle dans un rapport d’activité est de créer un lien d’impact entre ce que vous faites et les résultats globaux de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
En termes de structure, le rapport d’activité professionnel doit respecter des fondamentaux de forme et de mise en page importants. Il est à noter que ce document n’est pas dédié uniquement à être diffusé en interne mais peut faire l’objet d’une diffusion externe. Ainsi, la présentation finale du livrable doit être faite pour simplifier la lecture et l’interprétation du contenu à toutes les parties prenantes.
Dans les entreprises canadiennes, la préparation du rapport d’activité professionnelle est le fruit d’un travail individuel que chaque employé se charge de produire en fonction de son périmètre d’activité et de ses occupations. Toutefois, il est recommandé de solliciter votre responsable directe pour une meilleure compréhension des attentes et pour plus de visibilité sur les modalités de conception et de rédaction du rapport.
Quelles sont les étapes à suivre pour rédiger un rapport d’activité professionnel ?
Réussir un rapport d’activité professionnel dépend de plusieurs facteurs. Il est important de prendre en considération plusieurs aspects en termes de structure, de mise en page et de contenu. Pour ce faire, nous vous invitons à suivre les étapes suivantes.
La première étape à prendre en considération avant d’initier l’exercice de rédaction est l’identification de l’objectif principal de votre rapport d’activité professionnel. Il est important de cadre votre rédaction en ayant une visibilité claire et précise sur la finalité de votre livrable. Pour identifier cet objectif, vous devez répondre aux questions suivantes : Quelles sont les points les plus pertinents à inclure dans votre rapport ? Quel est le public cible ? Pourquoi vous rédigez votre rapport d’activité ? La réponse à ces questions vous permettra de poser les premières briques de votre rapport. Ce premier travail de réflexion, souvent banalisé par les employés, constituent une étape essentielle et importante dans le processus de rédaction.
La deuxième étape du processus consiste à rassembler les catégories d’informations que vous allez inclure dans votre rapport. Vous devez identifier les points d’informations les plus pertinents qui sont en relation avec votre fiche de poste et qui constituent une valeur ajoutée pour l’entreprise. Rappelons-le, votre rapport d’activité professionnel n’est pas une vitrine ou vous allez archiver vos réalisations et vos missions connexes. Bien au contraire, il s’agit d’un document périodique qui doit mettre en avant des rubriques d’information bien spécifiques. Ces rubriques peuvent évoluer en fonction de la nature du poste que vous occupez.
Lorsque vous aurez filtré vos informations, il convient de mettre en place en plan de rédaction et une structure cohérente dans l’optique de faciliter le travail de rédaction. En général, un rapport d’activité professionnel doit comporter trois parties essentielles. La première partie est une introduction succincte et bien élaborée qui permet au lecteur de se repérer facilement dans le document en mettant l’accent rapidement sur les points clé du rapport. La deuxième grande partie de votre rapport est le corps de texte. Cette partie doit être soigneusement élaboré et doit être subdivisée en des sous-rubriques d’information en fonction de la nature de votre contenu. La troisième partie de votre rapport est la conclusion. Elle doit pouvoir reprendre, de façon synthétique, tous les grands blocs d’information de votre rapport. Ce qu’il faut retenir également au niveau de cette partie est l’utilisation d’un langage de rédaction simple et professionnel.
L’avant dernière étape à suivre pour réussir la rédaction de votre rapport d’activité est l’ajustement esthétique du document. En effet, la mise en page du rapport est aussi importante que le contenu et les informations que vous allez y inclure. En soignant la forme de votre document, vous incitez le lecteur à explorer votre contenu. Pour une mise en page réussie, vous pouvez utiliser des logiciels et des outils informatiques tels que Microsoft Word ou InDesign. Des fonctionnalités et options avancées sont proposées par ces solutions informatiques. Vous pouvez également télécharger des Template prédéfinis et des modèles de rapports existants de façon gratuite. Ces modèles sont facilement personnalisables par l’employé. Dans ce sens, il peut apporter des modifications en termes de style typographique, de police, d’habillage et de couleurs. Des guides d’utilisation sont disponibles en ligne pour accompagner les moins initiés dans la découverte les fonctionnalités de style offertes par ces outils.
Une dernière étape importante à suivre avant de boucler votre rapport et de l’envoyer aux parties concernées est la relecture. Cette étape est toute aussi importante que les précédentes. En effet, la relecture permet à l’employé de revoir une dernière fois la structure et la cohérence du plan de son rapport, d’identifier les éventuelles coquilles et fautes linguistiques. Il est également recommandé de faire relire votre rapport par des collègues pour avoir un feedback et des propositions de modification dans le but d’alimenter votre rapport.
Quels sont les caractéristiques d’un rapport d’activité professionnel ?
Le rapport d’activité professionnel au Canada doit inclure des éléments et des informations fondamentales. Ci-après, les catégories d’information à prendre en considération.
Contenu et structure
- Environnement professionnel : Votre rapport doit inclure une présentation globale et exhaustif de votre environnement de travail. Une description consolidée de votre entreprise doit figurer dans l’introduction en précisant les missions, les valeurs et le périmètre d’activité de la structure. Cet exercice permet au lecteur de découvrir votre entreprise et son organisation.
- Département du salarié : Il est important de réserver une rubrique pour la présentation du département de l’employé. Cette présentation permet au lecteur d’avoir une idée sur l’organisation de l’entreprise, sur le département de l’employé et sur la nature des missions conduites par ce dernier.
- Activités et missions : Cette partie de votre rapport est la plus importante. Elle consiste à mettre en avant votre rôle dans l’entreprise et dans le département. Vous devez présenter une description exhaustive et chiffrée de vos résultats et de vos réalisations au cours de l’année. Il est important d’être le plus précis possible pour rapprocher le lecteur de ce que vous faites dans l’entreprise.
- Défis et opportunités : Votre rapport doit inclure les défis rencontrés et les opportunités identifiées au cours de l’année dans le cadre de la réalisation de vos missions en entreprise. Ces éléments vous permettent une meilleure prise de décision et vous donne la possibilité de réorienter certaines habitudes de travail pour l’obtention de meilleurs résultats.
- Actions à venir : En dernier lieu, vous devez préciser les actions et les opérations que vous envisagez d’entreprendre pour faire évoluer vos résultats et pour optimiser votre productivité et celle de votre équipe en entreprise. Vos actions à venir doivent être mesurables et réalisable dans le temps. Vous devez également préciser les ressources que vous allez mobiliser pour atteindre les résultats escomptés.
Caractéristique de forme
- Charte graphique : Par souci d’organisation et d’harmonisation, il est recommandé d’utiliser les couleurs et les caractéristiques des style qui figurent au niveau de la charte graphique de votre entreprise. Vous devez également intégrer le logo de votre entité au niveau de la page de couverture. Les schémas, les tableaux et les illustrations doivent être inspirés de votre charte graphique.
- Taille du rapport : Les entreprises canadiennes ne fixent pas un nombre de page précis pour la rédaction du rapport d’activité professionnel. Cependant, il est recommandé d’écrire un contenu entre 15 et 25 pages en respectant les éléments de contenu précités dans cet article.
Pourquoi rédiger un rapport d’activité professionnel ?
Rédiger un rapport d’activité professionnel permet à l’employé et à l’entreprise de bénéficier d’un certain nombre d’avantage.
En rédigeant un tel document, l’employé peut facilement réaliser une auto-évaluation des performances, des compétences et réalisations effectuées pendant la période couverte par le rapport. Cet exercice est important dans la mesure où il permet d’identifier les axes de retard qui nécessitent une amélioration et une montée en compétence. Pour l’entreprise, le rapport d’activité de l’entreprise constitue un moyen pour évaluer les performances de ses employés de façon ponctuelle et de prendre les décision adéquate en conséquence.
Le rapport d’activité professionnel a pour objectif également de faciliter la communication des résultats annuels entre les différents départements d’une entreprise. C’est un excellent outil pour le partage de l’information en interne et pour assurer la coordination entre les équipes des différentes cellules.
Le rapport d’activité professionnel est considéré comme étant une feuille de route fondamentale qui permet à l’employé et à l’employeur de définir les actions stratégiques à venir et les axes prioritaires qui doivent être traités en urgence par les deux parties.
En conclusion…
Le rapport d’activité professionnel au Canada est un moyen pour l’employé et pour l’employeur de mettre l’accent sur les activités réalisées et sur les actions à venir. Il s’agit d’un moyen qui permet d’assurer une coordination transparente entre les deux parties dans l’optique d’atteindre les résultats escomptés. Dans ce sens, la rédaction de ce document doit respectée les fondamentaux et les recommandations cités dans cet article.
