Comment présenter un rapport d'activité annuel?
Le rapport annuel d’activité est un outil de communication important qui permet de répertorier les actions et les réalisations d’une entreprise au cours d’une période spécifique, qui s’étale le plus souvent sur une année. Il constitue dans ce sens, un point de référence cohérent et crédible qui facilite la prise de décisions stratégiques. La présentation dudit rapport n’est pas un exercice aléatoire de dernière minute mais le fruit d’un travail continu et d’une coordination minutieuse entre plusieurs départements.
La rédaction du rapport d’activité annuel doit comporter des informations vérifiées, validées et crédibles. Le but est de produire un document de référence, exploitable par les différentes parties prenantes concernées par les activités de l’entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer les différentes composantes et caractéristiques qui encadrent la présentation d’un rapport d’activité annuel en mettant en avant les éléments de fond et de forme à prendre en considération. Ensuite, nous mettrons l’accent sur les avantages et l’utilité qui découlent de la rédaction d’un tel document.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un rapport d’activité annuel ?
Pourquoi rédiger un rapport d’activité annuel ?
Comment rédiger un rapport annuel d’activité ?
Quels sont les caractéristiques d’un rapport annuel d’activité ?
Qu’est-ce qu’un rapport d’activité annuel ?
Peu importe la taille de l’entreprise, le nombre de ses employés ou encore son périmètre d’intervention, la rédaction d'un rapport d’activité annuel est une tâche importante est prioritaire qu’il convient de compléter périodiquement en respectant des critères de rédaction et des éléments d’informations bien précis.
Un rapport d’activité annuel, et comme son nom l’indique, est un instrument important de gestion de projet et de communication, élaboré dans l’optique d’évaluer les actions réalisées par un département, un groupe d’entités ou bien une entreprise professionnelle. Synthétique et cohérente, le rapport d’activité annuel est un outil indispensable qui aide les dirigeants d’un organisme professionnel à prendre les bonnes décisions en employant les bons moyens.
La rédaction du rapport d’activité annuel est le plus souvent le fruit d’une collaboration collective entre les différentes entités et sous-entités de l’entreprise. Il s’agit d’un document qui doit prendre en considération les travaux et les réalisations de plusieurs acteurs. Par conséquent, la rédaction unilatérale du document par un groupe restreint d'individus peut prêter à confusion et peut donner lieu à un résultat incomplet.
La présentation du rapport d’activité annuel se fait à la fin de chaque année. Cependant, le processus de rédaction démarre bien avant. L’objectif étant de pouvoir mettre en avant l’ensemble des événements et des activités qui ont marqué l’année. L’exercice est beaucoup plus simple quand la rédaction se fait en parallèle de chaque événement important. Le risque d’oubli est moindre et la pertinence de l’information est assurée.
Pour ce qui est de la langue de rédaction utilisée, il est recommandé de rédiger le rapport d’activité annuel en employant la langue professionnelle de votre entreprise. Dans le cas d’une multinationale ou d’une grande entreprise nationale, le rapport d’activité annuel est rédigé, le plus souvent, en deux versions dont une en anglais. Le but derrière cette démarche est de toucher un public plus large est de booster la notoriété de l’entité au niveau international.
Pourquoi rédiger un rapport d’activité annuel ?
Plusieurs facteurs peuvent expliquer la rédaction d’un rapport d’activité annuel. Les avantages qui découlent de cet exercice sont nombreux et sont bénéfiques pour l’entreprise et pour les collaborateurs qui y travaillent.
Un premier avantage qu’il convient de mettre en avant est relatif à la santé financière de l’entreprise. En effet, le rapport annuel d’activité est l’occasion pour les dirigeants de la structure de marquer un retour sur les performances financières et budgétaires qui ont caractérisées l’exercice annuel de l’entité. Ce travail de valorisation financière requiert la participation effective du département financier de l’entreprise pour une présentation plus exhaustive des données. Les performances financières d’une entité constituent un point central dans son évolution et dans son positionnement vis-à-vis de ses partenaires et de ses concurrents.
Un autre aspect important qui justifie la rédaction d’un rapport d’activité annuel est la présentation des moments forts de l’entreprise pendant l’année. Ceci inclut les événements internes et externes, les réunions et meetings avec les partenaires, les réalisations et résultats financiers, les nominations, les statistiques et les chiffres en relation avec les collaborateurs, les témoignages, etc. L’ensemble de ces rubriques d’information permettent de valoriser le rendement de l’entreprise et renforce sa crédibilité au sein du marché dans lequel elle évolue. La présentation de ces références doit se faire de façon synthétique tout en mettant l’accent sur la valeur ajoutée qu’elles apportent à l’entreprise et aux collaborateurs.
Le rapport d’activité annuel est un moyen d’informer les parties prenantes sur les projections futures de l'entreprise et les actions à venir de chaque département. Il est important de définir les axes stratégiques et prioritaires que l’entreprise souhaite tacler dans le cadre du prochain exercice annuel. Cette dynamique renforce la participation des équipes aux projets de l’entreprise et optimise le workflow en interne en consolidant les liens de coopération et de collaboration entre les différents départements. Ceci permet également aux collaborateurs de proposer des alternatives et des solutions plus efficaces pour aborder les projets et les actions à venir.
Nous évoquerons également le caractère informatif du rapport d’activité annuel. En effet, le document, tel qu’il se doit d’être présenté, permet à l’entreprise une meilleure circulation de l’information auprès des employés. L’ensemble des éléments de communication sont centralisés au sein d’un seul document consolidé qui est ensuite partagé entre les équipes. Ce processus a pour objectif de tenir tout le monde au courant des réalisations et de la vision de l’entreprise afin d’éviter les confusions et les imprécisions inutiles.
Le rapport d’activité annuel est un moyen pour communiquer en toute transparence sur les performances, les réalisations et les lacunes d’une entreprise. En communiquant de la sorte, vous installez un climat de cohésion, de transparence et de confiance entre les membres de vos équipes et vous donnez une image d’entreprise responsable aux regards des observateurs externes. La transparence dans la communication est d’une importance majeure surtout si votre entreprise collabore avec des institutions partenaires.
Un dernier élément important que nous pouvons évoquer et qui justifie la présentation du rapport annuel est le partage des valeurs et de la vision de l’entreprise à travers des actions et des réalisations palpables, mesurables et concrètes. Il s’agit d’un des objectifs les plus importants d’un rapport d’activité annuel et qui permet de traduire de façon pertinente les efforts et le travail fourni par les collaborateurs tout au long de l’année.
Comment rédiger un rapport annuel d’activité ?
Pour rédiger un rapport annuel d’activité dans les règles de l’art et dans l’optique de produire un document irréprochable comportant un contenu cohérent et structuré, nous vous invitons à suivre de façon précise les étapes suivantes. Ces étapes sont exhaustives et vous donneront une meilleure visibilité sur les besoins et les démarches de rédaction à prendre en considération.
La première étape à suivre pour présenter votre rapport annuel d’activité est la définition de l’objectif global du document. Ceci se fait en répondant notamment aux questions suivantes : Quel est le public cible ? A qui s’adresse mon rapport annuel d’activité ? Quel est le message que mon entreprise veut transmettre à travers ce rapport ? Dans quel contexte ce rapport sera rédigé ? La réponse à ces questions vous donnera plus de visibilité sur la structure que vous allez adopter pour rédiger votre document et vous permettra de définir les grandes rubriques de votre rapport ainsi que les éléments de langage que vous devez inclure.
La deuxième étape, qui est d’ailleurs déterminante et décisive, est la définition de la structure/du plan de votre rapport. La structure traditionnelle d’un rapport comprend en général une introduction, un corps de texte qui développe les idées et les actions et une conclusion qui synthétise les points les plus pertinents du rapport. La deuxième partie du rapport annuel d’activité est la partie la plus élaborée. Elle comprend notamment un descriptif des actions et des rubriques d’information intégrées en procédant à une analyse fine de chaque élément et des propositions d’actions pour améliorer l’existant.
La troisième étape consiste à traiter l’information que vous avez pour en faire sortir les éléments les plus pertinents à inclure dans le rapport. Normalement, chaque entreprise doit garder une traçabilité écrite de chaque action ou événement initiés pendant l’année. Ceci facilite le travail de sélection et de filtrage avant la rédaction du rapport. Vous pouvez impliquer vos équipes dans la rédaction du rapport en affectant à chaque responsable de département la partie du rapport qui concerne son périmètre d’intervention. La répartition des tâches permet d’accélérer le rythme de rédaction et d’obtenir un contenu cohérent.
Pour rédiger un rapport en bonne et due forme, vous devez maîtriser les fondamentaux de la rédaction. Ceci implique un suivi rigoureux des fragments de textes envoyés par chaque département, des productions graphiques pour la visualisation des données, des illustrations et des images ainsi que des différentes pièces jointes qui viendront alimenter l’annexe de votre livrable. Le rapport d’activité annuel de l’entreprise doit pouvoir diffuser un contenu homogène et cohérent.
Un dernier point qu’il convient de citer est le processus de relecture. Avant de publier son rapport d’activité annuel, l’entreprise doit désigner un comité de lecture composé principalement de responsables et de dirigeants internes pour revisiter le contenu du rapport. Un travail de nettoyage linguistique doit être fait de façon rigoureuse pour détecter d’éventuelles coquilles et d’autres incompatibilités de forme et de fond. La relecture est un exercice fondamental qui doit être conduit avec précision.
Quels sont les caractéristiques d’un rapport annuel d’activité ?
Pour réussir votre rapport annuel d’activité, vous devez impérativement y inclure des éléments de langage et des rubriques d’information obligatoires. Ceci donne une crédibilité à votre rendu final et permet de mieux présenter votre contenu en proposant aux lecteurs une suite d’informations pertinentes.
Le premier point que vous devez prendre en compte est la mise en page de votre document. Avant de commencer la rédaction, il est important de définir le format du rendu. Dans ce sens, plusieurs modèles de rapports annuels d’activité sont disponibles gratuitement sur internet que vous pouvez télécharger et personnaliser en fonction de vos besoins. Les Template disponibles vous évitent les conceptions ex-nihilo et vous laisse plus de temps pour réfléchir sur le contenu.
N’hésitez pas également à vérifier avec votre imprimeur la qualité du papier qui sera utilisé pour l’impression de votre rapport. Il est à noter que le rapport d’activité est un document destiné à une population mixte qui comprend également des acteurs externes. Il est donc important de focaliser votre attention sur les aspects de mise en page et de forme. Ceci comprend également l’ordonnancement des pages, la taille de la police, le style typographique, les couleurs utilisées, les illustrations et les graphiques.
La page de couverture de votre rapport doit inclure les éléments suivants : le logo de votre entreprise, le titre de votre rapport et l’édition du document (ex : Rapport d’activité annuel 2022 ed.01), le slogan de votre entreprise et une photo de couverture pour habillage.
Le rapport doit également contenir un sommaire avec les grands axes qui seront traités dans votre document. Les titres et les sous-titres doivent être apparents et marqués par une couleur différente pour faciliter la lecture. Votre rapport doit inclure une liste des annexes utilisées en précisant la forme et le contenu de chaque pièce.
Dans certains rapports d’activité annuel, nous retrouvons les personnes ayant pris part à la rédaction du document. Ceci est réalisé en guise de reconnaissance aux contributeurs et permet également de renforcer la dynamique de transparence.
Le rapport d’activité annuel est un document qui permet de reconstituer les réalisations et les actions initiées par une entreprise. C’est un moyen de communiquer avec les parties prenantes internes et externes sur les projets de l’entreprise et sur les dynamiques de croissance envisageables. La rédaction de ce document ne peut se faire qu’en respectant certaines bonnes pratiques de fond et de forme et ce, dans l’optique de produire un livrable optimal et bien structuré.