EPFL - SWISS FEDERAL INSTITUTE OF TECHNOLOGY, LAUSANNE
Ian Smith
IMAC DGC
Séminaires IMAC 2001
• Introduction
• Buts d’un rapport
• Types de rapport
• Structure
• Etapes de la rédaction
• Documents
• Conclusions
La nécessité et le besoin de rédiger un rapport existent dans tous les domaines. (Industrie, bureau d’études, recherche)
Un rapport aide à s’exprimer plus clairement sur le sujet
L ’avenir d’une carrière pourrait en dépendre
Tâche difficile à ne pas négliger
Cette communication doit être
• compréhensible
• non ambiguë
• adaptée aux besoins des destinataires
Un rapport est aussi un outil de recherche et de développement.
• direction de projets
• supervision de thèses
• suivi des mandats
• article de revue scientifique
• thèse
• acte de conférence
• rapport d ’essais
• demande de subside
• rapport de subside
• étude scientifique
•
Résumé
L ’essentiel du contenu :
• Motivations - générale et spécifique
• Objectifs - Trois à cinq buts précis
• Résultats majeurs
• Conclusions
Un résumé ne doit pas uniquement servir à inciter à la lecture du rapport. Contrairement aux résumés de films, il faut dévoiler la fin. Les résultats et les conclusions sont obligatoires. Pas d'abréviations et de notations dans le résumés.
Motivations générales - une phrase à un paragraphe
Motivations spécifiques - considérer les destinataires
Littérature - avancées et lacunes - un à trois paragraphes
Etendue du rapport - combler les lacunes
Contenu du rapport : par exemple un résumé des chapitres
A quoi serviront ces informations ? Une phrase à un paragraphe
Ces parties sont propre au rapport spécifique. Le contenu est déterminé par les conclusions. Eviter les explications qui n’ont pas une correspondance directe avec les motivations et les conclusions.
Tous les aspects importants devraient être mis en évidence par un tableau ou une figure. La plupart des personnes ne vont pas effectivement avoir le temps de lire chaque mot.
Les conclusions ne devraient pas contenir un résumé du rapport. Trois à six points, éventuellement dans une liste, suffisent pour la plupart des situations.
Une partie essentielle du rapport qui sert à placer les informations dans un contexte transparent. Qui a subventionné le travail ? Quelle sociétés externes ont aidé ? Quelles personnes externes ont contribué aux idées ? Quelles personnes internes ont participé sans qu’elles ne figurent parmi les auteurs ?
Notations
Essentielles s’il y a beaucoup de formules
Suffisamment pour montrer une connaissance du domaine et pour reconnaître les origines des idées et des données. Les auto-références doivent être limitées au strict minimum. (ISS : système Barbie)
Nécessaires s’il y a de l’information importante qui ne contribue pas directement aux conclusions
• Introduction
• Buts d’un rapport
• Types de rapport
• Structure
• Etapes de la rédaction
• Documents
• Conclusions
= 1 semaine
• Titre et table des matières
• Projets des figures et tableaux
• Conclusions
• Introduction et table des matières étendue
• Revue générale et accord des auteurs
• Figures et tableaux - premières versions
• Texte - théorie, essais, résultats, discussion
• Figures et tableaux - versions finales + révision du texte
• Références, annexes, remerciements
• Un à trois cycles de commentaires et modifications
• Résumé + contrôle final
Choisir un titre court qui a un sens pour les destinataires
Préparer une page A4 avec les parties principales
Pour chaque partie, noter en style télégraphique le contenu
Sur une colonne à droite, noter les figures qui sont prévues. Noter où elles seront référencées dans le texte.
Faire une esquisse des conclusions sur la même page
Titre : Court et bon … et adapté au public
1 Introduction Fig 1
baa, baa, blah, blah, ghto, gggf, xq, popy, zzz, www, uuu
2 Théorie xxx, yyy, zzz, www, jjj Fig 2
3 Essais
3.1 … xxx, yyy, zzz, www, jjj Fig 1-3 Fig 3
3.2 … xxx, yyy, zzz, www, jjj Fig 4
4 Résultats Fig 4
4.1 … xxx, yyy, zzz, www, jjj Fig 5,6
4.2 … xxx, yyy, zzz, www, jjj Fig 7,8
Fig 5
5 Discussion
xrtz ppxx, ooyyy
6 Conclusions 1 Fig 6
2
3 Fig 7
4
5
Annexes si nécessaire, sinon oublier Fig 8
Au début, les esquisses au crayon suffisent
Toute idée et tout résultat important devraient avoir une figure qui transmet le message
Pour quelqu’un du domaine, il devrait être possible de cerner la contribution du rapport à travers les figures et les tableaux
Clair pour vous n ’est pas forcement clair pour les autres; rester simple - une ou deux idées par figure.
S ’il y a un sens de lecture (par exemple un organigramme), orienter celui-ci de haut en bas ou de gauche à droite
Identifier les conclusions qui sont justifiées avec les résultats à disposition
Le texte est plus facile à formuler si l ’on sait où le
Eviter de faire des hypothèses, des souhaits, des critiques, des prévisions et des excuses
Une dernière conclusion sur les perpectives de la recherche est acceptable
Faire un planning pour le reste de la rédaction
Avant d’entamer cette étape s’assurer que vous avez identifié des objectifs qui sont cohérents avec les conclusions
Identifier les articles qui seront référencés; avances historiques, générales et spécifiques; lacunes générales et spécifiques; travaux directement en relation, données reprises …
Ajouter plus de détails, sans écrire des phrases, sur la table des matières - une page par section
Chaque auteur doit être d’accord avec les objectifs, l’organisation du rapport, les résultats, les tableaux, les figures et les conclusions
Vérifier que les informations correspondent au public concerné. Quels objectifs sont les plus importants pour eux ?
Faire des tests de cohérence entre les objectifs, les résultats et les conclusions. L’ordre, est-il juste ?
Contrôler la longueur prévue. Quelles informations ne sont pas absolument nécessaires pour établir les conclusions? Quelles informations manquent ?
Pour chaque figure, identifier l’idée clé et éventuellement une idée secondaire
Préparer une première version de chaque figure sur papier ou avec l ’aide d ’un outil informatique. Demander au conseiller technique pour le meilleur format, les exemples des figures provenant d ’autres rapports et le style approprié.
Faire une itération de correction avec le conseiller technique.
Contrôler que les messages transmis correspondent aux objectifs du rapport
Ecrire « autour » des figures. Ce qui est évident pour vous dans les figures doit être expliqué clairement dans le texte. Cette répétition est obligatoire.
Viser les conclusions
Eviter le mode conditionnel
Mélanger la forme passive avec la forme active
Eviter les adverbes redondants et provocateurs
Contrôler que le sujet, le verbe et l’objet sont appropriés
La rédaction du texte pourrait avoir une influence sur le contenu des figures et tableaux
S’assurer que le format corresponde aux exigences et que le style est cohérent
Encore une fois, contrôler la cohérence entre les objectifs, les résultats et les conclusions
Relire le texte « à froid » par exemple, le matin
Contrôler la numérotation des figures, tableaux et références. Les données provenant des autres chercheurs doivent être référencées directement dans les figures.
Il y a un format strict pour les références. Ceci est parfois exigé par le journal ou les organisateurs des congrès. Exemple d ’un ordre standard : auteurs, titre, journal, volume, numéro, année, pages.
Contrôler que chaque référence dans le texte est mentionnée dans la liste des références et que chaque entrée dans la liste est référée au moins une fois dans le texte.
Réévaluer le besoin d’inclure des annexes avant de les faire. Les annexes doivent être référée au moins une fois dans le texte.
Déterminer le contenu des remerciements avec les coauteurs. Pour les sociétés, contrôler le nom exact.
Faire circuler la première version complète aux coauteurs. Ne pas laisser des parties secondaires pour plus tard. Seul le résumé peut attendre.
Contrôler que chaque figure et tableau est décrit au moins une fois dans le texte.
Se préparer à des modifications importantes. Les idées évoluent, de nouvelles informations deviennent disponibles et les caractéristiques du public cible peuvent changer.
Cette étape prendra au moins deux semaines. Prévoir celle-ci dans le planning.
Le résumé est écrit pour soulever les point importants dans le rapport - prévoir plusieurs versions.
Montrer le résumé à quelqu’un qui ne connaît pas le rapport et demander qu’il vous décrive le contenu du rapport.
Souvent un thème qui regroupe les idées d’une manière efficace est identifié à ce stade. Ce changement demande une révision du texte pour assurer que ce thème soit soulevé dans un ou plusieurs endroits.
Le contrôle final est fait par chaque auteur.
• Introduction
• Buts d’un rapport
• Types de rapport
• Structure
• Etapes de la rédaction
• Documents
• Conclusions
Il y a peu de documents qui sont disponibles sur ce sujet.
Nous allons en créer pour l ’ISS
Beaucoup de renseignements existent déjà dans un rapport interne de l ’ICOM
Hirt, M.A., Crisinal, M. et Leonardi, C. “Instructions concernant la rédaction des rapports”, 2e édition, Rapport interne ICOM RI 01, 1999, 16 p.
La rédaction d’un rapport est une tâche difficile.
Malgré le fait qu’il y a plusieurs types de rapport, ils peuvent tous être construits de la même manière.
La rédaction d’un rapport de qualité prend du temps. Un bon planning est essentiel.
Une procédure par étapes, avec des cycles de révisions intermédiaires, sert à minimiser les gros remaniements à la fin.
