Comment rédiger un rapport annuel d'activité d’association?
Le rapport annuel d'activité d'une association est un élément clé de la tenue des comptes et des rapports financiers d'une organisation. Il sert à montrer combien d'argent a été dépensé pour divers aspects de l'association, notamment les cotisations des membres, la publicité, les conférences et autres activités dont bénéficient les membres.
Le rapport doit comprendre une ventilation de toutes les dépenses par catégorie, y compris les coûts associés à des événements tels que des conférences ou des conventions. Il doit également inclure des informations détaillées sur l'endroit où ces fonds ont été dépensés et à quoi ils ont servi.
Si vous avez une association et que vous voulez faire un rapport annuel d'activité et que vous ne savez pas comment commencer, cet article vous donnera tous les détails qui vous aideront à rédiger avec succès ce document important.
Table des matières
Qu'est-ce qu'un rapport annuel d'activité d’association ?
Quelle est l'importance d'un rapport d'activité d’association ?
Quelles sont les caractéristiques d’un rapport annuel d’activité d’association ?
Qui rédige le rapport d'activité d'une association ?
Comment rédiger un rapport annuel d'une association ?
Qu'est-ce qu'un rapport annuel d'activité d’association ?
Le rapport annuel d'activité d'une association est un résumé qui décrit les activités d'une association au cours de l'année précédente, notamment les réunions et les événements, les publications, l'augmentation et la diminution du nombre de membres, etc. L'objectif de ces rapports est de montrer combien de temps, d'argent et d'efforts ont été consacrés à la mission d'une organisation.
Un rapport bien rédigé peut également aider les membres à comprendre comment une association dépense ses ressources et où elle a réussi à atteindre ses objectifs. Le rapport peut également être utilisé comme un outil de marketing pour attirer de nouveaux membres ou investisseurs.
Les rapports annuels d'activité des associations sont un moyen pour les associations de fournir des informations sur leurs activités et leurs réalisations. Ces rapports d’activité aident les membres à comprendre le travail de l'association, et comment il est lié à leur propre travail en tant que membres. Ces rapports peuvent être utilisés tant en interne qu'en externe pour promouvoir la mission et les objectifs de l'association et influencer l'orientation de ses actions futures.
Le format du rapport d'activité annuel d'une association varie en fonction du type d'organisation, mais la plupart des associations utilisent un modèle standard qui comprend les éléments suivants :
- Une introduction qui donne un aperçu de l'objectif de l'association pour cette année, y compris son histoire et sa déclaration de mission.
- Une liste des projets réalisés ou prévus pour cette année, avec une description de l'objectif de chaque projet.
- Une liste des principales réalisations des années précédentes (telles que les nouvelles adhésions ou les subventions) à la fin de chaque section.
Le rapport annuel d'activité d'une association peut comprendre les éléments suivants
- Le nombre de membres,
- Nombre d'événements auxquels les membres ont assisté (réunions, conférences, etc.),
- Montant dépensé en frais d'adhésion pour l'année,
- Montant total dépensé en publicité pour l'adhésion au cours de l'année (annonces dans les journaux, dépliants, affiches, etc.).
Quelle est l'importance d'un rapport d'activité d’association ?
Un rapport annuel d'activité d’une association est un document souvent préparé par une association pour informer ses membres ainsi que les différentes parties prenantes des événements et activités qui ont eu lieu au cours de l'année. Ce rapport d’activité peut également être utilisé pour générer des fonds pour des activités futures. Le rapport d'activité doit comprendre toutes les informations nécessaires pour qu'une association puisse mener ses activités de manière efficace.
Le but d'un rapport d'activité annuel d’une association est de s'assurer que l'organisation reste responsable de ses actions, ainsi que de fournir un point de référence pratique pour la direction et les membres du personnel. Voici quelques raisons pour lesquelles un rapport d'activité annuel est important :
- Il aide à élaborer des plans et des stratégies pour les activités futures.
- Il aide à évaluer l'efficacité des activités passées.
- Il aide à comprendre combien de temps les employés ou les bénévoles ont consacré à divers projets ou programmes.
- Il permet de suivre les dépenses engagées par les différents services d'une organisation.
Quelles sont les caractéristiques d’un rapport annuel d’activité d’association?
Le rapport annuel d'activité est une norme que la plupart des associations suivent pour montrer le travail qu'elles ont accompli au cours de l'année écoulée. Il peut être utilisé pour résumer les progrès ou les réalisations d'une association.
Chaque année, le conseil d'administration d'une association se réunit pour créer un résumé du progrès ou les réalisations d'une association. Et pour présenter le travail de l'année écoulée et les valeurs de l'association. Pour que le rapport d'activité annuel de votre association soit complet, incluez des informations telles que les valeurs de votre association, sa relation avec l'environnement, son calendrier ou l'historique de ses activités et une liste des différents membres et adhérents. Veillez également à inclure des remerciements pour remercier toute personne ayant contribué au succès de votre association.
Le rapport annuel d’activité de chaque association doit présenter un certain nombre de caractéristiques, notamment :
- Il doit s'agir d'un rapport écrit qui présente les activités et les réalisations d'une organisation au cours de l'année précédente. Le rapport doit inclure des informations sur les activités, le personnel, les finances, les installations et les ressources de l'organisation.
- Le rapport doit comprendre une analyse des activités passées et de leurs réalisations. Par exemple, il peut inclure une discussion sur la quantité d'argent collecté pour une œuvre de charité ou sur le nombre de membres qui ont rejoint l'organisation au cours de l'année précédente.
- Il doit contenir une description de tout événement spécial organisé pendant cette période, y compris les dates, les lieux et le nombre de participants (le cas échéant).
- Le rapport doit montrer les activités et les réalisations de l'association pour une période donnée.
- Il doit être clair et concis, basé sur des faits, des chiffres et des nombres.
- Le rapport doit indiquer clairement ce qui a été fait et comment cela a été fait. Il doit également mentionner les éventuels problèmes rencontrés ainsi que leurs solutions.
- Le rapport doit être rédigé sur un ton professionnel, avec une grammaire, une orthographe et une ponctuation correctes, etc. Tous ces aspects constituent la qualité globale du rapport d'activité annuel d'une association.
En termes de contenu, le rapport d'activité annuel doit contenir des informations sur les points suivants :
- Combien d'argent a été dépensé pour chaque programme ou projet ?
- Combien de personnes ont été aidées par chaque programme ou projet ?
- Quels ont été les résultats de chaque programme ou projet ?
- Qu'est-ce qui a été accompli cette année et qui n'a pas été fait l'année dernière ?
Qui rédige le rapport d'activité d'une association ?
Le rapport d'activité annuel d'une association est censé être rédigé par le président de l'association qui est chargé des activités de l'association.
Le président doit également s'assurer que le rapport est bien écrit et facile à lire. Il doit être court, agréable et simple afin de ne pas effrayer les investisseurs potentiels qui pourraient avoir des doutes quant à l'opportunité d'investir ou d’octroyer des dons à l’association.
Le président est responsable de la fonction exécutive globale de l'association. Il/elle rédige le rapport annuel, communique avec les membres et s'assure que toutes les tâches nécessaires sont accomplies à temps.
Le vice-président agit en tant que coordinateur entre les différents départements de l'association. Il assure également la coordination avec d'autres associations et aide à la réalisation de divers projets menés par d'autres départements de l'association.
Le trésorier s'assure que toutes les questions financières sont traitées correctement et efficacement. Il/elle gère tous les dossiers financiers de l'année et s'assure qu'il n'y a pas de dépenses imprévues dans le cadre du budget fixé par le conseil d'administration.
Il doit contenir une brève description des activités qui ont eu lieu pendant l'année et de la manière dont elles ont été organisées et exécutées. Le rapport comprend également des informations financières telles que les revenus, les dépenses, les actifs, etc., afin de s'assurer que l'association gère correctement ses ressources.
Le rapport annuel d'activité d’une association est généralement envoyé à tous les membres de l'association. Le président doit s'assurer que le rapport est clair, concis et précis.
Comment rédiger un rapport annuel d'une association ?
Si vous êtes membre d'une association, vous pouvez avoir besoin de rendre compte de vos activités pour l'année écoulée. C'est ce qu'on appelle un rapport annuel d'activité. Il doit être suffisamment factuel et détaillé pour permettre aux autres membres de savoir ce que vous avez fait au cours de l'année précédente.
Le rapport d'activité annuel d'une association doit être rédigé sur un ton objectif et inclure un résumé des activités, une liste des membres et toute autre information nécessaire à la préparation d'un rapport précis.
La première section de votre rapport doit contenir un bref résumé de ce qui s'est passé pendant l'année. Incluez tous les événements (nouvelles adhésions, conférences organisées, etc.).
La deuxième section doit énumérer tous les membres actifs de votre organisation. Indiquez leurs noms et adresses ainsi que leur lien avec vous (par exemple, conjoint, parent). Si vous avez plus d'un niveau d'adhésion (par exemple, membre associé et membre à part entière), indiquez les deux niveaux sur cette page.
Si des activités spéciales ont eu lieu au cours de l'année (conférences organisées), indiquez-les ici, ainsi que les nouvelles adhésions ou les renouvellements qui ont eu lieu pendant cette période. Il n'est pas nécessaire d'inclure toutes les activités, mais seulement celles qui ont eu un impact direct sur la capacité de votre organisation à atteindre ses objectifs.
Le rapport annuel d'activité d'une association est un document comprend les sections suivantes :
- Résumé exécutif : contient une brève description de l'association, de ses objectifs, de son but, de sa mission et de sa vision. Il comprend également un bref historique de l'association et de ses principales réalisations.
- Programmes et services offerts : décrit les programmes proposés par l'association. Elle fournit également des détails sur la manière dont ils sont mis en œuvre. Cette section comprend également des détails sur la façon dont ces programmes peuvent bénéficier aux membres ou aux parties prenantes.
- États financiers : elle donne un aperçu des états financiers pour l'année qui s'est terminée avant la rédaction de ce rapport. Elle décrit également tout changement important par rapport aux années précédentes en termes de recettes ou de dépenses. Outre les états financiers, cette section doit contenir d'autres données pertinentes telles que les dépenses encourues pendant l'année (comme le paiement des loyers) ainsi que le total des revenus générés par les cotisations des membres, les dons, les parrainages, etc. Cette section doit également fournir des informations sur les sommes dépensées pour le fonctionnement de divers projets (par exemple, les cotisations des membres).
- Informations sur les membres : cette section fournit des informations sur les membres, notamment leur nom, leur adresse, etc. Elle doit fournir des détails sur les programmes spéciaux tels que les bourses d'études.
Étant donné que le rapport d'activité annuel de l'association est un rapport annuel qui est adressé aux membres de l'association. Il doit alors informer ces membres des activités de l'association, de les tenir au courant du travail effectué en leur nom et de leur faire savoir ce qu'ils peuvent attendre de l'association pour l'année à venir.
Le rapport d'activité annuel de l'association doit être formaté selon vos besoins, mais il doit aussi être cohérent avec ceux des rapports d'autres associations.
Vous pouvez apporter des modifications si nécessaire après avoir approuvé une version préliminaire de ce rapport en soumettant les changements par écrit.
Il existe plusieurs outils qui peuvent vous aider à rédiger ce document :
Il est possible d'utiliser Word pour produire votre rapport. Vous pouvez également l'imprimer si vous souhaitez l'envoyer par courrier.
Vous pouvez également utiliser Microsoft Publisher pour créer vos rapports. Vous pouvez enregistrer ces fichiers au format PDF, qui est facile à utiliser sur n'importe quel ordinateur (y compris les téléphones portables).
Utilisez Adobe InDesign ou Adobe Acrobat Pro Suite. Ces programmes vous permettent de créer des rapports étonnants qui impressionneront tous ceux qui les verront !
Globalement, un bon rapport d'activité doit fournir un aperçu de haut niveau des activités de l'association au cours de l'année écoulée. Il doit inclure des informations sur les membres de l'association, notamment leurs coordonnées et leur soutien financier. Le rapport doit également inclure des détails sur les activités des comités, programmes et événements spécifiques gérés par l'association.
Le rapport d'activité doit être présenté dans un format facile à lire qui permet aux lecteurs de comprendre facilement ce qui se passe dans votre organisation. Vous pouvez utiliser des puces ou de courts paragraphes pour rendre votre rapport plus facile à lire, ou vous pouvez choisir d'inclure des informations plus détaillées dans un document séparé.
Assurez-vous que vous vous concentrez à la fois sur le fond et la forme du rapport afin qu'il puisse donner une image claire sur tout le travail qui a été effectué pendant l'année écoulée ainsi que les défis auxquels vous avez été confrontés et les perspectives et solutions qui pourraient être apportées pour les années à venir afin que votre association puisse atteindre ses objectifs et accomplir la mission pour laquelle elle a été fondée.