Modèle de rapport d’activité sur Excel

Rapport d’activité : Importance, composants et règles de rédaction

Les entreprises et les institutions se basent souvent sur , en enregistrant les indicateurs et les auxquelles elles correspondent. Ces documents facilitent les prises de décisions qui seront basées sur du , et permettent une orientation guidée par les et par les fixés. Ces écrits professionnels doivent être bien structurés, et de manière précise.

Nous consacrons cet article au rapport d’activité. Nous mettrons en exergue ses principaux composants et ses différentes utilités. Il est à savoir qu’il va falloir suivre des règles bien précises. C’est la raison pour laquelle nous vous présentons les consignes de rédaction, de la préparation de la couverture jusqu’à la révision finale du document.

Quels sont les atouts d’un rapport d’activité ?

Le rapport d'activité figure parmi les documents importants consubstantiels à la qualité de la prise de décision. La raison est qu'il met le point, en précision, sur le niveau de la réalisation des objectifs. Il s’agit souvent d’étudier un compte-rendu des tâches accomplies au cours d’une période donnée. Les rapports d’activités sont souvent établis une fois par an, mais d’autres types existent pour couvrir les actions prises durant des périodes plus restreintes comme les semestres et les mois.

Autant pour les entreprises que pour les associations, le rapport d’activités est important pour les trésoriers, il est construit à partir de plusieurs documents comptables. C’est un document donnant une vision claire sur l’ensemble des actions prises par l'institution, en présentant la différence entre les objectifs qui ont été fixés et les résultats atteints et réalisés. C’est un document de référence qui permet plus simplement une préparation de l’année à venir en établissant un rapport financier entre deux exercices comptables.

Ce document est originellement établi d’une manière à être un rapport collectif ou individuel. Dans le premier cas, le rapport d’activité présente tous les résultats d’une activité de manière complète ou partielle, et peut aussi être un outil de communication entre toute personne impliquée dans la réalisation des objectifs fixés. Le rapport d’activité individuel est établi pour des entretiens professionnels. Il permet de démontrer que toutes les missions ont été achevées, et peut proposer des solutions dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints.

Réalisé par des agences spécialisées dans quelques cas, et sans quoi le plan d’activités annuel ne pourra pas être établi, le rapport d'activités sert comme une présentation de l’institution qui le réalise. Un document de promotion établi en parallèle avec la politique et la philosophie de l’entreprise ou de l’association. L’objectif principal de ce document de référence est de présenter les résultats de l’institution qui le réalise, comme on l’a souligné, en plus d’autres objectifs valorisateurs comme le fait de :

• Devoir donner une vue claire sur l’ensemble des activités;
• La possibilité de mettre les points forts d’une activité en évidence;

• Pouvoir donner des explications aux points faibles de l’activité.

Les règles de rédaction du rapport d’activité

Il est obligatoire que l’aspect du rapport soit . La et la doivent être bien choisies, et les formules mathématiques doivent être au milieu du texte. C’est pourquoi la mise en forme du rapport d’activité est . doit également être respecté en choisissant ( ou ) pour que le document soit pour la hiérarchie, les actionnaires, et toute personne à laquelle il est destiné.

Le rapport d’activité doit être composé et rédigé d’une façon à avoir une structure et un langage compréhensibles. Il doit aussi être convaincant. En introduction, la formulation doit être claire et persuasive pour garantir le succès du rapport, surtout que la l’introduction est ce qui donne la première impression aux lecteurs. En contrepartie, la conclusion représente la dernière chance pour pouvoir les convaincre.

Il va falloir se poser des questions importantes sur les raisons qui poussent à établir le rapport d’activité. Pour répondre à ces questions, il faut créer un contexte à partir d’un thème ou d’une situation connue, en définissant les problématiques faisant sujet du rapport, et en présentant le plan qui va permettre aux lecteurs de choisir les parties les plus intéressantes à lire. Vers la fin du document, il sera utile de rappeler les éléments importants, de résumer le rapport, et si possible d’élargir le sujet en proposant un passage à l'acte pour de meilleurs résultats à l’avenir.

Quels sont les composants d’un rapport d’activité ?

Le rapport d’activité réunit des indicateurs de différents autres documents, et ces indicateurs doivent être détaillés pour faciliter la lecture du rapport. Il faudra expliquer les termes techniques sans oublier les abréviations et les acronymes, et citer les ouvrages sources pour ne pas s’emparer des résultats d’une autre personne. Un rapport d’activités complet se compose préférablement d’une préface ou un avant propos qui doivent être signés par un responsable, et se compose essentiellement des six éléments suivants :

1. La couverture du rapport : En tant qu'élément essentiel, la couverture est une accroche qui réunit les informations sur le rapport, comme le titre, les auteurs et la date du rapport.
2. Le résumé primaire : En seconde partie, le résumé permet de décrire rapidement le contenu du rapport d’activités, dans le but de faciliter la lecture des parties suivantes et de pouvoir visualiser les informations d’une manière rapide.
3. Le sommaire du rapport : Un élément dont l’utilité est de pouvoir préciser les pages où sont rédigées les différentes parties du rapport, le sommaire est d’une grande utilité surtout pour les rapports techniques.
4. L’introduction au rapport : Juste après le sommaire, l’introduction situe le contexte et donne aussi une logique au rapport d’activités, bien qu’elle soit différente selon le type des rapport individuels ou collectifs.
5. Le corps du rapport : Cette partie est l’élément majeur du rapport, c’est là où doit se présenter un développement structuré du sommaire et de l’introduction, ainsi que la proposition des améliorations possibles pour les activités futures.
6. La conclusion finale : Finalement, il s’agit de faire un bilan du rapport, et c’est la dernière impression à laisser aux lecteurs auxquels le rapport d’activités est destiné, elle doit être claire pour faciliter les prises de décision.

Le but et les avantages d’un bon résumé

Bien que le résumé du rapport d’activité soit parmi les premières parties du document, il s’agit de l’une des dernières étapes de la rédaction d’un rapport. Il s’agit d’une étape majeure parce que les décideurs prennent le résumé comme appui avant les prises de décision. Ces acteurs doivent arriver à l’essentiel rapidement et la lecture du résumé permet de gagner du temps.

Un bon résumé contient principalement ce qu’il va falloir retenir, il doit répondre à quelques questions avec clarté et précision, sans devoir avoir le même ordre que le corps du rapport d’activité. Le résumé répond aux questions relatives aux problématiques traitées, et donne des réponses pour montrer ce de quoi exactement il s’agit, ainsi que pour savoir comment et pourquoi devoir trouver des solutions à ces problématiques, en plus des moyens qui sont possibles à utiliser dans ce sens.

La révision du document pour un maximum de clarté

En plus de pouvoir donner la possibilité de corriger les erreurs et de , la relecture des brouillons est essentielle. Elle est importante pour pouvoir en rédigeant le rapport d’activités, comme les et celles qui peuvent dans le document. La révision est aussi utile pour mettre le point sur la et les et des parties qui composent le rapport d’activités.

Il est possible, et même conseillé, que le rapport soit révisé par une autre personne que celle qui l’a rédigé. Et cette révision doit passer par des étapes, trois étapes grâce auxquelles un maximum de succès est garanti pour le rapport d’activités.

La première est linguistique, où il va falloir mettre le point sur la clarté des messages et des informations, et sur la répétition de celles-ci. Une deuxième étape est structurelle, et où il faudrait vérifier les phrases lourdes et la compréhensibilité des messages aux niveau des enchaînements de ceux-ci. Et vers la fin, une étape de relecture finale va être nécessaire pour corriger toutes les erreurs éventuelles.

Utile et obligatoire dans quelques situations, comme pour informer les actionnaires sur l’activité ou pour servir comme rapport de stage, le rapport d’activité est un document qui doit être accessible à toute personne à laquelle il va être adressé.

La qualité des rapports d’activités dépend de la clarté des informations qu’il comprennent, et la quantité des pages qu’il contient est d’une importance minime par rapport à la qualité de leur contenu.