Le poste de secrétaire au sein d’une entreprise est important. Une secrétaire dispose d’un rôle clé et déterminant qui nécessite des compétences et des qualités particulières. Elle est chargée, entre autres, de veiller au bon fonctionnement des procédures administratives au sein de l’entreprise et d’assister les dirigeants dans la préparation et la mise en œuvre de leurs missions et tâches quotidiennes.
Les missions d’une secrétaire sont diversifiées et plurielles. Au-delà des responsabilités classiques qui lui sont attribuées, la secrétaire doit compléter d’autres tâches connexes telles que la rédaction d’un rapport d’activité périodique qui retrace de façon exhaustive ses réalisations, ses défis, et les actions à venir. La rédaction de ce rapport doit se faire en respectant des standards de fond et de formes spécifiques et en incluant des mentions obligatoires.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps explorer ensemble le métier de secrétaire en mettant l’accent sur les missions et les compétences d’un tel métier. Ensuite, nous mettrons en lumières les caractéristiques, les avantages et les modalités de rédaction d’un rapport d’activité.
Quels sont les rôles d’une secrétaire ?
Organisation des événements/réunions
Rédaction du rapport d’activité
Quelles sont les compétences d’une secrétaire ?
Comment rédiger un rapport d’activité d’une secrétaire ?
Pourquoi rédiger un rapport d’activité d’une secrétaire ?
La fiche de poste d’une secrétaire est bien garnie. Entre les tâches administratives récurrentes, l’organisation des réunions, la réception et le traitement du courrier, l’élaboration et le suivi de l’agenda du dirigeant d’entreprise et bien d’autres missions connexes, la secrétaire joue un rôle fondamental au sein de toute structure professionnelle. Cependant, en fonction de chaque organisme, les rôles tâches susmentionnés peuvent légèrement variées. Dans ce qui suit, nous vous présentons les missions principales du métier de secrétaire.
Dans une entreprise, la secrétaire constitue l’interface principale de la structure vis-à-vis des visiteurs externes. Dans ce sens, elle se doit de les accueillir de façon chaleureuse et professionnelle en prenant note de leurs besoins et de leurs demandes. L’accueil des visiteurs est une mission qui est souvent banalisée par les observateurs mais qui occupe une place importante dans la fiche de poste d’une secrétaire. L’accueil doit se faire en adoptant un discours serein et cohérent pour mettre le visiteur à l’aise. Cette mission nécessite une parfaite maîtrise de l’environnement interne et externe de l’entreprise afin de répondre rapidement et efficacement aux visiteurs en cas d’interrogations.
Peu importe la taille de l’entreprise, dès qu’une structure met en place un numéro de téléphone publique, elle devient susceptible de recevoir des appels. Le rôle de la secrétaire est de procéder à un premier filtrage des appels en identifiant l’appelant, l’objet de sa demande et le destinataire concerné par la requête. Ces éléments sont importants pour la classification de l’appel. La secrétaire doit ensuite veiller à transmettre l’information à la personne ou au service concerné par la demande et assurer le suivi de l’opération. Dans le cas d’une demande urgente, la secrétaire peut traiter la requête instantanément pour éviter les retards et les retours indésirables.
Une des missions fondamentales d’une secrétaire est la réception et le traitement du courrier. Qu’il s’agisse de courriels envoyés par voie postale ou bien de courriels électroniques, la secrétaire doit catégoriser les livrables en fonction de la nature de la demande et du destinataire. Il s’agit d’une mission fastidieuse qui nécessite une concentration et un degré d’organisation élevés.
Communément connue pour être la tâche principale de toute secrétaire, la gestion de l’agenda du responsable d’entreprise est fondamentale. La secrétaire doit non seulement contribuer à l’élaboration de l’agenda de son responsable mais elle doit également veiller au respect des délais, des rendez-vous, des réunions et des déplacements qui y figurent. Dans ce sens, elle doit envoyer des notifications et des alertes directes à son responsable en cas de besoin pour éviter les confusions et les retards inutiles. Cette tâche est particulièrement responsable et doit être menée avec précision et rigueur.
La secrétaire doit s’impliquer dans la préparation des réunions et des événements qui concernent les collaborateurs d’une entreprise. Elle doit s’assurer que tous les aspects logistiques, humains et financiers soient pris en considération dans les délais pour assurer le bon déroulement d’une réunion ou d’un événement. Pour ce faire, la secrétaire doit être en contact direct et permanent avec les différents départements pour identifier les besoins en amont et pour prendre les dispositions nécessaires dans les temps voulus.
Une secrétaire est tenue de rédiger un rapport d’activité périodique qui reprend en détail les missions et les réalisations, les points marquants, les défis à relever et les actions à venir au cours d’une période bien définie. Ce rapport constitue un condensé du rôle de la secrétaire au sein de l’entreprise et doit donc être élaboré en suivant des règles et des standards bien précis.
Pour réussir les missions et mener à bien les tâches que nous venons de citer, une secrétaire doit disposer d’un certain nombre de compétences et de qualités indispensables. L’objectif des recruteurs est d’identifier des profils polyvalents pouvant assurer des tâches et des missions connexes.
Une des compétences les plus importantes qu’une secrétaire doit développer est le sens de l’organisation. En effet, cela permet un classement et une hiérarchisation des tâches en fonction des priorités et des besoins. Le travail devient plus fluide et la productivité augmente de façon considérable. Une secrétaire organisée permet une accélération du workflow global de l’entité.
La maîtrise des outils bureautiques est essentielle dans le métier de secrétaire. L’objectif est d’éviter au maximum la réalisation des tâches et des missions de façon classique et artisanale, ce qui peut être impactant est chronophage pour l’entité. Les outils bureautiques les plus utilisés dans ce domaine sont principalement Microsoft Excel, Word et Powerpoint. D’autres logiciels peuvent être utilisés en fonction du domaine d’intervention de l’entreprise.
Savoir communiquer est une qualité importante pour une secrétaire. Maîtriser les fondamentaux de la communication orale et écrite permet de transmettre l’information de façon plus simple et plus subtile et permet également une meilleure compréhension des besoins exprimés par les collaborateurs internes et par l’ensemble des parties prenantes externes intéressées par l’activité de l’entreprise.
Le poste de secrétaire requiert une disponibilité et un sens de l’engagement infaillibles. Les périodes de suractivité sont fréquentes et sont caractérisées par une charge de travail importante. Pour gérer ces situations exceptionnelles, la disponibilité et la priorisation des tâches deviennent cruciaux.
La rédaction d’un rapport d’activité d’une secrétaire est un exercice périodique qui doit être fait en respectant certaines procédures et normes de fond et de forme. Le rapport d’activité peut être élaboré à des fréquences différentes selon la demande et l’évolution des activités globales de la structure.
Grosso modo, le rapport d’activité doit comporter un contenu cohérent qui retrace les activités, les réalisations, les objectifs et actions à venir de la secrétaire. Il s’agit d’un point de référence et d’une feuille de route importante qui permet de garder une traçabilité écrite sur les évolutions et les tendances pendant une période définie.
La première étape à suivre est de procéder à un listing des actions réalisées. La secrétaire doit pouvoir reprendre toutes les actions et activités réalisées pendant la période qui sera couverte par le rapport. Ensuite, il convient de filtrer ces actions par ordre de priorité et d’impact. Le rapport d’activité ne doit pas reprendre l’intégralité des réalisations effectuées par la secrétaire mais uniquement les points les plus importants et les plus pertinents. L’exercice de filtrage est ce qui donne une structure cohérente à votre document final. Il est recommandé de réaliser cette démarche en consultant les différentes équipes de l’entreprise et en coordination avec l’ensemble des départements sachant que la secrétaire occupe un poste transversal et pluriel.
La deuxième étape à prendre en considération pour rédiger le rapport d’activité d’une secrétaire est la structuration du contenu en mettant en place des rubriques et des catégories d’informations pertinentes telles que l’introduction, les réalisations, les opportunités et les défis, les actions à venir et la conclusion. Il est possible d’ajouter d’autres sous-rubriques en fonction du contenu de votre rapport et la nature de votre poste.
Lorsque vous aurez réuni toutes ces informations et que vous aurez figé une structure cohérente du document, vous pourrez commencer le travail de rédaction. Il est important d’utiliser une terminologie adéquate et un langage simple et facilement compréhensible par le lecteur. Le contenu doit pouvoir répondre à toutes les interrogations potentielles que peuvent se poser les dirigeants de votre entreprise. Il est donc fondamental de maîtriser votre périmètre d’intervention et d’introduire toutes les informations nécessaires. Vous pouvez ajouter des supports, des documents et d’autres pièces jointes en annexes pour consolider votre rapport.
La mise en page de votre rapport d’activité est d’autant plus importante que le contenu qui le caractérise. En effet, le volet esthétique est pris en considération car il reflète le degré d’engagement et d’implication de la secrétaire. Il est donc important de revoir un certain nombre d’éléments de forme avant de soumettre votre rendu final. Il est tout à fait possible de télécharger gratuitement en ligne des modèles prédéfinis de rapports d’activité d’une secrétaire et de les personnaliser en ajoutant votre propre contenu. Vous pouvez également utiliser des logiciels et des outils informatiques dédiés comme Microsoft Word. Ce dernier propose des options et des fonctionnalités importantes qui permettent de peaufiner votre rendu final en personnalisant la forme des bordures, le style typographique, la taille de la police et d’autres éléments de style. Il est également possible d’intégrer des graphiques pour illustrer certaines tendances clés de votre métier.
Une dernière étape, et non des moindres, à prendre en considération est la relecture de votre rapport final avant de l’envoyer à votre responsable direct. La relecture permet d’identifier les coquilles, les fautes d’orthographe, les erreurs de syntaxes et les incompréhensions linguistiques. La relecture peut également être faite par un groupe de collaborateurs ayant une connaissance fine et maîtrisée du métier.
La rédaction d’un rapport d’activité d’une secrétaire permet de bénéficier de plusieurs avantages aussi bien sur le plan personnel que professionnel.
Le premier avantage qui découle directement de la rédaction d’un tel document est l’évaluation des actions et des réalisations. En effet, identifier les tendances, les opportunités et les défis possibles permet à la secrétaire d’ajuster ses actions en fonction de ces facteurs d’impact. La réorientation des actions donne la possibilité d’obtenir de meilleurs résultats professionnels et d’atteindre les objectifs escomptés plus facilement. Un autre aspect important est l’identification des axes d’amélioration et des points de vigilance qu’il convient de prendre en considération et de traiter rapidement pour gagner en productivité.
Le rapport d’activité d’une secrétaire est un excellent outil de communication qui permet une circulation fluide de l’information entre les équipes. Comme nous l’avons susmentionné, le métier de secrétaire est transverse au sein d’une entreprise. La secrétaire doit pouvoir coordonner ses actions avec pratiquement tous les départements. Dans ce sens, l’élaboration du rapport permet à l’ensemble des entités qui composent l’entreprise d’avoir un aperçu global sur les liens d’interactions existants et éventuellement de proposer des moyens pour améliorer les méthodes de collaboration en interne.
Le rapport d’activité d’une secrétaire est un moyen de communiquer les actions à venir et les projections futures du département. Cette section du rapport est d’une importance majeure car elle est d’abord informative. Dans cette optique, les équipes directement concernées par une action peuvent émettre des suggestions et des propositions supplémentaires. Cette section permet également de définir les axes stratégiques et prioritaires de la secrétaire et de les partager avec toutes les équipes de l’entreprise.
Un dernier avantage que nous pouvons citer est le travail d’introspection et d’auto-évaluation que permet le rapport d’activité à une secrétaire de mener. En mettant en avant les réalisations effectuées pendant une période précise de l’année, la secrétaire peut facilement repérer ses axes d’amélioration et les compétences qu’elle doit renforcer pour être plus productive.
Le rapport d’activité d’une secrétaire est d’une importance majeure. Il s’agit d’un document important qui permet de situer les avancées et les actions réalisées au cours d’une période spécifique. Rédigé de façon périodique par la secrétaire, ce rapport doit comporter des éléments de style, de fond et de forme prédéfinis afin de produire un rendu final cohérent et facilement compréhensible par les responsables et les équipes concernées.
