Comment faire un rapport d'activité en animation ?
Les activités d’animation sont nombreuses et peuvent être de nature très diverse. Elles sont organisées dans le but de permettre aux participants de profiter d’un moment de détente et de divertissement. Les activités d’animation varient en fonction de la structure qui les organise et du public qui en bénéficient. Dans le but de proposer des améliorations continues et afin de mettre en place des activités novatrices qui combinent à la fois l’aspect ludique et pédagogique, un rapport d’activité en animation doit être élaboré dans les règles de l’art.
Il s’agit d’un document important qui permet de faire un récapitulatif exhaustif de l’ensemble des événements organisés. Le rapport doit respecter un certain nombre de standards et de règles bien définis. Dans cet article, nous allons dans un premier temps voir les différentes étapes et astuces à suivre pour mettre en place, évaluer et préparer une activité en animation. Ensuite, nous allons mettre en avant les différents conseils et recommandations utiles pour rédiger un rapport d’activité en animation en bonne et due forme.
Table des matières
Comment préparer une activité en animation ?
Comment évaluer une activité d’animation ?
Quelles sont les techniques de l'animation ?
Comment mettre en place une animation ?
Comment faire un rapport d'activité en animation ?
Comment préparer une activité en animation ?
La préparation d’un rapport d’activité en animation n’est pas le résultat d’un travail irréfléchi mais celui d'un processus bien élaboré qui doit prendre en compte plusieurs paramètres et facteurs. Il est important, avant de commencer la démarche de rédaction d’avoir une idée claire sur l’ensemble des activités d’animation que vous avez organisé, sur leurs impacts et surtout sur la nature du public qui en a bénéficié. Ceci vous aidera à mieux structurer votre document et à présenter l’ensemble des idées pertinentes en respectant un schéma de rédaction cohérent.
La préparation d’une activité en animation est un exercice qui doit se faire en prenant en compte plusieurs facteurs et variables. La réussite d’un événement passe par une préparation en amont et une anticipation de tous les détails organisationnels et opérationnels. Dans ce type d’exercice, il est important de connaître et de comprendre le besoin de vos participants et de maîtriser l’objectif escompté à travers l’activité d’animation que vous souhaitez mettre en place.
Pour définir l’objectif ou les objectifs que vous souhaitez atteindre, il est fondamental de vous poser les bonnes questions et de connaître pertinemment les particularités des participants. Par exemple, si vous organisez une activité d’animation au profit d’un orphelinat, votre objectif sera de favoriser l’inclusion sociale des enfants bénéficiaires.
Ensuite, il convient de définir les moyens logistiques, humains et économiques que vous devez mobiliser pour la réussite de votre activité. Ceci dépendra principalement de la forme que va prendre votre activité ainsi que du nombre de participants qui vont en bénéficier. Le choix de l’espace où se déroule l’animation est déterminant. Il faut que ce dernier soit minutieusement choisi.
Vous devez fixer un script de votre événement (un scénario) avec un début et une fin de votre et effectuer des répétitions régulières avant la tenue de l’activité afin d’éviter les confusions inutiles. La répétition permet également de chronométrer, de façon très rapprochée, la durée estimative de l’activité et d’attribuer à chaque participant/organisateur ses tâches, ses responsabilités et son ordre de passage.
Pour préparer une activité en animation, il est également important de prévoir l’aménagement complet de l’espace dédié à l’événement. Ceci inclut, la lumière, la décoration florale, les meubles… etc.
Pour mener à bien l’ensemble de ses démarches, vous devez organiser, de façon régulière et continue, des réunions avec l’ensemble des équipes et des parties prenantes impliquées dans la mise en œuvre de l’activité. Réussir une animation nécessite un travail d’équipe irréprochable et une rigueur infaillible.
Comment évaluer une activité d’animation ?
Après la tenue d’une activité d’animation, et peu importe les résultats obtenus, il est important de procéder à une évaluation exhaustive de l’intégralité de l’exercice. Évaluer une activité d’animation vous permet de mieux identifier vos atouts, vos points forts et vos lacunes en termes d’organisation et d’opérationnalisation.
Par conséquent, et en menant à bien votre ce travail, vous serez en mesure de prendre de meilleures décisions et d’adopter de meilleurs réflexes pour obtenir un rendu de qualité.
Plusieurs façons de faire vous permettent d’évaluer une activité d’animation. L’une des méthodes les plus classiques et les plus communément utilisées consiste à envoyer un questionnaire détaillé aux participants juste après la fin de l’activité. Le but est de pouvoir récolter un maximum de retours et de réactions.
Dans votre questionnaire, vous devez persuader les participants à présenter des opinions honnêtes sur l’activité d’animation réalisée et surtout à partager avec vous les points de désagrément et d’insatisfaction.
Vous pouvez également évaluer votre action en comparant les résultats obtenus avec les projections et les besoins exprimés avant le lancement du projet. Dans ce sens, vous devez vérifier si votre activité a eu l’impact escompté sur le public bénéficiaire.
L’évaluation d’une activité d’animation n’est pas un exercice qui se fait de façon individuelle mais doit impliquer toutes les personnes ayant contribué au déroulement de l’événement. L’évaluation permet de mettre l’accent sur un certain nombre de paramètres et de facteurs déterminant dans l’organisation et la mise en place de n’importe quelle activité d’animation à savoir le time management, le travail en équipe et l’engagement.
Quelles sont les techniques de l'animation ?
Les techniques de l’animation ne sont pas figées dans le temps mais évolutives et adaptables. Par conséquent, le choix de la méthode d’animation dépendra fortement de votre objectif final ainsi que de la nature des participants. Peu importe la technique utilisée, il est important d’en maîtriser les mécanismes et les composantes.
En tant qu’animateur, et si vous souhaitez commencer votre prestation par une présentation rapide des participants, vous pouvez opter pour la technique du CV imaginaire. Cette technique consiste à reproduire les CV des participants en y intégrant des informations correctes et d’autres incorrectes.
Il convient ensuite au public de définir le vrai du faux. Il s’agit d’une méthode classique, souvent utilisée par les animateurs pour briser la glace et pour dynamiser l’ambiance lors d’un événement particulier. D’autres techniques de présentations sont également utilisées comme le fameux ‘’dessinez-vous’’ ou encore le ‘’portrait chinois’’.
Pour impliquer vos participants dans les différentes activités d’animation et dans le but de favoriser l’interaction et l’expression, vous pouvez utiliser la technique du brainstorming qui consiste à constituer des groupes de 4 à 5 personnes et les inciter à produire un certain nombre de réflexions sur une thématique donnée. Cette dynamique favorise l’esprit d’équipe et la cohésion entre les participants déclenchant automatiquement une ambiance conviviale et amicale.
Pour générer un débat lors d’une activité d’animation et afin d’encourager l’expression des participants, l’animateur peut opter pour des techniques plus subtiles telles que’’ l'abaque de Régnier’’. Cette méthode consiste à faire un tour de table pour que chacun puisse exprimer son opinion sur une thématique ou un sujet donné.
Ensuite, chacun doit remplir un tableau en mentionnant l’idée qui se rapproche le plus à sa vision des choses et l’idée qu’il juge peu pertinente. L’animateur doit ensuite poser des questions aux participants, les invitant à défendre leurs points de vue en présentant des arguments probants et structurés.
Comment mettre en place une animation ?
Peu importe votre secteur d’activité et le public auquel vous souhaitez présenter une activité d’animation, il est toujours pertinent de commencer par un brainstorming. Cette première étape vous permet de poser noir sur blanc l’ensemble des idées qui vous vous semble liées à votre activité d’animation. Le brainstorming passe également par un travail de benchmark afin d’identifier les bonnes pratiques et les propositions d’idées dans ce sens.
Il convient ensuite d’organiser une réunion d’équipe et de mobiliser l’ensemble des collègues et des parties prenantes impliqués dans cette démarche. La réunion d’équipe permet de figer un planning final de l’événement et de discuter des détails logistiques et des ressources financières et humaines nécessaires pour la tenue de l’activité.
Après avoir défini le programme et le déroulé de votre activité et une fois que vous aurez établi une liste complète des besoins logistiques et humains, vous devrez envoyer une communication officielle aux intéressés. Les participants doivent être au courant de l’organisation d’une animation au moins 15 jours avant l’événement pour prendre leurs dispositions. La communication doit se faire par un seul canal pour éviter les confusions.
A quelques jours de l’événement, il est fondamental de procéder à des répétitions régulières avec l’ensemble des agents impliqués. Les répétitions sont importantes dans la mesure où elles permettent de revoir certains détails en termes d’organisation, d’attribution des rôles ou encore de timing.
Après avoir finalisé vos répétitions, assurez-vous une dernière fois que tout est en ordre en effectuant un dernier check-up. Vous devez vérifier le matériel, la salle de l’événement, la disponibilité des participants, etc.
Comment faire un rapport d'activité en animation ?
Préparer un rapport d’activité en animation est un travail qui implique un sens du détail élevé et une organisation irréprochable. Vous devez présenter un document de qualité, facilement compréhensible par le lecteur et surtout comportant un contenu utile, pertinent et bien structuré. Pour ce faire, il est important de suivre les étapes suivantes :
- Page de couverture : Il s’agit de la toute première page de votre rapport d’activité. Elle doit comprendre des informations détaillées en relation avec la personne ou la structure ayant élaborée le rapport ainsi que ses coordonnées. Il est également important de renseigner le numéro du rapport et l’année de publication.
- Sommaire : Le sommaire doit comporter les grands titres de votre rapport d’activité en animation et ce, dans l’objectif d’aider le lecteur à se repérer facilement lors de sa lecture.
- Introduction : L’introduction doit pouvoir donner au lecteur une idée globale sur les activités d’animation réalisés dans le cadre de ce rapport en présentant un aperçu synthétique des différents volets d’information qui composent le document.
- Lister les activités : Votre rapport doit inclure une liste détaillée de l’ensemble des activités d’animation réalisées dans la période couverte par ledit rapport. Il est important également de citer les objectifs, les participants et d’autres paramètres relatifs à chaque événement.
- Impression et perspectives : Vous devez mettre en avant vos impressions quant aux activités menées en précisant les actions et les démarches à venir.
- Conclusion : Vous pouvez conclure en récapitulant, de façon subtile, le contenu global de votre rapport d’activité tout en évitant les redondances inutiles.
- Annexes : Il est important de joindre n’importe quel document ou pièce justificatif que vous jugez utile pour compléter le contenu de votre rapport.
Il est à noter que la mise en page de votre rapport d’activité est un élément très important que vous devez prendre en considération. Le volet esthétique est crucial. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des logiciels en ligne disponibles gratuitement comme Microsoft Word.
Ce dernier propose des fonctionnalités et des options de style avancées. Vous pouvez également télécharger et ajuster des modèles prédéfinis de rapports d’activités en animation. Vous avez la possibilité de revoir la couleur des titres, la forme des bordures, la taille de la police et le style typographique.
Le rapport d’activité en animation est un document important qui permet de présenter un récapitulatif exhaustif et utile de l’ensemble des activités et des événements réalisés par un individu ou une entité opérant dans le secteur de l’animation. Pour réussir son rapport d’activité, il est fondamental de suivre un certain nombre de réflexes, de règles et de recommandations pratiques. L’objectif est de pouvoir rédiger un document lisible, facilement compréhensible et surtout qui comporte un contenu cohérent et structuré.