Modèle d’état des lieux sur Word
Etat des lieux : importance et obligations
Vous souhaitez voyager pour travailler ou pour se divertir mais vous ne voulez pas perdre de l'argent en prenant un hôtel, vous pouvez louer une maison. Pour se faire, il faut respecter tout un processus de location. Avant de prendre les clés de votre location, votre bailleur est amené à procéder à l'état des lieux d'entrée. Et lorsque vous souhaitez sortir, il effectuera un état des lieux de sortie.
Pourquoi procéder à cet état des lieux ? Quel est son but ? Comment le faire ? Est-il encadré par la loi ? Éclairage.
Etat des lieux : C'est quoi ?
L’état des lieux correspond à un document permettant de donner la description d’un bien en procédant à son inventaire. Au moment de la conclusion du contrat de bail de location, le propriétaire procède à l’établissement d’un état des lieux d'entrée afin de constater les détériorations existantes du bien inventorié et vous oblige à lui donner un dépôt de garantie. Également, lors de la sortie du locataire, le propriétaire effectue le même état des lieux mais de sortie, afin de vérifier si de nouvelles détériorations ont eu lieu, si c'est le cas, le montant des réparations est retenu du dépôt de garantie. Ce dernier document représente la dernière phase du processus de location.
Ce document peut être établi de manière amiable ou contradictoire par le propriétaire ou par son mandataire (par exemple un huissier). Il décrit l'état du bien et de ses différents équipements, et doit figurer parmi les documents à joindre au contrat de location. L'ensemble des équipements mentionnés au niveau du bail doivent être écrits dans l'état des lieux.
Qu'est-ce qu'un pré état des lieux ?
Ce document est réalisé sur la base de l'état des lieux d'entrée. Il permet de renseigner le locataire des réparations possibles et des remplacements d'équipement avant de prendre les clés du logement. L'établissement d'un pré-état des lieux est généralement effectué dans le secteur du logement social. Il est réalisé de manière informelle mais ils peuvent rédiger un compte rendu pour assurer la traçabilité même s'il ne dispose d’aucune valeur légale ou juridique.
Un état des lieux d'un meublé : que doit-il contenir ?
Les logements meublés doivent obligatoirement contenir un certain nombre de meubles et d'équipements qui doivent figurer au niveau de l'état des lieux. Ce type de logement doit contenir au minimum des meubles (un lit, des canapés, une table et des chaises), ainsi que du matériel électrique (une cuisinière, une télévision, un micro-ondes, une vaisselle). Vous êtes amenés à recenser, dans l’état des lieux, l'ensemble des meubles et des matériels du bien meublé et de vérifier leur état.
Etat des lieux : quelle importance ?
L’objectif principal de l'établissement de ce document est de maintenir l'état initial du bien.
Afin de maintenir son état initial, l'ensemble des composants d'un bien font l'objet d'un inventaire physique avant de remettre les clés au locataire ainsi qu'au moment de leur récupération. Cet état permet de garder une trace de la situation initiale du bien.
Ce document sert de justificatif de l'ensemble des dégradations survenues ayant affecté la situation initiale du bien. Dans ce cas, le propriétaire a le droit de retrancher du dépôt de garantie, le montant des réparations effectuées.
La comparaison entre les deux états sert également de trancher entre les deux parties du contrat de bail, en cas d'existence d'un litige.
Vous n’avez pas établi l’état des lieux ? Quelles en sont les conséquences ?
Au cas où le propriétaire renonce à la mise en place de ce document, il doit, en cas de litige, apporter la preuve que les détériorations commises ont eu lieu pendant la durée de location.
Et, dans le cas où le locataire renonce de se soumettre à l'établissement d'un état des lieux, il devra supporter le coût des dégâts, en cas de litige, même si ce n'est pas lui qui les a commis.
Ainsi, au cas où cette volonté de refus de se soumettre à l'état des lieux est partagée entre les parties, le juge considère que le logement est en état normal (initial) quel que soit les dégâts survenus.
Étant un document établi avant la location du bien et avant la fin du contrat de location, l'état des lieux décrit toutes les caractéristiques du logement ainsi que l'ensemble des matériels et des équipements composants chacune de ses pièces. Son importance se manifeste lors de la phase de comparaison entre les deux documents, cette étape permet de déterminer les détériorations imputables ou non imputables au locataire.
L'état des lieux permet au propriétaire de renoncer à payer les frais de réparation des dégradations commises par le locataire. De même, il permet au locataire de renoncer à payer les frais de réparation des dégradations qui n'ont pas été commises.
L'état des lieux : est-ce obligatoire ?
L'état des lieux est jugé obligatoire sauf dans le cas d'une location saisonnière.
Pour ne pas avoir de litiges, la loi a encadré l'établissement de l'état des lieux en début de location (état d’entrée) ainsi qu’en fin de location (état de sortie).
Comment pouvez-vous établir un état des lieux ?
La loi exige les parties de mettre en place deux états des lieux :
- L'état des lieux concernant l’entrée du nouveau locataire ;
- L'état des lieux concernant la sortie du locataire.
Afin de simplifier la comparaison, il est favorable de mettre en place un seul document pour ces deux états. Si cela n'est pas possible, vous devez garder une même présentation des documents.
Ces documents doivent être écrits, soit sous format papier ou électronique, et remis aux différentes parties du bail. Les documents doivent être signés et gardés par ces parties.
En cas de litige, l'état des lieux d'entrée doit contenir un certain nombre d'informations pour qu'il soit acceptable.
Ces informations se présentent comme suit :
- Le type de l'état des lieux : d'entrée ou de sortie
- La date de son établissement
- La localisation de l'habitat
- Le nom et le prénom des parties
- Le domicile du propriétaire
- Les relevés de consommation d'eau et d'énergie
- La description détaillée de chaque pièce : revêtement du sol, des plafonds et des murs, les équipements et tout élément composant le bien
- Les moyens d'accès au logement : les clés ou les badges
- La signature des différentes parties intéressées
Également, l'état des lieux de sortie doit intégrer un ensemble d'informations essentielles :
- La nouvelle adresse du locataire
- La date de la mise en place de l'état des lieux d'entrée
- L'évolution de l'état de chacune des pièces du logement
Si l’état des lieux n’a pas été établi, le propriétaire est supposé avoir reçu le logement loué dans son état initial.
Qui peut réaliser ces documents ?
L'état des lieux peut s'effectuer à l'amiable, entre les parties du contrat.
Il peut être effectué par un professionnel de l'immobilier, mais cela exige une rémunération des honoraires. Les frais de l'état effectué à l'entrée sont à payer par les deux parties du contrat, mais celui de la sortie est payé uniquement par le propriétaire du bien.
Ce document peut également être établie par un huissier, qui est soit payé par son mandataire (en cas d'accord), soit par les deux parties du contrat (dans le cas de désaccord).
Il est préférable de recourir à un professionnel pour mettre en place un état des lieux, car il a une vision objective et il dispose d'une certaine expérience dans ce domaine. Cela permet également d'assurer une bonne relation entre les parties du bail.
Etat des lieux : comment l’élaborer ?
Etat des lieux d’entrée du locataire
Vous ne devez pas sous-estimer cette étape importante. Elle exige de la précision et de l'observation. En tant que propriétaire ou mandataire, vous êtes amenés à observer et vérifier les détails du logement pour les noter sur le document. Vous avez la possibilité, également, de prendre des photos de chaque pièce du logement que vous pouvez exploiter au moment de la sortie. Cela vous permet d'effectuer une comparaison fiable. Les photos prises doivent figurer au niveau du dossier d'entrée signé par les deux parties du contrat.
Etat des lieux de sortie du locataire
Avant quelques mois de sa sortie, le locataire a la possibilité de revoir l'état des lieux d'entrée afin de procéder aux réparations nécessaires. Cela lui permet d'éviter le retrait de son dépôt de garantie.
Les deux documents doivent avoir la même forme pour faciliter leur comparaison. Ils doivent être écrits, datés, signés et conservés par les différentes parties du bail.
Afin de bien rédiger les états des lieux, vous êtes amenés à :
- Participer à l'établissement du document :
Le propriétaire et le locataire doivent participer à la rédaction du document malgré l'intervention d'un professionnel.
- Prendre des notes :
Ecrivez vos remarques sur les revêtements du sol, des murs, papier peint, carrelage, parquet, etc., vos remarques sur l'état des portes, des fenêtres, des plafonds, etc. N'oubliez pas de prendre des notes concernant l'état des installations électriques, l'eau, le gaz.
- Préciser vos remarques :
Vous devez décrire l'ensemble des éléments en détail. Évitez les mots et les expressions vagues comme "bon état" ou "bien" et employez des mots et des expressions plus précises.
- Procéder à la vérification du document après sa rédaction :
Vous êtes amenés à vérifier la date, les adresses, les éléments constituant le bien ainsi que la signature des parties.
Au cas où l'état des lieux de sortie n'est pas conforme à celui d'entrée, le propriétaire a le droit de retrancher le montant des réparations du dépôt de garantie. Généralement, parmi les réparations les plus connues qui peuvent entraîner la diminution de votre dépôt sont les suivants :
- Ampoule à changer ;
- Flexible de douche abîmé ;
- Absence des clés de la boîte à lettre ;
Somme toute, si vous souhaitez que votre état des lieux s'effectue dans de bonnes conditions, vous devez connaître les points suivants :
- L'état des lieux est obligatoire à l'entrée et à la sortie du locataire
- Les deux états doivent être signé par les parties intéressées qui doivent conserver des exemplaires
- Il doit contenir une description bien détaillée de chaque pièce du logement pour éviter tout problème de confusion