Modèle de cahier de transmission sur Word
Qu’est ce que le cahier de transmission et comment avoir un modèle attirant ? - le cas de la coparentalité
La passation des responsabilités revêt une importance capitale, que ce soit dans le domaine professionnel ou familial. Il s'agit de transmettre l'état actuel et quelques consignes pour que votre successeur n'ait pas d'obscurité à la prise de ses fonctions.
Le cahier de transmission est le document qui sert de référence pour les personnes qui prennent en charge une responsabilité après le départ de l'ancien responsable. Les applications de ce cahier vont de la direction de départements en entreprises à l'accompagnement des personnes âgées.
Dans cet article, nous analysons les bonnes méthodes pour la rédaction d'un cahier de transmission et nous détaillons quelques cas d'usage.
Les bénéfices d'un cahier de transmission et de la passation des consignes
Le cahier de transmission aide toutes les personnes impliquées à savoir ce qui se passe et comment les choses se passent dans leur nouvelle responsabilité. Un bon transfert est essentiel pour la plupart des fonctions, afin de contribuer au bon fonctionnement de l'entreprise ou de l'aboutissement d'une mission. Elle n'est pas seulement utile au nouvelle personne qui prend en charge les tâches, elle l'est aussi à son responsable, à l'équipe élargie et à l'entourage dans son ensemble.
Non seulement elle l'aide à comprendre ses responsabilités quotidiennes, mais elle lui permet aussi de régler les derniers détails, qu'il s'agisse de tâches inachevées, de conversations en cours ou de tout autre type de travail dont son prédécesseur serait occupé. Somme toute, un bon transfert signifie moins de perturbations, une meilleure productivité et moins d'erreurs.
Le contenu et la durée exacte de votre transmission dépendent de la nature de votre rôle et de vos responsabilités, ainsi que de la question de savoir si vous quittez la mission pour de bonnes raisons ou si vous faites simplement une pause.
L'usage d'un cahier de transmission : le cas de la coparentalité
Comme nous l'avons expliqué, il existe plusieurs situations où vous pouvez avoir besoin d’un cahier de transmission. Dans le cas de la coparentalité, il s'agit d'une référence précieuse à laquelle il faut revenir.
Dans une situation de partage des responsabilités entre les parents d’enfants, le cahier de transmission doit contenir des informations de base telles que les heures d'ouverture de l'école, les jours fériés observés et les coordonnées. Idéalement, il devrait également inclure des directives et des explications claires, par exemple, des informations sur les politiques de la garderie, le style d'enseignement, la politique de discipline, l'approche de la gestion des maladies et des problèmes médicaux, et si la garderie est accréditée.
Ce cahier énonce les décisions pratiques concernant les enfants : modalités de contact, éducation, soins de santé, etc. Il peut être complété lors de la session de résultats (dans le contexte de la médiation pour l'inclusion des enfants).Il vous permettra de mettre à jour les informations au fur et à mesure de vos besoins et offrira aux enfants la possibilité de voir leurs parents travailler ensemble. Cela améliorera la communication et réduira le besoin d'une discussion entre les parents au moment du transfert et par conséquent la probabilité de conflit.
Dans le cahier de transmission, il faut citer les occasions dans lesquelles des formulaires d'autorisation spéciaux seront nécessaires. Lorsque l’un des parents examine le cahier de transmission, il doit signer le formulaire, reconnaissant qu'il l'a reçu, qu'il le comprend et qu'il se conforme à ses dispositions.
Le cas où les enfants sont en âge de l’adolescence :
En tant que parent adolescent, vous entrez dans une expérience dans laquelle la nature de la relation parent-enfant connaît plusieurs changements. Votre expérience en tant que père ou maman adolescent sera influencée par votre attitude et votre engagement à la parentalité.
En tant que parent adolescent, vous avez le droit d'exercer votre rôle de parent, et de prendre des décisions concernant son éducation.
La présentation du cahier de transmission
Imprimez votre couverture dans une couleur vive et gaie !
Pensez à inclure les éléments suivants sur votre page de couverture :
Logo (ou image de votre choix), votre nom, adresse (ou ville/état), e-mail,numéro de téléphone
Site Internet
Un cahier de transmission n'est pas qu’ un simple document. Il ne peut se faire qu'après une conversation. Avant d'écrire quoi que ce soit, il est essentiel d'élaborer un plan avec votre successeur, partenaire…
Cela vous aidera non seulement à déterminer ce qu'il faut inclure, mais aussi à informer votre successeur des tâches de travail qui ne pourraient être remportées après votre départ.
Parlez aux bonnes personnes. Si vous savez que certains aspects de votre travail vont être transmis à d'autres membres de l'équipe (ou si votre successeur travaille déjà dans votre organisation), prenez le temps d'en discuter avec eux individuellement. Cela leur permettra de poser des questions, de s'assurer qu'ils savent de quoi ils sont responsables et de recueillir toutes les informations dont ils ont besoin pour faire avancer les choses.
Soyez clair: un transfert doit être un document clair et concis, sans jargon soutenu ni acronymes inutiles. Pour éviter toute confusion, veillez à ne pas utiliser de termes que seuls les collègues de longue date (et/ou vous seul) comprendront. Si votre rôle est particulièrement chargé en mots techniques et en acronymes, il peut être judicieux d'inclure un glossaire des termes courants et de leur signification.
Maîtrisez votre appartenance : vous avez développé un véritable attachement à cette mission. Vous avez passé des semaines dessus - et si quelqu'un d'autre y touche, il ne fera que l'abîmer complètement. Mais malheureusement, le moment est venu de passer le flambeau. Veillez à rendre le tablier avec la conviction de confiance à un successeur capable d'accomplir les mêmes missions.