Modèle de bon de commande sur Word
Le bon de commande : caractéristiques et conditions
Article rédigé par : Meryem Benhoummane
Avant de réaliser une prestation, les vendeurs ou professionnels sur le marché doivent absolument penser à établir un bon de commande, comme confirmation de la vente et preuve écrite illustrant l’ordre d’achat. Pour pouvoir réclamer un paiement relatif à une prestation réalisée au profit d’un de leurs clients, les professionnels doivent se munir d’un accord écrit signé par le bénéficiaire. Cet accord se présente sous forme d’un devis ou d’un bon de commande. L’importance de ce document se fait surtout ressentir en cas de litige, où le prestataire a besoin d’apporter une preuve explicite de l’existence d’un accord mutuel entre lui et son client. En effet, contrairement à une commande passée verbalement, une commande confirmée par le biais d’un bon représente une preuve suffisante en législation juridique ou commerciale.
Qu’est-ce qu’un bon de commande
Un bon de commande est un document qu’un vendeur ou fournisseur établit au moment de la vente de sa prestation à un acheteur ou client, et dans lequel sont précisés et décrits les détails de la prestation ou commande en question. Ce document ne jouit pas d’un caractère obligatoire, mais est très souvent utilisé lors de la vente et l’achat de marchandises. S’il est fortement recommandé d’y avoir recours lors de la transaction entre vendeur et acheteur, c’est parce qu’il représente une forme d’engagement. Lorsqu’il est question de prestations de services, le devis vient généralement remplacer le bon de commande, servant le même but.
Le bon de commande fait office d’un contrat de vente et officialise la commande une fois qu’il est signé par les deux parties. Après signature du document, le client a le droit de demander une facture à son fournisseur afin de procéder au règlement de l’achat. La signature du bon de commande représente aussi un engagement de la part du fournisseur quant à la livraison des produits ou autres services commandés, et de l’acheteur à confirmer la réception de sa commande et la payer. Le bon de commande peut donc être considéré comme un contrat bilatéral ou synallagmatique, c’est-à-dire un engagement de deux parties, contrairement au contrat unilatéral qui n’en engage qu’une seule.
Malgré son importance démontrée, le bon de commande n’est jamais obligatoire. En effet, même en droit juridique, un contrat de vente peut être considéré comme conclu dès lors que les deux parties sont d’accord sur la commande et le prix. Cet accord bilatéral peut être passé aussi bien par écrit ou par oral. Toutefois, bien que le bon de commande ne soit pas obligatoire, dans la pratique ce document commercial est grandement utilisé, car il permet :
- La prévention de toute contestation, réclamation, ou litiges relatifs à la commande du client au fournisseur ou vendeur pouvant survenir ultérieurement,
- La présentation et communication au client de l’information relative à la vente telle que définie par la loi, c’est-à-dire une mention des caractéristiques essentielles du produit ou service vendu (description, prix, conditions particulières etc.),
- En cas de contrôle fiscal ou besoin de justification auprès de la loi, la preuve que la commande a bel et bien été passée,
- L’engagement du client à effectuer le paiement dès réception de la commande.
Rédaction du bon de commande
Un bon de commande peut être établi sous format papier ou sous forme électronique, selon les préférences et le choix de l’émetteur. Pour le format électronique, il existe différents modèles disponibles sur Word ou Excel, donnant la possibilité d’ajouter le logo de l’entreprise émettrice et de changer entièrement le design du modèle proposé afin qu’il puisse répondre à la charte graphique de l’entreprise concernée et à son image de marque.
Les bons de commandes exigent une attention particulière et une grande précision, afin de remplir à bien leur mission de protection des deux parties en cas de différend de n’importe quelle nature, aussi bien du côté de l’entreprise que du client. Mieux le bon de commande sera rédigé, plus solide sera l’engagement et le contrat qu’il représentera pour les deux parties. Afin de renforcer et optimiser l’aspect sécuritaire de cet engagement mutuel de respect de la commande, l’intégration de CGV (conditions générales de vente) est fortement recommandée, en parallèle au recours à des logiciels de gestion pour bons de commande, devis, et factures.
Pour qu’un bon de commande puisse être valable, il doit contenir au minimum les mentions suivantes :
- L’identité de l’émetteur, de l’entreprise ou fournisseur, c’est-à-dire son nom, adresse, dénomination sociale, SIREN, lieu d’inscription au Registre des Commerces et Sociétés,
- L’identité du destinataire client, c’est-à-dire son nom, adresse, dénomination sociale, SIRET,
- Le numéro attribué à la commande,
- La date de création de la commande,
- La liste exhaustive des produits commandés avec mention du nom du produit, son prix hors taxes à l’unité, le nombre exact des produits de la commande, taux de TVA,
- Le prix total de la commande, en précisant le montant total pour chaque produit, HT et TTC ; montant total HT et montant total TTC, et taux de TVA,
- Toute information concernant la livraison de la commande : date, lieu, et frais,
- Les détails du paiement : mode de paiement, date et délai, acompte ou non, réduction éventuelle, paiement en plusieurs fois, etc.
Il convient de noter que tout vendeur professionnel est dans l’obligation de faire figurer sur son bon de commande l’intégralité des informations concernant son identité, au risque d’exposer son entreprise à des sanctions pénales si un défaut de mentions légales est constaté. La forme sociale de la société, sa raison sociale, le montant de son capital, le numéro et lieu RCS, ainsi que l’adresse de son siège social doivent donc clairement apparaître sur le bon de commande. Précisons aussi qu’une entreprise en liquidation se doit de l’indiquer sur le bon de commande.
Vous l’aurez donc compris, le vendeur doit inclure dans son bon de commande à destination du client consommateur tous les éléments d’information précontractuelle, à savoir l’identification des produits et leur quantité, leur prix unitaire et le montant total de la commande aussi bien HT que TTC, les conditions relatives à la livraison, les différentes modalités de paiement, ainsi qu’une mention quant au délai de rétraction et garanties légales. Rappelons que lorsque les modalités d’exécution du contrat sont mentionnées au dos du bon de commande, le vendeur ou fournisseur doit demander à son client de signer cette page également.
Lorsque le client se présente comme un professionnel désirant effectuer un achat dans le cadre de son activité commerciale, le vendeur ou émetteur du bon de commande doit penser à indiquer sur ce dernier l’ensemble des mentions obligatoires propres aux conditions générales de vente entre professionnels et non particuliers.
Dans le cas où l’entreprise vend ses produits ou services à des clients ou consommateurs particuliers, le bon de commande doit donner toutes les informations nécessaires concernant la rétraction, aussi bien en termes du délai dont dispose le consommateur qu’en termes de conditions d’exercice. Dans les relations entre professionnels également, il existe un droit de rétraction dont il est nécessaire de préciser en détail les modalités d’application.
Une fois votre bon de commande rédigé et rempli, il faut toutefois s’assurer qu’il respecte les conditions de validité, le plus important étant de le faire accepter et signer par le client concerné. Il est fortement recommandé d’intégrer les conditions générales de vente (CGV) au bon de commande afin que le client puisse en prendre connaissance et éviter ainsi quelconque surprise ultérieure. Vous pouvez les inclure directement sur votre bon de commande afin qu’elles soient signées et approuvées au même moment que le bon de commande, comme vous pouvez les envoyer sur un document séparé accompagnant le bon. Dans ce deuxième cas, n’oubliez surtout pas d’inclure sur ce dernier une case à cocher, qui précise et atteste que le client a bien pris connaissance des conditions générales de vente et les accepte.
Selon ces règles établies et une fois le bon de commande signé, l’entreprise est dans l’obligation de fournir la marchandise commandée, et le client a pour obligation de son côté de s’acquitter du paiement, car le document signé par les deux parties équivaut à un contrat en bonne et due forme. En respectant cette structure et les conditions de validité du bon de commande, l’entreprise évite de se retrouver dans des situations délicates relatives à des défauts de paiement ou autres. Il est également recommandé de passer si besoin et en cas de doute par des professionnels de la comptabilité.
Les différents documents relatifs à la commande
Lors du passage de la commande et l’échange entre vendeur et client, le bon de commande n’est pas le seul engagement entre les deux parties, mais plusieurs documents sont utilisés à cet effet. Parmi ces pièces, on retrouve le bulletin de commande, le marché, la confirmation de commande, la facture et le bon de commission. Le bulletin de commande à titre d’exemple est un document établi à entête du fournisseur, et accompagne un catalogue envoyé au client dans le but de faciliter le processus de passation de la commande. Sur ce document figurent le nom et adresse de l’acheteur, sa signature, ainsi que l’ensemble des renseignements figurant sur le bon de commande.
La confirmation de commande désigne un document qui a pour fonction la confirmation de la conclusion de vente, contrairement au bon de commission qui est utilisé lorsque l’ordre d’achat est transmis par commissionnaire ou n’importe quel autre intermédiaire. Il contient l’ensemble des éléments figurant sur le bon de commande, en plus d’une contremarque qui permet au commissionnaire d’identifier le client.
Si le bon de commande est généralement utilisé dans le cadre d’une relation physique pour la fourniture de biens, dans la pratique il est très répandu d’avoir recours au devis dans le cadre d’une activité de prestation de services. En effet, les deux documents sont très assimilables l’un à l’autre, à la différence de la nature de l’activité qu’ils encadrent. Enfin, la facture représente quant à elle, le document commercial qui vient être délivré au terme du contrat, pour prouver le paiement des frais par le client.