Excel : Importer ou référencer une cellule dans une autre feuille / classeur

Excel : Importer ou référencer une cellule dans une autre feuille / classeur

Dans ce tutoriel, nous étudions tout ce que vous devez savoir sur la façon de référencer des cellules et des plages externes dans Excel. Nous expliquerons le référencement de base sur la même feuille mais ce qui nous intéresse plus est la façon de référencer une autre feuille ou un autre classeur dans Excel.

Pour qu’un outil de feuille de calcul puisse fonctionner correctement et efficacement, il devrait permettre de référencer des cellules et des plages. Et Excel est le meilleur et le plus puissant logiciel tableur. Si vous travaillez le plus souvent sur Excel, vous avez peut-être rencontré cette situation ; Vous avez un grand ensemble de données et vous devez extraire des données à partir d'une autre feuille de calcul ou même d'un autre fichier Excel. Vous vous demandez alors si cela est possible ? Bien sûr vous pouvez le faire.

Excel vous permet de créer des liaisons entre les feuilles de calcul, qu’elles soient dans le même classeur ou dans différents classeurs. Cela est possible grâce à ce que l'on appelle une référence de cellule externe ou une liaison externe. Le grand avantage de l'utilisation d'une référence de cellule externe est que lorsque les données du classeur référencé changent, Excel met automatiquement à jour la valeur renvoyée par la référence de cellule externe pour refléter la nouvelle valeur. La création d'une référence de cellule externe est relativement simple, lisez le reste du tutoriel pour découvrir comment faire.

Table des matières

Comment référencer une cellule dans une autre feuille dans Excel

Créer une référence à une cellule individuelle d’une feuille externe

Faire référence à une plage de cellules d’une feuille externe

Comment référencer un autre classeur dans Excel

Créer une référence externe à un classeur ouvert

Créer une référence externe à un classeur fermé

Comment référencer une cellule dans une autre feuille dans Excel

Bien qu'il n'y ait pas beaucoup de différence entre les deux types de référence, lorsque vous référencez une autre cellule dans la même feuille de calcul ou que vous faites référence à une autre feuille de calcul Excel complètement séparé, le format de cette référence change un peu.

Avant de voir comment faire pour référencer une cellule dans une autre feuille de calcul, rappelons d’abord le format d’une référence de base. Il s'agit du niveau de référencement le plus élémentaire où vous faites référence à une cellule sur la même feuille. Par exemple, si vous êtes dans la cellule B2 et que vous souhaitiez faire référence à la cellule D2, le format serait :

=D2

Lorsque vous placez cette formule dans la cellule « B2 », la valeur de cette dernière sera la même que celle de la cellule « D2 ». Et si vous apportez des modifications à la cellule D2, la valeur dans la cellule B2 changera pour refléter la nouvelle valeur affichée dans « D2 ».

Maintenant, si vous souhaitez référencer une cellule ou une plage de cellules se trouvant dans une autre feuille de calcul du même classeur, vous devrez placer le nom de la feuille de calcul suivi d'un point d'exclamation « ! » Avant l'adresse de la cellule. Ainsi, pour créer une référence Excel vers une autre feuille de calcul, utilisez l’un des formats qui suivent selon le scénario.

Créer une référence à une cellule individuelle d’une feuille externe

Si ce que vous voulez référencer est une seule cellule utilisez la syntaxe ci-dessous :

Nom_Feuille! Adresse_cellule

Par exemple, si vous devez faire référence à la cellule « A2 » de la feuille de calcul « Feuil2 », vous devez utiliser la référence suivante :

=Feuil2!A2

 

Faire référence à une plage de cellules d’une feuille externe

Pour faire référence à une plage de cellule vous devrez utiliser l’adresse de la plage entière au lieu de l’adresse d’une seule cellule :

Nom de la feuille!Début_plag:Fin_plage

Donc, si vous souhaitez faire référence à la plage « A2:A6 » qui se trouve dans la feuille de calcul « Feuil2 » du même classeur, vous devez utiliser la référence ci-dessous :

=Feuil2!A2:A6

Jusqu’à présent nous vous n’avons montré que la syntaxe de la référence à une cellule (ou plage) d’une feuille de calcul différente. En réalité, vous pouvez utiliser ces références dans des formules Excel pour faire des calculs à partir de données de différentes feuilles de calcul. Mais, le format des références mentionnées ci-dessus restera le même.

En outre, dans de nombreux cas, vous pouvez avoir des feuilles de calcul ayant plusieurs mots dans leurs noms. Par exemple, supposons que vous avez une feuille de calcul contenant des données de projet et que vous souhaitez faire référence à une cellule ou à une plage dans cette feuille. Vous devez vérifier si le nom de la feuille de calcul comprend des espaces ou des caractères non alphabétiques, si oui, vous devez mettre le nom entre guillemets simples.

Par exemple, si le nom de la feuille est « Données Produit », pour faire référence à la cellule « A2 » dans cette feuille de calcul vous devrez utiliser la formule :

=‘Données produit’!A2

Maintenant, voyons un exemple d’utilisation de ce genre de référence dans une formule réelle. Nous allons multiplier la valeur de la cellule A2 (contient la valeur 4) de la feuille « Données projet » par le nombre 5. La formule à utiliser est donc comme suit :

='Données produit'!A2*5

Création automatique d'une référence à une autre feuille dans le même classeur

Lorsque vous écrivez une formule qui fait référence à des cellules dans une autre feuille de calcul, vous pouvez bien sûr taper manuellement cet autre nom de feuille suivi d'un point d'exclamation et d'une référence de cellule comme nous l’avons fait jusqu’à présent. Cependant, ce serait une méthode lente et causera le plus souvent des erreurs. Une meilleure façon est de cliquer directement sur la cellule de la feuille à laquelle vous souhaitez que la formule fasse référence et de laisser Excel créer automatiquement la syntaxe correcte de votre référence externe. Cette méthode vous évitera d'avoir à vous soucier du nom de la feuille, des guillemets manquants ou de tout autre problème de format.

Par exemple, si vous avez une liste de données de vente dans la feuille « Feuil2 » et que vous souhaitez calculer la taxe sur la valeur ajoutée « 10% » pour chaque produit dans une autre feuille nommée « Feuil1 ». Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Commencez à taper le signe « =» dans la cellule de destination de la feuille « feuil1 » (ici B2).
  2. Ajoutez ensuite la référence vers l’autre feuille de calcul. Pour ce faire, passez à cette feuille et sélectionnez la cellule ou la plage de cellules concernée. Dans cet exemple, cliquez sur la cellule « B2». Excel ajoutera automatiquement la référence vers cette cellule comme illustré dans la capture ci-dessous.
  3. Taper le reste de la formule et appuyez sur la touche « Enter» pour la terminer. Nous avons ajouté « * 10% ».
  4. Appuyez sur « Enter» pour terminer la formule :

Lorsque vous utilisez la méthode ci-dessus pour créer une référence à une autre feuille de calcul, Microsoft Excel ajoute une référence relative et non pas une référence absolue. Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez utiliser le poigné de recopie et copier la formule dans les autres cellules de la colonne B de la feuille « Feuil1 » afin de calculer le TVA pour les autres produits. Les références de cellule s'ajusteront pour chaque ligne et vous obtiendrez le taux de TVA calculé pour chaque produit :

De la même manière, vous pouvez faire référence vers une plage de cellules dans une autre feuille. Tous ce que vous devez faire est de sélectionner l’ensemble de cellules concernées dans la feuille de calcul source. Par exemple, pour calculer la somme de toutes les ventes dans les cellules « B2:B6 » de la feuille « Feuil2 » utilisez la formule ci-dessous :

=SOMME(Feuil2!B2:B6)

Vous savez maintenant comment référencer une autre feuille dans le même classeur Excel. Mais, que faire si les cellules à référencer se trouvent dans un autre classeur.

Comment référencer un autre classeur dans Excel

Pour faire référence à une cellule ou à une plage de cellules se trouvant dans un autre classeur Excel, vous devez différencier entre les deux cas possibles. La formule dépendra du fait que ce classeur est ouvert ou fermé. En outre, comme nous l’avons vu dans le cas des références vers le même classeur, le nom du classeur et les feuilles de calcul seront également utilisé dans la détermination du format.

Expliquons alors les différents formats de références externes à un autre classeur dans les différents scénarios possibles.

Créer une référence externe à un classeur ouvert

Le premier cas que nous étudions est lorsque le classeur source soit ouvert. Dans ce cas, la référence externe que vous créez vers ce classeur devrait inclure le nom du classeur y compris son extension entre crochets, suivi du nom de la feuille de calcul, du point d'exclamation « ! » et de l’adresse de la cellule ou de la plage référencée. Le format de la référence est donc comme suit :

[Nom_classeur]Nom_feuille!Adresse_cellule

Par exemple, pour faire référence à la plage « A2:A5 » de la feuille « Pomme » se trouvant dans le classeur nommé « Ventes.xlsx » utilisez la formule ci-dessous :

[Ventes.xlsx]Pomme!A2:A5

Vous pouvez utiliser cette référence dans une formule SOMME si vous souhaitez calculer la somme de ces cellules. La formule est comme suit :

=SOMME([Ventes.xlsx]Pomme!A2:A5)

Assurez-vous toujours d’utiliser les guillemets simples autour du chemin d’accès lorsque le nom du classeur ou le nom de la feuille, ou les deux, contiennent des espaces ou des caractères non alphabétiques.

Comme nous l’avons déjà mentionné vous n’êtes pas obligé à taper manuellement une référence à un autre classeur. Tous ce que vous devez donc à faire est d’accéder à l'autre classeur lors de la saisie de votre formule et de sélectionner la ou les cellules vers lesquelles vous souhaitez faire référence. Microsoft Excel créera automatiquement la référence pour vous comme montré dans la capture ci-dessus.

En utilisant cette méthode de référencement automatique vous remarquerez qu’Excel créera toujours des références absolues au lieu des références relatives. Cela signifie qu'il y a un signe « » avant les numéros de ligne et de colonne comme indiqué dans la capture ci-dessous :

Avec ces références absolues, si vous copiez et collez cette formule dans d'autres cellules, elle continuera à faire référence à la même plage en raison d'une référence absolue.

Créer une référence externe à un classeur fermé

Si vous essayez d’utiliser la formule ci-dessus pour un classeur qui n’est pas ouvert la formule ne fonctionnera pas mais affichera une erreur de référence « #REF! ». En réalité, le classeur à référencer n'a pas nécessairement besoin d'être ouvert. Cependant, vous devez apporter des modifications à votre référence externe afin que la formule puisse fonctionner correctement s’il est fermé. Ajoutez le chemin d'accès complet à votre référence externe.

Répétons l’exemple précédent. Pour additionner les valeurs dans les cellules « B2:B5 » dans la feuille « Pomme » du classeur « Ventes.xlsx » qui est cette fois-ci fermé, nous utiliserons la formule ci-dessous :

=SOMME('D:\Données\[Ventes.xlsx]Pomme'!A2:A6)

Remplacez le chemin « D:\Données » par le chemin où se trouve le classeur.

Expliquons cette référence externe :

  • « D:\Données » : est le chemin qui pointe vers le lecteur et le répertoire dans lesquels vous avez stocké le classeur à référencer.
  • « [Ventes.xlsx] » : est le nom du classeur à référencer. N’oubliez pas que vous devez inclure l'extension de fichier (.xlsx, .xls ou .xslm) et de placer le nom entre crochets.
  • « Pomme » : est le nom de la feuille de calcul où se trouvent les cellules référencées.
  • « A2:A6 » : est la référence pointant vers la plage de cellules référencées.

Remarque : si vous créez une référence à un autre classeur alors que ce classeur est ouvert et après que vous ayez terminé vous fermez le classeur source, Excel met à jour automatiquement votre référence de classeur externe pour inclure le chemin d'accès complet.

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