Modèle accessible de feuille de route professionnelle sur Excel
Besoin d’une planification sur mesure ? Optez pour la feuille de route de projet !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
La planification est la phase la plus importante dans la réalisation d'un projet. Elle permet de recenser tous les moyens disponibles et d’élaborer une stratégie pertinente pour atteindre les objectifs prédéfinis, tout en respectant les délais impartis. Plusieurs outils de gestion de projet sont disponibles pour assurer la bonne planification du projet, notamment les réunions de brainstorming qui aident les équipes à constituer une idée précise sur leur projet, ainsi que ses variables et à élaborer vers la fin un plan stratégique bien détaillé. Le plan stratégique est nécessaire pour mettre en avant le vison global de l’entreprise, mais son exploitation n’est pas facile vu sa densité. Par contre, vous pouvez vous servir de ce dernier pour rédiger une feuille de route plus pratique, qui se base sur les éléments clés de la réussite de votre projet, et qui montre en temps réel votre état d’avancement. Dans cet article, nous allons définir la feuille de route de projet et décortiquer ses composantes, pour vous aider dans la conception de votre propre feuille de route. Nous aborderons aussi les avantages de cet outil, ses inconvénients et les alternatives disponibles.
Définition et intérêts de la feuille de route
La feuille de route, également appelée , road map est un document simple basé sur des illustrations graphiques. Il présente dans un ordre chronologique l’ensemble des objectifs d’un projet avec tous les éléments dont il dépend. Ce document sert d’une manière indirecte à communiquer entre les différentes parties prenantes en traçant un workflow efficace qui définit le domaine d’intervention de chacun d’entre eux. La feuille de route est valable durant toute la période de l’exécution du projet, elle est facile à consulter et dotée d'une fiabilité irréprochable en termes de progression des travaux relatives au projet. La feuille de route fournit une vue 360° sur le projet allant de son point de départ passant par les étapes critiques et les dépendances de sa réalisation, pour arriver à son inauguration. Elle dévoile aussi les éventuelles contraintes temporelles, techniques et financières. Elle se distingue du reste des plans stratégiques par la richesse et la concentration de ses informations, comme elle combine d’une façon intelligente entre tous ce qui est stratégique et pratique à la fois pour assurer au lecteur concerné une vue d’ensemble complète.
Comment une feuille de route de projet peut-elle vous aider ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, la feuille de route est un outil de communication efficace, car elle assure la diffusion de l’information sur deux niveaux :
- Au niveau des équipes projet : elle contribue positivement à l’amélioration de leurs connaissances sur les différents axes du projet et favorise son exécution avec un maximum de concentration, dans des conditions irréprochables. La feuille de route peut être considérée comme un fil directeur du projet qui doit être respecté à la lettre pour maintenir une progression exponentielle vers le but principal. Elle permet aussi de renforcer l’estime de soi et de motiver les équipes qui mettent à jour leurs forces pour aboutir à leurs objectifs.
- Au niveau des parties prenantes : en leur présentant un schéma d'avancement bien structuré vous leur permettez de quantifier le travail fourni par les équipes en toute transparence. La feuille de route renferme également les références de toutes les opérations financières pour servir à une étude de traçabilité descendante en cas de besoin. Ce document est un justificatif puissant, il confirme que les équipes empruntent toujours la bonne voie et réduit significativement le taux des erreurs et des malentendus.
La feuille de route peut être considérée comme un instrument de prise de décision, elle aide énormément dans la définition des tâches urgentes pour parvenir à dresser une liste de besoins et de buts selon un ordre de priorité. Elle permet de limiter dans le temps chaque étape et de conditionner chaque réalisation par un livrable et un suivi qui sert à sa validation en fin de compte.
Quelle forme de diagramme adopter pour votre feuille de route?
Pour avoir une feuille de route bien soignée, il s'avère important de s’appuyer sur un modèle de diagramme qui permettra de mettre en valeur tous les éléments inclus. Le diagramme de Gantt est le support le plus apprécié par les managers et les chefs de projet car il permet de préciser sur le même calendrier de planification le flux opérationnel et les deadlines. Nous proposons ci-dessous cinq étapes à suivre pour élaborer une feuille de route idéale en se basant sur les principes du diagramme de Gantt.
1. Répartissez le travail demandé sous formes de tâches à durées limitées
Dès le commencement, vous devez être en mesure de bien visualiser votre point d'arrivée afin de pouvoir proposer des tâches cohérentes qui vont vous permettre d'atteindre votre objectif. Pour cela, il faut se baser sur vos paramètres internes à savoir la cadence de production de vos équipes pour accorder à chaque tâche un délai d'exécution. Veillez à adopter un système de mesure unifié dans le corps de votre feuille de route pour qu’elle ait un aspect homogène et empêche toute sorte de confusion. Chaque tâche est représentée sur la feuille de route par une barre horizontale. Vous avez la flexibilité d'utiliser différentes couleurs au niveau de chaque barre pour les distinguer visuellement, surtout pour les tâches dépendantes où les actions se chevauchent.
2. Marquez les interactions entre les tâches
Il faut distinguer entre les tâches parallèles et les tâches séquentielles. Les tâches parallèles, comme leur nom l'indique, peuvent se réaliser en même temps et n'ont pas d'incidences sur les autres. Par contre, les tâches séquentielles sont des tâches dépendantes de celles qui les anticipent. Afin de déterminer exactement sur votre diagramme l’interaction entre vos différentes tâches, vous pouvez opter pour les abréviations suivantes :
- DD (Début à début), le début d'une tâche dépend du début de celle qui la précède.
- FF (Fin à fin), les deux tâches s’achèvent en même temps.
- DF (Début à fin), la tâche se termine lorsque celle qui suit démarre.
- FD (Fin à début), le début d’une tâche nécessite la clôture de la tâche précédente.
Pour assurer la bonne compréhension des notions que vous introduisez au fur et à mesure dans votre feuille de route, c'est préférable d’accompagner votre document par une table de sigles et des abréviations.
3. Définissez les Milestones
Un Milestone est un arrêt de production planifié qui a pour but de contrôler et de valider toutes les réalisations à date avant de passer aux travaux qui suivent. Le choix de ces arrêts est un facteur déterminant, il entraîne l'engagement de toutes les parties prenantes. Les Milestones sont indispensables à la bonne conduite de votre projet mais leur nombre doit demeurer raisonnable pour ne pas dépasser la durée prévue de votre projet.
4. Attribuer les ressources humaines, techniques et financières
Lors de cette étape, vous affectez les compétences en fonction de leur expertise ainsi que les missions disponibles, et si besoin vous pouvez lancer une campagne de recrutement afin de satisfaire votre besoin en ressources de travail. De même, vous répartissez le budget attribué en amont selon les dépenses prioritaires avancées par chaque service. Pour garantir le bon pilotage du projet vous êtes invités à recenser les ressources matérielles qui seront mises en œuvre (machines, logiciels, locaux…). Vous pouvez vous appuyer à ce niveau sur des check listes compatibles avec votre activité. Ces dernières sont disponibles sur les plateformes de gestion de projet sous forme de tableaux excel téléchargeables.
Conseils pour bien gérer votre feuille de route de projet
Votre feuille de route de gestion de projet vous permet d’augmenter la productivité de vos équipes d’une manière optimale. Cette dernière peut également jouer le rôle contraire et agir négativement sur votre progression. Voici quelques conseils que vous pouvez suivre pour emprunter la bonne voie en rédigeant une feuille de route de projet :
- Alimentez votre diagramme par des abréviations autant que possible ou par un texte court pour plus de précision dans les cas extrêmes;
- Accordez des délais raisonnables à chaque tâche en fonction de votre capacité de production pour éviter tout décalage et rendre ainsi votre feuille de route de projet obsolète;
- Mettez la feuille de route à la disposition des équipes, et faites des rappels quotidiens et des briefs pour les tenir au courant de chaque évènement marquant;
- Maintenez votre feuille de route à jour, quand vous procédez à un changement de plan;
- Optez pour les e-road map disponibles en ligne et gratuitement, en général, il suffit de se procurer d’une application ou d’un logiciel adéquat pour éditer un document facile à modifier;
- Évitez les templates de feuilles de route préétablis, car ils sont statiques et il s’avère impossible de les modifier. Vous serez dans l’obligation d’éditer une nouvelle feuille si vous souhaitez apporter des modifications par rapport à l’ancienne.
Les inconvénients des modèles traditionnels de la feuille de route de projet
L’aspect négatif des feuilles de route les plus répondues correspond à l'exigence temporelle. Certes, c’est bien de tracer sur le diagramme le jour de départ d'une mission et le jour de sa clôture, mais en réalité plusieurs facteurs entrent en jeu et influencent le maintien des délais. Les imprévus peuvent nuire à la fiabilité de votre document à l’égard de toutes les parties prenantes et engendrer des dégâts matériels (épuisement du budget, amortissement du matériel, heures de travail supplémentaires…). Pour remédier à cette situation de nouveaux modèles sont proposés, ils se basent sur le principe de la probabilité et le calcul de l’estimation, comme la feuille de route kanban. Mais ce modèle a aussi ses propres points faibles, notamment le manque de détermination qui décourage et ralentit les équipes à donner de leur mieux.