Tutoriel Excel : créer une plage nommée

Tutoriel Excel : créer une plage nommée

Ce tutoriel explique la notion des plages nommées dans Excel, leur rôle et les étapes à suivre pour affecter un nom à une cellule, à une plage de cellule, à une formule ou à une constante. Vous apprendrez également à modifier et à supprimer les plages nommées que vous créez.

Les plages nommées sont des fonctionnalités très utiles dans Microsoft Excel. En général, nous utilisons les références de cellules dans nos formules, et cela fonctionne dans la plupart du temp. Cependant, la capacité d’Excel à nommer des cellules pourrait signifier plus de gain de temps et d'efficacité lorsque vous saisissez vos formules.

Ce tutoriel ne sera pas limité à la création des plages nommées, mais vous apprendra également à exploiter cette fonctionnalité Excel pour rendre vos formules plus faciles à écrire, à lire et à utiliser.

Table des matières

Que signifie une plage nommée dans Excel ?

Utiliser des noms au lieu des références de cellule

Comment créer une plage nommée Excel ?

Méthode 1 : taper un nom dans la zone Nom

Méthode 2 : créer un nom à l'aide du bouton Définir un nom

Méthode 3 : créer une plage nommée à l'aide du gestionnaire de noms Excel

Comment nommer les colonnes dans Excel (Depuis sélection) ?

Comment créer un nom Excel pour une constante ?

Comment définir un nom pour une formule ?

Comment modifier ou supprimer les plages nommées dans Excel ?

Convention de dénomination pour les plages nommées dans Excel

 

Que signifie une plage nommée dans Excel ?

Si quelqu’un a besoin de vous appeler, il utilise votre nom à la place de dire « Un homme avec telle ou telle caractéristique ». On utilise les noms également pour se référer à des objets ou à des locations géographiques.

Dans Microsoft Excel, il s’agit du même principe. Vous pouvez affecter un nom significatif à une cellule ou à une plage au lieu d’une simple référence standard (comme A1, A2:C30), et l’utiliser pour se référer à cette cellule dans vos formules.

Ainsi, au lieu d’utiliser la référence de cellules, comme A1 ou B1:D12, vous pouvez utiliser un simple nom que vous affectez à ces cellules comme « Villes », par exemple.

Prenons un exemple d’application pour mieux comprendre. Dans la capture d’écran ci-dessous, nous avons une liste de produits dans la colonne A et les ventes associées dans la colonne B.

Dans cet ensemble de données, si nous devons nous référer à la plage représentant les produits, nous allons utiliser A2:A10. De même, pour les ventes nous devons utiliser la référence B2:B10.

Par exemple, pour trouver le total des ventes pour un produit donné, vous pouvez utiliser la formule ci-dessous :

=SOMME.SI(A2:A10; E1; B2:B10)

Même si cette formule fonctionne bien lorsque vous n’avez que quelques points de données, l’utilisation des références de cellules peut vous pendre du temps si vous travaillez sur un énorme ensemble de données. Dans ce cas, il sera mieux d’utiliser des plages nommées.

Dans cet exemple, nous pouvons créer des plages nommées pour chaque colonne, et utiliser ces noms à la place des références. Nous pouvons donc nommer la plage des produits en « Produits » et celle des ventes en « Ventes ».

Vous pouvez également créer un nom pour une seule cellule. Dans cet exemple, nous avons le nom de produit à chercher dans la cellule E1, nous allons également nommer cette cellule en « Produit ».

Ainsi, notre formule deviendra :

=SOMME.SI(Produits; Produit; Ventes)

Microsoft Excel vous permet de créer et d’utiliser deux types de noms :

  • Nom défini : il s’agit d’un nom qui fait référence à une seule cellule, plage de cellules, valeur constante ou formule. Comme pour l’exemple ci-dessus, lorsque vous définissez un nom pour une plage de cellules (A2:A10 et B2:B10), il est appelé plage nommée ou plage définie. Ces noms font l'objet de ce tutoriel.
  • Nom de la table : chaque fois que vous insérez un tableau dans une feuille de calcul, Excel lui affecte automatiquement un nom (par exemple « Tableau1 »). Pour plus d'informations sur les tableaux Excel, consultez ce tutoriel.

Utiliser des noms au lieu des références de cellule

Vous conviendrez que les formules utilisant les plages nommées au lieu des références sont faciles à implémenter et à comprendre, surtout lorsque vous les partagez avec quelqu'un d'autre ou que vous les revoyez vous-même. Non seulement cela, mais, les plages nommées représentent plusieurs d’autres avantages :

  • Vous n’aurez pas besoin de revenir à l'ensemble de données pour sélectionner des cellules : c’est un avantage significatif, surtout lorsque vous avez des données dans une autre feuille de calcul que vous souhaitez utiliser dans une formule. Dans ce cas, vous pouvez simplement commencer à taper le nom et Excel vous affichera les propositions des noms définis commençant par les lettres saisies. La capture ci-dessous illustre un exemple :

  • Les plages nommées rendent vos formules dynamiques : par exemple dans le cas des ventes des produits (vu précédemment), à la place d’utiliser le nom de produit directement dans votre formule, il est recommandé de le mettre dans une cellule distincte et lui affecter un nom. Ainsi, si vous souhaitez calculer les ventes pour un autre produit, vous pouvez le faire en écrivant son nom dans cette cellule et tout le calcul sera automatiquement mis à jour pour refléter le nouveau produit.

Comment créer une plage nommée Excel ?

Il existe trois méthodes pour créer des plages nommées dans Excel. La première est la zone de nom, la deuxième est le bouton « Définir un nom » et la dernière est le gestionnaire de noms. Nous allons passer en revue les trois méthodes une par une.

Méthode 1 : taper un nom dans la zone Nom

Le moyen le plus rapide de nommer une cellule ou une plage de cellules consiste à utiliser la zone « Nom ». Vous pouvez trouver cette zone dans le côté gauche de la barre de formule comme illustré ci-dessous :

Pour définir un nom en utilisant la zone « Nom », suivez les étapes ci-dessous :

  1. Commencez par sélectionner la/les cellules que vous souhaitez nommer.
  2. Ensuite, dans la zone « Nom» tapez le nom voulu (Il est préférable d’utiliser des noms significatifs pour mieux représenter vos données). Dans cet exemple, nous utilisons le nom « Produits » puisque la plage sélectionnée contient des noms de produits.
  3. Une fois vous avez saisi le nom, cliquez sur la touche « Entrer » pour le valider.

Par conséquent, vous venez de créer une nouvelle plage nommée.

Notez que le nom créé ici sera disponible pour l'ensemble du classeur. Si vous souhaitez le limiter à une feuille de calcul, utilisez la méthode suivante.

Méthode 2 : créer un nom à l'aide du bouton Définir un nom

La première méthode est très facile à implémenter et ne demande pas beaucoup de temps. Cette deuxième méthode peut vous prendre plus de temps, mais elle vous donnera accès à plusieurs d’autres options comme l’ajout d’un commentaire pour expliquer le nom et la définition de la portée du nom que vous allez définir.

Ci-dessous, les étapes pour créer une plage nommée en utilisant le bouton « Définir un Nom » du ruban :

  1. Tout d’abord, sélectionnez la cellule ou la plage de cellules à nommer.
  2. Accédez ensuite à l’onglet « Formules».
  3. Dans le groupe « Noms définis», cliquez sur le bouton « Définir un nom » comme illustré dans la capture ci-dessous :

  1. La boite de dialogue « Nouveau nom» apparait.

  1. Tapez le nom que vous souhaitez assigner aux cellules sélectionnées dans la zone « Nom».

  1. Vous pouvez spécifier la zone comme classeurou comme feuille de calcul spécifique. Si vous sélectionnez une feuille de calcul, le nom ne sera pas disponible pour les autres feuilles.

  1. Vérifiez ensuite la zone « Fait référence à» pour voir s’il s’agit bien de la plage sélectionnée. Notez qu’Excel utilise des références de cellules absolues. Vous pouvez supprimer le signe « $ » au cas où vous aimez avoir des plages nommées relatives.
  2. Cliquez sur « Ok ».

Méthode 3 : créer une plage nommée à l'aide du gestionnaire de noms Excel

Si vous travaillez sur un très grand ensemble de données, l'utilisation de noms peut vous faire gagner beaucoup de temps. Cependant, cela peut aussi devenir très déroutant. Comment avez-vous appelé cette plage ? À quelles cellules ce nom fait-il référence ? C’est très facile à oublier.

C’est là que le gestionnaire de noms entre en jeu.

Le gestionnaire est l’emplacement central pour gérer les cellules et les plages nommées dans votre feuille de calcul.

Jetons un coup d'œil au gestionnaire de noms pour l'exemple de feuille de calcul ci-dessus.

Cliquez sur l'onglet « Formule », puis sur le bouton « Gestionnaire de noms » dans le groupe « Noms définis ». Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier « Ctrl + F3 ».

Vous verrez apparaitre une boite de dialogue simple qui a, dans notre cas, deux noms répertoriés.

Habituellement, le gestionnaire de noms dans Excel est utilisé pour travailler avec des noms existants. Cependant, vous pouvez également l’utiliser pour créer un nouveau nom. Ci-dessous, les étapes à suivre :

  1. Dans la boite de dialogue « Gestionnaire de noms», cliquez sur le bouton « Nouveau… » dans le coin supérieur gauche.

  1. Ainsi, la boite de dialogue « Nouveau nom» apparait. Tapez le nom que vous souhaitez dans la zone « Nom ».

  1. Vous pouvez spécifier la portée comme classeur en entier ou une feuille de calcul spécifique. Si vous sélectionnez une feuille particulière, le nom ne sera pas disponible sur les autres feuilles.

  1. Cliquez sur la flèche vers le haut en regard de la zone « Fait référence à».

  1. Sélectionnez ensuite la plage de cellules auxquelles vous souhaitez affecter le nom.

  1. Cliquez sur « OK » pour fermer la boite de dialogue.
  2. Cliquez sur « Fermer» pour fermer le gestionnaire de noms.

Comment nommer les colonnes dans Excel (Depuis sélection) ?

Cette méthode est la plus recommandée lorsque vous avez des données sous forme de tableau et que vous souhaitez créer une plage nommée pour chaque colonne ou ligne.

Par exemple, dans l'ensemble de données ci-dessous, nous souhaitons créer rapidement deux plages nommées (Produits et Ventes).

Ci-dessous, les étapes pour créer rapidement des plages nommées à partir d'un ensemble de données :

  1. Sélectionnez d’abord l'ensemble du tableau (n’oubliez pas les en-têtes de colonne et de ligne).
  2. Accédez à l'onglet « Formules».
  3. Dans le groupe « Nom définis», cliquez sur le bouton « Depuis sélection ». Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Ctrl + Shift+ F3.

  1. La boîte de dialogue « Créer des noms à partir de la sélection» s'ouvre.

Vérifiez les options où vous avez les en-têtes. Dans ce cas, sélectionnez l’option « Ligne du haut » uniquement (car l'en-tête se trouve dans la ligne du haut). Si vous avez des en-têtes à la fois dans la première ligne et dans la colonne de gauche, vous pouvez choisir les deux. De même, si les en-têtes sont uniquement dans la colonne de gauche, vous n’allez cocher que l'option « Colonne de gauche ».

  1. Cliquez sur « OK».

Et voilà, vous avez créé deux plages nommées : « Produits » et « Ventes_DH ».

Remarque :

Excel récupère automatiquement les noms dans les en-têtes. S'il y a un espace entre les mots, par exemple « Liste des produits », il insère un trait de soulignement (car vous ne pouvez pas avoir d'espaces dans les plages nommées).

Comment créer un nom Excel pour une constante ?

Les plages nommées Excel ne sont pas limitées aux références de cellules uniquement. Vous pouvez également définir un nom qui fonctionnera comme une constante sans utiliser aucune référence. Pour ce faire, utilisez le bouton « Définir un nom » ou le gestionnaire de noms.

Nous allons, par exemple, créer un nom « Commission » et lui attribuer une valeur constante.

  1. Ouvrez la boite de dialogue « Nouveau nom» en cliquant sur le bouton « Définir un nom » de l’onglet « Formules » ou sur « Gestionnaire de noms » puis sur « nouveau » dans le même onglet.

  1. Dans la zone « Nom » de la boite de dialogue « Nouveau nom», tapez le nom « Commission ».

  1. Ensuite, dans la zone « Fait référence à», saisissez la valeur précédée d'un signe égal (=) dans le champ, par exemple =0,02.

Et maintenant, vous pouvez utiliser ce nom n'importe où dans vos formules pour calculer la commission.

Dès que le taux de commission change, vous ne mettez à jour la valeur que dans un seul emplacement central, et toutes vos formules seront recalculées en une seule étape !

Comment définir un nom pour une formule ?

Excel vous donne également la possibilité d’affecter des noms à vos formules. Pour ce faire, vous pouvez suivre la même procédure que pour une constante. Par exemple, nous allons créer un nom pour la formule qui calcul la commission :

=B2*0,02

Si votre formule fait référence à des cellules de la feuille actuelle, vous n'avez pas besoin d'inclure le nom de la feuille dans les références, Excel le fera automatiquement pour vous.

Si vous référencez une cellule ou une plage sur une autre feuille de calcul, ajoutez le nom de la feuille suivi du point d'exclamation avant la référence de cellule/plage (comme par exemple =Feuil4!B2 * 0,02).

Maintenant, chaque fois que vous voulez calculer la commission, tapez simplement le signe d'égalité suivi du nom de votre formule dans la cellule C2, comme suit : =Calcul_commission. Ensuite, vous pouvez appliquer la formule au reste des cellules.

Comment modifier ou supprimer les plages nommées dans Excel ?

Si vous avez déjà créé une plage nommée, vous pouvez la modifier ou la supprimer en procédant comme suit :

  1. Allez dans l'onglet « Formules» et cliquez sur le bouton « Gestionnaire de noms ».

  1. La boîte de dialogue « Gestionnaire de noms» s’ouvre et affiche toutes les plages nommées dans ce classeur :

  1. Pour supprimer une plage nommée, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton « Supprimer» en haut de la fenêtre. Or, pour la modifier, sélectionnez-la, et cliquez sur le bouton « Modifier ».
  2. Dans la boîte de dialogue « Modifier le nom», apportez les modifications que vous souhaitez.

  1. Cliquez sur « OK».
  2. Fermez la boîte de dialogue « Gestionnaire de noms».

Convention de dénomination pour les plages nommées dans Excel

Lors de la création des plages nommées dans Excel, vous devez prendre en considération une liste de règles de dénomination à respecter :

  • Le premier caractère d'une plage nommée doit être une lettre, un caractère de soulignement (_) ou une barre oblique inverse (\). Si vous essayer de taper autre chose, une erreur s'affichera.
  • Les caractères restants peuvent être des chiffres, des lettres, des caractères spéciaux, un point ou un trait de soulignement.
  • Il ne faut pas utiliser des noms qui représentent des références de cellules dans Excel. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser « A1 » comme nom car il s'agit également d'une référence de cellule.
  • Excel n’accepte pas les espaces dans les noms. Par exemple, vous ne pouvez pas avoir « Liste des produits » comme plage nommée. Si vous souhaitez utiliser deux ou plusieurs mots pour créer une plage nommée, utilisez un trait de soulignement, un point ou des caractères majuscules pour les combiner. Par exemple, vous pouvez avoir « Liste_des_produits » ou « ListeDesProduits ».
  • Les plages nommées dans Excel ne sont pas sensibles à la casse. Excel traite les majuscules et les minuscules de la même manière. Par exemple, si vous créez une plage nommée « PRODUITS », vous ne pourrez pas créer une autre plage nommée telle que « produits » ou « Produits ».
  • Une plage nommée Excel peut contenir jusqu'à 255 caractères.

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