Le lettrage comptable est une action menée par les membres du service de comptabilité d’une entreprise pour vérifier l’exactitude des données comptables et cela en les comparant avec l’ensemble des mouvements affichés sur le compte bancaire. Le nom ‘lettrage’ est dérivé du mot ‘lettre’ car le repère de cette démarche est une simple lettre choisie d’une manière arbitraire. Cet article apporte des explications claires et pertinentes sur le processus de lettrage comptable, et décrit les techniques de lettrage comptable existantes que vous pouvez adopter, selon la flexibilité de votre entreprise et ses moyens techniques et logiciels. Comme il évoque les principaux avantages du lettrage et vous propose des solutions pratiques pour ajuster la situation comptable de votre entreprise en s’appuyant sur les résultats obtenus lors du rapprochement réalisé.
Le lettrage comptable est une opération réalisée en interne qui consiste à attribuer le même repère sélectionné à une seule écriture comptable ou à plusieurs écritures à la fois, et cela pour vérifier la bonne tenue des documents comptables et mettre le point sur la situation financière de l’entreprise. Le lettrage s’intéresse aux factures des fournisseurs et des clients au même temps pour les associées à leurs paiements enregistrés au préalable. Cette démarche est indispensable pour être à jour au niveau de vos règlements et honorer la totalité de vos factures en fonction des délais accordés, elle vous permet de vous organiser à l’avance afin d’éviter toute relance de la part des fournisseurs ou toute pénalité suite à un retard de paiement. D’une autre part, le lettrage comptable vous aide à détecter facilement les factures clients non réglées pour réagir rapidement et aviser votre service de recouvrement. Il faut noter que le lettrage comptable vous donne aussi une idée sur les dépenses et les revenus générés par votre entreprise durant une période limitée, il peut être considéré comme une vue d’ensemble fiable sur laquelle vous pouvez vous baser pour bien gérer votre approvisionnement, selon les besoins de votre entreprise, ainsi que votre portefeuille clients. Donc, nous pouvons dire que le lettrage comptable impacte favorablement votre entreprise et permet de relever les défis et les points suivants :
Le lettrage comptable manuel consiste à réviser ligne par ligne les transactions bancaires réalisées ainsi que les factures, afin de les comparer avec les enregistrements internes pour garantir l’équilibre entre les créances et les débits. Comme agent responsable sur cette démarche de lettrage, vous devez disposer de deux types documents bien lisibles et qui recensent le maximum des détails. Le premier document correspond à l’extrait du compte bancaire de l’entreprise et le deuxième regroupe toutes les factures et les charges édités. Pour optimiser votre temps et être efficace lors du lettrage, nous vous proposons de réaliser ce dernier suivant ces étapes :
Au départ vous devez fixer la période concernée par le lettrage (un seul mois ou plusieurs), puis vous listez les charges relatives à cette période. Vous pouvez récupérer à partir de l’historique du compte bancaire les références de toutes les transactions validées avec des indications sur la date de l’opération et les montants versés. Chaque dépense justifiée doit avoir une facture correspondante ainsi qu’une trace de paiement visible. Avant de passer à l’opération qui suit, vous devez mentionner le taux de rapprochement de l’opération que vous êtes en train de vérifier (rapprochement total = 100%, paiement de la moitié du montant convenu = 50%, absence du paiement = 0% …) ou simplement vous dessinez le signe validé ‘✔’ juste à côté de la référence.
Si des factures concernant la période de lettrage sont introuvables et des sommes ont été débitées surtout vers la fin du mois, vous devez directement vérifier les factures éditées un mois après et qui comportent la même valeur des montants injustifiés. Chaque corrélation approuvée entre une facture et son règlement permet de dire que la facture est lettrée, dans le cas contraire la facture est appelée non lettrée ce qui nécessite des recherches supplémentaires pour remédier au déséquilibre repéré.
Pour être sûr que vous avez fait le tour de tous vos documents et que vous n’avez rien rater, surtout dans le rang des charges fixes et des frais que vous avez l’habitude de payer tous les mois, nous vous proposons une petite astuce qui nécessite un retour en arrière. L’astuce consiste à comparer le montant total des charges de ladite période de l’année A avec celui de l’année précédente A-1. De cette manière, vous allez vérifier en cas de présence d’écarts, si c’est dû à la non prise en charge d’une facture relative à une des charges principales comme le loyer, certaines taxes…
Le lettrage automatique consiste à attribuer la tâche entière du rapprochement entre le solde et les dépenses de votre entreprise pendant une durée déterminée à un système informatique. Ceci exige un logiciel performant et doté d’un espace de stockage très intéressant pour assurer la saisie quotidienne des factures sur votre base de données. Le système informatique doit être hautement sécurisé, car il est relié avec votre compte bancaire pour faciliter l’importation instantanée des dernières mises à jour concernant le solde et les transactions bancaires de l’entreprise. Le lettrage automatique peut se faire suivant deux méthodes différentes, selon les variables sélectionnées lors de ce dernier :
Les données non lettrées peuvent correspondre soit à des créances (cas d’un client qui n’a pas réglé ses factures) ou à des dettes (paiements non validés par vos soins au profit d’un fournisseur de matériels ou de services). Les factures demeurent ouvertes tant qu’aucun paiement n’est effectué durant le délai accordé. Mais au-delà de ce dernier, toute facture non honorée est qualifiée de ‘non lettrée’ et cela engendre l’application de certaines procédures selon les clauses du contrat signé entre les deux parties. Dès que vous détectez la présence d’une facture non lettrée, nous vous conseillons tout d’abord de faire des vérifications supplémentaires pour s’assurer qu’aucune erreur n’est survenue (cas de facture mal lettrée). Il faut vérifier si jamais :
Après investigations, si vous êtes sûr qu’il ne s’agit pas d’une confusion et qu’aucune trace de paiement n’est visible, les factures non lettrées de votre part nécessitent un traitement urgent pour ne pas entrer en situation délicate avec vos fournisseurs. De même vous devez contacter les clients ayant des factures impayées pour trouver un compromis et pourquoi pas, si vous avez la possibilité, leurs proposer des facilités de paiement selon le montant restant et en fonction de leur aptitude à s’engager avec vous.
Le lettrage comptable est un contrôle non obligatoire mais très efficace et qui a donné ses fruits sur plusieurs niveaux. Vous devez l’introduire dans votre calendrier de contrôles, à savoir une fois par mois pour les rapprochements de routine afin de détecter d’une manière précoce les erreurs de comptabilité et empêcher l’accumulation des dettes et des créances non prises en considération. Il est fortement conseillé de conduire un lettrage comptable vers la fin de l’année également pour évaluer l’exercice annuel de l’entreprise et le comparer avec celui de l’année précédente ainsi qu’avec les objectifs que vous avez fixés au début de la même année.
