Modèle de tableau de suivi des objectifs sur Excel


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Tableau de suivi d’objectifs : différents types et étapes d'élaboration

Articler rédigé par : Mouna HAMIM

Un tableau de suivi d’objectif est un document important qui contient plusieurs informations signifiantes. C’est la raison pour laquelle cet outil doit être simple, pertinent et facile à comprendre.

Un tableau de suivi d’objectifs, également appelé tableau de bord ou Dashboard, peut être présenté sous forme de graphiques, chiffres ou pourcentages . Ces différents indicateurs sont nommés KPI ( Key performance indicators, et représentent les clés qui mesurent la performance et les objectifs atteints au sein d’une organisation .

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Pourquoi élaborer un tableau de suivi d’objectifs ?

différentes activités dans votre entreprise telles que les activités financières, marketing, et commerciales.

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous pouvez contrôler plus facilement le développement commercial en surveillant les objectifs financiers, marketing et commerciaux. Vous pouvez évaluer les prévisions et les chiffres réels du plan d'affaires, prendre les décisions nécessaires et prendre les mesures nécessaires pour corriger la situation et atteindre les objectifs fixés.

Les différents types de tableaux de suivis d’objectifs

Il existe plusieurs types de de tableaux de suivis d’objectifs qui permettent de gérer vos activités et de visualiser leurs performances ou de simplement analyser une situation. Nous distinguons plusieurs types de tableaux d’objectifs :

  • Le tableau de suivi opérationnel : Il surveille l'exécution des tâches au niveau opérationnel et élabore des plans d'actions - par exemple: le nombre de nouveaux clients du vendeur, le taux de rupture de stock du service approvisionnement, le taux de gain du call center, la gestion de projet, tableaux de bord de gestion pour le suivi budgétaire, la gestion des risques, etc. Grâce à cet outil d'aide à la décision, vous pouvez facilement prendre les mesures correctives appropriées en fonction de la situation.
  • Le tableau pilotage stratégique : Il fournit au comité de direction (chiffre d'affaires, nombre de clients, part de marché, évolution de la rentabilité, etc.) et aux parties prenantes une vision globale des activités de l'entreprise.
  • Le tableaud'analyse de données : Cette utilisation permet de  fournir des éléments permettant de comprendre les données. L'une des applications est l'amélioration continue des processus.   

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Comment doit être présenté un tableau de suivi d’objectif ?

  1. Impliquez vos utilisateurs . Les futurs utilisateurs participent à la conception du formulaire et à la sélection des indicateurs. Pour qu'elle soit acceptée, il est important de les impliquer dans la création. Le risque d'erreurs (erreurs de sélection, trop d'informations, etc.) doit être fortement réduit.
  2. Gardez l’essentiel seulement. Veillez  à ce que vos tableaux de suivis d’objectifs ne contiennent que les éléments essentiels et pertinents, et évitez de  les surcharger avec les détails. N’oubliez pas qu’il est recommandé de présenter vos résultats sur une seule page.
  3. Des résultats incontestés - avec des définitions transparentes, simples et faciles à      comprendre, aucun différend possible - un périmètre spécifique clair est préférable.
  4. Mettre en place un niveau d'action suffisamment précis pour des indicateurs   exploitables.
  5. Avoir des sources de données accessibles (utilisées pour calculer les valeurs mesurées) Choisir des sources de données accessibles à l’utilisateur.
  6. Choisir un modèle de tableau de bord clair et convivial à première vue. 

Les différentes étapes de l'élaboration d’un tableau de suivi d’objectif

Déterminer le contenu d’un tableau de bord

La première étape est de déterminer les buts principaux de votre tableau.  Il faudra donc déterminer quels sont les indicateurs à inclure, le destinataire principal , et savoir si ce dernier sera-t-il en mesure d’obtenir les informations nécessaires grâce à cet outil , et sous quelle forme et à quelle fréquence vous souhaitez générer vos tableaux de suivis.

Le choix des indicateurs et objectifs à représenter

Il existe trois types d’indicateurs qui doivent figurer dans un tableau de suivi d’objectifs :

  • les indicateurs de processus ou d’activité: permettent de faire le suivi des activités de production (ventes, achats, stocks…, comme le nombre d’unités de certains produits dans un stock actuels ainsi que les chiffres ciblés.
  • les indicateurs de performance ( KPI) : évaluent le taux d’efficacité ou de performance en termes d’objectifs financiers, de rentabilité ou de qualité .
  • les indicateurs de risques (KRI) : permettent d’avoir une vision sur les indicateurs susceptibles et de prendre les actions nécessaires pour éviter et anticiper une situation de risques.

Voici un Exemple pour définir vos indicateurs :

Activité

Objectif

KPI

Indicateur

Objectif

Gestion des demandes clients

Subvenir au maximum de demandes possibles des clients

Rapidité d’interaction avec le client

Durée de traitement moyenne

48h max

Gestion des retours des clients

Gérer les retours des clients et veiller à leur satisfaction

Satisfaction du client et résolution de leurs problèmes

Pourcentage de satisfaction d’un client

100%

Un autre exemple de tableau de bord de suivi d’objectifs :

Activité

Objectif

KPI

Indicateur

Objectif

Augmenter les revenus financiers

Augmenter de 12 % l’activité financière

Pourcentage de L’état financier

Taux d’augmentation de l’état financier

1 an

Minimiser les charges

Réduire les coûts et charges dans l’entreprise

Réduction du Montant des charges

Le taux des charges

1 an

Architecture technique

id 12773 04Cette partie gère les différents aspects techniques de vos tableaux de bord incluant :

  • les sources de données :  Identifiez les différentes sources de données possibles comme les logiciels ERP , les fichiers Excel ou autres .
  • Sélection du support adéquat : Sélectionnez la méthode de génération de vos rapports, soit manuellement grâce aux outils Office par exemple ou bien grâce à des logiciels automatiques de type Saas .
  • Choix de la méthode d’envoi : Choisissez comment vos tableaux de bords seront envoyés au destinataire. Il existe plusieurs logiciels de type Saas qui permettent la génération et l’envoi automatique des tableaux de bords. Vous pouvez aussi opter pour un service de mailing ou grâce à des  serveurs intranet par exemple.

Le style visuel, important !

La dernière étape est le choix des détails  graphiques de votre tableau de suivi de bord. Misez sur des couleurs simples et un format plaisant à première vue pour donner envie au lecteur de le visualiser !

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Téléchargez gratuitement des modèles de tableau de suivi des objectifs sur Excel

Modèle 1 :

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Modèle accessible de suivi des objectifs à utiliser afin  d’identifier les priorités principales, les problèmes à résoudre et  les objectifs à court et à long terme. Ce modèle sous format MS Excel apporte un aperçu rapide et général qui peut être développé à la suite quand vous créez des plans d'action pour différents objectifs. Envisagez de l'utiliser comme outil de communication à inclure dans les présentations, les réunions d'équipe ou les rapports mensuels.

Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser ce modèle.

Ce modèle de tableau de suivi des objectifs fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2007.

Modèle 2 :

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Ce modèle va vous aider tout à créer un tableau de suivi des objectifs détaillé, ce qui peut être notamment utile quand vous essayez d'atteindre des objectifs complexes ou stimulants qui nécessitent de la clarté et de la structure pour assurer une réalisation réussie. Utilisez cette feuille de calcul Excel pour évaluer et affiner un objectif, y compris les détails de ce que vous voulez accomplir et pourquoi, comment vous prévoyez de mesurer les progrès, ce qui est nécessaire pour atteindre l'objectif et un délai réaliste.

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