Article rédigé par : Hicham Ouakrouz
De nombreux organisateurs d'événements, petits ou grands, ne voient dans le formulaire d'inscription qu’une simple formalité. En réalité, il revêt une importance capitale pour la planification de votre événement. Le formulaire d'inscription est la première étape que franchissent les visiteurs, clients, prospects ou participants pour assister à l’événement. Il s'agit de leur toute première démarche délibérée pour y participer.
Ainsi et plutôt que faire appel à des méthodes archaïques (comme l'impression et l'envoi d'un formulaire par la poste) ou à un modèle par défaut fourni par un programme de gestion d'événements, il est important de réfléchir de manière approfondie à votre formulaire d'inscription et à la façon dont vous pouvez l'utiliser pour organiser un événement dans les meilleures conditions.
Pour l'organisation d'un événement, il est nécessaire de prévoir le nombre de participants potentiels en amont de celui-ci. Cela permet de préparer au mieux l'organisation du site si l'événement se tient en présentiel ou bien le support web si la manifestation se tient à distance. Dans ce contexte, le formulaire d'inscription occupe une place centrale en offrant un suivi rapide du nombre de participants et en prévenant le public si le nombre limite des participants est atteint.
La possibilité de s'inscrire en ligne à un événement donne la possibilité de faire le suivi des inscriptions et donc de les arrêter si le seuil fixé est franchi. Dès lors, il est possible de proposer une liste d'attente pour les abandons.
Il est possible de faire parvenir le formulaire d'inscription à une liste de contacts ou encore de le faire parvenir au grand public par le biais des canaux de communication tels les sites web ou les réseaux sociaux. Grâce au comptage en temps réel des réponses, la répartition des participants peut se faire facilement sur plusieurs plages horaires s'il s'agit de prendre part à des ateliers par exemple.
Pour organiser un grand événement, il faut sans doute plus qu'un simple comptage des effectifs. Le formulaire d'inscription peut recueillir de nombreux points de données et les stocker dans un endroit facile d'accès.
Un événement est une bonne occasion pour compléter votre base de données et en apprendre davantage sur vos participants. Ainsi, il est possible de connaître l'âge moyen des participants, le moyen par lequel ils ont découvert l'événement, leur qualité de membre de club ou de l'association, etc.
Il ne faut pas hésiter à préciser la raison pour laquelle de telles informations sont collectées : enquête de satisfaction, souci de personnaliser le contenu à proposer aux membres, mise à jour de la liste de contacts, etc.
Obtenir les bonnes informations en un seul endroit, sans trop de difficultés, est le moyen le plus simple pour un usager de se sentir satisfait de son expérience en ligne. Sans oublier que c'est la première impression qu'un utilisateur se fait de la marque et de l'événement à venir. Les formulaires d'inscription servent à recueillir des informations utiles pour un hôte, tout en permettant aux visiteurs de s'inscrire facilement.
Il est important de poser les bonnes questions, sans pour autant en submerger un interlocuteur. Ainsi, il faut éviter de poser des questions de peu d'importance et s'en tenir aux informations indispensables. Un formulaire d'inscription rempli de questions inutiles peut inciter l'utilisateur à quitter prématurément la page.
Il est important de prendre le temps pour comprendre le public auquel le formulaire est destiné, de connaître les détails nécessaires à une bonne collecte de données et d'adapter le formulaire au type d'événement.
Il est important de prendre le temps pour comprendre le public auquel le formulaire est destiné, de connaître les détails nécessaires à une bonne collecte de données et d'adapter le formulaire au type d'événement. Par exemple, le formulaire d'inscription pour une course à pied de 5 km où les participants reçoivent des maillots doit comporter un espace pour indiquer leur taille.
En recourant à des modèles les plus utilisés, nul besoin de partir de zéro. Cela permet une planification en douceur et sans effort. En fonction de la nature de l'événement, un formulaire peut être ajusté pour répondre à des besoins spécifiques.
Avec un formulaire de conférence ou de symposium, vous avez la possibilité de recueillir les informations personnelles de vos participants ainsi que les informations relatives à leur emploi. Les conférences et les symposiums se déroulent généralement sur une longue période. Ils sont donc une source importante d'informations s'il faut inscrire les participants à plusieurs activités organisées dans le cadre de l'événement.
Ce formulaire est similaire à un formulaire d'inscription à une conférence et est conçu pour recueillir les informations d'un participant ainsi que celles des personnes qu'il prévoit d'amener avec lui. Les séminaires sont généralement de plus petite taille qu'une conférence. Avec ce formulaire, vous pouvez également percevoir des frais au moment de l'inscription.
Une réunion d'anciens élèves par exemple est destinée aux diplômés d’un établissement. Ce formulaire d'inscription posera des questions spécifiquement orientées vers cet événement. Par exemple, des questions sur le temps passé dans l'établissement et des questions spécifiques sur la vie après, comme l’emploi actuel, l'état civil ou les enfants.
La réunion annuelle d'une association est destinée à tous ses membres. Le formulaire d’inscription à cet événement recueille les coordonnées personnelles, celles du conjoint le cas échéant, ainsi que des données personnelles relatives à l’adhésion, la formation et le diplôme, l’emploi, des informations sur l'association, etc.
Les demandes d’inscription aux foires aux emplois se présentent sous deux formes : un formulaire d'inscription en ligne et un formulaire en format papier. Les formulaires en ligne sont couramment utilisés sur les sites d'emploi, tant par les demandeurs d'emploi que par les recruteurs. Ces formulaires sont généralement courts et recueillent peu de données. Le formulaire d'inscription en format papier à une foire à l'emploi est plus détaillé, tant pour le candidat que pour l'employeur. Il comporte des questions plus détaillées relatives aux participants et aux entreprises.
Un événement de lancement des ventes rassemble les équipes de vente pour discuter de nouvelles stratégies, de mises à jour de produits, ou simplement pour réunir l'équipe afin de raviver son enthousiasme pour les produits existants. Ce formulaire spécifique recueillera des données personnelles ainsi que des données sur les autres participants, des informations sur l'entreprise, des inscriptions éventuelles à des activités supplémentaires, etc.
Les conférences des usagers sont généralement orientées vers le réseautage, la croissance et les opportunités de marketing. Le formulaire d'inscription à une conférence des usagers ressemblera à celui d'une conférence typique.
Les ateliers sont généralement plus petits qu'une conférence et plus courts, ne durant qu'un jour ou deux. Les ateliers sont un excellent cadre où les personnes issues d'autres milieux ou départements peuvent s'aventurer, ce qui, en retour, rend les ateliers moins structurés et plus ouverts aux personnes extérieures. C'est pourquoi il est fréquent que les formulaires d'inscription aux ateliers posent la question suivante : "Comment avez-vous entendu parler de nous ?".
Un formulaire d'inscription doit être conçu de manière à ce que les utilisateurs soient constamment amenés à le remplir et le renvoyer. Il doit être simple, convivial, facile à comprendre et - comme on dit dans le monde de l'optimisation des conversions - “sans friction”. Voici quelques bonnes pratiques pour augmenter votre taux de conversion et offrir à vos invités une expérience positive.
Aujourd'hui, de nombreuses personnes se servent de plus en plus d'appareils mobiles pour accéder à l'internet. En fait, beaucoup de gens utilisent exclusivement leur appareil mobile. Il est donc important de créer un formulaire d'inscription qui fonctionne bien sur tous les appareils, quelle que soit leur taille. Assurez-vous donc de concevoir des formulaires réactifs et faciles à utiliser.
Les questions redondantes peuvent être exaspérantes, surtout lorsqu'il s'agit de formulaires longs. Vos utilisateurs auront peu envie de saisir les mêmes informations plusieurs fois. Lisez votre formulaire plusieurs fois pour vous assurer que rien ne se répète.
Votre formulaire d'inscription n'est pas l'endroit idéal pour faire preuve d'esprit ou d'intelligence, même si ces qualités sont typiques à votre marque. Les formulaires d'inscription sont censés être utilitaires. Utilisez un langage que tout le monde peut comprendre pour les étiquettes des champs, le texte des espaces réservés et les instructions. Choisissez des mots simples plutôt que des mots complexes.
Votre objectif est de recueillir les informations essentielles auprès de vos invités et de les inciter à cliquer sur "Envoyer". C'est tout. Cela dit, n'ayez pas peur de demander ce dont vous avez besoin. Vous pourriez avoir besoin de connaître leur préférence en matière de restauration ou de savoir s'ils participeront au cocktail de réseautage du soir. Il est judicieux de poser ces questions sur le formulaire d'inscription, car cela les pousse à y répondre. Ne vous fiez pas à votre enquête post-inscription, car vos invités pourraient l'ignorer.
Avant de mettre votre formulaire à la disposition des visiteurs de votre site Web, il est essentiel de le tester à plusieurs reprises pour vous assurer qu'il fonctionne. Passez en revue l'ensemble du processus d'inscription à l'événement. Vérifiez que le formulaire se soumet correctement, que vous recevez les bons emails de notification et que vous êtes dirigé vers la bonne page. Il est également utile de demander à des tierces personnes d'essayer le formulaire pour trouver des erreurs que vous n'avez peut-être pas remarquées.
Une fois que votre événement se profile à l'horizon et que vous avez collecté vos données, vous êtes sur la bonne voie pour faire de votre événement un succès. Maintenant, ce que vous faites avec les données recueillies à partir des formulaires d'inscription à l'événement, voilà où se produit le véritable tour de magie. L'utilisation des informations du formulaire d'inscription permet de personnaliser l'expérience des invités. Si vous posez les bonnes questions, vous saurez comment placer au mieux les participants à des tables présélectionnées, quelles sont leurs préférences en matière de nourriture, de taille de maillots, et même des détails amusants sur des accessoires à emporter.
