Modèle de fiche d’inscription sur Excel

La fiche d’inscription, pour une collecte de données optimale et efficace !

L’accès à n’importe quel évènement, service ou formation en ligne nécessite une inscription au préalable pour permettre aux organisateurs et responsables de gérer dans les meilleures conditions le déroulement des activités ou la bonne exécution du travail demandé. De nos jours, tous les processus se sont digitalisés. Même pour consulter votre compte bancaire à distance, vous pouvez vous inscrire au service en ligne, puis vous fournir vos informations confidentielles pour accéder aux données en toute sécurité et à n’importe quel moment. Cet article s’intéresse aux fiches d’inscriptions que nous rencontrons chaque jour et  que nous sommes obligés à remplir, en répondant aux questions les plus populaires qui se posent autour de cette thématique : A quoi sert une fiche d’inscription ? Comment éditer facilement une fiche d’inscription professionnelle ? Quels sont ses types ? Et qui détient le droit de consulter les informations collectées ?

 Qu’est-ce qu’une fiche d’inscription et quel est son rôle ?

La fiche d’inscription est un document qui contient des champs libres à remplir par la personne qui souhaite s’inscrire à un service, rejoindre une plateforme ou participer à un événement. Le formulaire renferme un contenu variable selon la nature des informations à recueillir et le cadre d’inscription, mais en général il vise les informations personnelles du futur utilisateur, comme : son nom, son prénom, son sexe, sa date de naissance, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, etc.

La fiche d’inscription numérique permet de joindre une multitude de fichiers sous différents formats, notamment : une copie de la carte d’identité, une photo, un curriculum vital ou autres. Le paiement en ligne des frais générés est devenu également possible grâce aux liens de paiement intégrés dans les formulaires digitalisés.  Ce formulaire permet d’attribuer à chaque personne inscrite une référence pour suivre sa demande ou son avancement dans le cas des formations et de candidatures. Il représente un outil de gestion des utilisateurs, comme il peut servir à des fins marketing pour adresser des messages spécifiques et pointus à une cible lors des campagnes publicitaires.

Quels sont les types des fiches d’inscription ?

Les fiches d’inscriptions en papier sont délivrées physiquement par les services tiers au profit des bénéficiaires de ce service et l’ajout des réponses s’effectue d’une manière manuelle. Les formulaires en ligne sont de plus en plus nombreux, parfois même il est indispensable de saisir vos données pour accéder à une application ou à un site web. Les fiches d’inscriptions proposés en ligne peuvent être véhiculée selon différentes manières :

• Fiche d’inscription classique : elle est envoyée directement sous forme d’un fichier Word vers l’adresse e-mail de la personne concernée, qui doit télécharger le document puis renseigner ses informations et retransférer vers la fin ledit fichier. Cette fiche a plusieurs limites, car elle nécessite plusieurs manipulations de la part des utilisateurs et ne renferme pas des fonctionnalités assez innovantes.
• Fiche d’inscription intégrée dans un site web : dès qu’un utilisateur accède au site web en question, il est redirectionné vers la page qui contient un formulaire à remplir en ligne, une fois que toutes les informations sont saisies il suffit de cliquer sur le bouton envoyer figurant sur le bas de la page. Cette fiche peut porter sur plusieurs types d'informations personnelles, selon sa conception de base.
• Fiche d’inscription en Pop-up : lors de la navigation sur un site web ou bien une plateforme, une petite fenêtre apparaît à un moment donné qui vous demande de s’inscrire pour continuer votre navigation. En général, ce type de formulaire est très court et ne demande que deux ou trois informations au grand maximum (nom d’utilisateur, adresse e-mail et mot de passe).

L’évolution des formulaires d’inscription et les avantages offertes par les fiches d’inscription numériques !

Depuis toujours l’enregistrement ou bien l’inscription est considérée comme une étape importante pour s’identifier avant d’intégrer une communauté ou bénéficier d’un service. Les formulaires en papier étaient très répandus et chaque établissement imprimait des milliers d’exemplaires chaque année. Mais avec l’émergence des formations à distance, des plateformes du e-Learning et des prestations en ligne, les formulaires en papiers se sont évolués également en supports numériques. La fiche d’inscription en ligne comporte les mêmes informations que le fichier en papier et elle offre en plus une flexibilité pour l’éditeur et pour l’utilisateur. Parmi les avantages de la fiche d’inscription numérique :

• Faire des économies sur plusieurs échelles (temps, impression…);
• Maîtriser l'impact environnemental par la réduction du nombre de documents en papiers et des impressions;
• Possibilité de s’inscrire à distance, en utilisant un ordinateur ou un smartphone connecté.
• Optimiser les processus de saisie des données, de collecte et d’analyse;
• Avoir des espaces de stockage des fiches d’inscription virtuels, dotés d’une performance et d’une sécurité élevée;
• Collecter des informations précises et sans risque d’erreur, directement pas l’utilisation, sans aucune intervention humaine pour la ressaisie manuelle des informations;
• Gérer la base donnée par l’importation et l’exportation des informations et la possibilité de générer des fichiers à n’importe quel moment.

Comment éditer une fiche d’inscription de la manière la plus optimale ?

La création d’un formulaire d’inscription basique peut s’effectuer à travers les outils du pack office qui vont vous permettre de générer un formulaire statique auquel vous devez intégrer les différentes fonctionnalités souhaitées avant de le mettre en ligne ou de le transférer par email. Des solutions plus pratiques sont proposées actuellement et qui vous permettent d’élaborer une fiche d’inscription complète et prête à l’usage. Nous vous proposons ci-dessous des étapes simples à suivre pour préparer votre formulaire d’inscription d’une manière professionnelle et irréprochable.

1. Définissez la nature des informations à recueillir

Afin de présenter une fiche propre et bien organisée, il faut choisir au préalable les données (des clients ou des participants) dont vous aurez besoin pour assurer votre traçabilité et gérer au mieux les dossiers et les opérations à venir.

2. Choisissez le logiciel de création de formulaires

Faites recours à un logiciel qui propose des fiches d’inscriptions pertinentes et qui abordent votre thématique ou s’intéressent à votre domaine d’activité. Par la suite vous pouvez choisir la fiche en question et vous pouvez initier les modifications nécessaires pour but de personnaliser la fiche, au niveau de :

• La forme : polices, couleurs, caractères, logo, disposition des rubriques…
• Le contenu : ajoutez des réponses préenregistrées, utilisez un vocabulaire qui convient à votre cible…
• Les fonctionnalités : intégrez les options indispensables à l’inscription comme le paiement en ligne et la possibilité de joindre des fichiers PDF ou même PNG, de générer automatiquement un e-mail de confirmation d’inscription pour rassurer l’utilisateur…

3. Optimisez votre fiche d’inscription

Un critère très important est le temps nécessaire pour remplir la fiche, ce temps d’inscription doit être calculé à l’avance pour renseigner cette indication sur le formulaire. Vous pouvez mettre la mention ‘*’ sur les champs obligatoires afin de permettre aux personnes pressées de ne remplir que les champs extrêmement importants. Une autre solution consiste à proposer des réponses enregistrées au préalable sous forme d’un menu à multiples choix, ainsi vous réduisez de cette manière les champs dédiés aux textes.

4. Alimentez votre fiche par des informations utiles

Vers la fin, vous pouvez ajouter des informations concernant votre identité (organisme, entreprise…), votre adresse, ainsi que le contact du service support pour aider les gens à entrer en communication avec vous en cas de besoin et pour donner plus de fiabilité à votre fiche.

Quel est le devenir des données collectées via les formulaires d’inscription en ligne ?

Avant de parler de la collecte des données et de l’acheminement de ces dernières, il convient de préciser qu’il existe deux types de données différents, les données quantifiables et ceux non quantifiables. Les données quantifiables regroupent toutes les informations à caractère numérique (âge, salaire…), tandis que les données qualitatives correspondent à l’ensemble des informations qui décrivent les préférences d’un individu (couleur, goût…). Toute information recueillie en ligne est enregistrée sous forme d’une base de données interne, accessible à l’établissement en vigueur qui doit manipuler son contenu conformément aux exigences de la loi. Cette base de données est stockée sur des espaces de stockage physiques comme les disques durs, ou virtuels comme les Cloud. Elle est gérée par un logiciel qui permet de l’entretenir (ajout et suppression d’informations) et de la mettre à jour en continu. Les données recueillies sont utilisées dans le cadre normal pour mieux comprendre le besoin des clients fidèles et des prospects, améliorer le service proposé pour convenir au maximum aux attentes de la cible et aussi assurer une bonne communication entre les deux parties.

Les données à caractère personnel et la mention de confidentialité

Les données à caractère personnel se résument dans toute information qui peut dévoiler l’identité d’un individu d’une manière directe ou indirecte. Le recueil de ses données doit se faire dans des conditions de sécurité élevées assurées par le fournisseur du formulaire, surtout lorsqu’il s’agit de renseigner son propre numéro de carte bancaire pour conclure un paiement en même temps. Les utilisateurs ou les adhérents à un service en ligne doivent se méfier de toute page soupçonneuse qui peut apparaître brusquement sur leurs écrans et qui peut s’agir d’une tentative de piratage ou de vol, car dans la majorité des fiches d’inscription en ligne, votre inscription ne sera prise en considération que si vous cochez sur la mention ‘j’ai pris connaissances des termes et des conditions d’utilisation des données’. Dans le cadre de la confidentialité de chaque entreprise, les données personnelles de ses utilisateurs doivent rester confidentielles et ne doivent guère faire l’objet d’une communication, d’un échange ou d’une vente. Dans la lumière de cette charte de confidentialité, les données sensibles ne sont accessibles pour la consultation, le traitement ou même l’analyse qu’à un nombre restreint d’employés qui détiennent des postes de prise de décisions.