Modèle de tableau de bord achat sur Excel

Tableau de bord achats : une partie essentielle de la gestion des entreprises

Article rédigé par : Sara Maghty

Le processus d’achat englobe toutes les étapes identifiées et suivies par une entreprise pour acquérir des biens ou des services. Les étapes du processus d'approvisionnement varient selon chaque entreprise. Pour certaines, il s'agit d'un processus d'achat simple. Pour d'autres, les étapes menant à l'achat font partie de la stratégie commerciale globale de l’entreprise. 

De nos jours, de plus en plus d'entreprises choisissent la gestion numérique des achats comme l'une de leurs stratégies de réduction des coûts à long terme. L'information, c'est le pouvoir. Avec un accès en temps réel aux données exactes, les gestionnaires prennent les meilleures décisions stratégiques, tactiques et opérationnelles. Les tableaux de bord sont l’un des outils essentiels qui permettent aux organisations d'obtenir rapidement une vue complète de leurs dépenses et activités d'approvisionnement.

Nous présentons, dans ce rapport, la définition et l’importance d’un tableau de bord achat, quand vous en avez besoin, comment il fonctionne ainsi que des directives pour le réaliser de façon appropriée.

Les défis du processus d'approvisionnement

Les marges bénéficiaires de l'entreprise et la qualité des services et des biens dépendent de l'efficacité et de l'efficience du processus d'approvisionnement. L'identification du besoin est la première étape de ce processus. La prochaine étape consiste à trouver le bon fournisseur. Ensuite, le bon de commande est préparé avec toutes les spécifications et conditions. Dès réception du bon de commande, le vendeur commence à traiter la commande et à préparer la livraison des biens ou des services. L'étape finale sera le paiement de la facture.

Il est nécessaire de montrer la situation globale des achats de l'entreprise aux décideurs d'achat, y compris le montant d'achat, les produits achetés et d'autres indicateurs. Cela leur permet essentiellement de comprendre l'état global des achats de l'entreprise. La documentation de toutes les étapes d'approvisionnement est indispensable à des fins d'audit et de conformité. La demande d'achat, le bon de commande et la facture fournisseur sont les principaux documents du cycle de vie de l'approvisionnement.

Les rapports d'approvisionnement, à savoir les rapports d'achat, sont utilisés pour découvrir comment les activités d'approvisionnement se sont déroulées dans une plage de dates sélectionnée afin de créer de la valeur pour les entreprises.

L'analyse des achats est généralement représentée sous forme de tableaux de bord, de rapports et de graphiques de données, analysant les dépenses de l'entreprise par fournisseur, par catégorie ou par emplacement. Dans les modèles de rapport d'approvisionnement standards, nous trouvons souvent les indicateurs et métriques suivants :

• Montant des achats ;
• Canaux d'achat ;
• Comptes fournisseurs ;
• Analyse des fournisseurs ;
• Analyse du prix d'achat ;
• Etc.

Tableau de bord Achats : présentation générale

Le tableau de bord Achats est considéré comme un lieu où vous effectuez et contrôlez toutes les données concernant vos acquisitions d'entreprise. C'est très vital pour chaque entreprise car il permet d’optimiser le processus d’achat.

Vous pouvez évidemment commander les biens, équipements, matériaux et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Bien sûr, toutes les factures associées doivent être conservées dans le même emplacement. Comme vous l'avez peut-être deviné, le tableau de bord Achats est étroitement lié aux Dépenses. Toute cette routine commence alors par le tableau de bord des achats.

Un tableau de bord Achats affiche des rapports courts, résumés et visuels (graphiques) de l'ensemble du processus d'acquisition (d’approvisionnement) dans votre entreprise. Vous pouvez définir des périodes différentes pour chaque rapport d'achat séparément, ou simplement sélectionner la même période pour tous les graphiques à la fois. Vous pouvez également développer les résultats avec des informations détaillées.

Avec le tableau de bord des achats, il est beaucoup plus facile de rester au courant de toutes vos dépenses sur les acquisitions. Vous pourrez suivre vos commandes et voir le statut exact de chaque commande. Un tableau de bord des achats, sous Excel par exemple, fait correspondre les commandes saisies numériquement avec les lignes d'approvisionnement passées dans une période donnée. Savoir exactement comment, pourquoi et où vos achats sont plus performants que jamais, et où vous devez encore vous améliorer pour optimiser votre processus d'achat est le principe du tableau de bord Achats.

Tableau de bord Achats et indicateurs clés

Réduisez les coûts avec votre tableau de bord d'achats. Permettez à votre équipe de créer, d'approuver et de gérer de manière transparente les bons de commande liés aux budgets. Éliminez le papier et les feuilles de calcul de votre processus d'achat. En plus de cela, vous pourrez également coopérer facilement avec des collègues et voir lequel de vos collègues travaille sur quelle ligne d'approvisionnement. Cela garantit que vous ne faites pas de double du travail. Ci-dessous, les principales fonctionnalités offertes par un tableau de bord Achats :

Analyse du montant des achats : Vous pouvez considérer cette fonctionnalité comme l'analyse financière du service des achats, évaluant principalement l'affectation des fonds d'achat et si l'affectation est raisonnable. L'étude du montant de l'achat est généralement présentée sous forme de rapports.

Plan et prévisions d'approvisionnement : il s’agit de l’analyse de la capacité d'exécution du personnel d'approvisionnement. Cela permet de résumer la rationalité de l'allocation des ressources dans le but d’améliorer davantage l'efficacité. Les indicateurs typiques sont le volume d'achat prévu, le volume d'achat réel et le taux d'achèvement des achats.

Analyse de l'efficacité du processus d'achat : ce type d'analyse est souvent affiché avec un tableau de bord pour découvrir et analyser les problèmes potentiels dans le processus d'achat. Les anomalies proviennent généralement de la comparaison de différents départements, unités commerciales et processus pour optimiser les processus inefficaces.

Gestion des fournisseurs : La capacité financière, le coût, le taux de qualification des produits, la satisfaction, le délai de livraison, etc., sont certains des indicateurs clés généralement utilisés dans la gestion des fournisseurs.

Comment réaliser un tableau de bord achat ?

L'époque où l'on utilisait un carnet pour gérer les achats est révolue. Les gestionnaires peuvent facilement créer une demande d'achat en quelques minutes grâce à une interface automatisée, intuitive et fiable.

L'efficacité des rapports et des analyses d'approvisionnement est directement liée à la capacité de l'équipe d'approvisionnement à sélectionner la bonne méthode d'analyse et à disposer des outils nécessaires pour collecter, analyser, personnaliser et enrichir les données d'approvisionnement avec précision.

Vous n'avez pas besoin de connaissances techniques spéciales pour créer un tableau de bord puissant. Très souvent, il vous suffit de vous familiariser avec les opérations Excel, et vous pouvez facilement concevoir divers tableaux de bord. Il n'est pas nécessaire d'apprendre des langages de programmation compliqués tels que Java et PHP. Ce n'est qu'avec du SQL simple que vous pouvez développer des rapports pour une grande entreprise.

Si une image vaut mille mots, une image dynamique vaut beaucoup plus ! Récemment, de nombreuses entreprises optent pour les tableaux de bord dynamiques ou interactifs. Ainsi, un logiciel de Business Intelligence aide les chefs d’entreprise à découvrir les informations sur les données qui stimulent leur entreprise et à présenter les résultats dans des tableaux de bord, qui peuvent être facilement répondre aux besoins de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d'achat ?

Une solution logicielle facile à mettre en œuvre peut rapidement automatiser votre processus d'achat. Vous pourrez ainsi gagner du temps et gérer les demandes de bons de commandes à l'aide d'un processus d'approbation strict pour un processus d'approvisionnement efficace.

Les plateformes de gestion des achats sont utilisées par les grandes organisations pour gérer et contrôler les coûts d'achat des biens et services. Ces logiciels intelligents peuvent automatiser entièrement le processus d'achat - de la demande d'achat à l'approbation d'achat en temps réel.

L'automatisation de votre processus d'achat aide votre équipe à se concentrer sur ce qui compte vraiment, tout en :

• Gérant l'approbation de toutes les dépenses directes et indirectes de votre organisation à partir d'un système centralisé.
• Créant et en partageant des bons de commande instantanément.
• Commandant dans plusieurs devises, pour plusieurs emplacements et plusieurs entités juridiques à partir d'un seul endroit.
• Suivant les achats et en surveillant les dépenses à l'aide d'analyses en temps réel.
• Prenant des décisions budgétaires plus judicieuses pour assurer une gestion efficace des achats.

Aujourd’hui, il est nécessaire d’éviter le processus d'achat traditionnel sur papier et utiliser un logiciel pour gagner du temps et gérer les limites de dépenses. L'automatisation complète de votre processus d'approvisionnement implique l'automatisation de votre processus d'achat. Un logiciel de gestion des achats peut rendre votre processus d'approvisionnement sécurisé, contrôlable et rapide.

Audit et suivi des achats via un logiciel de gestion des achats

L'automatisation du processus de commande d'achat est une excellente idée pour tout propriétaire d’entreprise ou entrepreneur indépendant. Avec un logiciel de gestion de commandes, il est facile de surveiller le processus de gestion des achats pour les commandes récurrentes en planifiant les bons de commande.

L'utilisation d'un logiciel gestion des achats connecté peut améliorer l’efficacité du processus d'achat, y compris des capacités d'audit, le contrôle du processus d'achat et la gestion des limites de dépenses en temps réel. Cela garantit que tous les acheteurs de l'organisation suivent les politiques et procédures d'achat de l'organisation.

Un modèle d’outil de gestion d'achat standardisé peut garantir que les bons de commande sont livrés dans un format cohérent et peuvent être facilement acheminés tout au long du processus d'approbation. Il offre également une visibilité sur les dépenses à l'ensemble du service des achats, y compris les comptes fournisseurs.

Un tableau de bord typique peut aussi bien comprendre des informations telles que l'ID de la commande, le nom et l'emplacement du service, le nom du demandeur, la date de livraison, le montant du budget et des informations relatives aux articles ou services demandés. La gestion des demandes d'achat avec des données centralisées et le partage des documents avec des champs personnalisés garantissent que toutes les informations dont vous avez besoin sont suivies de la demande à l'approbation. De plus, des images et d'autres fichiers de support peuvent être téléchargés dans le cadre des informations facultatives liées à l’achat.