Ebook sur la gestion financiere
Ebook sur la gestion financière
Introduction
Ce chapitre:
explique pourquoi la gestion financière est importante pour les ONG; précise ce que la gestion financière et le contrôle financier impliquent; décrit les principes qui sous-tendent la gestion financière;
détaille les rôles et les responsabilités en matière de gestion financière; présente les composantes et les instruments de la gestion financière.
Pourquoi la Gestion financière est-elle importante pour les ONG?
Dans de nombreuses ONG, on accorde peu d’importance à la gestion financière. Ceci se traduit souvent par une mauvaise planification financière et de piètres systèmes de contrôle.
Or les ONG opèrent dans un univers concurrentiel et en évolution rapide. Pour assurer la survie de leur organisation dans ce contexte difficile, les dirigeants et les gestionnaires doivent comprendre les instruments de gestion financière et acquérir la confiance nécessaire pour en faire plein usage.
La bonne pratique de la gestion financière:
aidera les dirigeants et les gestionnaires à utiliser les ressources de façon efficace et performante afin d’atteindre les objectifs et de tenir les engagements pris auprès des partenaires;
aidera les ONG à mieux rendre compte aux donateurs et aux bailleurs de fonds ainsi qu’aux autres partenaires;
permettra de gagner l’estime et la confiance des agences de financement, des partenaires et des communautés bénéficiaires;
donnera l’avantage à l’ONG dans la course à des ressources de plus en plus rares; aidera les ONG à se préparer à la viabilité financière à long terme.
De très bonnes raisons de faire les choses comme il faut!
Qu’est-ce que la Gestion financière?
La gestion financière, ce n’est pas simplement tenir des livres de comptes. Elle constitue une partie importante de la gestion de programmes et elle ne doit pas être considérée comme une activité distincte, du ressort du personnel du service financier.
La gestion financière implique la planification, l’organisation, le contrôle et le suivi des ressources financières de l’organisation afin d’assurer l’exécution de ses objectifs.
On peut comparer la gestion financière d’une ONG à l’entretien d’un véhicule. Pour qu’un véhicule marche bien, il faut utiliser un carburant et une huile de bonne qualité et en assurer l’entretien régulier. S’il est mal entretenu, le véhicule finira par tomber en panne et n’atteindra pas la destination choisie.
En pratique, la gestion financière consiste à préserver activement la santé financière de l’organisation et à ne pas laisser les choses au hasard. Ceci signifie:
La gestion de ressources rares
Les ONG évoluent dans un environnement compétitif où les dons se font de plus en plus rares. Par conséquent, il convient de s’assurer que les fonds et les ressources provenant des donateurs et des bailleurs de fonds sont utilisés correctement et aussi efficacement que possible afin de permettre à l’organisation de remplir sa mission et d’atteindre ses objectifs.
La gestion des risques
Toute organisation doit faire face à des risques, internes et externes, qui peuvent menacer son fonctionnement et son existence même (retrait de fonds, incendie des bureaux, fraude, etc.). La gestion des risques doit être méthodique afin de limiter les dégats qu’ils peuvent provoquer. Pour ce faire, il convient d’établir des systèmes et des procédures qui permettent d’assurer le contrôle financier.
La gestion stratégique
La gestion financière fait partie de la gestion dans son ensemble. Par conséquent, les dirigeants et les gestionnaires ne doivent pas perdre de vue le « tableau général ». Ils doivent prendre en compte la façon dont toute l’organisation est financée, à moyen et à long terme, et ne pas se concentrer uniquement sur les projets et les programmes.
La gestion par objectifs
La gestion financière exige que l’on accorde toute son attention aux objectifs des projets et de l’organisation. Le processus de gestion financière, Planifier-Faire-Réviser, est un processus permanent.
Planifier: Lorsqu’une organisation se crée, elle se fixe des objectifs et programme ses activités. L’étape suivante consiste à préparer un plan financier qui déterminera ce que coûteront les activités et d’où viendront les fonds nécessaires.
Faire: Une fois les fonds obtenus, le programme d’acitivités est mis en œuvre, en vue d’atteindre les objectifs fixés au stade de la planification.
Réviser: La situation réelle est comparée aux plans originels grâce aux rapports de suivi financier. Les dirigeants et les gestionnaires peuvent alors décider de si l’organisation est en voie d’atteindre ses objectifs dans les délais prévus et sans dépassement du budget. Les leçons tirées de l’étape de révision sont intégrées à la phase suivante de planification et ainsi de suite.
Le cycle Planifier-Faire-Réviser apparaît à la Figure 1.1.
Figure 1.1: Planifier-Faire-Réviser
Le Processus de Planification financière
…
Qu’est-ce que le Contrôle financier?
Au cœur de la gestion financière, se situe le concept de contrôle financier. Cette expression décrit une situation dans laquelle les ressources financières de l’organisation sont utilisées correctement et efficacement.
Dans une telle situation, les dirigeants et les gestionnaires peuvent dormir sur leurs deux oreilles, les intérêts des bénéficiaires sont bien servis et les donateurs et les bailleurs de fonds sont satisfaits des résultats.
Il y a contrôle financier lorsque des systèmes et des procédures ont été établis pour s’assurer que les ressources financières de l’organisation sont utilisées correctement.
Si le contrôle financier de l’organisation est mauvais:
ses biens seront menacés de vol, de fraude ou d’abus;
les fonds ne seront pas nécessairement utilisés conformément aux objectifs de l’ONG ou aux souhaits des donateurs et des bailleurs de fonds;
la compétence des dirigeants et des gestionnaires pourrait être mise en doute.
Qui est responsable de la Gestion financière?
Il est important de connaître la structure et la personnalité juridique d’une ONG pour savoir qui est responsable de quoi en matière de gestion financière.
Qu’est ce qu’une ONG?
Les termes « organisation non gouvernementale » sont plus révélateurs de ce qu’elle n’est pas que de ce qu’elle est. Les ONG évoluent dans un grand nombre de domaines et ont toutes les formes et toutes les tailles. Chacune est unique mais la plupart ont des caractéristiques communes:
Elles sont « fondées sur des valeurs humaines ». La raison première de leur existence est le désir de faire du monde dans lequel nous vivons un monde meilleur.
Ce sont des organisations « à but non lucratif » (elles ont, néanmoins, le droit de dégager des excédents).
Elles comptent de nombreux partenaires. Toute ONG est une alliance d’intérêts multiples et divers.
Elles sont administrées par un comité de bénévoles, le « Conseil de Direction ». Ce sont des organisations privées et autonomes, indépendantes de l’Etat.
Personnalité juridique
Il y a plusieurs façons d’enregistrer une ONG qui détermineront la personnalité juridique de l’organisation. Toute organisation est soit une entité juridique distincte (organisme constitué en société), soit un groupe peu structuré de personnes (organisme sans personnalité morale).
La majorité des petites ONG ne sont pas constituées en société. Ceci signifie que leurs administrateurs bénévoles sont entièrement responsables « conjointement et solidairement » (c’est-à-dire en tant que groupe et individuellement) des affaires de l’organisation.
Ainsi, les membres du Conseil pourraient être cités personnellement dans le cadre d’une action en justice, comme l’indiquent les flèches qui traversent les limites de l’organisation sur la Figure 1.2 ci-dessous.
Figure 1.2 : ONG sans Personnalité morale
Responsabilité juridique
Lorsqu’un organisme est constitué en société, il jouit d’une identité juridique distincte et est reconnu en droit comme « personne morale » (ce qui est illustré par le trait gras qui protègent les personnes individuellement sur la Figure 1.3 ci-dessous).
La loi offre une certaine protection aux personnes qui sont membres du Conseil de ce type d’organisation. Elles bénéficient du principe de la responsabilité limitée. Ceci signifie que leur responsabilité financière, en cas de problème, est limitée à une somme symbolique (par exemple, un dollar).
Figure 1.3 : ONG constituée en Société
Responsabilité juridique
Quelle que soit la personnalité juridique de l’organisation, les administrateurs bénévoles des ONG ont l’obligation statutaire de veiller à ce que leur organisation soit gérée correctement et que ses fonds soient utilisés aux fins auxquelles ils étaient destinés.
La constitution
La façon dont une ONG est structurée et enregistrée détermine sa personnalité juridique, sa responsabilité et sa transparence. Toute ONG devrait avoir un acte constitutif, tel qu’une constitution ou des statuts. Ce document précise, entre autres:
le nom et le siège social de l’ONG;
les objets de l’organisation et le groupe cible auquel elle s’adresse;
l’organisation hiérarchique, c’est-à-dire qui compose le Conseil de Direction, quels sont ses pouvoirs et ses responsabilités;
comment elle se procure ses fonds.
Le Conseil de Direction
Le Conseil de Direction est juridiquement responsable de la direction et du contrôle de l’organisation et a obligation d’en rendre compte. Ceci signifie qu’en cas de problème, les membres du Conseil de Direction seront responsables en droit.
Il est connu sous différentes appellations (Conseil, directoire, Conseil d’administration, Conseil exécutif, comité directeur) et remplit plusieurs fonctions:
il est responsable des décisions en matière de politique et de stratégie;
il assure la garde (ou la protection) des avoirs financiers et des autres biens de l’organisation;
il nomme le Directeur général et lui apporte son appui ;
il représente les intérêts des partenaires de l’organisation.
Le Conseil de Direction est souvent organisé en plusieurs sous-commissions: finances, personnel, projets, etc.
Les membres du Conseil
Les membres du Conseil sont des bénévoles, c’est-à-dire qu’ils ne sont pas rémunérés. Ils sont connus sous des appellations diverses: administrateurs bénévoles, membres du comité, membres du Conseil. S’ils venaient à tirer un avantage financier de leur qualité de membre, il y aurait conflit d’intérêt.
Les membres d’honneur sont des membres élus ou nommés à des postes spécifiques au sein du Conseil, tels que président, trésorier et secrétaire. Ils supervisent l’exécution des décisions du Conseil et signent souvent les engagements juridiques.
Le Président est généralement l’interlocuteur principal du Directeur général (DG) et joue habituellement un rôle important dans les relations publiques de l’ONG.
Le rôle du Trésorier est de superviser les finances de l’organisation. Dans une organisation de petite taille, le trésorier peut jouer un rôle plus actif et assumer les fonctions de comptable mais lorsqu’il y a des salariés qui se chargent de ces fonctions, le trésorier est surtout un superviseur.
Même s’ils ne supervisent pas le processus comptable et même s’ils ne préparent pas de rapports, les membres du Conseil doivent néanmoins s’assurer que tout est en ordre dans l’organisation.
Les membres du Conseil sont, en fin de compte, responsables des affaires financières de l’organisation et ne peuvent se soustraire à cette responsabilité, à moins de démissionner du Conseil de Direction.
La responsabilité quotidienne
Etant donné que le Conseil de Direction se compose de bénévoles qui ne se réunissent que peu de fois par an, il délègue ses pouvoirs de gestion quotidienne au Directeur général qui est nommé par le Conseil pour mettre en œuvre la politique de l’organisation.
Le Directeur général décide, ensuite, de la façon dont il souhaite déléguer ses pouvoirs et partager les responsabilités entre les membres du personnel d’encadrement. Le Conseil de Direction peut déléguer ses pouvoirs aux cadres mais il ne peut pas se décharger de toute responsabilité puisque la responsabilité finale revient aux administrateurs bénévoles. Qui plus est, le pouvoir sans obligation de rendre compte est malsain. Le Conseil de Direction doit mettre en place des mécanismes de surveillance pour s’assurer que ses directives sont bien suivies.
La Figure 1.4 illustre la façon dont la responsabilité des tâches de gestion financière quotidiennes est déléguée à travers l’organisation hiérarchique. Simultanément, l’obligation de rendre compte remonte à travers la structure au fur et à mesure que les personnes rendent compte de l’avancement des travaux.
…
Un travail d’équipe
En pratique, toute personne qui travaille à atteindre les objectifs d’une ONG a un rôle important à jouer dans la gestion financière. Il faut profiter de toutes les occasions pour intégrer la gestion financière dans la gestion opérationnelle quotidienne de l’organisation.
Pour ce faire, il faut que les bases soient solides. Il faut mettre en place des procédures et des systèmes robustes et se laisser guider par quelques grands principes qui sous-tendent une gestion financière saine.
Les Principes de la Gestion financière
Il est utile d’identifier un ensemble de principes de bonne pratique qui serviront de normes pour l’élaboration de systèmes de gestion financière appropriés aux ONG. Ces principes orienteront le comportement de l’ONG et aideront à l’élaboration des politiques et des procédures de celle-ci.
Conseil: Utilisez ces principes comme liste de contrôle pour vous aider à identifier les points forts et les points faibles de vos propres systèmes. Une mnémonique utile pour vous aider à les garder en mémoire est ‘TON SOIN’’
Considérez chacun des Sept Principes de Gestion financière comme des objectifs à atteindre.
La transparence
Des systèmes doivent être établis qui permettent d’enregistrer précisément et de présenter clairement toutes les données financières et de les divulguer aisément à tous ceux qui ont le droit de demander à les consulter. En l’absence de tels systèmes, on pourrait avoir l’impression que l’organisation a quelque chose à cacher.
La cohérence
Les systèmes financiers de toute organisation devraient être cohérents au fil des ans pour permettre de faire des comparaisons, d’analyser les tendances et de faciliter la transparence. Ceci ne veut pas dire qu’il faille renoncer à affiner les systèmes. Cependant, une approche erratique de la gestion financière pourrait porter à croire que certaines personnes ont falsifié les comptes.
La documentation normalisée
Le système comptable et financier devrait respecter les normes et principes comptables reconnus internationalement. Tout comptable, quel que soit son pays d’origine, devrait pouvoir comprendre votre système comptable.
La sauvegarde
Il s’agit de la gérance ou de la garde des ressources de l’organisation. Les gardiens de l’ONG se voient confier l’administration des biens et des fonds de celle-ci et doivent veiller à ce qu’ils soient utilisés conformément à la constitution et à tout autre accord contractuel qui a été passé.
L’obligation de rendre compte
Ceux qui ont investi, non seulement leur argent, mais également leur temps et leur confiance dans l’organisation, souhaitent que les ressources de celle-ci soient utilisées efficacement et aux fins auxquelles elles étaient destinées. L’obligation de rendre compte est le devoir moral ou juridique d’une personne, d’un groupe ou d’une organisation d’expliquer comment les fonds, le matériel ou les pouvoirs donnés par une tierce partie ont été utilisés.
L’intégrité
L’intégrité, c’est-à-dire l’honnêteté et le sérieux, d’une organisation et des personnes qui la composent doit être indiscutable pour garantir une bonne gestion financière. Pour ce faire, il ne doit planer aucun doute sur la façon dont les fonds sont utilisés, les documents comptables doivent refléter fidèlement la réalité et des procédures appropriées doivent être établies et suivies par l’ensemble du personnel.
Le financement non déficitaire
Aucune organisation ne devrait tenter d’atteindre ses objectifs tant qu’elle n’est pas certaine de pouvoir disposer des fonds nécessaires pour mener à bien toutes ses activités. Toute autre façon de faire reviendrait à prendre des engagements qui ne seront peut-être jamais tenus et à utiliser des ressources qui finiront peut-être par être gaspillées.
Les Composantes de la Gestion financière
Il n’existe pas de système financier modèle qui convienne à toutes les ONG. Mais il y a des éléments de base qui doivent être mis en place pour arriver à une bonne pratique de la gestion financière.
Les documents comptables
Toute organisation doit enregistrer fidèlement les transactions financières qui sont effectuées afin de pouvoir démontrer comment les fonds ont été utilisés. Les documents comptables offrent également de précieuses informations sur la façon dont l’organisation est gérée et sur la mesure dans laquelle elle atteint ses objectifs.
La planification financière
Lié aux plans stratégique et opérationnel, le budget est la pierre angulaire de tout système de gestion financière et joue un rôle important dans le contrôle de l’utilisation des fonds.
Le suivi financier
Si l’organisation a établi un budget et a tenu et rapproché ses comptes de façon claire et opportune, il est alors très aisé de produire des états financiers qui permettront aux dirgeants et aux gestionnaires d’évaluer les progrès réalisés par l’organisation.
Les contrôles internes
Un système de contrôles, de garde-fous, connus sous le terme générique de contrôles internes, est mis en place pour protéger les biens de l’organisation et gérer les risques internes.
L’objectif des contrôles internes est d’empêcher le vol et la fraude opportunistes et de déceler les erreurs et les omissions qui apparaissent dans les documents comptables. Un système de contrôles internes efficace protège également le personnel chargé des tâches financières.
Les pierres angulaires de la gestion financière sont couvertes en détail dans les chapitres suivants.
Figure 1.5 : Les Pierres angulaires de la Gestion financière – Poser des bases solides
| Documents | Planification | 1 | 2 | ☺ | |
| comptables | financière | ||||
| Conception des Systèmes | |||||
| Suivi | Contrôles | Contrôle financier | Partenaires | ||
| heureux | |||||
| financier | internes | ||||
Toutes les pierres angulaires doivent rester en place en permanence. La mise en œuvre partielle du modèle ci-dessus ne permettra pas un contrôle financier efficace. Par exemple, il est pratiquement inutile d’établir des documents comptables détaillés si l’on ne vérifie pas qu’ils ne contiennent ni erreurs ni omissions. Des documents comptables inexacts fourniront des informations trompeuses qui pourraient, elles-mêmes, amener à de mauvaises décisions de gestion financière.
Les Instruments de la Gestion financière
Il existe de nombreux instruments, pas nécessairement financiers, que les dirigeants et les gestionnaires peuvent utiliser pour faciliter la mise en œuvre de bonnes pratiques de gestion et de contrôle financiers.
La planification
La planification est essentielle au processus de gestion et exige d’envisager l’avenir pour s’y préparer le mieux possible. Durant l’élaboration d’un plan, les dirigeants et les gestionnaires considèreront plusieurs alternatives et feront certains choix ou prendront certaines décisions. La planification doit toujours précéder l’action.
Instruments: le plan stratégique, le plan commercial, le plan d’activités, les budgets, lesplans de travail, les prévisions de trésorerie, l’étude de faisabilité, etc…
L’organisation
Les ressources de l’organisation (le personnel, les bénévoles, les véhicules, les locaux et les fonds) doivent être coordonnés pour permettre la mise en œuvre du plan d’ensemble. Il convient de définir clairement les activités à entreprendre et les délais dans lesquels elle devront être entreprises ainsi que les responsabilités à assumer et les personnes qui les assumeront.
Instruments: la constitution, les organigrammes, les profils de poste, le plan comptable,le Manuel de Finances, les budgets, etc…
Le contrôle
Un système de contrôles, de poids et de contrepoids, est essentiel à la bonne application des procédures et à l’utilisation appropriée des ressources durant la mise en œuvre du programme.
Instruments: les budgets, la délégation de pouvoirs, la procédure d’achat, lerapprochement, les audits interne et externe, le registre des immobilisations, la politique automobile, les assurances, etc…
Le suivi
Le suivi nécessite la transmission régulière et opportune d’informations aux dirigeants et aux gestionnaires ainsi qu’aux partenaires à des fins de surveillance. Le suivi consiste à comparer la performance réelle aux plans afin d’évaluer l’efficacité de ces derniers, de déceler, dès que possible, les points faibles et d’appliquer des mesures correctives, le cas échéant.
Instruments: les rapports d’évaluation, les rapports de suivi budgétaire, les rapports detrésorerie, les états financiers, les rapports de projet, les rapports destinés aux donateurs et aux bailleurs de fonds, les rapports des commissaires aux comptes, etc…
Table des matières :
Glossaire
1. GESTION FINANCIERE POUR LES ONG1
Introduction
Pourquoi la Gestion financière est-ellenimportante pour les ONG?
Qu’est-ce que la Gestion financière?
Qu’est-ce que le Contrôle financier?
Qui est responsable de la Gestion financière?
Les Principes de la Gestion financière
Les Composantes de la Gestion financière9
Les Instruments de la Gestion financière 10
2. S’ORGANISER
Introduction
La Conception des Systèmes
Comptabilité générale et Comptabilité de Gestion
Le bon Système?
Le Plan comptable
Les Centres de Coût
Les Structures de Coût
La Classification des Coûts
Qu’est-ce qu’un Manuel de Finances?
Les Formulaires types
La planification du travail
3. PLANIFICATION ET BUDGETS
Introduction
Le Processus de Planification financière 23
Qu’est-ce qu’un Budget?
Qui a besoin de Budgets ?
Les Types de Budget
Les Structures budgétaires
Les Méthodes d’Elaboration du Budget 29
Le Processus de Budgétisation
Les Règles de l’Art de la Budgétisation
L’Enjeu des Coûts communs
4. COMPRENDRE LES COMPTES
Introduction
Pourquoi tenir des Comptes?
Les Méthodes comptables
Quels Documents comptables établir? 38
Les Pièces justificatives
Le Livre de petite Caisse
Les Systèmes comptables complets
Qu’est-ce qu’une Balance de Vérification?45
Les Etats financiers
Le Compte de Résultat (Compte de Charges et Produits)
Le Bilan
Qu’entend-on par Amortissement ?
Quelques mots sur la Comptabilisation des Coûts partagés
5. LES RAPPORTS FINANCIERS
Introduction
Qui a besoin de Rapports financiers?
Les Comptes annuels
L’Interprétation des Comptes
Les Rapports de Gestion
La Présentation des Rapports
L’Utilisation des Rapports
Rendre Compte aux Agences donatrices 62
6. LA PROTECTION DE VOS BIENS
Introduction
La Gestion des Risques internes
La Délégation des Pouvoirs
La Séparation des Responsabilités
Le Rapprochement
Le Contrôle des Espèces
Les contrôles physiques
Faire face à la Fraude et aux autres
Irrégularités
7. LA GESTION DE L’AUDIT
Introduction
Qu’est-ce qu’un Audit?
L’Audit interne
L’Audit externe
De quoi le Commissaire aux Comptes a-t-il besoin?
BIBLIOGRAPHIE