Cours gestion financiere de projet

Cours gestion financière de projet

INTRODUCTION

Le présent Guide de gestion financière s’adresse aux institutions qui réalisent des interventions dans le cadre de projets financés par des organisations internationales. Les différentes sections et sous-sections du Guide sont agencées de manière à offrir à l’utilisateur la possibilité de planifier et d’organiser les opérations, en partant de la configuration de la structure administrative, jusqu’à la production des rapports financiers et statistiques, en passant par la mise en place et le fonctionnement des systèmes comptable et de contrôle interne. Le Guide se réfère aux normes et standards acceptés par de nombreuses organisations partenaires en matière de gestion de fonds, de même qu’aux principes comptables généralement reconnus. Le Guide propose des procédures précises mais, dans certains cas, il se contente d’indiquer les éléments-clés de référence pour l’élaboration d’une procédure.

L’objectif premier du Guide de gestion financière est de mettre à la disposition des institutionsun cadre référentiel et les différentes étapes devant leur permettre d’exprimer autant leurs prévisions financières – en regard d’un projet – que les résultats financiers découlant de l’exécution de ce projet.

Le second objectif du Guide de gestion financière est d’influencer – lors de l’exécution d’unprojet – le mode de fonctionnement des institutions, dans le sens d’être capable, à tout moment, d’accueillir l’audit externe des opérations et des rapports financiers relatifs aux projets.

Finalement, l’objectif du Guide est de mettre à la disposition des institutions une référencepratique devant leur permettre :

1. d’évaluer l’efficience et l’efficacité des systèmes en place
2. de s’inspirer des outils et des procédures proposées pour améliorer leurs systèmes de planification et de gestion financière et comptable

Aussi, le Guide de gestion financière tient compte des exigences minimales des principales agences de financement en matière d’audit financier, tout en favorisant l’application éventuelle des Normes Internationales de Vérification.

2. BUDGETISATION ET PLAN DE FINANCEMENT

2.1 Pré-requis et paramètres

La gestion d’un projet commence par l’établissement de son budget; ce dernier étant le schéma synoptique des coûts et du financement du projet pour une période donnée – normalement un, deux ou trois ans. Le budget représente ainsi le « plan monétaire » du projet et reflète les activités prévues. Il doit être élaboré de façon participative. Un grand soin doit être apporté à son élaboration, et les éléments qui suivent doivent être pris en compte :

1. L’établissement du budget d’un projet réclame, comme préalable, la définition des résultats attendus et l’identification des moyens à mettre en œuvre, dans le temps, pour les atteindre : ressources humaines et matérielles. En un mot, le budget doit permettre à l’institution d’exécuter son plan technique au cours d’une période définie. Dans les organisations non gouvernementales, les institutions regroupent les dépenses prévues par projet, par programme et par centre de coûts. « Un centre de coût représente le plus petit secteur d’activité où l’on accumule des coûts ». Par exemple, chaque point de prestation de services peut être considéré comme un centre de coût.
2. Les centres de coût et les rubriques qu’ils regroupent, doivent être en conformité avec la charte comptable de l’institution. Toute nouvelle rubrique introduite par le projet – au niveau des produits et des charges – doit faire l’objet d’un ajout à la charte des comptes de l’institution, tout en évitant, autant que possible, un gonflement inutile de celle-ci. De même, lorsque l’institution est responsable de l’exécution de plusieurs projets, elle doit s’appliquer à conserver le même plan de coûts, en conformité avec sa charte; ce qui permet de regrouper les budgets de différents projets et de les évaluer ensemble.
3. Les prévisions par centres de coût doivent être basées sur des paramètres et des calculs précis, qui peuvent être validés par le bailleur ou l’auditeur éventuel. Ainsi, il s’avère indispensable que l’institution présente son budget accompagné de notes explicatives. Ces paramètres et les coûts unitaires qui les accompagnent varient forcément d’une rubrique budgétaire à l’autre et doivent figurer sur le document. Les paramètres courants sont les suivants :

Unité : c’est la base utilisée pour le calcul des coûts budgétés. Par exemple:

Mois : pour calculer les salaires, les achats de fournitures de bureau, etc.

Jour : en vue de calculer les honoraires des consultants, etc.

Billets : pour calculer les montants de per diem, billets d’avion.

Gallon : en vue de déterminer la consommation de carburant.

Heure de fonctionnement : pour calculer les coûts d’entretien de certainséquipements, tels que génératrices, photocopieuses, climatiseurs, etc.

Kilomètre : pour établir les coûts d’entretien des véhicules.

Nombre d’unités : représente le total d’unités nécessaires pour la réalisation del’activité planifiée et pour le calcul des montants budgétés.

Coût unitaire : coût associé à l’unité.

Coût total : représente le coût unitaire multiplié par le nombre d’unités.

1. Les prévisions touchant l’entretien général des véhicules, la consommation de carburant et de lubrifiant dépendent de l’expérience du responsable de logistique, du type de véhicule, du nombre d’années d’utilisation et du kilométrage approximatif lié au déroulement des activités du projet. Il en est de même des prévisions touchant les équipements énergétiques et de climatisation.
2. Les frais de déplacement doivent être en relation directe avec les activités planifiées en dehors du siège social de l’institution. Ces déplacements sont obligatoirement programmés pour la période couverte par le budget. Les prévisions doivent tenir compte du nombre de déplacements, des différents points de chute, du nombre de personnes impliquées à chaque déplacement, des per diem en cause, des coûts éventuels de location de salle et de restauration.
3. Les prévisions d’acquisition de mobilier, d’équipement et de matériel roulant doivent être documentées et feront l’objet d’une justification technique. L’institution doit développer et communiquer les spécifications de ces mobiliers, matériels et équipements aux bailleurs.

2.2 Format de budget

La présentation des prévisions budgétaires doit inclure :

2.2.1        Un budget consolidé qui totalise les budgets préparés pour chaque centre de coût et par rubrique budgétaire ;

BUDGET CONSOLIDE (exemple)

[Nom de l'Institution]

[Nom et numéro du projet]

Periode Couverte : 1er Janvier 2004 au 31 Décembre 2004

	BUDGET
Rubrique Budgétaire	Gdes
1.- Salaires & Benefices	2,180,142.79
2.- Consultant	50,000.00
3.- Sous-contract	7,500.00
4.- Voyage & Transport	200,235.00
5.- Autres Couts Directs	274,830.00
Sous-Total	2,712,707.79
6.- Formation	71,850.00
7.- Communication (BCC)	59,400.00
Sous-Total	131,250.00
Total	2,843,957.79

SPECIMEN 1 : Budget consolidé.

2.2.2 Un budget ventilé par centre de coût qui présente les montants budgétés pour chaquecentre de coût et par rubrique budgétaire ;

BUDGET VENTILE PAR CENTRES DE COUTS (exemple) [Nom de l'Institution]

[Nom et numéro du projet]

Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 décembre 2004

						Gdes
	Centre de	Centre de	Centre de	Centre de
Rubrique Budgétaire	Cout XXX	Cout #2	Cout #3	Cout #4	Total	%
1.- Salaires & Bénéfices	2,180,142.79	0.00	0.00	0.00	2,180,142.79	76.66%
2.- Consultant	50,000.00	0.00	0.00	0.00	50,000.00	1.76%
3.- Sous-contract	7,500.00	0.00	0.00	0.00	7,500.00	0.26%
4.- Voyage & Transport	200,235.00	0.00	0.00	0.00	200,235.00	7.04%
5.- Autres Couts Directs	274,830.00	0.00	0.00	0.00	274,830.00	9.66%
Sous-Total	2,712,707.79	0.00	0.00	0.00	2,712,707.79	95.38%
6.- Formation	71,850.00	0.00	0.00	0.00	71,850.00	2.53%
7.- Communication (BCC)	59,400.00	0.00	0.00	0.00	59,400.00	2.09%
Sous-Total	131,250.00	0.00	0.00	0.00	131,250.00	4.62%
Total	2,843,957.79	0.00	0.00	0.00	2,843,957.79

SPECIMEN 2 : Budget ventilé par centre de coût.

2.2.3 Un budget détaillé pour un centre de coût ou point de prestation des services, quimontre les détails des montants budgétisés pour ce centre de coût et par ligne budgétaire;

…

SPECIMEN 3 : Budget détaillé par centre de coût :Salaireset Bénéfices sociaux.

2.3              Utilisation des lignes budgétaires

Salaires et bénéfices sociaux

1. Les salaires du personnel doivent être présentés en tenant compte de la catégorisation suivante :
2. Les bénéfices sociaux incluent généralement l’ONA (supporté par l’institution), le boni et des frais d’assurance médicale privée. L’institution est tenue de négocier le contrat d’assurance médicale avec une compagnie privée reconnue.

• Personnel administratif (par exemple : directeur administratif et financier, archiviste, comptable, secrétaires, chauffeurs, etc.)
• Personnel technique (par exemple : directeur médical, médecin, infirmière hygiéniste, technicien de laboratoire, infirmières, auxiliaires, etc.)
• Personnel communautaire (par exemple : agents de santé, collaborateurs, etc.)
• Personnel de soutien (par exemple : gardien, ménagères, etc.)

Consultant

Le contrat de consultation doit être négocié par l’institution. Une note justificative doit être produite. Le type d’accord à être développé avec chaque consultant ainsi que les termes de référence doivent être communiqués avec la proposition de budget ou gardés dans les dossiers lors de la finalisation des accords. Ces documents seront requis lors des audits ou des révisions financières.

 [Nom et numéro du projet]

Periode Couverte :1er janvier 2004 au 31 décembre 2004 Nom du Centre de Cout :CENTRE DE SANTE XXXX Gdes

			Unité	Cout Unitaire		# d'unités		Cout Total	% HS-2004		Total HS-2004
2.- Consultant
Mise en place système d'évaluation			jours	2,500.00		20		50,000.00	100%		50,000.00
de la performance								0.00			0.00
								0.00			0.00
								0.00			0.00
								0.00			0.00
								0.00			0.00
								0.00			0.00
								0.00			0.00
								0.00			0.00
								0.00			0.00
								50,000.00

SPECIMEN 4 : Budget détaillé par centre de coût : consultant.

Sous-contrat

Les sous-contrats prévus doivent être négociés par l’institution. Une note justificative, les types de contrats à être développés ainsi que les termes de référence doivent accompagner la proposition de budget.

BUDGET DETAILLE (exemple) [Nom de l'Institution]

[Nom et numéro du projet]

Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 décembre 2004

Nom du Centre de Cout : CENTRE DE SANTE XXXX						Gdes
	Unité	Cout Unitaire	# d'unités	Cout Total	% HS-2004	Total HS-2004
3.- Sous-Contrat
Evaluation de la Qualité des services	jours	1,500.00	5	7,500.00	100%	7,500.00
				0.00		0.00
				0.00		0.00
				0.00		0.00
				0.00		0.00
				0.00		0.00
				0.00		0.00
				0.00		0.00
				0.00		0.00
Total						7,500.00

SPECIMEN 5 : Budget détaillé par centre de coût : sous-contrat.

Voyage et transport

Cette ligne budgétaire doit être accompagnée de notes explicatives qui fournissent les détails afférents à la base de calcul utilisée et la justification technique qui permet d’aboutir aux montants budgétés.

BUDGET DETAILLE (exemple) [Nom de l'Institution]

[Nom et numéro du projet]

Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 décembre 2004

Nom du Centre de Cout : CENTRE DE SANTE XXXX						Gdes
	Unité	Cout Unitaire	# d'unités	Cout Total	% HS-2004	Total HS-2004
4.- Voyage et Transport
Per Diem Local	Jour	150.00	552	82,800.00	100%	82,800.00
Ticket d'avion Local	Voyage	1,500.00	5	7,500.00	90%	6,750.00
Réparation & Entretien
Véhicule	Mois	1,500.00	6	9,000.00	100%	9,000.00
Motocyclette	Mois	500.00	12	6,000.00	25%	1,500.00
Carburant
Véhicule Gaz	Gallon	105.00	500	52,500.00	100%	52,500.00
Véhicule Gazoil	Gallon	70.00	250	17,500.00	100%	17,500.00
Motocyclette	Gallon	105.00	100	10,500.00	100%	10,500.00
Assurance & Enregist.
Véhicule	Véhicule	1,500.00	1	1,500.00	75%	1,125.00
Motocyclette	Motocycl.	800.00	4	3,200.00	80%	2,560.00
Pneu
Véhicule	Pneu	3,440.00	4	13,760.00	100%	13,760.00
Motocyclette	Pneu	2,240.00	2	4,480.00	50%	2,240.00
Autres (à specifier)				0.00		0.00
				0.00		0.00
				0.00		0.00
				0.00		0.00
Total						200,235.00

SPECIMEN 6 : Budget détaillé par centre de coût : voyage et transport.

Autres coûts directs

Cette rubrique budgétaire doit être supportée par des notes explicatives qui fournissent des détails sur la base de calcul utilisée et la justification technique qui ont permis de calculer les montants budgétés.

BUDGET DETAILLE (exemple) [Nom de l'Institution]

[Nom et numéro du projet]

Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 décembre 2004

Nom du Centre de Cout : CENTRE DE SANTE XXXX						Gdes
	Unité	Cout Unitaire	# d'unités	Cout Total	% HS-2004	Total HS-2004
5.- Autres Couts Directs
Loyer du Bureau	Mois	7,500.00	12	90,000.00	80%	72,000.00
Génératrice
Diesel	Gallon	70.00	1200	84,000.00	60%	50,400.00
Entretien & Réparation	Mois	5,000.00	12	60,000.00	35%	21,000.00
Utilitaires
Eau	Mois	700.00	12	8,400.00	100%	8,400.00
Electricité	Mois	1,000.00	12	12,000.00	100%	12,000.00
Communication
Téléphone	Mois	660.00	12	7,920.00	75%	5,940.00
Service Courier	Mois	550.00	12	6,600.00	100%	6,600.00
Impression & Reprod.	Mois	1,500.00	12	18,000.00	100%	18,000.00
Entretien & Réparation
Ordinateur	Mois	1,500.00	12	18,000.00	60%	10,800.00
Photocopieuse	Mois	750.00	12	9,000.00	95%	8,550.00
Batiment	Mois	2,500.00	12	30,000.00	75%	22,500.00
Fournitures de bureau	Mois	1,000.00	12	12,000.00	100%	12,000.00
Fournitures Médicales	Mois	2,000.00	12	24,000.00	100%	24,000.00
Autres (à spécifier)
Sécurité	Mois			0.00		0.00
Frais d'abonnement	Mois	220.00	12	2,640.00	100%	2,640.00
				0.00		0.00
Total						274,830.00

SPECIMEN 7 : Budget détaillé par centre de coût : autres coûts directs.

Formation

L’institution doit présenter le budget détaillé en tenant compte du plan de formation. Le total de ce budget est reporté comme une rubrique budgétaire dans le budget consolidé. Ce budget de formation doit inclure les montants prévus par type de formation, selon les rubriques décrites dans le format de budget (honoraires des formateurs, matériels de formation, frais de …

SPECIMEN 8 : Budget détaillé par centre de coût : formation.

Communication pour le Changement de Comportement (CCC) et Mobilisation Communautaire

L’institution doit présenter le budget détaillé en tenant compte du plan CCC de la période couverte par le budget. Ce budget doit inclure les montants prévus par type d’activité (formation/recyclage, activités communautaires, mobilisation communautaire, activités médiatiques, etc.) . Le total de ce budget est reporté comme une rubrique budgétaire dans le budget consolidé.

BUDGET DETAILLE (exemple) [Nom de l'Institution]

[Nom et numéro du projet]

Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 décembre 2004 Nom du Centre de Cout : CENTRE DE SANTE XXXX

							Gourdes
6.- Communication (BCC)		Unité	Cout Unitair	# d'unités	Cout Total	% HS-2004	Total HS-2004
Formation	Clubs de Mères	Jour/Part	25	100	2,500	100%	2,500.00
	Clubs de Pères	Jour/Part	25	100	2,500	100%	2,500.00
	Comités de Santé	Jour/Part	25	100	2,500	100%	2,500.00
	Groupes de Jeunes	Jour/Part	25	100	2,500	100%	2,500.00
	COSAM	Jour/Part	25	100	2,500	100%	2,500.00
	Clubs de Clients	Jour/Part	25	100	2,500	100%	2,500.00
Activités Communautaires	Rencontres avec les Leaders	Jour/Part	25	80	2,000	100%	2,000.00
	Réunions dans les écoles	Jour/Form	200	12	2,400	100%	2,400.00
Mobilisation Com.	Journée Mondiale TB et SIDA	Journée			0	100%	0.00
			12,500	2	25,000	100%	25,000.00
	Sensibilisation Fête Patronale	Journée	15,000	1	15,000	100%	15,000.00
Activités Médiatiques	Radio  Program	Month	5000	5	25,000	100%	25,000.00
Total							59,400.00

SPECIMEN 9 : Budget détaillé par centre de coût :CCC et Mobilisation Communautaire.

2.4 Plan de financement

Le plan de financement indique comment les dépenses prévues seront financées : fonds propres de l’institution, recettes internes, subvention du Trésor public, financement de partenaires externes. Selon les ententes convenues avec le bailleur de fonds, le budget global peut être ventilé par année, et le financement correspondant à une année, étalé par trimestre ou par semestre et par bailleur. Le budget est généralement exprimé en monnaie locale.

Dans le cas des projets co-financés, le budget global doit montrer, par rubrique ou par bloc de rubriques, le bailleur