Cours de perfectionnement Word et Excel

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Word et Excel 2010

Réalisé en février 2012

Par Noémie Joly

Source :?fr/support/?CTT=97

Word 2010

Qu’est?ce que c’est?

q Logiciel qui vous permet de créer des documents :

§ Création de textes

§ Utilisation de photographies ou illustrations

§ Ajout de tableaux

§ Impression d’étiquettes

q Partie de la suite Office, ensemble de logiciels pour créer des documents, des feuilles de calcul et des présentations

q Communément appelé Word, Microsoft Word, Office Word ou Microsoft Office Word 2010 Word

qLes onglets

qEnregistrer

§ Fichier ?Enregistrer ou

§ Choisir l’emplacement

q Fichier ? Imprimer

q Démarrer ?Documents

q Double?cliquer sur le nom du fichier

q Ouvrir Word

q Fichier ?Ouvrir

q Choisir le fichier à ouvrir

qEntrer du texte

qMise en forme : Accueil ? Police

qAccueil ? Paragraphe

qCréer des colonnes

§ Miseen page ? Colonnes

qLes fautes d’orthographe et de grammaire apparaissent soulignées en rouge, vert ou bleu :

§ Rouge : faute d’orthographe potentielle ou mot non reconnu par Word (nom propre ou nom d’endroit)

§ Vert : faute de grammaire potentielle

§ Bleu : mot orthographié correctement mais qui ne semble pas être le mot approprié. Par exemple, vous avez tapé « mais », mais le mot devrait être

« mes ».

qQuand un mot est souligné

§ Clic droit sur le mot pour voir les corrections proposées

Ø Astuce : les soulignements n’apparaissent pas à l’impression du document

qInsertion ? Illustrations

q Cliquer sur l’image

q Outils Image ?Format ? Organiser ?Position

q Sélectionnez l’option Alignésurletexte ou Avec habillagedutexte

qAjouter une légende

§ Clic droit sur l’image

qAjouter des effets sur une image

§ Sélectionner l’image

§ Outils Image ?Format ? Ajuster

qInsertion ? Tableau

qSélectionner le tableau

qOnglet Outils de tableau

qInsérer un saut de page ou de section

§ Miseen page? Saut depage

qInsertion?En?tête et pied depage

qEn?têtes et pieds de page différents sur chaque page

§ Miseen page? Sauts depage ? Sauts de section ? Pagesuivante

§ Double?cliquer sur la zone d’en?tête ou de pied de page

§ Outils En têtes et piedsdepage ?Création? Navigation? Lier au précédent

q Les styles permettent de définir une mise en forme pour chaque partie d’un document (titres, paragraphes, etc.)

q Accueil ? Paragraphe ? Styles

qThème = ensemble de choix de mise en forme (couleurs, polices, effets, etc.)

qAppliquer des styles aux titres de votre document

qRéférences ? Tabledesmatières ? Insérerunetabledesmatières

q Filigrane = image ou texte affiché derrière le texte d’un document

q Onglet Miseen page ? Arrière?plandepage ? Filigrane

OU q Note de bas de page ou note de fin = marque d’appel + texte

q Insérer une note : Références ? Notesdebasdepage

qSuivi des modifications

§ Permet d’afficher toutes les modifications apportées à un document

Révision ?Suivi ?Suivi des modifications

qInsérer un commentaire

§ Sélectionnez le texte à commenter

§ Révision? Commentaires ?Nouveau commentaire

qSupprimer les modifications

§ Pour chaque modification, dans le groupe Modifications, cliquez sur Accepter, Refuser ou Supprimer

qSupprimer les commentaires

qLe nombre de mots s’affiche dans la barre d’état en bas de la page

qPour compter le nombre de mots d’une partie du texte seulement, sélectionner ce texte

qRévision ? Vérification ? Statistiques

Excel 2010

Qu’est?ce que c’est?

qLogiciel qui vous permet d’analyser, de gérer et de partager des informations

– Création et mise en forme de feuilles de calcul

– Analyse de données

– Utiliser des formules de calcul

– Création de graphiques

qUn fichier Excel peut contenir plusieurs feuilles de calcul, qui créent un classeur

L’interface Excel

Quelques fonctionnalités

qCréer un nouveau classeur

– Onglet Fichier ? Nouveau ? Nouveauclasseur

qEnregistrer un classeur

– Onglet Fichier ? Enregistrer sous

– Choisissez un Nomdefichier

– Choisissez ClasseurExcel comme typedefichier

Entrer des données

q Entrer des données dans une feuille de calcul

§ Cliquer sur une cellule

§ Écrire des données

§ Appuyer sur Entrée ou Tab pour aller à la cellule suivante

Ø Astuce : pour ajouter une autre ligne dans une cellule, appuyer sur Alt+Entrée

q Entrer une série de données (ex : jours, mois, etc.)

§ Écrire la valeur de départ dans une cellule

§ Écrire dans la cellule suivante la 2^evaleur

Ø Par exemple, pour obtenir la série 1, 2, 3, 4, 5 , écrire 1 et 2 dans les deux premières cellules

§ Sélectionnez ces cellules puis faites glisser la poignée sur l’ensemble des cellules à remplir

Mettre en forme des données

qMettre en forme des nombres

§ Accueil? Nombre

qModifier la police

§ Accueil?Police

Bordures

qAjouter des bordures aux cellules

§ Accueil ?Police

Mettre en forme des cellules

qRenvoi à la ligne automatique

Accueil ? Alignement? Renvoyer àlaligne automatiquement

q Ajuster la largeur d’une colonne et la hauteur d’une ligne

§ Accueil?Cellules?Format

Créer un tableau

qSélectionner la ou les cellules à inclure dans le tableau

qAccueil ? Styles ? Mettre sous forme de

Créer une formule

Formules = équations pour effectuer des calculs q Une formule commence toujours par un signe égal « = » q Quelques exemples :

§ =3+4*2 ? Ajoute 3 au produit 4 fois 2

§ =SOMME(A1;A2) ? Fait la somme des valeurs dans A1 et A2

§ =MOYENNE(A1;A3)? Fait la moyenne des valeurs dans A1, A2 et A3

q Formules ? Insérer unefonction

Trier des données

q Trier

§ Sélectionner les données à trier

§ Données? Trier et filtrer

§ Tri croissant

§ Tri décroissant

q Trier avec des critères spécifiques

1. Cliquer sur Trier

2. Sélectionner les critères voulus

Créer un graphique

qGraphique = représentation visuelle des données

§ Sélectionner les données

§ Insertion?Graphiques

Modifier un graphique

qAjouter des éléments ou modifier un graphique

§ Outilsdegraphique

Imprimer une feuille de calcul

qFichier ? Imprimer

qRedimensionner la feuille de calcul pour qu’elle tienne sur une seule page imprimée : Paramètres? optionsd’échelle

qCliquez sur Imprimer

Ø Astuce : Pour imprimer une partie d’une feuille de calcul, sélectionner la plage de données à imprimer

Créer des étiquettes de publipostage

qPréparer les données dans Excel

§ Utiliser une colonne pour chaque élément. Par exemple :

prénom, nom, adresse, ville, etc.

§ Définir le nom de la liste d’adresses : Formules? Noms définis? Définir un nom

qConfigurer les étiquettes dans Word

§ Publipostage? Démarrer la fusion et lepublipostage

§ Cliquer sur Étiquettes

§ Création d’un tableau avec la taille des étiquettes

Créer des étiquettes de publipostage

qLier la feuille de calcul Excel au document Word

§ Dans le document Word, cliquer sur Publipostage? Démarrerlafusion et lepublipostage? Sélectiondesdestinataires? Utiliserlalisteexistante