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Créer des factures avec Excel

Créer des factures avec Excel
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Votre Assistante :  - le 04/06/2014 
Créer un devis et une facture avec Excel 
Grâce  à  Excel,  vous  pouvez  créer  facilement  un  devis,  puis  une  facture,  et  avec  certaines 
formules bien placées, vous pourrez automatiser plusieurs actions. 
Tout d’abord, revoyons les  mentions devant figurer obligatoirement sur tous les devis et 
factures que vous établirez, au risque de vous exposer à une sanction pénale et une amende 
fiscale en cas d’oubli. Un devis n’est pas obligatoire sauf dans certaines professions, mais il est 
recommandé et, dans ce cas, il doit comprendre certaines mentions. 
Pour un devis (d’après le site du Service Public) :  
•  La date du devis ; 
•  Le nom et l’adresse de la société ; 
•  Le nom du client ; 
•  La date de début et la durée estimée des travaux ou de la prestation ; 
•  Le décompte détaillé de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ; 
•  Le prix de la main-d’œuvre ; 
•  Les frais de déplacement ; 
•  Les conditions du service après-vente (garantie notamment) ; 
•  La somme globale à payer HT et TTC. 
Dans certains cas, il doit comprendre : 
•  La durée de validité de l’offre ; 
•  Le caractère gratuit ou payant du devis. 
Pour une facture (d’après le site du Service Public) :  
•  La date d’émission de la facture ; 
•  Le numéro de facture (numéro unique et chronologique) ; 
•  La date de la vente ou de la prestation de service (jour effectif de la livraison ou de la fin 
d’exécution de la prestation) ; 
•  L’identité de l’acheteur : nom (ou dénomination sociale) et adresse (sauf opposition de sa 
part, pour un particulier) ; 
Article écrit par Lydia Provin du site 
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•  L’identité du vendeur ou prestataire (nom patronymique d’un entrepreneur individuel avec 
éventuellement  son  nom  commercial,  la  dénomination  sociale  d’une  société  suivie  du 
numéro Siren et du code NAF, le numéro RCS ou RM, l’adresse du siège social) ; 
•  L’adresse de livraison qui peut être différente de celle de l’acheteur ; 
•  Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (sauf 
pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 €) ; 
•  La désignation du produit (nature, marque, référence, etc.) ou de la prestation (ventilation 
des matériaux fournis et de la main-d’œuvre) ; 
•  Le décompte détaillé, en quantité et prix, de chaque prestation et produit fourni (facultatif 
si la prestation de service a fait l’objet, préalablement à son exécution, d’un devis descriptif 
et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée) ; 
•  Le  prix  unitaire  hors  TVA  des  produits  vendus  ou  taux  horaire  hors  TVA  des  services 
fournis (prix catalogue) ; 
•  Les majorations éventuelles de prix (frais de transport, d’emballage, etc.) ; 
•  Les taux de TVA légalement applicables et le montant total de la TVA correspondant (si 
les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque 
ligne le taux correspondant) ; 
•  Les éventuelles réductions de prix (rabais, ristourne, remise) acquises à la date de la vente 
ou  de  la  prestation  de  service  et  directement  liées  à  cette  opération,  à  l’exclusion  des 
escomptes non prévus sur la facture ; 
•  La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ; 
•  La date ou délai de paiement (date à laquelle le règlement doit intervenir) et conditions 
d’escompte  applicables  en  cas  de  paiement  à  une  date  antérieure  (en  cas  d’absence 
d’escompte, il faut mentionner "Escompte pour paiement anticipé : néant") ; 
•  Le taux des pénalités de retard exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement (les 
pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire) ; 
•  L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement. 
Dans certains cas :  
•  Si le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée, 
la mention suivante doit être ajoutée : "Membre d’une association agréée, le règlement par 
chèque est accepté." ; 
Article écrit par Lydia Provin du site 
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•  Si le vendeur ou prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA, la facture est en hors 
taxe et doit porter la mention suivante "TVA non applicable, article 293 B du CGI". 
Documents de base :  
Dans le classeur Excel, j’ai créé une feuille avec la liste des produits et services à vendre (Offre 
commerciale), la liste des Prospects et la liste des Clients, sachant que chaque élément possède 
une référence ou un numéro d’identification et est suivi de ses caractéristiques. 
Article écrit par Lydia Provin du site 
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Création du devis :  
Je  crée  un  nouvel  onglet  que  je  nomme  Devis.  Pour  que  vos  calculs  se  mettent  à  jour 
automatiquement,  n’oubliez  pas  d’activer  le  calcul  automatique  dans  l’onglet  Formules  > 
Options de calcul > Automatique. 
Dans  le  coin  supérieur  gauche,  j’insère  le  logo  et  je  saisis  les  informations  concernant  ma 
société (nom de l’entreprise, adresse, téléphone, e-mail, site internet, SIRET). 
De  l’autre  côté,  à  droite,  je  crée  un  encadré  en  utilisant  la  fusion  des 
cellules 
 pour écrire le mot DEVIS en gras, puis, en dessous, je saisis 
Date et dans la cellule à côté Numéro. 
Je vais indiquer ces informations en dessous de leur titre avec des formules. 
Formule pour la date : =AUJOURDHUI()
Cette formule n’a pas d’arguments et elle indiquera la date du jour automatiquement. 
Formule pour le numéro du devis : 
=CONCATENER("SF";ANNEE(MAINTENANT());"0";MOIS(MAINTENANT());JOUR(M
AINTENANT())) 
Cette  formule  permet  d’afficher,  en  une  seule  cellule,  les  initiales  de  la  société,  suivies  de 
l’année,  du  mois  (arrivé  à  octobre,  il  faudra  retirer  le  0  de  la  formule,  ce  dernier  permet 
simplement de garder un ordre chronologique) et du jour. Là aussi, cette formule se mettra à 
jour selon la date du jour. Si plusieurs devis doivent être établis en une journée, il suffira de 
Article écrit par Lydia Provin du site 
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rajouter un chiffre à la fin. Pour cela, avant la dernière parenthèse fermante, ajoutez ;1. Ce qui 
donne 
=CONCATENER("SF";ANNEE(MAINTENANT());"0";MOIS(MAINTENANT());JOUR(M
AINTENANT());1) et vous n’aurez plus qu’à changer le numéro 1, en 2, 3, 4, etc. 
Maintenant, nous allons indiquer les coordonnées du prospect qui devront être préalablement 
saisies sur la feuille Prospects. Ce qui suit est une manière de faire, mais n’est pas obligatoire. 
Vous pouvez tout à fait saisir les coordonnées vous-même, mais la même formule sera utilisée 
pour les factures, ce qui évitera de saisir plusieurs fois les mêmes informations. 
Nommez le tableau Prospect en sélectionnant toutes les cellules du tableau et en allant, dans 
l’onglet Formules > Définir un nom 
. Donnez le nom Prospects et cliquez 
sur Ok. Cela vous permettra de faire référence à ce tableau simplement en saisissant le nom à 
la place de toutes les références de la plage de cellules. 
En  cas  d’ajout  de  prospect  à  la  suite  du  tableau,  retournez  dans  l’onglet  Formules,  puis 
Gestionnaire  de  noms
.  Placez-vous  sur  la  ligne  Prospects  et  modifiez  les 
références grâce à la partie basse de la boîte de dialogue et cliquez sur la coche 
 pour valider. 
Toutes  vos  formules  comprendront  ce  ou  ces  nouveaux  prospects  sans  autre  action  de  votre 
part. 
Profitez-en  pour  créer  un  nom  aux  numéros  de  prospects,  que  vous  nommerez 
Numéro_prospect. 
Article écrit par Lydia Provin du site 
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Je retourne ensuite sur l’onglet Devis où je saisis Numéro prospect et, à droite, je crée une liste 
déroulante qui va être basée sur les numéros des prospects. Pour cela, je me place sur la cellule 
où  faire  apparaître  la  liste  et  je  clique,  dans  l’onglet  Données,  sur  Validation  des 
données
. Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez Autoriser Liste, cochez Ignorer si 
vide et Liste déroulante dans la cellule. Indiquez la source en vous plaçant dans l’encadré et en 
saisissant =Numéro_prospect. Cliquez sur Ok. 
Désormais, dans cette cellule, j’ai un menu déroulant avec les numéros de prospect. 
Pour afficher les coordonnées sous cette forme :  
M. Patrick GIRAUD 
41, rue Émile Dubois 
95000 CERGY 
Je vais utiliser les fonctions Concaténer et RechercheV en les associant. 
Formule  pour  la  première  ligne :  =CONCATENER(RECHERCHEV(E9;Prospects;2);" 
";RECHERCHEV(E9;Prospects;3);" ";RECHERCHEV(E9;Prospects;4)) 
Article écrit par Lydia Provin du site 
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Votre Assistante :  - le 04/06/2014 
En orange est représentée la fonction Concaténer qui permet d’accoler plusieurs informations 
comme  pour  le  Numéro  de  devis.  C’est  elle  qui  commence  la  formule  pour  assembler  les 
données  de  la  fonctionRechercheV.  Les  points-virgules  isolent  chaque  argument,  et  les 
guillemets  avec  espaces  permettent  d’insérer  des  espaces  entre  les  informations  pour  ne  pas 
qu’elles soient collées. 
En vert est représentée la fonction RechercheV qui permet d’aller rechercher les informations 
par rapport au choix que vous aurez fait au niveau du menu déroulant du numéro de prospect. 
Chaque groupe fonctionne de la même manière :  
•  E9 correspond à la cellule qui contient, dans notre exemple, le numéro prospect. C’est à 
partir de ce renseignement que la valeur à renvoyer sera recherchée. 
•  Prospects correspond  au  tableau  où  se  trouvent  les  informations  contenant  les  numéros 
prospects ainsi que les autres informations les concernant. 
•  2 correspond au numéro de la colonne où se trouve la valeur que je souhaite afficher sachant 
que la colonne A = 1, B = 2, C = 3, etc. 
Pour la deuxième ligne, vous n’avez pas besoin de la formuleConcaténer sauf si vous utilisez 
une colonne Adresse2 pour les adresses longues : =RECHERCHEV(E9;Prospects;5) 
Enfin, pour la 3e et dernière ligne, la formule est calquée sur le même modèle que la première : 
=CONCATENER(RECHERCHEV(E9;Prospects;6);" ";RECHERCHEV(E9;Prospects;7)) 
Désormais,  lorsque  vous  choisirez  un  numéro  prospect  grâce  au  menu  déroulant,  toutes  les 
informations se mettront à jour, et en cas de modification dans le tableau des prospects, la mise 
à jour sera également effective. 
Pour en savoir plus sur la formule Concaténer : 
;
Pour en savoir plus sur la formule RechercheV : 
;
Article écrit par Lydia Provin du site 
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Votre Assistante :  - le 04/06/2014 
En tant qu’auto-entrepreneur, je note cette phrase :  
« Dispensée d’immatriculation en application de l’article L123-1-1 du Code de Commerce ou 
en  application  du  V  de  l’article  19  de  la  loi  n°96-603  du  5  juillet  1996  relative  au 
développement du commerce et de l’artisanat. » 
Comme sur tout devis, j’indique l’Estimation de la durée de la prestation. 
Puis, je détaille chaque prestation dans un tableau avec comme entête Référence, Prestation, 
Quantité, Prix unitaire et Total.  
Pour automatiser ce tableau, j’utilise de nouveau un menu déroulant, la RechercheV et le calcul. 
Je nomme d’abord les plages de cellules : Offre pour l’ensemble du tableau se trouvant dans 
l’onglet  Offre  commerciale,  et  Référence  uniquement  pour  la  colonne  Référence  du  même 
onglet. 
Je  crée  un  menu  déroulant  dans  ma  colonne  Référence  de  l’onglet  Devis  comme  réalisé 
précédemment avec comme source =Référence. 
Dans  la  colonne  Prestation,  je  saisis  la  formule  =RECHERCHEV(A26;Offre;2)  et  dans  la 
colonne Prix unitaire, je saisis =RECHERCHEV(A26;Offre;3), A26 faisant référence à la liste 
déroulante. Pour terminer, je saisis =C26*D26 dans la colonne Total pour multiplier la Quantité
par le Prix unitaire.  
Article écrit par Lydia Provin du site 
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Votre Assistante :  - le 04/06/2014 
En recopiant ce menu déroulant et ces formules pour chaque ligne, je n’aurai qu’à choisir une 
prestation  dans  le  menu  déroulant  et  à  indiquer  une  quantité :  tout  se  calculera 
automatiquement. 
J’indique  les  garanties  sous  le  tableau :  Chaque  prestation  (hors  formation)  est  garantie 
30 jours.
Puis, Devis valable 30 jours soit jusqu’au et j’insère la formule =AUJOURDHUI()+30. Celle-
ci permet de calculer directement 30 jours à partir de la date du jour. 
J’affiche ensuite le Total HT et insère la formule =SOMME(E26:E35) qui additionne toutes les 
lignes de la colonne Total du tableau. 
Enfin, je termine par Acompte demandé qui n’est pas obligatoire, mais j’ai pour habitude de 
demander 30 % du montant du devis au-delà de 150 €. Si vous demandez un acompte, quel que 
soit le montant, insérez la formule =E43*0,3. Sinon, insérez la suivante qui contient la condition 
de 150 € minimum : =SI(E43>150;E43*0,3;0), E43 correspondant au Total HT. 
Votre  devis  est  terminé.  N’oubliez  pas  d’appliquer  des  formats  Date  courte  à  vos  cellules 
contenant des dates, et Monétaire à vos cellules contenant des sommes grâce au menu déroulant 
de  l’onglet  Accueil.  De  cette  manière,  ces  dernières  seront  automatiquement  arrondies  à 
2 chiffres après la virgule. 
Création de la facture :  
Pour  la  création  de  la  facture,  je  duplique  l’onglet  Devis  par  un  clic  droit  >  Déplacer  ou 
copier…. Je coche la case Créer une copie et je double-clique sur Offre commerciale dans la 
liste. 
Dans ce nouvel onglet, que je renomme Facture, je remplace le mot DEVIS par FACTURE. 
Je remplace Numéro prospect par Numéro client et je nomme le tableau des clients avec le nom 
Clients et les numéros de clients avec le nom Numéro_client comme fait précédemment dans 
l’onglet Prospects. 
Article écrit par Lydia Provin du site 
Votre Assistante :  
9

Votre Assistante :  - le 04/06/2014 
Je modifie le menu déroulant en recliquant sur Validation des données
 de l’onglet 
Données en étant placée sur la cellule du menu déroulant. 
Puis,  je  remplace  la  ligne  Estimation  de  la  durée  de  la  prestation  par  Mode  de  paiement  et 
j’insère 2 cases à cocher (Virement et Chèque) en allant dans l’onglet Développeur > Insérer
>  Contrôles  de  formulaire  >  Case  d’option 
.  Cet  onglet  apparaît  uniquement  si  vous  le 
cochez dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban. 
Faites un clic sur votre feuille Excel et, pour modifier le nom de la case, cliquez droit dessus > 
Modifier le texte. 
Article écrit par Lydia Provin du site 
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10

Votre Assistante :  - le 04/06/2014 
Sous le tableau, j’indique :  
•  La garantie : Chaque prestation (hors formation) est garantie 30 jours. 
•  Facture établie selon le devis : N°_____ en date du __/__/____ à remplir manuellement.
•  Date  d’échéance  le :  .  Vous  pouvez  utiliser  la  formule  =AUJOURDHUI()+8  pour  une 
échéance à 8 jours après l’établissement de la facture.
•  Au-delà de cette date, votre facture sera majorée (cf. Article   des Conditions Générales 
de Prestations de Services/Conditions Générales de Vente). 
•  Tout professionnel en situation de retard de paiement est désormais de plein droit débiteur 
à l’égard du créancier d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, en 
sus des indemnités de retard (loi n°2012-387 du 22/03/2012). 
•  Escompte pour paiement anticipé : néant 
•  TVA non applicable, article 293 B du C.G.I. 
Puis (selon l’emplacement de vos données dans la feuille de calculs) :  
•  Total HT avec la formule =SOMME(E26:E35) 
•  Acompte reçu avec la formule =SI(E49>150;E49*0,3;0) 
•  Net à payer avec la formule =E49-E50 
Je termine par la mention « Le paiement doit être effectué par virement bancaire ou par chèque 
à l’ordre de Société Fictive. » que j’insère avec la formule Majuscule pour modifier la casse 
automatiquement : =MAJUSCULE("Le paiement doit être effectué par  virement bancaire ou 
par chèque à l’ordre de Société Fictive."). 
Votre facture est terminée. 
Tutoriel réalisé avec Excel 2013 
Article écrit par Lydia Provin du site 
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