Générer des rapports personnalisés avec Excel

Générer des rapports personnalisés avec Excel

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L’Excel personnalisé : réalisez un rapport à votre image !

Par défaut, seul l’Excel liste, regroupant l’ensemble de vos formulaires sur une période donnée, est disponible à l’export.

Mais il est possible de récupérer un seul formulaire au format xlsx et de le personnaliser avec les dispositions, la police, le style, etc. que VOUS voulez. Kizeo Forms vous donne une totale liberté quant à la rédaction de VOTRE propre rapport final.

Pour ce faire, vous allez devoir manipuler quelques termes techniques… mais rien de grave ! Les 4 étapes ci-dessous vous aideront à obtenir un compte-rendu qui vous ressemble !

Étape 1. Création d’un Excel personnalisé.

Vous allez créer ce que nous appelons un Excel personnalisé. Comme son nom l’indique, vous utiliserez le logiciel Microsoft Excel, de 2007 au minimum (si vous ne possédez pas la suite bureautique de Microsoft Office, vous pouvez télécharger la version d’essai ou vous offrir le pack complet sur le site du partenaire).

Pour personnaliser votre rapport, vous aurez aussi besoin de connaître les balises des éléments de votre formulaire que vous souhaitez insérer dans votre fichier.  Les balises représentent le « code de référence » de chaque élément (ex : ##client##). Pour plus d’information consultez notre tutoriel Aide Balises.

Astuce : Vous pouvez télécharger l’exemple Excel proposé par Kizeo

(Option -> Exports -> +Ajouter -> Excel). L’avantage de cet exemple est qu’il comprend toutes les balises de votre formulaire, correctement rédigées. Vous pouvez vous en inspirer afin de réaliser votre rapport.

Élaborez votre document selon ce que vous voulez obtenir en insérant (manuellement) les balises là où vous voulez qu’elles affichent l’information. Par exemple, vous souhaitez que le nom et le prénom de votre client se trouvent dans la même cellule, il vous suffit alors de placer les balises des éléments Nom et Prénom côte à côte dans votre fichier Excel.

Vous avez également la possibilité de réaliser des calculs simples ou d’intégrer du texte, des

De la même façon, vous pouvez ne pas faire apparaître certains éléments dans vos rapports. Par exemple, des informations nécessaires pour la gestion de vos données mais n’apportant aucune information nécessaire au client.

Étape 2. Les astuces pour réaliser votre document.

Afin d’aller encore plus loin dans la personnalisation de votre rapport, nous vous recommandons de consulter .

Organisation de votre tableau.

Dans un Excel personnalisé, deux possibilités s’offrent à vous pour organiser un tableau : en lignes ou en colonnes.

Si vous souhaitez qu’à chaque nouvelle saisie, une nouvelle ligne apparaisse :

Si vous souhaitez qu’à chaque nouvelle saisie, une colonne apparaisse avec l’ensemble des informations :

Insérez dans la première cellule (ici A4) le libellé de votre tableau.

Dans la première cellule de votre seconde colonne (ici B4), vous insérez toutes vos balises à la suite de la balise de votre tableau (dans notre exemple ##id_tableau##). La colonne des balises affichera autant de lignes saisies sur le mobile.

Astuce : pour faire un saut de ligne dans Excel :

Sur PC : alt + entrée.

Sur Mac : cmd + alt + entrée.

Ci-dessous un exemple comparant les possibilités à l’export :

L'affichage du numéro de ligne

Si vous souhaitez afficher le numéro de ligne dans un tableau : ##_line_number:id_tableau##.

Récupérer la saisie d'un élément d'une ligne dans un tableau.

La balise ##id_du_champ[n]## permet de récupérer la saisie d’un élément d’une ligne précise dans un tableau. Par exemple, si vous avez une case à cocher dans votre tableau et que vous voulez récupérer sa valeur à la ligne 3, vous pouvez utiliser la balise ##case_a_cocher[3]##.

Styliser les données.

Si vous souhaitez colorer vos données, les mettre en gras, etc. Il suffit de marquer la balise.

Je souhaite, par exemple, que ma donnée apparaisse en gras, en rouge, en italique et soulignée, alors je marque la balise de la façon suivante ##balise##.

Voici un exemple de modèle créé sur Excel :

Astuce : Pour obtenir qu’une seule page, n’hésitez pas à cacher les feuilles que vous ne souhaitez pas voir apparaître dans votre rapport personnalisé !

Etape 3. L’import du fichier Excel personnalisé.

création.

/!\ IMPORTANT /!\ Il faut avoir enregistré son formulaire sur le serveur, au moins une fois, pour pouvoir ajouter un Word ou un Excel personnalisé.

Etape 4. L’export des données.

Maintenant, visualisez le résultat. Rendez vous sur la page Historique de votre menu Données et exportez au format Excel personnalisé et/ou au format PDF personnalisé depuis Excel.

Vous pouvez également renommer vos fichiers d’exportations. Pour plus d’information reportez-vous à notre Renommer ses fichiers d’exportation.

Astuce : vous pouvez masquer une feuille de votre modèle Excel afin qu’elle ne ressorte pas à l’export de votre rapport PDF personnalisé depuis Excel.

… … …

Exporter les rapports

Vous pouvez exporter jusqu'à 1 million d'enregistrements d'un rapport vers un fichier Excel à partir de la page Rapports ou d'un rapport affiché à l'écran. Vous pouvez spécifier le nom et l'emplacement du fichier Excel, mais vous ne pouvez pas modifier le format du fichier. Si votre rapport contient plus d'enregistrements que vous ne le souhaitez, utilisez les filtres pour restreindre vos critères de recherche. REMARQUE : Les Tableaux croisés dynamiques d'Excel sont un excellent outil pour vous aider à visualiser vos données dans Microsoft Excel. Vous pouvez créer des Tableaux croisés dynamiques à partir de vos rapports non formatés. Afin d'utiliser cet outil, toutes les colonnes à valeur numérique sont automatiquement converties d'un format texte à un format numérique dans Excel. Tous les champs numériques de votre rapport devant être vides afficheront 0.

Pour exporter un rapport

1. Sélectionnez l'onglet Rapports personnalisés.
2. Choisissez le rapport personnalisé que vous désirez.
3. Sélectionnez Exporter le rapport vers Excel ou Exporter le rapport non formaté vers Excel dans la liste déroulante ACTIONS.
4. Sélectionnez Ouvrir, Enregistrer ou Annuler après le téléchargement du rapport.

Choisissez la langue pour vos rapports Excel

Afin de choisir la langue des données de vos rapports, vous devez d'abord modifier les paramètres Windows et ceux de votre navigateur pour la même région ou le même lieu avant d'exporter votre rapport. Le texte, la devise et d'autres données de votre rapport devraient s'afficher dans la langue de cette région.

Supprimer des rapports

Pour retirer la demande de vos rapports personnalisés, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Afficher vos rapports personnalisés dans la page Rapports.
2. Sélectionnez le rapport que vous souhaitez supprimer.
3. Sélectionnez Retirer ce rapport dans la liste déroulante ACTIONS.
4. Cliquez sur OUI pour confirmer que vous souhaitez retirer ce rapport personnalisé de votre catalogue des rapports.

Une fois la demande supprimée, vous ne pourrez plus consulter ce rapport.