Application Excel sur la gestion de configuration

La gestion de configuration : une démarche importante pour vos produits

Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane

Avec l’arrivée des nouvelles technologies et le processus de digitalisation et d’industrialisation que connaissent certains secteurs d’activités, le développement des produits devient de plus en plus complexe. La gestion de configuration est la démarche par laquelle une entreprise répertorie de façon détaillé l’ensemble des étapes du cycle de développement d’un produit et ce, de sa conception et sa mise en œuvre. Le but est de pouvoir garantir une la conformité du produit aux exigences du marché et d’éviter un retour négatif des clients. La gestion de la configuration passe par plusieurs étapes et requiert une coordination pointue entre les différentes parties prenantes concernées par ce processus. La communication et le suivi doivent êtres réguliers pour éviter à la structure des coûts additionnels de production. La gestion de configuration peut se faire sur Microsoft Excel. Ce logiciel propose aux utilisateurs plusieurs fonctionnalités importantes pour la réalisation de cet exercice. Dans ce qui suit nous allons voir de façon détaillée les étapes conventionnelles de la gestion de configuration avant de jeter un coup d’œil sur les avantages liés à l’utilisation de Microsoft Excel.

La gestion de configuration : Les étapes clés

Pour appliquer une gestion de configuration efficace et afin d’obtenir les résultats escomptés, il est important de suivre les étapes et les recommandations ci-après. A noter que ces étapes ne sont pas exhaustives et que vous pouvez les adapter en fonction de vos objectifs et de vos besoins.

• Etablir un plan général

La première étape consiste à figer un processus bien verrouillé de l’ensemble des éléments en rapport avec la gestion de configuration de votre produit. Il s’agit d’un document global permettant d’identifier les responsabilités et les rôles de tous les membres impliqués dans cette démarche. Votre document doit comprendre également l’intégralité des spécifiés techniques et fonctionnelles de départ de votre produit. Ce document servira de référence pour toutes les décisions que vous allez prendre concernant la gestion de configuration de votre produit. Il est important d’y intégrer toutes les informations avec précision.

• Evaluer les adaptations en interne

La gestion de configuration permet d’apporter des changements aux produits de l’entreprise. Ces changements doivent être adaptés aux besoins du marché et des clients. Une fois les changements identifiés, il est important d’évaluer leurs impacts et les effets du produit sur l’activité de l’entreprise. Certains changements peuvent avoir un effet inverse. Pour ce faire, il faut préparer des indicateurs objectifs d’évaluation permettant de comparer l’état du produit avant et après les adaptations.

• Auditer

Dans la gestion de configuration, les audits sont importants car cela permet une vérification des normes et des exigences techniques apportés au produit. L’audit peut prendre plusieurs formes en fonction de la configuration de votre entreprise.  Il peut s’agir d’un audit physique. Dans ce cas, il faudra vérifier les normes et les spécificités de qualité liées à votre produit et aux changements que vous lui avez apportés. L’audit fonctionnel quant à lui permet de revoir les fonctionnalités et l’utilité opérationnelle du produit. Cet audit permet de répondre à la question suivante : Est-ce que ce produit est en mesure de réaliser la tâche pour laquelle il a été initialement conçu ? Nous avons également l’audit du système qui permet une évaluation globale de la gestion de configuration.

• Communiquer

Une étape importante dans la gestion de configuration est sans nul doute le fait de communiquer et de partager un maximum d’informations sur les changements apportés à votre produit. La communication doit être officielle et ne doit pas comporter des éléments ambigus. L’utilisateur finale doit disposer de tous les changements apportés au produit et doit prendre connaissance de toutes les nouvelles fonctionnalités.

Bénéfices liés à la gestion de configuration

Une entreprise a beaucoup à gagner si elle assure une bonne gestion de configuration. Ci-après, nous citerons quelques avantages.

• Réduire les coûts de production : Grâce à la gestion de configuration, l’entreprise peut optimiser ses coûts de production en apportant des changements et les adaptations nécessaires à ses produits. Ces changements permettent de concevoir le produit en diminuant les coûts directs et indirects de production et donc d’assurer une meilleure productivité et un meilleur rendement.
• Être en conformité: la gestion de configuration vous permet de toujours être en conformité avec les nouvelles normes réglementaires et exigences du marché. En effectuant les adaptations, vous devez vous assurez de toujours vérifier que votre produit final soit conforme aux réglementations de sécurité et de qualité en vigueur.

Microsoft Excel pour une meilleure gestion de configuration

La gestion de configuration est une démarche qui ne peut se faire manuellement car il s’agit d’un processus qui fait appel à plusieurs paramètres et qui implique plusieurs parties prenantes. De ce fait, plusieurs logiciels sont disponibles gratuitement sur internet permettant la réalisation de cet exercice en toute simplicité. L’un des logiciels les plus sollicités et utilisés de nos jours est sans nul doute Microsoft Excel. Ce dernier propose aux utilisateurs des fonctionnalités importantes pour mieux gérer la configuration de leurs produits. Ci-après nous mettrons en avant quelques avantages liés à l’utilisation de ce logiciel

• Template prédéfinis et personnalisables

Pour une gestion de configuration optimale, Microsoft Excel vous propose des modèles de tableaux déjà élaborés. Vous pouvez les télécharger gratuitement et les personnaliser en ajoutant/supprimant les rubriques de votre choix afin d’adapter le tableau à vos besoins spécifiques. Il est tout de même recommandé de garder des catégories de rubriques qui peuvent être importantes tels que : le nom du produit, sa référence en interne, son modèle, les fonctionnalités, les spécificités techniques et les adaptations souhaitées.

• Collaboration et partage de l’information

Nous l’avons cité dans cet article, la gestion de configuration est une démarche qui nécessite la participation de plusieurs collaborateur répartis dans des équipes et des services différents. Grâce à Microsoft Excel, vous pouvez travailler en équipe sur un seul et même fichier. Les modifications apportées à votre tableau de gestion de configuration seront affichées instantanément chez les autres utilisateurs qui ont accès au fichier. En tant qu’administrateur du fichier, vous pouvez définir le statut des utilisateurs. Le seul critère pour l’utilisation de cette fonctionnalité de partage et le fait d’avoir une connexion internet et une adresse électronique valide.

• Utilisation simple pour les moins initiés

Utiliser Microsoft Excel pour la gestion de configuration ne requiert pas de compétences techniques ou/et informatiques particulières. Il vous faudra cependant avoir une idée claire de votre besoin fonctionnel afin d’éviter une perte de temps dans la conception de vos tableaux et la saisie de vos données. D’autant plus, plusieurs guides d’utilisation sont disponibles en ligne sur internet vous permettant de mieux exploiter certaines fonctionnalités.

• Sauvegarder l’évolution de vos travaux

Si vous travaillez sur un fichier et que vous souhaitez prendre un break pour consulter les opinions de vos équipes ou pour brainstormer sur une meilleure façon de faire, vous pouvez à tout moment sauvegarder les évolutions de votre travail. Vous avez la possibilité également d’enregistrer votre fichier sur le cloud et d’y accéder sur n’importe quelle machine à condition de disposer d’une connexion internet.

En conclusion …

La gestion de configuration est un processus important pour les entreprises qui apportent de façon constante des changements et des adaptations à leurs produits. L’exercice permet de schématiser tout le cycle de vie du développement d’un produit et d’identifier clairement les caractéristiques fonctionnelles et physiques du produit. Il permet également de mieux appréhender les modifications apportées au produit et de s’assurer de leurs conformités avec les exigences techniques et normatives du marché.  La gestion de configuration peut se faire sur un logiciel comme Microsoft Excel. Ce dernier propose aux utilisateurs des avantages inestimable. Il constitue un espace de travail aux bénéfices multiples.