Application Excel sur la gestion de tournoi des matches
Les applications de gestion des tournois, le nécessaire à savoir pour bien gérer les tournois des matches an amant, en cours et en aval !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
Les activités sportives regroupent un nombre important de personnes entre les organisateurs, les joueurs et les spectateurs. Les tournois sont des manifestations sportives, sous forme de séries de matchs successives et qui ont pour but de sélectionner les équipes les plus fortes pour déterminer l’équipe champignonne lors du match final. Pour gérer dans les meilleurs conditions les tournois, nous mettons entre vos mains une solution pratique et des conseils utiles. Dans la même logique, nous évoquons dans cet article les étapes de la réalisation d’un tournoi de matchs, comme nous présentant les avantages des applications de gestion des tournois et leurs fonctionnalités qui peuvent être exploitées durant les phases cruciales de ce dernier : l’avant match, en cours du match et lors du post match.
Les étapes clés pour réussir l’organisation d’un tournoi sportif
Lors de l’organisation de n’importe quel tournoi sportif, une planification à l’avance est nécessaire pour garantir son bon déroulement. Nous proposons des étapes claires à suivre pour bien gérer les préparatifs du tournoi ainsi que son exécution.
1. Cerner l’évènement et déterminer ses piliers.
Pour bien cadrer et contextualiser le tournoi, il faut tout d’abord répondre à des questions de base, comme : quelle est le but derrière ce tournoi ? L’accès sera-t-il payant ou gratuit ? Combien d’équipes vont participer ? Quelle est la durée du tournoi ? En répondant à ces questions vous allez avoir une vision plus précise pour vous concentrer sur les éléments les plus importants à communiquer et les tâches les plus prioritaires à mettre en place.
2. Choisir la cible : participants et public.
Avant de lancer les canaux de candidature, il faut préciser si vous cherchez des sportifs débutants, intermédiaires ou amateurs pour entrer en compétition lors des matchs. Ainsi vous pouvez délimiter la tranche d’âge du public qui sera intéressé par votre tournoi : enfants, jeunes, adultes ou tranches d'âges confondues. Les activités comprises dans le tournois doivent impérativement susciter l’intérêt de votre cible pour les encourager à être présent. La couverture médiatique est aussi importante pour véhiculer une bonne image sur votre événement.
3. Choisir un lieu adapté au tournoi
En fonction du type de sport, vous pouvez vous orienter vers les locaux équipés couvertes ou non et selon le nombre de personnes qui serons présents le jour du tournois, vous devez sélectionner la salle sportive qui pourra les accueillir et qui est accessible aux moyens de transport personnelles et communes.
4. Recenser les besoins matériels et proposer un budget estimatif du tournoi
Vous pouvez proposer le budget nécessaire pour couvrir toutes les charges du tournoi en prenant en considération le coût de location des lieux, les réservations d’hôtels, les prix qui serons attribués aux gagnants, les pauses café, et le coût estimé par la cellule marketing et communication pour disposer de Flayer, de banderoles, de badges, etc.
5. Constituer des dossiers de sponsoring et partir à la recherche de sponsors
Les sponsors peuvent couvrir une bonne partie du budget estimé. Vous devez élaborez des dossiers solides où vous proposer à certaines entreprise, organisations ou autres de soutenir votre tournoi en vous offrant une aide financière directe (argent, bons d’achat, etc.) ou en fournissant des produits gratuits (billets de transport, eaux, jus, etc.) ou des services (réservations d’hôtels, etc.) et en contre parti vous pouvez les accordez une bonne visibilité de leur image de marque.
Qu’est-ce qu’une application de gestion des tournois ? Et quelle est sa valeur ajoutée ?
La gestion d’un tournoi est un travail minutieux qui nécessite l’engagement de personnes dotées d’un sens de responsabilité et qui sont prêts à fournir un maximum de concentration. Les applications de gestion proposées servent à faciliter l’exécution manuelle et répétitive de plusieurs tâches pour but de gagner le temps, de réduire les erreurs, de présenter les résultats d’une manière unifiée et cohérente et de faciliter leur exploitation. De même, lors de l’organisation d’un tournoi sportive l’équipe responsable est sensée gérer un ensemble de variables et surtout d’imprévus dans un laps de temps réduit. Que ce soit un tournois de football, de Badminton ou d’autres le principe de fonctionnement de ces applications reste le même, bien que les formes diffèrent remarquablement. Ces outils technologiques sont dérivés de l’application mère Excel sur laquelle des fonctionnalités sur mesure ont étés introduites pour convenir au mieux à l’utilisation dans le domaine sportive et surtout pour le profit des organisateurs. La majorité des applications sont reliées à des bases de données en ligne et peuvent même fonctionner partiellement en absence d’une connexion internet. Elles offrent plusieurs interfaces de gestion, à savoir le compte administrateur qui est détenue par les organisateurs et les comptes gestionnaires (arbitres à titre d’exemple) qui ont aussi la possibilité d’apporter des modifications relatives aux matches.
Comment exploiter une application de gestion d’un tournoi lors des préparations en amant ?
Une application de gestion d’un tournoi permet de réaliser la documentation nécessaire pour acquérir une autorisation auprès des services responsables et pour informer toutes les parties concernées par l’événement à venir. Certaines applications dédiées à la gestion des tournois fournissent des outils de création du cahier de charge qui représente un document de référence pour contrôler l’exécution des différentes missions incluses. Ce dernier comprend des détails sur les modalités d’inscription au tournoi, les dispositions du jeu (arbitrage, système de notation, etc.), le budget ainsi que les informations relatives au volet de communication. Le dossier de sponsoring qui sera adressé aux sponsors potentiels peut être réalisé en sa totalité en s’appuyant sur l’application de gestion employée et cela pour présenter les objectifs du tournoi et les dépenses estimées. Tous les documents demandés peuvent être personnalisés par le biais de l’application de gestion pour attribuer une identité visuelle professionnelle et uniforme au tournoi (logo, charte de couleurs, etc.). D’autres documentes sont réalisables aussi comme : les invitations professionnelles dédiées aux participants, aux arbitres et aux invités d’honneur et les billets d’accès pour les mettre à disposition du grand public, etc. L’application de gestion d’un tournois aide à répartir les équipes en fonctions des locaux pour éditer des programmes et des plannings pour chaque participant.
Comment tirer profit d’une application de gestion au cours d’un tournoi ?
Lors du tournoi, et par l’intermédiaire de l’application de gestion, vous pouvez créer une feuille indépendante pour chaque match qui est en général sous forme d’un tableau Excel comportant des détails et des fonctions utiles. Chaque feuille est dédiée aux équipes en compétition et peut être alimentée rapidement en exportant depuis la base de données mise à disposition le nom des joueurs, le nom de leurs entraineurs et le nom des arbitres affectés. La gestion du temps imparti est aussi possible grâce à la fonction chronomètre que vous pouvez sélectionner lors du départ de chaque match. Le temps additionnel peut être aussi calculé et noté sur l’application. Au début du match, vous devez fournir aux arbitres les fiches de match soit en papier ou sous la forme digitale (application installée sur une tablette) pour gérer les équipes, marquer les fautes disciplinaires commises, noter le changement de joueurs et confirmer les scores réalisés. Avec la progression du match, l’agent en charge peut renseigner depuis son compte et directement sur l’application l’évolution des scores et des différents paramètres suivis.
A quel point serait-t-il bénéfique d’utiliser une application de gestion en aval d’un tournoi ?
Une fois que les matchs se sont écoulés, vous pouvez importer les fiches de matchs modifiés par les arbitres pour annoncer les résultats finaux. Vous devez aussi reprogrammer une série de matchs les jours qui suivent en faveur des équipes gagnantes pour définir par la suite les demi-finalistes et ainsi les finalistes. Puis vous pouvez expédier les plannings aux participants et aux personnes concernés pour se présenter à l’heure lors de la prochaine rencontre. L’application de gestion d’un tournoi permet également d’assurer un suivi des budgets pour garantir une bonne transparence avec les sponsors et les principaux financeurs de l’événement. Cet outil facilite l’enregistrement et l’exportation des différents documents et résultats collectés. Via l’application de gestion du tournoi toujours, les résultats peuvent être exploiter de la manière la plus optimale et cela par leur conversion en schémas et représentations graphique plus significatives. Le traitement statistique des données est une fonction très appréciée car elle permet en n seul clique de tirer un maximum de conclusions à partir de données brutes.