Article rédigé par : Sara Maghty
Gérer le compte bancaire personnel est considéré comme le point de départ de la façon dont l’ensemble des finances circulent. En effet, dès que l’argent entre sur notre compte courant, c’est à nous de décider où ira chaque centime. Bien que le contrôle d’un compte courant puisse être un élément familier et quotidien, cette simplicité peut également conduire à maints défis. Par exemple : A quand remonte la dernière fois que j’ai économisé ? Quelles sont les façons dont je peux mieux gérer mon compte courant ? Etc.
Si ces questions vous préoccupent, il est temps d’essayer des fonctionnalités efficaces permettant d'économiser du temps et de l'argent. Au lieu de rester sur la touche, une gestion proactive peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre compte et à le contrôler judicieusement.
Aujourd’hui, il existe de nombreuses façons de superviser votre compte bancaire tout en maitrisant la gestion de vos finances. Nous abordons quelques-unes des raisons pour lesquelles vous devriez automatiser la gestion de votre compte bancaire ainsi que les avantages qu’offrent les applications par rapport aux feuilles de calcul classiques.
L'un des moyens les plus simples de gérer efficacement votre compte bancaire est d'automatiser vos finances. Veillez d’abord à ce que toutes vos transactions soient effectuées en ligne. De même, lorsqu’il s’agit de recevoir un paiement ou une rémunération, demandez un virement afin que l’argent atterrisse directement dans votre compte courant. Evitez les affaires et transactions par chèques ou par espèces et privilégiez les transferts automatiques.
Une autre technique astucieuse de garder le contrôle total sur votre compte bancaire consiste à ce que toutes vos factures mensuelles soient prélevées automatiquement à partir de votre compte. Étant donné que certaines entreprises facturent des frais de traitement pour les paiements par carte de crédit, il est peut-être plus judicieux de programmer les paiements de factures à partir de votre compte courant ou d’autoriser l'entreprise à retirer directement l'argent de votre compte.
Ces bonnes pratiques de gestion financière contribuent au suivi efficace de votre compte bancaire sans avoir à réfléchir chaque mois où vous avez dépensé tel montant. Ainsi, la configuration des paiements en ligne vous évite d'avoir à rédiger des chèques, à payer les frais d'affranchissement et à perdre du temps pour effectuer le règlement. De plus, grâce à la plate-forme Open as App qui transforme les feuilles de calcul Excel en applications en quelques minutes, certains des défis liés à l'utilisation d'Excel ont été surmontés.
Microsoft Excel demeure la solution logicielle incontournable pour des millions de particuliers et de professionnels à travers le monde. Il est apprécié pour sa polyvalence et sa flexibilité, ainsi que pour la profondeur de la manipulation et de l'analyse des données qu'il permet. Que vous ayez besoin de collecter des données, planifier des projets, analyser les risques, rapporter des métriques, générer des devis, prévoir des résultats financiers ou d’autres taches décisionnelles telles que la planification de la production ou la gestion des commandes, Excel peut effectuer les calculs les plus complexes à votre place en quelques secondes seulement.
Toutefois, lorsqu'il s'agit d'utiliser Excel de manière collaborative ou de protéger efficacement les données, c'est à ce moment-là que les choses peuvent devenir vraiment compliquées. Soudain, votre feuille Excel plante, les données sont corrompues et vous ne savez pas si vous consultez la dernière version ou une ancienne. Bien que cela soit assez rare sur les fichiers Excel bien administrés, des erreurs peuvent se produire fréquemment sans que nous nous en rendions compte.
Dans ce cas, vous pouvez envisager de transformer votre feuille de calcul Excel en une application native ou Web. Cela vous permettra de réduire certaines des erreurs courantes liées à la gestion, à la distribution et à la protection des données, tout en bénéficiant d’une plus grande convivialité.
Malgré toute leur utilité et la panoplie des avantages qu’offrent les feuilles de calcul, celles-ci peuvent rapidement se transformer en labyrinthe en raison d'une ou de deux erreurs simples. Voici trois raisons montrant quand les feuilles de calcul échouent :
Avec des feuilles de calcul qui circulent constamment entre les utilisateurs, il y a de fortes chances que la dernière version se perde à un moment donné. De plus, les multiples mises à jour effectuées par différentes personnes peuvent finir par endommager les données de base et rendre le fichier inutilisable.
Lorsque vous manipulez vos données via une application, vous pouvez limiter l'accès des utilisateurs à la version principale de votre feuille de calcul et autoriser uniquement les administrateurs à y accéder. Avec cette configuration, les utilisateurs n'ont accès qu'à des données et des champs spécifiques. Ainsi, tout le reste est protégé. Cela permet à chacun d'effectuer les opérations dont il a besoin, sans corrompre par inadvertance la feuille de calcul native.
Bien qu'Excel soit un bon endroit pour stocker et manipuler des données, il n'offre pas les fonctionnalités d'une base de données ou, plutôt, d'un système de gestion de données. En effet, Excel ne prend pas en charge les types de données complexes, les relations entre les fichiers et les enregistrements ou encore les différents ensembles de données. Cela limite les types d'opérations que vous pouvez effectuer, en particulier avec les données les plus sensibles.
De plus, lorsqu'elles sont utilisées sur un ordinateur sans la possibilité de partage en ligne, les feuilles de calcul ne permettent pas un accès multi-utilisateur en temps réel. Le contenu devient alors rapidement obsolète quant à la mise à jour des opérations et l'amélioration continue. Ajoutons-y le fait qu'au fur et à mesure que la taille des fichiers augmente, le délai de réponse devient de plus en plus long.
En revanche, en créant une application à partir d’une feuille de calcul, vous pouvez bénéficier d’un accès flexible et facile aux données à partir de diverses sources, pas seulement Excel. En outre, vous pouvez fournir à plusieurs utilisateurs l'accès à un fichier précis, sans risque que votre travail soit écrasé ou que vos données soient perdues.
Même si un certain niveau de sécurité, comme la protection par mot de passe, est disponible dans Excel, cela peut facilement être déchiffré. Si vous souhaitez protéger vos données, les conserver dans une feuille de calcul largement accessible n'est pas une bonne idée.
En transformant votre feuille de calcul Excel en une application, vous contrôlez efficacement l'accès des utilisateurs au fichier source, cryptez les données et les hébergez en toute sécurité dans votre propre environnement. Ainsi, les données seront accessibles uniquement aux utilisateurs au niveau administrateur, ce qui garantit la protection des données. Transformer une feuille de calcul en application permet de déterminer spécifiquement qui peut voir certaines données ou de limiter entièrement l'accès. Vous pouvez même définir une date d'expiration pour votre application après laquelle elle cessera tout simplement d'être accessible aux utilisateurs.
La création d'une application sans code présente des avantages qui vont au-delà des problèmes liés aux feuilles de calcul. Avec une application issue d’un fichier Excel bien conçu, l'optimisation des processus de suivi des comptes bancaires n’est plus dédiée uniquement au service informatique ou à un professionnel en la matière. Désormais, toute personne qui connait Excel peut se lancer et commencer à créer, déployer et gérer une application de gestion de compte bancaire. En savoir plus dans les prochaines lignes.
Contrairement à une solution logicielle personnalisée codée manuellement, vous n'avez besoin d'aucune compétence en programmation pour transformer votre feuille Excel en une application et ce, quelle que soit la myriade de fonctions d'Excel que vous utilisez. Une application sans code est créée par ceux qui ont auparavant créé la solution Excel. Ils connaissent les processus, les besoins et la manière dont l'application doit être utilisée.
Lorsque l'application est directement créée sur la base de la solution Excel précédemment définie, le déploiement et la mise à jour sont immédiatement fonctionnels. Une fois que les experts métier savent ce qui est requis, ils proposent généralement une tonne d'idées innovantes qui peuvent être réalisées en un laps de temps.
Transformer une feuille de calcul en application n'est pas non plus aussi coûteux qu'une solution personnalisée. Si vous souhaitiez, par exemple, développer une application Web permettant aux utilisateurs d'effectuer différents types de calculs, cela requiert du temps et de l’argent. En revanche, créer ces opérations dans Excel, puis les convertir en une application est très économique et rapide. De plus, l’application vous permet de mobiliser vos données sans changer votre système déjà existant ou les fichiers stockés en ligne.
Une application est toujours plus simple à utiliser qu'une feuille de calcul. Les applications sont généralement accessibles à tout moment et n'importe où, alors que les feuilles de calcul peuvent être assez lourdes à utiliser sur un appareil mobile.
Un avantage supplémentaire d’utiliser une application de gestion de compte bancaire est que vous pouvez automatiquement visualiser des mises à jour sur l'ensemble de vos transactions financières. Cela vous aide à réduire les coûts liés au cycle de vie d'une application. Et grâce aux notifications par e-mail et push intégrées, vous pouvez facilement être averti des modifications et des mises à jour, ce qui améliore l’efficacité et le suivi en temps réel de chaque rentrée et de chaque sortie d’argent (crédit/débit).
Dans le cas d’une PME, par exemple, recruter un développeur, concevoir un cahier des charges et étudier ce qui est vital pour la gestion des multicomptes sont des processus qui nécessitent beaucoup de temps et encore plus d’investissement.
