Application Excel sur la gestion des plannings de projets
Nécessité ou tendance, pourquoi et comment faut-il faire recours aux plannings de projets ?
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
La gestion des projets permet de maitriser ses différents volets, de faciliter sa concrétisation réelle sur le terrain et de déterminer les axes de développements à prendre en considération au fur et à mesure. Elle aide aussi à assurer une bonne communication des objectifs et des responsabilités au profit de toutes les parties prenantes. La planification est une étape clé du processus de gestion de projets, car elle permet de répartir les travaux en fonction du temps et de clarifier la vision des dirigeants en matière de résultats finales. Cet article met la lumière sur la phase de planification d’un projet et présente ses principaux types. Il énumère également les étapes indispensables pour élaborer un planning de projet complet et utile. Par la même occasion, l’article relève les avantages de la gestion des plannings de projets et décrit les outils accessibles et qui permettent d’accomplir cette mission dans les meilleures conditions et en prenant en considération tous les points importants.
En quoi consiste la planification d’un projet ? Et quelles sont ses types les plus répandues ?
Planifier consiste à mener un plan d’actions organisé dans le temps pour atteindre un ou plusieurs objectifs. Pratiquement, la planification n’est pas consacrée à un seul domaine d’activité, mais elle est réalisable pour servir à des fins personnelles et à des fins professionnelles sur plusieurs niveaux. Lors de la réalisation d’un projet, la planification est une étape importante pour préparer le terrain, tracer les objectifs selon un ordre de priorité et affecter les ressources. Afin de convenir au mieux à l’organisation interne de chaque entreprise, plusieurs formes de planification sont proposées. En termes d’objectifs globaux, nous pouvons distingués deux grandes catégories de planification, la planification stratégique et la planification opérationnelle.
La planification stratégique
La planification stratégique vise à mettre en avant la vocation et la mission principale d’une entreprise. Elle se repose sur l’état actuel (situation économique, force de ventes, etc.) de ladite entreprise et cible le positionnent souhaité par les membres de la direction. La planification stratégique permet de préciser pour une période logique (plus de deux ans) les différents objectifs à réaliser à court, à moyen et à long terme pour concrétiser la vision partagée.
La planification opérationnelle
La planification opérationnelle s’intéresse au côté pratique et permet de dresser par ordre de priorité les différentes actions à mener durant une période donnée. Le côté opérationnel de cette planification se résume dans l’introduction des outils mises à la disposition des différents acteurs (employés, dirigeants, etc.), ainsi que dans l’ensemble des ressources pour atteindre la meilleure performance. Pami les logiciels qui permettent de mettre en place une bonne planification opérationnelle, nous trouvons le diagramme de Gantt.
En fonction des délais accordés à chaque tâche ainsi que la durée totale d’exécution, d’autres formes de planification sont proposées, comme : la planification verticale, la planification horizontale et la planification mixte.
La planification verticale
La planification verticale est considérée comme une planification à court terme qui s’intéresse aux petites tâches et dont la réalisation peut s’effectuer dans quelques heures ou quelques jours au maximum. Ce type de planification sert au quotidien pour attribuer à chaque travail une durée bien déterminée et ne rater aucun élément de détail. Les objectifs relevés par la planification verticale sont ainsi clairs et facilement atténuables.
Planification horizontale
La planification horizontale prend comme point de départ toutes les tâches à réaliser et accorde à chacune d’entre elles un programme de réalisation et une date d’échéance (dans une semaine, ou même un mois selon la complexité de la tâche). Ce type de planification est considéré comme une vue d’ensemble des travaux du mois en entier et non seulement d’un ou de plusieurs jours, ce qui offre aux personnes concernées une vision large et leur permet de se préparer à l’avance en respectant les tâches prioritaires.
Planification mixte
La planification mixte combine entre le principe de la planification verticale et celui de la planification horizontale pour offrir un planning intègre qui récapitule et organise l’ensemble des tâches accordées pendant une période, tout en s’intéressant au contexte et aux détails d’exécution. La planification mixte favorise le développement des entités et aide à faire progresser le travail sur la bonne voie, malgré les imprévus qui peuvent surgir à un moment donné.
Qu’elles sont les étapes cruciales de l’élaboration d’un planning de projets ?
Pour élaborer un planning de projet, il est nécessaire de respecter une trame qui récapitule tous les points relatifs au projet et de bien sélectionner les tâches les plus critiques en prenant en considération les charges en vigueur.
1. Contextualiser le projet en sa totalité et déduire l’objectif far
Lors de cette première phase, il est nécessaire de se poser autant de questions possibles pour comprendre tous les aspects du projet et identifier l’objectif principale à atteindre. Le fait de mener une étude sur les risques potentiels apporte également une valeur ajoutée pour ce travail de planification, car il permet d’anticiper les risques, prévenir leur apparition et préparer toute l’équipe à les surmonter. Plusieurs méthodes facilitent cette étape d’identification d’objectifs, comme la méthode des 5M (Milieu, Matière, Méthode, Matériel et Main d’œuvre) et le modèle SMART qui qualifie l’objectif principal selon cinq critères (Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste et Temporellement défini).
2. Répartir le travail exigé par le projet en différentes tâches
L’ensemble du travail demandé est formé de plusieurs unités nommées ‘sous-ensembles’. Ces derniers à leur tour sont constitués de l’agrégation de plusieurs tâches. La méthode la plus répandue pour fractionner un ensemble en tâches est celle de l’organigramme des tâches du projet (OTP). Un OTP est une représentation graphique qui se base sur le principe de la hiérarchie descendante, le premier bloc est subdivisé en lots qui donnent naissance à d’autres blocs d’ordre inférieur.
3. Ordonnancer les tâches en fonction des dépendances
L’ordonnancement des tâches consiste à déterminer les relations qui les unies et qui dépendent du temps de déclenchement de l’une par rapport à l’autre qui suit.
- DD: début à début, une tâche doit s’initier uniquement si une autre est déjà en cours ;
- FF: fin à fin, la clôture d’une tâche est liée à la clôture de celle qui la précède ;
- DF : début à fin, la fin d’une tâche dépend du départ d’une autre ;
- FD: fin à début, le départ d’une tâche est conditionné par la clôture d’une autre.
En présence d’un très grand nombre de tâches au sein du même projet, il est préférable de s’appuyer sur le diagramme de PERT qui permet de calculer les dates au plus tôt et au plus tard de chaque tâche pour un maximum de visibilité et d’exactitude.
4. Limiter l’exécution de toutes les tâches dans le temps
En attribuant à chaque tâche une durée bien déterminée, la durée estimée pour tout le projet peut être calculée. Les durées accordées doivent prendre en considération le volet pratique d’application, ainsi que les différentes variations et contraintes qui peuvent avoir lieu. Il faut également s’appuyer sur les résultats de performance des équipes, afin de proposer des durées compatibles et correctes. La méthode du chemin critique permet de tester les différentes voies disponibles pour partir du point 1 au point 4 pour choisir le chemin le plus optimisé en terme du temps demandé.
5. Attribuer les ressources disponibles selon les besoins de chaque tâche
L’accomplissement de chaque tâche dépend fortement des personnes responsables de son exécution sur tous les niveaux. L’affectation des rôles doit s’effectuer en fonction des compétences internes et des compétences en support (sous-traitants, saisonniers, etc.). Les ressources représentent l’une des dépenses les plus couteuses au sein d’une structure et pour cela, leur répartition doit s’effectuer d’une manière bien pensée et surtout optimisée.
Comment assurer la gestion des plannings de projets et via quels outils ?
Quel que soit le support d’élaboration du planning de projet, le but principal derrière ce dernier est de mettre entre les mains des gestionnaires un calendrier de tâches dont les durées sont bien calculées et les ressources sont affectées efficacement. Le document final va servir pour organiser en interne l’activité des différents services et bien gérer les approvisionnements en matériaux et en matières demandées. Comme il permet de se situer à n’importe quel moment par rapport au ‘‘jour j’’ dédié à la clôture de la dernière tâche enregistrée pour mesurer l’avancement, apporter du support au cas de besoin et surtout prendre les bonnes décisions aux moments les plus critiques. Pour servir à ses différentes fins, plusieurs modèles Excel de gestion des plannings de projet sont disponibles sous des formes variables et avec des contenues diversifiés pour convenir à tous les secteurs d’activités. Le calendrier est tracé au préalable, l’utilisateur doit choisir dans un premier lieu l’unité de temps qui convient au plus aux tâches du projet en question (calendrier journalier, calendrier hebdomadaire, calendrier mensuel ou même annuel). Puis, sur les cases libres il est nécessaire de mentionner l’intitulé de la tâche en choisissant les conditions de son exécution : temps, ressources attribuées, etc. Une fois que le planning est élaboré, la version finale peut être imprimer ou transférer pour faciliter la communication des éléments de détails aux collaborateurs et aux différents acteurs. Malgré la possibilité de personnaliser tous les données et les feuilles Excel disponibles, certains avancent que ces modèles ont plusieurs limites qui sont dues principalement au manque d’interactivité, à la difficulté de manipulation dans le cas d’ajout ou de suppression de données et parfois même à une difficulté de lisibilité vu que le planning est résumé en une seule figure et les informations ont tendance à se compresser. Actuellement, plusieurs logiciels de gestion de planning de projets ont vu le jour et proposent des plannings sur mesure, réactives et qui offrent une expérience de gestion optimisée. Ces logiciels reposent sur les fonctionnalités offertes par un large éventail de modules de gestion de pointe, comme ils se basent sur des modèles et des diagrammes dont le principe est validé et reconnu.