Tutoriel comment réduire la taille d'un fichier Excel
Les classeurs Excel ont généralement une taille de fichier acceptable. Mais parfois, ils sont déraisonnablement grands. Plusieurs raisons expliquent l’importance d’une grande taille de fichier avec différentes manières de le réduire. Selon le contenu de votre classeur Excel, certaines méthodes fonctionneront mieux que d'autres. Alors, essayons les uns par un.
Table des matières
Excel comment réduire la taille d'un fichier
Préparations : Vérifiez quelle feuille de calcul est à l'origine de la taille du fichier volumineux
Méthode 1 : réduisez la taille des images
Méthode 2 : supprimez la mise en forme des plages de cellules inutilisées
Méthode 3 : compresser ou diviser le classeur
Méthode 4 : supprimez le contenu inutilisé
Préparations : Vérifiez quelle feuille de calcul est à l'origine de la taille du fichier volumineux
La question importante : quelle partie de votre classeur Excel est à l'origine de la taille du fichier volumineux. Fondamentalement, il y a plusieurs options :
Données volumineuses  : généralement des feuilles de calcul comportant plus de 100 000 lignes et / ou plusieurs colonnes.
Images :Â Avez-vous des images dans votre fichier?
Tableaux croisés dynamiques :Â les tableaux croisés dynamiques stockent les données sous-jacentes afin que (dans le pire des cas, en fonction du nombre de tableaux croisés dynamiques), chaque tableau croisé dynamique contienne le jeu de données.
Formatage :Â si les feuilles sont formatées sans que des plages de cellules soient utilisées, la taille du fichier peut augmenter.
Autres :Â méta-données, autres contenus invisibles.
Pour chacun de ces types, l’approche consistant à réduire la taille du fichier est différente. Alors, comment trouvez-vous quel type (s) pourrait être le cas pour vous ?
Soit, il suffit d’essayer les méthodes suivantes. Ou, et c’est la méthode recommandée, vous le faites de manière plus systématique. Nous vous recommandons de vérifier la taille du fichier de chaque feuille de calcul. Ensuite, vous commencez simplement par la feuille de calcul la plus grande et, selon le type, vous utilisez uniquement les méthodes spécifiques.
Méthode 1 : réduisez la taille des images
Les images contenues dans le classeur constituent l'une des raisons les plus courantes des fichiers Excel volumineux. Heureusement, Excel propose une fonction de compression des images : la résolution sera réduite et les zones invisibles peuvent être supprimées. Il suffit de suivre ces étapes :
- Sélectionnez une image dans votre classeur.
- Vous allez voir un nouvel onglet «Â Format de l’image » qui va apparaître dans le ruban.
- Cliquez sur le bouton ‘Compresser les images’ pour ouvrir une nouvelle fenêtre permettant de définir les paramètres de compression.
Si vous souhaitez compresser toutes les images de votre classeur actuel, décochez la case «Â Appliquer à l’image sélectionnée uniquement ». Excel peut également supprimer les zones recadrées des images si vous avez utilisé l'outil de recadrage.
- Sélectionnez la résolution. Peut-être que vous essayez d’abord la résolution la plus élevée et que vous descendez pas à pas. Surveillez l'impact sur la taille du fichier en enregistrant le classeur après chaque compression.
- Cliquez sur OK pour confirmer.
Méthode 2 : supprimez la mise en forme des plages de cellules inutilisées
Lorsque vous appliquez un format de cellule à des lignes ou à des colonnes entières, Excel a souvent besoin de beaucoup d'espace disque. Vous pouvez essayer de supprimer toutes les zones inutilisées ci-dessous et sur le côté droit de vos données :
- Pour les lignes : sélectionnez toutes les lignes sous la dernière ligne avec le contenu.
- Appuyez sur les touches Ctrl + - - du clavier pour supprimer les lignes et sélectionnez l’option «Â Décaler les cellules vers le haut ». Parfois, cela ne supprime pas le formatage. Pour vous assurer que le formatage est vraiment supprimé, passez aux étapes 3 et 4.
- Cliquez sur le bouton Effacer situé à droite du ruban Accueil.
- Cliquez sur ‘Effacer tout’.
- Répétez ces étapes sur chaque feuille de calcul, également pour les colonnes. Enregistrez ensuite le classeur pour le vérifier, si la taille du fichier est réduite.
Méthode 3 : compresser ou diviser le classeur
 Compressez votre classeur
Si votre classeur Excel contient de grandes quantités de données, il est souvent très utile de compresser l'intégralité du fichier une fois que vous avez terminé. Fondamentalement, les fichiers Excel sont déjà des fichiers zip (vous pouvez l'essayer simplement en remplaçant .xlsx par .zip), mais étonnamment, il est utile de compresser à nouveau les fichiers.
Faites un clic droit sur le fichier dans l’explorateur Windows. Cliquez sur «Â Envoyer vers »Â puis sur «Â Dossier compressé ».
Fractionner le classeur
En fonction de l'urgence pour réduire la taille du fichier de votre classeur, vous pouvez envisager de le scinder : Divisez le classeur en plusieurs fichiers, par exemple le premier classeur pour toutes les entrées et une feuille pour la consolidation des entrées. Le deuxième classeur contient les calculs réels basés uniquement sur la feuille de consolidation du classeur 1.
Méthode 4 : supprimez le contenu inutilisé
C’est l’étape la plus évidente et vous l’avez probablement déjà envisagée : avez-vous un contenu inutilisé que vous pouvez supprimer ? Y a-t-il des feuilles cachées dont on n'a plus besoin ? Si vous n’avez plus besoin de quelque chose (en cas de doute, sauvegardez une copie de sauvegarde du fichier), avancez et supprimez les feuilles ou les plages de cellules.
En cas de feuilles de calcul, procédez comme suit :
- Sélectionnez les feuilles de calcul dont vous n'avez plus nécessairement besoin en maintenant la touche Ctrl enfoncée en cliquant sur chaque feuille.
- Faites un clic droit sur l'un d'entre eux.
- Cliquez sur Supprimer dans le menu contextuel.