Comment regrouper des lignes et des colonnes dans Excel

Les feuilles de calcul ont souvent différents niveaux de données. Et ces niveaux peuvent être difficiles à analyser lorsque vous essayez de les lire. C’est là que le regroupement entre en jeu. Le regroupement de cellules peut faciliter la lecture de vos données. Il peut même vous aider à automatiser certains ajouts dans le plan

Lorsque vous travaillez avec des feuilles de calcul, il arrive un moment où vous devez regrouper des données. Nous pouvons regrouper les colonnes en fonction de divers critères, tels que l'en-tête ou même le contenu des colonnes. Habituellement, lorsque nous groupons des cellules adjacentes, la fonction de groupe les condensera simplement en un groupe.

Tables des matières

Comment regrouper des lignes et des colonnes

Fonction de regroupement Excel

Regrouper des colonnes

Regrouper des lignes

Pourquoi vous ne devriez jamais masquer les cellules dans Excel

Comment regrouper des lignes et des colonnes

Le regroupement des lignes et des colonnes dans Excel est essentiel pour créer et gérer un modèle financier bien organisé et bien structuré. L'utilisation de la fonction de groupe Excel est la meilleure pratique pour rester organisé, car vous ne devez jamais masquer de cellules dans Excel. Ce guide vous montrera comment grouper dans Excel avec des instructions pas à pas, des exemples et des captures d’écran.

Fonction de regroupement Excel

La fonction de groupe Excel est l’un des secrets les plus secrets utilisés par un analyste financier de classe mondiale pour rendre son travail extrêmement organisé et facile à comprendre pour les autres utilisateurs du tableur.

Raisons d'utiliser la fonction de groupe Excel :

  • Pour développer et contracter facilement des sections d'une feuille de calcul
  • Pour minimiser les plannings ou les calculs parallèles dont d'autres utilisateurs pourraient ne pas avoir besoin
  • Garder l'information organisée
  • Remplace la création de nouvelles feuilles (onglets)
  • Comme alternative supérieure aux cellules cachées

La fonction se trouve dans la section Données du ruban, puis dans le groupe Plan.

Regrouper des colonnes

Examinons un exemple simple pour voir comment cela fonctionne. Les captures d'écran ci-dessous vous montreront comment implémenter correctement le regroupement dans Excel.

Voici les étapes à suivre pour regrouper des colonnes :

Étape 1 : Préparez la feuille de calcul avec les colonnes que nous voulons regrouper

Étape 2 : Sélectionnez les colonnes que nous voulons grouper

La prochaine chose à faire pour regrouper les colonnes est de sélectionner les colonnes à regrouper. La sélection des colonnes à grouper est une tâche facile car il suffit de cliquer sur les lettres situées en haut des colonnes tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Et lors de la sélection, nous nous assurerons de ne pas sélectionner les cellules ou les colonnes que nous ne souhaitons pas réduire. Les titres, les étiquettes et les totaux sont parmi les choses que nous ne devrions pas effondrer.

Étape 3 : Cliquez sur le bouton Groupe dans le ruban.

Après avoir sélectionné les colonnes que nous souhaitons regrouper, la prochaine étape consiste à accéder au ruban, à cliquer sur Données, puis sur Grouper dans le groupe plan.

C'est le moyen le plus simple de regrouper.

Dans la figure ci-dessus, nous avons regroupé les colonnes B, C et D.

Nous pouvons également regrouper les colonnes automatiquement. C'est particulièrement le cas lorsque nous avons le même niveau de données dans une feuille de calcul Excel. Le processus de regroupement automatique suit la même procédure que celle décrite précédemment.

Mais au lieu de cliquer sur l’icône Grouper dans le ruban, nous cliquons sur la flèche vers le bas pour obtenir la commande Plan automatique. Le groupe automatique facilite les choses lorsque nous voulons réduire ou développer automatiquement les données d'une feuille de calcul donnée pour améliorer son affichage.

Après avoir regroupé les colonnes, nous pouvons les réduire afin de ne conserver que celles que nous souhaitons afficher. Pour ce faire, cliquez sur le signe moins (-) en haut des colonnes groupées. Ceci cachera automatiquement les colonnes groupées.

Si nous voulons développer les données groupées réduites, il suffit de cliquer sur le signe plus (+) pour afficher toutes nos données à nouveau.

Regrouper des lignes

Nous pouvons également regrouper des lignes en utilisant la même procédure. Cependant, le regroupement de lignes nécessite la sélection des lignes à gauche du tableau. Cela ne ressemble pas au groupe de colonnes dans lequel nous devons sélectionner les colonnes en haut de la feuille.

Voici les étapes à suivre pour regrouper des lignes :

  1. Sélectionnez les lignes que vous souhaitez ajouter au groupe
  2. Aller à l’onglet Données dans le ruban
  3. Cliquez sur l’icône Grouper
  4. Choisissez Ligne dans la boite de dialogue Grouper

Lorsque nous examinons le côté gauche de la figure ci-dessus, nous voyons l’icône de réduction, qui peut être utilisée pour réduire les lignes groupées.

Pourquoi vous ne devriez jamais masquer les cellules dans Excel

Bien que beaucoup de gens le fassent, vous ne devriez jamais cacher les cellules dans Excel (ni dans les feuilles de calcul, d'ailleurs). La raison en est que Excel ne montre pas clairement à l'utilisateur de la feuille de calcul que des cellules ont été masquées et qu'elles risquent donc de passer inaperçues.

Le seul moyen de voir que les cellules sont masquées est de remarquer que le numéro de la ligne ou le numéro de la colonne saute soudainement (par exemple, de la ligne 25 à la ligne 167).

Comme d'autres utilisateurs de la feuille de calcul risquent de ne pas s'en rendre compte (et de vous oublier vous-même), vous ne devez jamais cacher les cellules dans Excel.

Une personne travaillant dans le secteur financier, une entreprise statistique ou toute autre entreprise qui l’obligera à grouper par colonne ou par ligne, doit ensuite comprendre comment grouper les données. Il s'agit d'une procédure standard dans la plupart de ces entreprises, qui les aide à faciliter leur travail.

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