Modèle Word de procédure de travail et opérations

Procédure de travail et opérations: rôle et fonctions

Article rédigé par : Narjis Abdallaoui

L’enjeu majeur des entreprises est de maintenir leur niveau de performance tout en suivant les obligations prévues par la loi. Donc, il faut mettre en place un manuel de procédures permettant de garantir le bon fonctionnement de ces entreprises. Qu'est-ce qu'une procédure ? Qu'est-ce qu'un manuel de procédures ? Quel est le rôle et l'importance des procédures au sein d'une entreprise ? Quelles sont ses fonctions ? Comment rédiger un manuel de procédure et d'organisation ?  Éclairage.

Qu'est-ce qu'un manuel de procédures ?

Une procédure permet de décrire l'ensemble des tâches réalisées par un employé, elle est considérée comme une règle définissant la manière avec laquelle l'employé doit accomplir son activité.La procédure peut être rédigée sous forme de textes, de logigrammes, d' images ou même d' enregistrements vocaux ou vidéos. 

Les procédures sont des règles formalisées et normalisées du processus, c’est-à-dire que lorsqu'une procédure est formalisée (écrite), elle fait partie d'un processus d'activité.

Le manuel de procédures peut être considéré comme un guide opératoire ou un référentiel à usage commun pour tous les acteurs de l’entreprise notamment la Direction Générale, les auditeurs internes et les services opérationnels.  Il comporte l’ensemble des opérations courantes de l’entreprise, sous la forme d’instructions simples, claires et précises.

Cette documentation descriptive qui indique le circuit de traitement des opérations de l’entreprise tout en précisant :

• Les tâches à effectuées (quoi ?) ;
• Les niveaux de responsabilité (qui ?) ;
• Les étapes de traitement (quand ?) ;
• Les lieux de réalisation (où ?) ;
• Les modes d’exécution (comment ?).

Elle permet également d’assurer le contrôle interne, et à mettre en place des dispositions afin de maîtriser les multiples risques de l’entreprise. Ce manuel est rédigé en conformité avec les normes, les principes et les règles de gestion.

Le rôle et l'importance des procédures dans les entreprises

Les procédures permettent de généraliser un mode de fonctionnement unique au sein de toute l'entreprise.

La mise en place des procédures au sein de l'entreprise permet de :

• Définir de manière claire les responsabilités et les différents moyens nécessaires ;
• Définir et clarifier les manières avec lesquelles le personnel concerné procède à ses différentes tâches ;
• Posséder un document qui sert de référence aux différentes parties internes à l'entreprise.

En général, l’objet principal du manuel de procédures consiste à assurer la pérennité de l’entreprise. Il a pour objectif de :

• Expliquer et détailler les modes d’application des différentes procédures selon les activités de l’entreprise : techniques, comptables, administratives, et financières ;
• Harmoniser et formaliser les modalités d’exécution des tâches afin d’exclure les disparités dans la manière du traitement des opérations ;
• Former le personnel ;
• Sauvegarder les actifs dont dispose l’entreprise en appliquant des procédures de contrôle interne permanent ;
• Favoriser l’intégration des nouveaux recrus et l’assimilation rapide des techniques qui représente un facteur générant un gain de temps.

Nous pouvons également mettre en place un manuel de procédures comptables qui permet de formaliser les principales procédures comptables de l’entreprise. Ses principaux objectifs sont :

• Constituer et fournir un cadre formel des modalités d’exécution des opérations comptables ;
• Décrire et détailler les procédures de comptabilisation des opérations qui nécessite un contrôle interne efficace ;
• Décrire et détailler les procédures à mettre en œuvre par les personnels du service comptable afin de garantir la fiabilité des comptes et l’homogénéité des pratiques comptables.

L’importance du manuel de procédures se manifeste à deux niveaux différents :

1. L’importance pour l’utilisateur : le manuel de procédures constitue un guide pratique que l’utilisateur (Direction général, les personnels opérationnels, nouveaux recrus…) entretient et qui peut l’enrichir lui-même pour l’adapter à ses besoins.
2. L’importance pour l’auditeur : l’existence d’un manuel de procédures assure une rapide et une meilleure compréhension du système de contrôle interne, il permet de garantir le contrôle efficace ainsi que la fiabilité des opérations.

En effet, la mise en place des procédures est liée à la notion du risque. Si les risques de l'entreprise représentent un impact élevé sur le bon déroulement des opérations, la mise en place des procédures s'avère obligatoire puisqu'elles jouent un rôle important dans la gestion des risques.

Les fonctions du manuel de procédures

Les fonctions du manuel de procédures peuvent être énumérées comme suit

Un outil de gestion     

Le manuel de procédures définit et explique les modalités d’exécution des activités à travers la codification des tâches de chaque intervenant aux procédures. Il assure la prise de connaissance des procédures de contrôle en ce qui concerne l’utilisation des fonds et des biens de l’entreprise.

Un outil de planification

Le manuel de procédures explique les normes de planification de l’utilisation des biens mis à la disposition des services. Ces normes sont utilisées dans l’élaboration de budget.

Un outil de communication

Ce manuel permet aux différents intervenants d’agir selon des normes et des règles communes. Cela permet d'harmoniser les pratiques entre les collaborateurs et entre toute l'entreprise.

Un outil de formation

Ce manuel est un outil de formation pour les nouveaux recrus, qui trouvent les réponses aux questions qu’ils se posent et donc facilitent leur intégration au sein de l’entreprise. Cela constitue un avantage énorme pour l’entreprise, puisqu’il garantit la réalisation des objectifs et contribue dans la pérennité de l’entreprise.  

Un outil d’information de gestion

Il permet aux directeurs et aux responsables de services de mieux analyser les informations et les résultats soumis sous des formats standardisés.

La rédaction d'un manuel de procédures

Généralement, les procédures sont élaborées par le contrôleur interne ou l'auditeur interne en collaboration avec les personnes concernées (les responsables de chaque processus).

Les règles à suivre lors de l'écriture des procédures se présentent comme suit :

• La clarté : une bonne procédure doit être claire, elle doit définir les rôles et les responsabilités de chaque personne. La procédure doit répondre à : Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ? et Où ?
• L'actualisation : les procédures doivent être à jour. Elles doivent refléter la situation actuelle de l'activité. Pour cela, il faut revoir les procédures et les actualiser chaque 3 ans ;
• La cohérence : chaque procédure doit être cohérente avec les autres procédures rédigées. Elles ne doivent pas êtres contradictoires. (par exemple, le contenu des descriptifs de poste doit être adapté à celui des procédures) ;
• Le contrôle : une procédure doit être contrôlable et vérifiable.
• La simplicité : les procédures sont écrites pour qu'elles soient comprises par toute personne interne à l'entreprise et pour chaque niveau hiérarchique. Pour cela, elles doivent être écrites avec un langage compréhensible par tout le monde.
• La diffusion : le manuel de procédures doit être publié en interne pour que tous les niveaux hiérarchiques puissent lire son contenu.
• La formation : une formation du personnel est nécessaire dans le cas d'existence des procédures techniques nouvelles.

La structure et la représentation du manuel de procédures doit répondre à deux critères : le fond et la forme.

Le contenu du manuel doit comporter les objectifs principaux retenus, pour que les utilisateurs puissent comprendre facilement les procédures mises en place. Ainsi, la structure du manuel doit être claire et simple. Quant à la forme du manuel, elle doit être adaptée aux habitudes des utilisateurs. 

Afin de mettre en place un manuel de procédures, on distingue 4 étapes essentielles : l’étape de collecte des données, l’étape de traitement, l'étape de validation et diffusion, et l’étape de suivi et d’évaluation.

Etape 1 : La phase de collecte des données et des informations de base

La collecte des données exige une prise de connaissance de l’entreprise. Il s’agit de recueillir les informations . Cette phase de collecte d’informations se fait par l’examen des documents écrits, par des entretiens, et par des questionnaires menés avec les acteurs liés à l’activité.

• La prise de connaissance de l’entreprise : il s’agit des questions posées aux acteurs qui animent l’activité, par exemple : qui fait quoi ? comment et à quel moment ?
• L’inventaire des procédures existantes : il consiste à collecter et classer les procédures existantes au sein de l’entreprise.

Etape 2 : La phase de traitement de l’information

Cette phase est jugée importante, puisque son rôle est de découvrir les forces et les faiblesses des procédures, ainsi que les risques afférents.

• L’analyse des données collectées : il s’agit de situer les différentes tâches effectuées par le personnel.
• La cartographie des risques : elle consiste à associer aux processus les risques probables pouvant entraîner une perte. Cette cartographie permet d’évaluer et classer les risques de l’entreprise, ainsi que la prévention de la Direction Générale pour qu’elle puisse établir une politique de risque.

Etape 3 : La phase de validation et de diffusion du manuel de procédures

Pour que le manuel de procédures soit efficace, il doit être validé par les dirigeants et les opérationnels de l’entreprise. Après la validation, le manuel de procédures sera diffusé au sein de l’entreprise à travers différents canaux de communication.

Etape 4 : La phase de suivi et d’évaluation des procédures

L’application des procédures doit faire l’objet d’un suivi permanent. Il consiste à effectuer des tests de conformité pour s’assurer de l’applicabilité des procédures. A partir de ces tests, on conclut les mises à jour et les améliorations à effectuer.

Les conditions d’élaboration du manuel de procédures

L'auditeur interne est l’acteur principal de l’élaboration du manuel de procédures, il opère au niveau de toutes les phases du processus de rédaction. Il est amené à suivre les conditions d’élaboration suivantes :

• Respecter les orientations fixées par la Direction Générale et financière de l’entreprise ;
• Constituer un organigramme détaillé de l’entreprise ;
• Avoir une description détaillée des attributions de chaque poste ;
• Avoir une bonne définition des responsabilités ;
• Définir et expliquer les objectifs du manuel de procédures ainsi que son champ d’application.

En définitive, l’existence d’une base documentaire à suivre, qui comporte une présentation et une explication détaillée des tâches et des responsabilités de chaque salarié au sein de l'entreprise, constitue un facteur majeur pour l’amélioration de l’organisation et de la performance.