Modèle de télécopie sur Word 2010
Télécopie : Rôle, fonctionnement et caractéristiques
Article rédigé par : Narjis Abdallaoui
Depuis plusieurs années, les entreprises utilisent les télécopieurs pour envoyer des documents professionnels. Par ailleurs, bien que le courrier électronique permet aujourd'hui de transmettre les documents, les entreprises continuent d'utiliser les télécopieurs en les considérant comme un moyen utile pour l'envoi de leurs dossiers. Qu'est ce que la télécopie ? Quel est son rôle ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Comment fonctionne le télécopieur ? Et quelles sont les caractéristiques rédactionnelles des documents transmis via la télécopie ? Plus de détails dans la suite de l’article.
Qu'est ce que la télécopie ? Quelle est son histoire ?
La télécopie est la reproduction des documents à distance, comme son nom l'indique ("télé" pour distance et "copie" pour reproduction), dont le contenu peut être soit des textes, des dessins ou même des photos, sous forme d'autres documents qui ressemblent à ceux originaux. Tout cela, à travers l'utilisation des terminaux raccordés aux réseaux téléphoniques.
La télécopie est apparue, pour la première fois, dans les années 60 dans le domaine du bureautique. À partir de ces années, un système de transmission de documents est adopté par les entreprises et même les particuliers. Grâce au service assuré par la télécopie, le service commercial a été développé de manière remarquable.
L'appareil électronique qui assure la télécopie des documents est appelé "télécopieur" ou "téléfax", il est généralement connu par le nom "Fax". Cet appareil transforme l'image des documents en impulsions électriques afin de les envoyer par l'intermédiaire d'une ligne téléphonique. Le destinataire reçoit le document à travers un même appareil (un télécopieur, un téléphone ou un ordinateur) et transforme l'image pour avoir un document imprimé qui est identique à celui original.
Ce principe de transmission des données a beaucoup évolué, le Fax intègre aussi le numérique. Leur évolution a fait apparaître un outil de communication très utilisé aujourd'hui qui est le "courriel".
Après la liaison des ordinateurs personnels avec des réseaux téléphoniques, les télécopieurs ont été remplacés par le "Fax par internet" qui permet de transmettre et de recevoir des télécopies sous forme de courriers électroniques.
Il existe plusieurs types des télécopieurs, parmi lesquels nous pouvons citer :
- Les télécopieurs analogiques utilisant la modulation de fréquence comme technique de transmission : ils n'existent plus aujourd'hui, la transmission d'une page nécessitait six minutes en moyenne.
- Les télécopieurs analogiques utilisant la modulation d'amplitude comme technique de transmission : ils sont de plus en plus abandonnés.
- Les télécopieurs numériques : ils sont les plus utilisés au monde et représentent la quasi-totalité du parc mondial.
Les caractéristiques de la télécopie
Il existe deux principales caractéristiques de la télécopie, ils se présentent comme suit :
- La télécopie s'applique à une image fixe et immobile et qui existe déjà.
- La télécopie procède à une analyse par échantillonnage de l'image, il permet de transmettre une information de forme du contenu de cette image.
Chaque télécopieur est, en même temps, émetteur et récepteur de documents. Cet appareil contient les outils suivants :
- Appareil téléphonique incorporé ;
- Disjoncteur branchement ;
- Lecteur qui permet d'analyser le contenu ;
- Modulateur qui permet de coder les signaux électriques transmis à travers le réseau téléphonique ;
- Modulateur qui permet de décoder les signaux électriques reçus ;
- Répondeur numérique intégré.
Quel est le rôle et l'importance du Fax dans les entreprises ?
Comme toute machine utilisée dans un bureau, nous ne pouvons nier le rôle du Fax au sein des entreprises.
Afin d'assurer la bonne gestion d'une entreprise, il est important d'avoir un système qui permet d'assurer l'envoie facile des documents en interne comme en externe (à d'autres entités). Les télécopieurs répondent parfaitement à ce besoin de transmission.
Le Fax compte plusieurs avantages pour les entreprises :
- Faible coût : C'est un outil de communication peu coûteux ;
- Utilisation facile : Il ne nécessite pas une formation avant son utilisation ;
- L'exactitude des documents transmis : il permet de transmettre des documents et des images exactes par exemple des signatures.
L'utilisation des télécopieurs représente des avantages mais également des inconvénients :
Les avantages des télécopieurs :
- La réception instantanée des documents :
Il permet de transmettre les documents en quelques secondes seulement, le destinataire reçoit une copie physique du document transmis, sur lequel il peut prendre des notes et de les utiliser immédiatement. Le télécopieur est beaucoup plus rapide que l'envoi des documents via la poste qui peut prendre plus d'un jour.
Mais, il faut que le récepteur ait un logiciel permettant d'ouvrir le document (une imprimante configurée).
- L'insertion automatique de l'heure, la date et les timbres :
Il existe des télécopieurs qui insèrent de manière automatique et sur chaque page, les timbres, la date et l'heure. C'est une fonction utile afin de s'assurer de l'envoie des documents importants à temps.
- L'alimentation automatique :
La plupart des télécopieurs disposent d'un alimentateur automatique de documents. Cette fonction permet aux expéditeurs ayant plusieurs pages à envoyer de composer un numéro et d'aller faire autre chose.
Les télécopieurs peuvent donc prendre moins de temps que le courrier électronique.
- La traçabilité :
L'envoi ou la réception des documents à travers un télécopieur permet de conserver une trace écrite. Il peut être utile pour la confirmation des commandes ou d'une conversation téléphonique.
- L'interruption des activités :
Vous pouvez recevoir des documents sans interrompre votre tâche en cours. Un appel téléphonique, par exemple, peut être plus dérangeant que le télécopieur.
- La souplesse et la simplicité :
L'utilisation de cet outil est simple, vous pouvez rédiger une lettre à la main et l'envoyer via un télécopieur.
Les inconvénients des télécopieurs :
- La faible qualité d'images :
Généralement, les télécopieurs n'utilisent que la couleur noire pour copier les documents, donc ils sont moins efficaces pour transmettre des images à faible contraste. Alors qu'un scanner peut assurer une bonne qualité d'image, il peut réaliser des photos réalistes des documents et avec une résolution plus élevée.
Les copies reçues par les télécopieurs peuvent même ressembler à des brouillons à cause des caractères mal dessinés ou des points noirs qui peuvent apparaître sur la copie.
Malgré la faible qualité d'image obtenue à travers le télécopieur, le contenu des textes reste assez lisible.
- Les frais relatifs au télécopieur :
La disposition d'un télécopieur signifie le paiement des frais relatifs à l'installation de la ligne téléphonique.
De même, si vous souhaitez transmettre des documents à un destinataire ayant un numéro de télécopieur avec frais ou à un récepteur qui se trouve à l'extérieur du territoire, vous êtes amenés à payer des frais interurbains.
- Les problèmes de transmission :
Malgré la rapidité de la transmission des documents via un télécopieur, il peut y avoir des cas où l'envoi peut devenir lent (par exemple, si vous voulez envoyer plusieurs pages, chaque page).
Parfois, le télécopieur de votre destinataire manque de papier, cela peut entraîner des problèmes lors de la transmission.
- Le gaspillage du papier :
Dès que le télécopieur reçoit les documents, il les analyse, les décode et les imprime même s'ils sont des documents indésirables pour l'entreprise (par exemple, des publicités non sollicitées). Alors que, quand nous recevons des documents indésirables par e-mail, nous pouvons les afficher sur l'écran sans les imprimer, et donc éviter de gaspiller du papier sur des informations jugées inutiles.
- Risque de non-confidentialité :
Généralement, un bureau ne compte qu'un seul appareil de télécopie, alors dès la réception d'un document toute personne à proximité peut le voir, alors qu'il peut arriver qu'un client, un fournisseur ou même un investisseur (ou un autre partenaire externe à l'entreprise) vous envoie un document sensible qui n'est adressé qu'à un service ou à un département précis.
Pour cela, la télécopie ne permet pas de garantir la confidentialité des documents transmis.
Les différents types de transmission et leur fonctionnement
Le télécopieur permet de transmettre les documents à travers une méthode parmi ces cinq :
- Le Fax : il consiste à composer un numéro de fax pour transmettre des fax par un réseau téléphonique ;
- L'IP Fax : cette fonction permet de transmettre et de recevoir des documents par l'intermédiaire d'un réseau TCP/ IP. Il consiste à indiquer en tant que destinataire IP Fax, l'adresse IP du destinataire ou le nom d'hôte de son télécopieur.
L'IP Fax représente plusieurs avantages, parmi lesquels nous pouvons citer :
- La qualité et le coût :
Les réseaux IP sont moins coûteux et assurent une qualité élevée par rapport aux télécopieurs traditionnels.
- Economie :
Le télécopieur IP ne nécessite pas de beaucoup de matériels, le document peut être envoyé en utilisant un téléphone mobile, un ordinateur ou un autre appareil, cela peut éviter l'utilisation des télécopieurs physiques qui peuvent être coûteux (à cause de leur installation et leur entretien et même les papiers) et donc vous pouvez économiser votre argent.
- La flexibilité :
La télécopie traditionnelle consiste à mettre en liaison deux télécopieurs (un émetteur et un récepteur), alors que la télécopie IP vous donne la liberté de choisir l'appareil avec lequel vous voulez transmettre et recevoir les documents et sans aucune contrainte géographique.
- La télécopie par internet : cette fonction permet de convertir les documents en TIFF et de les envoyer sous forme de pièce jointe par e-mail aux télécopieurs acceptant les Fax internet. Il suffit d'indiquer en tant que destinataire Fax Internet, l'adresse de messagerie du télécopieur.
- L'adresse E-mail : Il consiste à convertir les documents en TIFF ou PDF et à les envoyer sous forme de pièce jointe par e-mail à une adresse de messagerie. Dans ce cas, les télécopies peuvent aussi être lisibles sur l'ordinateur.
- Le dossier : Il consiste aussi à convertir les documents en TIFF ou PDF et à les envoyer en les mettant dans un dossier à travers un réseau. Il suffit de mentionner sur un réseau le chemin d'accès au dossier voulu.
Nous pouvons constater que la télécopie en ligne permet de supprimer le besoin des télécopieurs et des lignes téléphoniques.
Les caractéristiques rédactionnelles de la télécopie : les règles de forme
Afin d'envoyer un message clair et lisible, l'émetteur est amené à mentionner des informations qui doivent être indiquées sur la page de garde. Parmi ces informations, nous pouvons citer les suivantes :
- La date et l'heure de la transmission ;
- Le nom de l'émetteur et du destinataire ;
- Le numéro de télécopie de l'émetteur et celui du destinataire ;
- Le nombre de pages du document transmis (s'il contient plusieurs pages. Dans ce cas vous pouvez numéroter chaque page pour que le destinataire puisse retrouver l'ordre des documents) ;
- Le numéro de téléphone de l'émetteur et du destinataire (pour assurer le contact si le contenu est illisible ou incomplet ou si le destinataire n'est pas concerné par le message) ;
- Le contenu en mentionnant l'objet du message.
Dans le cas où le document est rédigé à la main, il est préférable d'utiliser une encre noire pour l'écriture.
L'émetteur doit garder l'original de la télécopie ainsi que l'accusé de réception qui indique la date et l'heure de la transmission.
A cause du coût élevé de l'appareil, le principe de télécopie continue d'évoluer rapidement et de se développer de manière remarquable grâce aux multiples avantages qu'il présente.