SOMMAIRE
1.1. La barre de titre ............9
1.2. La barre de menus .............9
1.3. Barre d'outils .................9
1.4. La règle................... 10
1.5. Les bandes de défilement................. 10
1.6. La barre d'état ............. 10
1.7. La zone de fractionnement ............... 10
2. ZONES DE TEXTE, IMAGES, GRAPHIQUES, AUTRES OBJETS ET FORMES ....... 11
2.1. Zones de texte ............ 11
2.2. Images .................... 11
2.3. Graphiques .................. 11
2.4. Autres objets et formes............... 12
2.5. Exercice d'application ................. 14
3.1. Insertion d'un tableau ............ 14
3.1.1. Utilisation de modèles de tableau ............. 14
3.1.2. Utilisation du menu Tableau ........... 15
3.1.3. Utilisation de la commande Insérer un tableau ........ 16
3.2. Création d'un tableau ............ 17
3.2.1. Dessin d'un tableau .............. 17
3.2.2. Conversion d'un texte en tableau .............. 18
3.3. Insertion d'un tableau dans un autre tableau ....... 19
3.4. Fusion des cellules ................ 19
3.5. Fraction d'une cellule ............ 20
3.6. Suppression, Ajout de lignes et colonnes ............ 21
3.7. Exercice d'application ................. 22
4.1. Mise en forme de texte ................ 22
4.1.1. Retraits/tabulations .............. 22
4.1.1.1. Mettre en retrait uniquement la première ligne d'un paragraphe ...... 22
4.1.1.2. Augmenter ou diminuer le retrait gauche pour l'ensemble d'un
paragraphe ................ 23
4.1.1.3. Augmenter ou diminuer le retrait droit pour l'ensemble d'un
paragraphe ................ 24
4.1.1.4. Définir un retrait à l'aide de la touche TAB ........ 24
4.1.1.5. Mettre en retrait l'ensemble d'un paragraphe à l'exception de la
première ligne ................. 25
4.1.1.6. Utiliser des mesures précises pour définir un retrait négatif de
première ligne ................. 26
4.1.1.7. Créer un retrait négatif ............. 26
4.1.1.8. Définir les taquets ............... 26
4.1.1.9. Utilisation de la règle horizontale pour définir des taquets ... 27
4.1.2. Listes à puces ................. 28
4.1.2.1. Listes : un niveau ou plusieurs niveaux....... 28
4.1.2.2. Créer une liste à puces ou une liste numérotée à un niveau ....... 29
4.1.2.3. Ajouter des puces ou une numérotation à une liste .... 30
4.1.2.4. Aérer les éléments d'une liste ............ 31
4.1.2.5. Convertir une liste à un niveau en une liste à plusieurs niveaux ...... 32
4.1.2.6. Choisir un style de liste à plusieurs niveaux dans la galerie ....... 32
4.1.3. Bordures et trames............... 33
4.1.3.1. Ajouter une bordure ........... 33
4.1.3.2. Modifier une bordure .......... 36
4.1.3.3. Supprimer une bordure ........... 39
4.1.4. Styles .................... 41
4.1.4.1. Styles de mise en forme .......... 41
4.1.4.2. Utilisation de la fonction Styles rapides....... 41
4.1.4.3. Ajout d'un style à la galerie Styles rapides ........ 41
4.1.4.4. Suppression d'un style de la galerie Styles rapides .... 44
4.2. Exercice d'application ................. 44
5.1. Numérotation .............. 46
5.1.1. Insérer des numéros de page .............. 46
5.1.2. Mettre en forme les numéros de page ............ 46
5.1.2.1. Attribuer un nouveau format de numéros de page tel que 1, i ou a . 46
5.1.2.2. Modifier la police et la taille des numéros de page ...... 47
5.1.3. Démarrer ou redémarrer la numérotation de pages ......48
5.1.3.1. Démarrer la numérotation des pages avec un autre chiffre ... 48
5.1.3.2. Redémarrer la numérotation de page à 1 pour chaque chapitre ou section 48
5.1.4. Supprimer des numéros de page .............. 48
5.1.5. Redémarrer la numérotation des notes de bas de page ou des notes de fin à 1 49
5.2. En-têtes et pieds de page ................. 50
5.2.1. Insérer ou modifier les en-têtes ou les pieds de page ........ 50
5.2.1.1. Insérer la même en-tête et le même pied de page dans tout le document 50
5.2.1.2. Insérer le texte ou les graphismes dans un en-tête ou un pied de
page et les enregistrer dans la galerie ........... 51
5.2.1.3. Modifier des en-têtes ou des pieds de page ...... 51
5.2.2. Supprimer l'en-tête ou le pied de la page dans la première page ....... 51
5.2.3. Modifier les en-têtes ou les pieds de page pour les pages paires et
impaires ................... 52
5.2.4. Modifier le contenu d'un en-tête ou d'un pied de page ....... 52
5.2.5. Supprimer les en-têtes ou les pieds de page ...... 52
5.2.6. En-têtes et pieds de page dans un document avec plusieurs sections .. 53
5.2.7. Créer un en-tête ou un pied de page différent pour une partie d'un
document................. 54
5.2.8. Utiliser les mêmes en-têtes et les mêmes pieds de page dans chaque
section de document ............... 54
5.2.9. Modifier les en-têtes ou les pieds de page pour les pages paires et
impaires ................... 54
5.3. Marges .................... 55
5.3.1. Modifier ou définir les marges de page .......... 55
5.3.2. Afficher les marges de page ........... 55
5.3.3. Définir des marges pour les pages en regard ........... 56
5.3.4. Définir des marges de reliure pour les documents à relier ...... 57
5.3.5. Multicolonnage................ 57
5.3.6. Sections ................ 58
5.3.6.1. Types de sauts de section possibles ...... 58
5.3.6.2. Modifier la mise en page ou la mise en forme du document........ 60
5.3.6.3. Supprimer les modifications de la mise en page du document ........ 60
6.1. Publipostage ............... 60
6.1.1. Définir le document de base ........... 61
6.1.2. Connecter le document à une source de données ........ 62
6.1.2.1. Choisir un fichier de données ............ 62
6.1.2.2. Affiner la liste des destinataires ou des éléments ....... 62
6.1.3. Mettre en forme des données fusionnées ........... 63
6.1.4. Afficher un aperà§u et lancer le processus de fusion ........... 63
6.1.4.1. Afficher un aperà§u de la fusion .......... 63
6.1.4.2. Terminer la fusion ............... 64
6.2. Créer et imprimer des enveloppes pour un publipostage massif ........ 65
6.2.1. Fusion et publipostage pas à pas ............. 66
6.2.2. Définir l'enveloppe................ 66
6.2.3. Définir une adresse d'expéditeur .............. 66
6.2.4. Vérifier les options d'impression .............. 67
6.2.5. Utiliser le document de base de l'enveloppe ...... 69
6.2.6. Reprendre un processus de fusion et publipostage ........... 70
6.2.7. Mettre en forme les données fusionnées....... 71
6.2.8. Terminer la fusion ................ 72
6.3. Etiquettes ............... 73
6.3.1. Configurer les étiquettes........... 75
6.3.2. Reprendre un publipostage ............ 77
6.3.3. Connecter les étiquettes à votre liste d'adresses .......... 78
6.3.4. Affiner la liste des destinataires .......... 78
6.3.5. Afficher et terminer la fusion.......... 78
6.4. Modèles .................. 80
6.4.1. Créer un modèle ............. 80
6.4.1.1. Commencer avec un modèle vide ........... 80
6.4.1.2. Créer un modèle basé sur un document existant ........ 81
6.4.1.3. Créer un nouveau modèle basé sur un modèle existant... 81
6.4.2. Ajouter des contrà´les de contenu à un modèle........ 82
6.4.2.1. Ajouter des contrà´les de contenu ........... 82
6.4.3. Ajouter des instructions dans un modèle ........... 83
6.4.4. Enregistrer et distribuer des blocs de construction avec un modèle ...... 84
6.4.5. Ajouter une protection à un modèle .........85
6.4.5.1. Ajouter une protection à certaines sections d'un modèle ...... 85
6.4.5.2. Ajouter une protection à tout le contenu d'un modèle ...... 85
7.1. Rechercher/Remplacer ................ 86
7.1.1. Rechercher du texte ............. 86
7.1.2. Rechercher et remplacer un texte ............. 86
7.1.3. Rechercher un texte et le mettre en surbrillance à l'écran ....... 87
7.1.4. Rechercher et remplacer une mise en forme spécifique .... 88
7.1.5. Rechercher et remplacer des marques de paragraphe, des sauts de page
et d'autres éléments ................ 88
7.2. Notes de bas de page/ notes de renvoi ............ 89
7.2.1. Insérer une note de bas de page ou une note de fin ........... 89
7.2.2. Modifier le format de numérotation des notes de bas de page ou des
notes de fin ................... 90
7.3. Orthographe, grammaire, synonymes ............. 91
7.3.1. Vérifier automatiquement l'orthographe et la grammaire (traits ondulés
rouges, bleus et verts) ............ 91
7.3.1.1. Fonctionnement de la vérification orthographique automatique ...... 92
7.3.2. Fonctionnement de la vérification grammaticale automatique (Outlook et
Word uniquement) ............. 92
7.3.2.1. Activer ou désactiver la vérification orthographique et grammaticale
automatique .................... 93
7.3.2.2. Activer ou désactiver la vérification orthographique automatique... 95
7.3.2.3. Correction automatique ........... 95
7.3.3. Synonymes ................ 95
7.4. Modifications ............... 97
7.4.1. Réviser le résumé des modifications ............. 97
7.4.2. Réviser chaque modification ou commentaire successivement ........ 98
7.4.3. Accepter toutes les modifications à la fois ......... 98
7.4.4. Refuser toutes les modifications à la fois ........... 99
7.4.5. Réviser les modifications par type ou par relecteur ...... 99
7.5. Commentaires ................. 100
7.5.1. Afficher toutes les modifications dans le texte ...... 100
7.5.2. Afficher les modifications par type de modification ou par relecteur .... 101
7.5.3. Afficher les modifications et les commentaires de certains relecteurs 101
7.5.4. Afficher les modifications selon le correcteur ou selon un autre relecteur
102
7.5.5. Masquer les modifications et les commentaires au moment de
l'impression ................ 102
8.1. Volet « NAVIGATION » .............. 103
8.1.1. Affichage des titres du document et modification du texte ... 103
8.1.2. Affichage des pages du document en miniature .......... 105
8.1.3. Affichage des résultats d'une recherche ........... 105
8.2. Affichage en mode plan ............ 105
8.2.1. Affichage et modification du niveau hiérarchique ....... 106
8.2.2. Affichage du plan jusqu'au niveau hiérarchique indiqué ....... 106
8.2.3. Afficher plus ou moins ............ 106
8.2.4. Déplacer un titre ................. 107
8.3. Signet, renvoi, insertion auto, lien hypertexte et note ........ 107
8.3.1. Signet .................. 107
8.3.1.1. Pose d'un signet ............... 107
8.3.1.2. Atteindre ou supprimer un signet .......... 107
8.3.2. Renvoi ................. 108
8.3.2.1. Création d'un renvoi ......... 108
8.3.2.2. Code de champ ................. 108
8.3.2.3. Mise à jour des renvois .......... 109
8.3.3. Champ Insertion Auto .............. 109
8.3.3.1. Insertion ............ 109
8.3.3.2. Mise à jour .............. 109
8.3.4. Liens hypertextes ............... 109
8.3.5. Notes de bas de page et de fin de document .......... 110
9.1. Marquer le texte à inclure dans la table des matières......... 111
9.2. Marquer du texte en utilisant les styles de titre prédéfinis ...... 111
9.3. Marquer du texte pour l'inclure dans la table des matières ..... 112
9.4. Créer une table des matières ......... 112
9.4.1. Créer une table des matières à partir de styles de titres prédéfinis ....... 112
9.4.2. Créer une table des matières à partir des styles personnalisés appliqués
113
9.5. Mettre à jour la table des matières. ........... 114
9.6. Supprimer une table des matières ............ 114
10.1. Marquer des entrées d'index et créer un index .......... 115
10.1.1. à‰tape 1 : marquer des entrées d'index ........... 115
10.1.2. Marquer des mots ou des expressions .......... 115
10.1.3. Marquer des entrées pour un texte couvrant plusieurs pages ...... 116
10.1.4. à‰tape 2 : créer l'index .......... 117
10.1.6. Supprimer une entrée d'index .............. 119
11.1. Légender les illustrations ........... 120
11.2. Création de la table des illustrations .......... 120
La barre de titre affiche le nom du document. Ce nom est " Document + N° d'ordre " jusqu'à ce que vous l'enregistriez sous un nouveau nom.
WORD 2010 présente une barre de menus dont vous vous servirez pour la mise en forme et la gestion de vos documents.
Elles donnent directement accès à certaines commandes. Chaque bouton représente une commande courante de Word 2010.
Cliquez sur la commande Règle du menu Affichage pour l'afficher ou la masquer. Elle permet de définir, déplacer ou modifier les taquets de tabulation, ainsi que de modifier les retraits de paragraphe.
Elles permettent de se déplacer plus rapidement dans les documents.
Cette partie de la fenêtre indique la position du curseur dans le document.
Cliquez et faites glisser la zone de fractionnement située sur la bande de défilement verticale pour partager la fenêtre en volets. Ceci permet de voir deux parties différentes d'un même document.
Passez par la commande Fractionner du menu Fenêtre.
Vous pouvez replacer le fractionnement à sa position initiale en faisant glisser l'icà´ne vers le haut de la bande de défilement verticale ou en double cliquant sur l'icà´ne.
Pour ajouter une zone de texte, il faut :
- Cliquez dans le paragraphe que vous souhaitez faire ajouter la Zone de texte
- Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur Zone de texte
- Cliquez sur Dans le type de Zone de texte de votre choix
Pour ajouter une Image, il faut :
- Cliquez à l'endroit o๠vous souhaitez insérer l'image.
- Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur Image.
- Recherchez l'image à insérer.
- Double-cliquez sur l'image à insérer.
Pour ajouter une Graphique, il faut :
- Cliquez à l'endroit o๠vous souhaitez insérer l'image.
- Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur Graphique.
- Recherchez l'image à insérer
- Modifier les données du Tableau qui apparaît.
- Choisir le type de graphique à faire apparaître
Pour ajouter des formes, il faut :
- Cliquez dans le paragraphe que vous souhaitez faire ajouter la Zone de texte
- Sous l'onglet Insertion, dans le groupe illustration, cliquez sur formes.
- Choisissez l'une des formes suivantes :
Pour ajouter un autre objet, il faut, sous l'onglet insertion, dans le groupe texte, cliquez sur Objet.
Indications : veuillez reproduire les objets suivants :
Microsoft Office Word 2010 propose un certain nombre de tableaux préformatés que vous pouvez insérer et qui contiennent des données exemples. Vous pouvez également sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaité. Il est possible d'insérer un tableau dans un document ou dans un autre tableau pour créer un tableau plus complexe.
Vous pouvez utiliser des modèles pour insérer un tableau basé sur un ensemble de tableaux préformatés. Les modèles de tableaux contiennent des données exemples pour vous montrer ce à quoi ressemblera le tableau une fois les données ajoutées.
- Cliquez à l'emplacement o๠vous souhaitez insérer un tableau.
- Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau, pointez sur Tableaux rapides, puis sélectionnez le modèle souhaité.
- Remplacez les données du modèle par les données souhaitées.
- Cliquez à l'emplacement o๠vous souhaitez insérer un tableau.
- Sous l'onglet Insérer, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau, puis sous Insérer un tableau
- sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes souhaité
La commande Insérer un tableau permet de choisir les dimensions du tableau et son format avant de l'insérer dans un document.
- Cliquez à l'emplacement o๠vous souhaitez insérer un tableau.
- Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau, puis sur Insérer un tableau.
- Sous Taille du tableau, tapez le nombre de colonnes et de lignes.
- Sous Comportement de l'ajustement automatique, choisissez les options voulues pour ajuster la taille du tableau
Pour créer un tableau, vous pouvez dessiner les lignes et les colonnes de votre choix ou convertir un texte en tableau.
Vous avez la possibilité de dessiner un tableau plus complexe (un tableau qui contient des cellules de hauteur différente ou un nombre variable de colonnes par ligne, par exemple).
Le pointeur se transforme en crayon.
Dans une liste contenant deux mots par ligne, par exemple, insérez une virgule après le premier mot pour créer un tableau à deux colonnes.
Sélectionnez toute autre option de votre choix.
Les tableaux à l'intérieur d'autres tableaux sont appelés des tableaux imbriqués et sont souvent utilisés pour concevoir des pages Web. Si vous concevez une page Web comme un très grand tableau en contenant d'autres avec du texte et des graphiques dans différentes cellules de tableau, vous pouvez organiser les différentes parties de votre page.
Pour insérer un tableau imbriqué, cliquez dans une cellule, puis utilisez l'une des méthodes permettant d'insérer un tableau ou dessinez un tableau là o๠vous souhaitez insérer le tableau imbriqué.
REMARQUE : Vous pouvez également copier et coller un tableau existant dans un autre tableau.
Pour fusionner des cellules, il faut :
ï‚· Sélectionner les cellules à fusionner
Pour fractionner une cellule, il faut :
- Sélectionner la cellule à fractionner
- Ensuite, faire un clic droit
On définit le nombre de lignes et de colonnes :
Le résultat donne ceci :
Pour supprimer ou ajouter des lignes ou colonnes, on procède de la manière suivante :
- On sélectionne la ligne ou la colonne
- Ensuite, on fait un clic droit
- Enfin, on clique sur supprimer les lignes ou supprimer les colonnes
Indication : reproduire les tableaux suivants :
4.1.1.1. Mettre en retrait uniquement la première ligne d'un paragraphe
Remarque La première ligne du paragraphe (ainsi que celle de tous les paragraphes suivants que vous taperez) est alors mise en retrait. Cependant, les paragraphes situés avant le paragraphe sélectionné doivent être mis en retrait manuellement selon la même procédure.
4.1.1.2. Augmenter ou diminuer le retrait gauche pour l'ensemble
d'un paragraphe
4.1.1.3. Augmenter ou diminuer le retrait droit pour l'ensemble d'un
paragraphe
4.1.1.4. Définir un retrait à l'aide de la touche TAB
Pour mettre en retrait la première ligne d'un paragraphe, cliquez devant la ligne.
Pour mettre en retrait l'intégralité d'un paragraphe, cliquez devant une ligne à l'exception de la première ligne.
Appuyez sur TAB.
Remarque Pour supprimer un retrait, appuyez sur RET.ARR avant de déplacer le point d'insertion. Vous pouvez également cliquer sur Annuler dans la barre d'outils Accès rapide.
4.1.1.5. Mettre en retrait l'ensemble d'un paragraphe à l'exception de la première ligne
Si la règle horizontale n'apparaît pas le long de la bordure supérieure du document, cliquez sur le bouton Règle au sommet de la barre de défilement verticale.
4.1.1.6. Utiliser des mesures précises pour définir un retrait négatif
de première ligne
Pour obtenir une plus grande précision lors de la définition des retraits négatifs de première ligne, vous pouvez sélectionner des options sous l'onglet Retrait et espacement.
ligne.
4.1.1.7. Créer un retrait négatif
4.1.1.8. Définir les taquets
Vous souhaitez peut-être utiliser la règle pour définir des taquets manuels à gauche, au milieu et à droite de votre document.
Remarque Si la règle horizontale ne s'affiche pas en haut du document, cliquez sur le bouton Afficher la règle en haut de la barre de défilement verticale.
Vous pouvez définir des tabulations rapidement. Pour ce faire, cliquez sur le sélecteur de tabulations à l'extrémité gauche de la règle pour afficher le type d'onglet voulu, puis cliquez sur la règle à l'emplacement souhaité. Ceci dit, quel type de taquet devez-vous utiliser ?
| Une Tabulation gauche indique le début du texte, qui défilera vers la droite au moment de la frappe. |
Une Tabulation centrée indique le milieu du texte. Le texte sera centré à cet
endroit au moment de la frappe.
| Une Tabulation droite indique l'extrémité droite du texte qui défilera vers la gauche au moment de la frappe. |
Une Tabulation décimale aligne les nombres autour d'une virgule décimale.
Quel que soit le nombre de chiffres, la virgule décimale sera au même endroit. (Vous pouvez aligner des nombres autour d'un caractère décimal uniquement. Vous ne pouvez pas utiliser l'onglet décimal pour aligner des nombres autour d'un autre caractère, tel qu'un trait d'union ou un Et commercial.)
Une Tabulation barre ne positionne pas le texte. Elle insère une barre verticale à l'emplacement de la tabulation
Si vous souhaitez que vos taquets se situent à des emplacements précis inaccessibles en cliquant sur la règle ou si vous souhaitez insérer un caractère spécifique (point de suite) avant la tabulation, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Tabulations. Pour afficher cette boîte de dialogue, double-cliquez sur n'importe quel taquet de la règle.
4.1.1.9. Utilisation de la règle horizontale pour définir des taquets
- La règle ne compte aucun taquet par défaut lorsque vous ouvrez un nouveau document vide.
- Les deux dernières options du sélecteur de tabulations sont réservées aux retraits. Plutà´t que de faire défiler les marques de retrait sur la règle, vous pouvez cliquer sur les retraits, puis sur la règle pour les positionner. Cliquez sur
Retrait de la première lignepuis sur la partie supérieure de la règle horizontale pour y faire commencer la première ligne d'un paragraphe. Cliquez sur Retrait négatifpuis sur la partie inférieure de la règle horizontale pour y faire commencer la deuxième ligne et toutes les lignes suivantes d'un paragraphe.
- Lorsque vous définissez un taquet, une barre verticale s'y affiche (vous n'avez pas besoin d'appuyer sur la touche de tabulation). Une tabulation barre ressemble à un format barré, si ce n'est qu'elle se déplace à la verticale dans votre paragraphe à l'emplacement du taquet. Comme pour d'autres types de tabulation, vous pouvez définir un taquet avant ou après la frappe du texte dans votre paragraphe.
- Vous pouvez supprimer un taquet en le faisant glisser (par le haut ou par le bas) en dehors de la règle. Lorsque vous relà¢chez le bouton de la souris, le taquet disparaît.
- Vous pouvez aussi déplacer les taquets existants en les faisant glisser à gauche ou à droite de la règle.
- Lorsque plusieurs paragraphes sont sélectionnés, seules les tabulations du premier paragraphe s'affichent sur la règle.
4.1.2.1. Listes : un niveau ou plusieurs niveaux
Créez une liste à un seul niveau, ou bien créez une liste à plusieurs niveaux pour afficher des listes dans une liste.
Lorsque vous créez une liste à puces ou une liste numérotée, vous pouvez effectuer une des opérations suivantes :
- Utiliser les bibliothèques de puces et de numérotations Utilisez les formats de numérotation et de puces par défaut pour les listes, personnalisez les listes ou sélectionnez d'autres formats dans les bibliothèques de puces et de numérotations.
- Mettre en forme les puces ou les numérotations Utilisez une autre mise en forme pour les puces ou les numérotations que pour le texte dans une liste. Par exemple, cliquez sur un numéro et modifiez la couleur pour toute la liste, sans toucher au texte de la liste.
- Utiliser des images ou des symboles Créez une liste à puces graphiques pour accroître l'impact visuel d'un document ou d'une page Web.
4.1.2.2. Créer une liste à puces ou une liste numérotée à un niveau
Word peut créer automatiquement des listes à puces ou des listes numérotées au fur et à mesure que vous tapez, mais vous pouvez aussi ajouter rapidement des puces ou des numéros à des lignes de texte qui existent déjà .
4.1.2.2.1. Taper une liste à puces ou une liste numérotée
Word insère automatiquement le numéro ou la puce qui suit.
4.1.2.2.2. Si les puces et la numérotation ne commencent pas automatiquement
4.1.2.3. Ajouter des puces ou une numérotation à une liste
Remarques
Vous avez accès à différents styles de puces et de numérotation en cliquant sur la flèche en regard de Puces ou Numérotation dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil.
Vous pouvez déplacer une liste entière vers la gauche ou vers la droite. Cliquez sur un numéro ou une puce de la liste et faites-le glisser vers un nouvel emplacement. La liste entière se déplace alors. Cela n'a aucune incidence sur les niveaux de numérotation.
4.1.2.4. Aérer les éléments d'une liste
Vous pouvez augmenter l'espace entre les lignes de toutes vos listes en désactivant une case à cocher.
4.1.2.5. Convertir une liste à un niveau en une liste à plusieurs niveaux
Vous pouvez convertir une liste existante en une liste à plusieurs niveaux en modifiant le niveau hiérarchique des éléments de la liste.
4.1.2.6. Choisir un style de liste à plusieurs niveaux dans la galerie
Vous pouvez appliquer un style de la galerie à n'importe quelle liste à plusieurs niveaux.
4.1.3.1. Ajouter une bordure
4.1.3.1.1. Ajouter une bordure à une image, un tableau ou du texte
Pour appliquer une bordure à certaines cellules d'un tableau, sélectionnez les cellules, y compris les marques de fin de cellule.
| REMARQUE |
Appuyez sur CTRL+* pour activer la fonction
Afficher/Masquer les marques de paragraphe et afficher les marques de fin de cellule.
- Pour placer des bordures sur certains cà´tés seulement de la zone sélectionnée, cliquez sur Personnalisé sous Type. Sous Aperà§u, cliquez sur les cà´tés du graphique ou cliquez sur les boutons pour appliquer ou supprimer des bordures.
- Pour spécifier la position exacte d'une bordure de paragraphe par rapport au texte, cliquez sur Paragraphe sous Appliquer à , cliquez sur Options, puis sélectionnez les options de votre choix.
- Pour spécifier la page ou le tableau dans lequel la bordure doit apparaître, cliquez sur l'option souhaitée dans Appliquer à .
4.1.3.1.2. Ajouter une bordure à une page
Vérifiez que vous êtes bien sous l'onglet Bordure de page de la boîte de dialogue Bordure et trame.
Pour spécifier qu'un cà´té déterminé d'une page, par exemple la partie supérieure uniquement, doit être accompagné d'une bordure, cliquez sous Type sur Personnalisé. Sous Aperà§u, cliquez à l'endroit o๠vous souhaitez placer la bordure.
Pour appliquer une bordure artistique, telle que des arbres, sélectionnez une option dans la zone Motif.
- Pour spécifier la page ou la section dans laquelle la bordure doit apparaître, cliquez sur l'option souhaitée sous Appliquer à .
- Pour spécifier la position exacte de la bordure par rapport à la page, cliquez sur Options, puis sélectionnez les options souhaitées.
Remarque Vous pouvez visualiser les bordures de page sur l'écran en affichant votre document en mode Page.
4.1.3.1.3. Ajouter une bordure à un objet dessin
Remarque : Pour ajouter une bordure à un objet dessin, vous devez placer l'objet dans une zone de dessin.
Office Word 2010 ajoute une zone de dessin.
4.1.3.2. Modifier une bordure
Effectuez l'une des opérations suivantes :
4.1.3.2.1. Modifier la bordure d'une image, d'un tableau ou d'un texte
Si vous voulez modifier la bordure de certaines cellules d'un tableau, sélectionnez ces cellules, y compris les marques de fin de cellule.
Remarque Appuyez sur CTRL+* pour activer la fonction Afficher/Masquer les marques de paragraphe et afficher les marques de fin de cellule.
4.1.3.2.2. Modifier une bordure de page
Vérifiez que vous êtes bien sous l'onglet Bordure de page de la boîte de dialogue Bordure et trame.
REMARQUE : Vous pouvez visualiser les bordures de page sur l'écran en affichant votre document en mode Page.
4.1.3.2.3. Modifier la bordure d'un objet dessin
4.1.3.3. Supprimer une bordure
Effectuez l'une des opérations suivantes :
4.1.3.3.1. Supprimer la bordure d'une image, d'un tableau ou d'un texte
Si vous voulez supprimer la bordure de certaines cellules d'un tableau, sélectionnez les cellules, y compris les marques de fin de cellule.
Remarque Appuyez sur CTRL+* pour activer la fonction Afficher/Masquer les marques de paragraphe et afficher les marques de fin de cellule.
4.1.3.3.2. Supprimer la bordure d'une page
Vérifiez que vous êtes bien sous l'onglet Bordure de page de la boîte de dialogue Bordure et trame.
Remarque Pour supprimer la bordure sur certains cà´tés du document (par exemple, toutes les bordures à l'exception de la bordure supérieure), cliquez sur les bordures à supprimer dans le graphique situé sous Aperà§u.
4.1.3.3.3. Supprimer la bordure d'un objet dessin
4.1.4.1. Styles de mise en forme
Vous êtes sans doute habitué à appliquer directement votre mise en forme. Par exemple, pour mettre en forme un titre, vous utilisez le bouton Gras et les zones de liste déroulante Police et Taille de la police. Vous utilisez également les boîtes de dialogue Police et Paragraphe qui offrent davantage d'options pour la mise en forme de votre texte et la définition d'alignements et d'espacements.
Vous pourriez tout mettre en forme ainsi, mais cela représente beaucoup de travail. Comment procèderiez-vous si vous souhaitiez également utiliser la même mise en forme pour un autre titre ou même pour un autre document ?
C'est là qu'interviennent les styles. Les styles sont un jeu de formats appliqués en une seule fois. Ils peuvent être utilisés et réutilisés maintes fois.
4.1.4.2. Utilisation de la fonction Styles rapides
Dans Microsoft Office Word 2010, non seulement vous pouvez appliquer un style spécifique rapidement et facilement à partir du groupe Style de l'onglet Accueil, mais vous pouvez également choisir un jeu de styles associés pour créer un document cohérent et attrayant, dont la conception répond à un objectif précis.
Par exemple, un jeu de styles rapides peut contenir plusieurs niveaux de titre, un corps de texte, une citation et un titre. Toutes les couleurs et les formats d'un même jeu de styles sont destinés à être utilisés ensemble et permettent de créer un document attrayant et dont la lecture s'en trouve facilité.
Il vous suffit de choisir le jeu de styles rapides qui convient au document que vous souhaitez créer, puis d'appliquer les styles à partir de la galerie Styles rapides lorsque vous créez votre document.
4.1.4.3. Ajout d'un style à la galerie Styles rapides
Vous pouvez souhaiter créer un nouveau style et l'ajouter à la galerie Styles rapides ou bien ajouter un style qui ne figure pas dans la galerie, mais que vous utilisez souvent.
4.1.4.3.1. Ajout d'un nouveau style à la galerie Styles rapides
Bien que la galerie Styles rapides contienne vraisemblablement tous les styles nécessaires à la création d'un document, vous pouvez être amené à y ajouter un nouveau style.
Par exemple, vous pouvez choisir de toujours afficher l'expression « Informations commerciales » en rouge avec le niveau Titre 1 dans votre document.
4.1.4.3.2. Déplacement d'un style vers la galerie Styles rapides
Parfois, un style peut être supprimé de la galerie Styles rapides ou bien n'apparaît pas dans la liste des styles. Si cela se produit, il est facile de déplacer un style vers la galerie Styles rapides afin de le rendre disponible pour une utilisation ultérieure.
| SNDI | Janvier 2016 | |||
| 1. 2. | Sous l'onglet Accueil, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue Styles, puis cliquez surOptions. Sous Sélectionner les styles à afficher, cliquez sur Tous les styles. | |||
| 43 | ||||
4.1.4.4. Suppression d'un style de la galerie Styles rapides
Indications : reproduire le texte en appliquant la mise en forme suivante :
- Type police : Arial
- Taille de police : 12
- Retrait gauche des 1ères lignes de paragraphe : 2cm
- Retrait gauche du destinataire : 10cm
- Interligne : 1.5
Vous pouvez choisir un certain style de numérotation des pages parmi les options disponibles dans la galerie.
Insérer des numéros de page ou des numéros de page « Page X sur Y »
Après avoir ajouté des numéros de page, vous pouvez les modifier comme vous le feriez pour modifier du texte dans un en-tête ou un pied de page. Modifiez le format des numéros de page, de la police ou de la taille.
5.1.2.1. Attribuer un nouveau format de numéros de page tel que 1, i ou a
5.1.2.2. Modifier la police et la taille des numéros de page
- Pour changer la police, cliquez sur un nom de police dans la zone
.
- Pour augmenter ou réduire la taille de police, procédez comme suit :
o Pour agrandir le texte, cliquez sur Agrandir la police. Vous pouvez aussi appuyer sur CTRL+MAJ+>.
o Pour réduire le texte, cliquez sur Réduire la police. Vous pouvez aussi appuyer sur CTRL+MAJ+<.
Remarque Vous pouvez également spécifier une taille de police dans le groupe Police de l'onglet Accueil
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Par exemple, si vous ajoutez une page de garde à un document aux pages numérotées, la deuxième page prend automatiquement le numéro 2. Vous souhaitez peut-être que la numérotation du document commence par 1.
Remarque Si vous avez une page de garde et que souhaitez que la première page du document commence par 1, tapez 0 dans la zone à€ partir de.
Par exemple, vous pouvez numéroter la table des matières de i à iv et le reste du document de 1 à 25. Si votre document contient plusieurs chapitres, vous pouvez recommencer la numérotation des pages pour chaque chapitre.
Microsoft Office Word 2007 enlève ou supprime les numéros de page automatiquement lorsque vous cliquez sur Supprimer les numéros de page ou lorsque vous supprimez un seul numéro de page manuellement.
Remarque Si vous avez créé des en-têtes ou des pieds de page différents pour la première page, les pages paires et les pages impaires, ou si vos sections ne sont pas reliées, veillez à supprimer les numéros de page de chacun des en-têtes ou pieds de page.
Vous pouvez redémarrer la numérotation des notes de bas de page dans chaque page ou chaque section. Vous pouvez redémarrer la numérotation des notes de fin dans chaque section.
Remarque Si les notes de bas de page de votre document ne sont pas correctement numérotées, il est possible que votre document contienne des marques de révision. Acceptez-les de sorte que Word puisse numéroter correctement les notes de bas de page et les notes de fin.
Dans un document simple sans sections, vous pouvez insérer, modifier et supprimer des en-têtes et des pieds de page. Si vous n'êtes pas certain si votre document comprend des sections, cliquez sur Brouillon dans la barre d'état. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, cliquez sur Atteindre. Cliquez sur Section puis sur Suivant pour rechercher des sauts de section dans le document.
Vous pouvez insérer des en-têtes ou des pieds de pages prédéfinis dans votre document et en changer l'aspect facilement. Vous pouvez aussi créer les và´tres avec un logo de société et une apparence personnalisée, et les enregistrer dans la galerie.
L'en-tête ou le pied de page est inséré sur chaque page du document.
Remarque Vous pouvez formater le texte dans l'en-tête ou le pied de page, le cas échéant, en sélectionnant le texte et en utilisant les options de mise en forme dans la barre d'outils miniature.
Les en-têtes et les pieds de page sont supprimés de la première page du document.
Vous pouvez par exemple choisir d'utiliser le titre du document sur des pages impaires et le titre de chapitre sur des pages paires.
Vous pouvez à présent insérer l'en-tête ou le pied de page paire sur une page paire et l'en-tête ou le pied de page impaire sur une page impaire.
Conseil En mode Page, vous pouvez rapidement passer de l'en-tête ou du pied de page au texte du document. Il vous suffit de double-cliquer dans l'en-tête ou le pied de page estompé ou dans le texte estompé.
L'en-tête ou le pied de page est supprimé du document.
Dans un document avec des sections, vous pouvez insérer, modifier et supprimer des en-têtes et des pieds de page pour chaque section. Vous pouvez aussi utiliser le même en-tête ou le même pied de page pour toutes les sections. Si vous n'êtes pas certain si votre document comprend des sections, cliquez sur Brouillon dans la barre d'état. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, cliquez sur Atteindre. Cliquez surSection puis sur Suivant pour rechercher des sauts de section dans le document.
Pour créer des sauts de section, cliquez à l'endroit o๠vous souhaitez insérer une section dans le document. Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Sauts de page.
Vous pouvez par exemple choisir d'utiliser le titre du document sur des pages impaires et le titre de chapitre sur des pages paires.
Lorsque vous cliquez sur le type de marge souhaité, tout votre document prend automatiquement ces dimensions.
Remarques
- Pour modifier les marges par défaut, cliquez sur Marges après avoir sélectionné une nouvelle marge, puis cliquez sur Marges personnalisées. Dans la boîte de dialogue Mise en page, cliquez sur le bouton Par défaut, puis sur Oui. Les nouveaux paramètres par défaut sont enregistrés dans le modèle, dont s'inspire le document. Chaque nouveau document basé sur ce modèle utilise les nouveaux paramètres de marge automatiquement.
- Pour modifier les marges dans une partie d'un document, sélectionnez le texte puis définissez les nouvelles marges souhaitées en les entrant dans la boîte de dialogue Mise en page. Dans la zoneAppliquer à , cliquez sur Texte sélectionné. Microsoft Word insère les sauts de section automatiquement avant et après le texte doté des nouveaux paramètres de marge. Si votre document est déjà divisé en sections, vous pouvez cliquer dans une section ou en sélectionner plusieurs, puis modifier les marges.
Les marges de page apparaissent sous forme de lignes en pointillés dans votre document.
Remarque Vous pouvez afficher des marges de page en mode Page ou Web ; les limites de texte n'apparaissent pas sur la page imprimée.
Lorsque vous choisissez des pages en vis-à -vis, les marges de la page de gauche reflètent celles de la page de droite (c'est-à -dire que les marges intérieures et extérieures présentent la même largeur).
Un paramètre de marge de reliure ajoute de l'espace à la marge latérale ou à la marge supérieure d'un document à relier. Une marge de reliure est la garantie que le texte n'est pas masqué par la reliure.
Remarque La zone Position de la reliure n'est pas disponible
Pour modifier le nombre de colonne dans un paragraphe, il faut :
Les sauts de section sont utilisés pour modifier la mise en page ou la mise en forme dans une partie de document. Vous pouvez modifier les formats suivants pour des sections individuelles :
- Marges
- Taille ou orientation du papier
- Alimentation papier pour une imprimante
- Bordures de page
- Alignement vertical de texte sur une page
- En-têtes et pieds de page
- Colonnes
- Numérotation des pages
- Numérotation des lignes
- Notes de bas de page et notes de fin
Remarques
Un saut de section contrà´le la mise en forme de la section de texte qui le précède. Lorsque vous supprimez un saut de section, vous supprimez également la mise en forme de la section pour le texte précédant le saut. Le texte fait alors partie de la section suivante et reprend sa mise en forme. Par exemple, si vous séparez les chapitres d'un document en utilisant des sauts de section et si vous supprimez le saut de section au début du chapitre 2, le chapitre 1 et le chapitre 2 figurent dans la même section et reprennent la mise en forme précédente, telle qu'elle était utilisée dans le chapitre 2 uniquement.
Le saut de section qui contrà´le la mise en forme de la dernière partie de votre document n'est pas affiché dans le document. Pour modifier la mise en forme du document, cliquez dans le dernier paragraphe du document.
Les exemples qui suivent représentent les différents types de sauts de section que vous pouvez insérer (dans chaque illustration, la double ligne en pointillés représente un saut de section).
La commande Page suivante insère un saut de section et commence une nouvelle section sur la page suivante. Ce type de saut est particulièrement utile pour commencer de nouveaux chapitres dans un document.
La commande Continu insère un saut de section et commence la nouvelle section sur la même page. Un saut de section continu permet de modifier la mise en forme, telle qu'un autre nombre de colonnes, sur une page.
La commande Page paire ou Page impaire insère un saut de section et commence la nouvelle section sur la page suivante paire ou impaire. Si vous souhaitez que les chapitres de votre document commencent toujours sur une page impaire ou sur une page paire, utilisez l'option du saut de section Page impaire ou Page paire.
Vous souhaiterez peut-être sélectionner une partie du document o๠insérer deux sauts de section.
Par exemple, si vous séparez un document en chapitres, vous pouvez souhaiter que chaque chapitre commence sur une page impaire. Cliquez sur Page impaire dans le groupe Sauts de section.
Un saut de section définit l'emplacement d'une mise en forme modifiée dans le document. Lorsque vous supprimez un saut de section, vous supprimez également la mise en forme de section pour le texte précédant le saut. Le texte fait alors partie de la section suivante et il reprend la mise en forme de cette section.
Vérifiez que vous êtes en mode Brouillon pour voir le saut de section de la ligne double en pointillés.
Le processus de fusion et publipostage permet de créer un ensemble de documents, par exemple une lettre type envoyée à un grand nombre de clients, ou une feuille contenant des étiquettes d'adresses.
Les principales étapes du processus de fusion et publipostage sont les suivantes :
- Définir le document de base
- Connecter le document à une source de données.
- Affiner la liste des destinataires ou des éléments.
- Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, au document.
- Afficher un aperà§u et lancer le processus de fusion.
Les commandes de l'onglet Publipostage vous permettent de lancer un processus de fusion et publipostage.
Vous pouvez également lancer un processus de fusion et publipostage en utilisant le Volet Office Fusion et publipostage, qui vous guide pas à pas tout au long du processus.
Pour utiliser le volet Office, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas.
Démarrez Word.
Un document vierge s'ouvre par défaut. Laissez-le ouvert. Si vous le fermez, les commandes de l'étape suivante ne seront pas disponibles.
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage.
Cliquez sur le type de document que vous souhaitez créer.
Pour fusionner les informations dans votre document de base, vous devez relier le document à une source de données ou à un fichier de données. Si vous ne possédez pas de fichier de données, vous pouvez en créer un au cours du processus de fusion et publipostage.
6.1.2.1. Choisir un fichier de données
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires.
6.1.2.2. Affiner la liste des destinataires ou des éléments
Lorsque vous vous connectez à un fichier de données, il se peut que vous ne souhaitiez pas fusionner les informations provenant de tous les enregistrements de ce fichier dans vos documents de base.
Pour affiner la liste des destinataires ou utiliser un sous-ensemble des éléments dans votre fichier de données, procédez comme suit :
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.
Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, effectuez l'une des opérations suivantes :
Les programmes de base de données et les tableurs, tels que Microsoft Office Access et Microsoft Office Excel, stockent les informations que vous tapez dans des cellules sous forme de données brutes. La mise en forme que vous leur appliquez, telle que les polices et les couleurs, n'est pas stockée avec les données brutes. Lorsque vous fusionnez des informations d'un fichier de données dans un document Word, vous fusionnez les données brutes sans la mise en forme associée.
Pour mettre en forme les données du document, sélectionnez le champ de fusion et mettez-le en forme, comme vous le feriez pour un autre texte. Assurez-vous que votre sélection englobe les chevrons (« ») qui entourent le champ.
Une fois les champs ajoutés à votre document de base, vous pouvez afficher un aperà§u des résultats de la fusion. Si l'aperà§u vous convient, vous pouvez lancer le processus de fusion.
6.1.4.1. Afficher un aperà§u de la fusion
Vous pouvez afficher un aperà§u de vos documents fusionnés et y apporter des modifications avant de lancer le processus de fusion proprement dit.
Pour afficher un aperà§u, effectuez une des opérations suivantes dans le groupe Aperà§u des résultats de l'onglet Publipostage :
Cliquez sur Aperà§u des résultats.
Affichez chaque document fusionné en mode Page en cliquant sur les boutons Enregistrement suivant et Enregistrement précédent dans le groupe Aperà§u des résultats.
Affichez l'aperà§u d'un document spécifique en cliquant sur Rechercher un destinataire.
Remarque : Cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sous l'onglet Publipostage, pour accéder à la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, dans laquelle vous pouvez filtrer la liste ou supprimer des destinataires, si vous voyez le nom de destinataires que vous ne souhaitez pas inclure.
6.1.4.2. Terminer la fusion
Vous pouvez imprimer les documents fusionnés ou les modifier un par un. Vous pouvez imprimer ou modifier tout ou partie des documents.
Imprimer les documents fusionnés
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels.
Choisissez si vous souhaitez imprimer tous les documents, uniquement la copie actuellement affichée, ou une sélection des documents, que vous devez identifier par numéro d'enregistrement.
Modifier des copies individuelles du document
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels.
Choisissez si vous souhaitez modifier tous les documents, uniquement la copie actuellement affichée, ou une sélection de documents, que vous devez identifier par numéro d'enregistrement. Word enregistre les copies à modifier dans un fichier et insère automatiquement un saut de page entre chaque document.
Enregistrer le document de base
Gardez à l'esprit que les documents fusionnés que vous enregistrez sont différents du document de base. Il est recommandé d'enregistrer le document de base, si vous souhaitez l'utiliser ultérieurement, dans un autre processus de fusion et publipostage.
Lorsque vous enregistrez le document de base, vous enregistrez également sa connexion au fichier de données. Lors de la prochaine ouverture du document de base, un message s'affichera pour vous demander si vous souhaitez fusionner à nouveau les informations du fichier de données dans le document de base.
Si vous cliquez sur Oui, le document s'ouvre et affiche les informations provenant du premier enregistrement fusionné.
Si vous cliquez sur Non, la connexion entre le document de base et le fichier de données est interrompue. Le document de base devient un document Word standard. Les champs sont remplacés par les informations uniques du premier enregistrement.
Si vous souhaitez utiliser des enveloppes pour envoyer un publipostage massif à votre liste d'adresses, le processus de fusion et publipostage vous permet de créer un lot d'enveloppes. Chaque enveloppe contient une adresse provenant de la liste.
Les principales étapes du processus de fusion sont les suivantes :
- Définir l'enveloppe.
- Connecter les enveloppes à votre liste d'adresses.
- Affiner la liste des destinataires.
- Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, aux enveloppes.
- Afficher un aperà§u et lancer le processus de fusion et publipostage.
Les commandes de l'onglet Publipostage vous permettent de lancer un processus de fusion et publipostage.
Conseil : Vous pouvez également lancer un processus de fusion et publipostage en utilisant le Volet Office Fusion et publipostage (volet Office : fenêtre dans une application Office qui contient des commandes fréquemment utilisées. Son emplacement et sa petite taille vous permettent d'utiliser ces commandes tout en travaillant sur un fichier.), qui vous guide pas à pas tout au long du processus. Pour utiliser le Volet Office, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis cliquez sur Assistant
à€ l'étape 1 du processus, sous Sélection du type de document, cliquez sur Enveloppes.
Si vous souhaitez mentionner une adresse d'expéditeur sur les enveloppes, vous pouvez la définir avant de traiter le document de base de l'enveloppe. Il est également conseillé d'imprimer quelques enveloppes en guise de test pour vérifier si les options d'impression sont correctement configurées pour l'imprimante utilisée.
Démarrez Word.
Cliquez sur le Menu Fichier, puis sur Options Word.
Cliquez sur Options avancées.
Dans le groupe Général, tapez votre adresse d'expéditeur dans la zone Adresse.
L'adresse est enregistrée dans Word, de manière à pouvoir être utilisée chaque fois que vous souhaiterez insérer votre adresse d'expéditeur dans un document.
Cliquez sur OK.
Avant de lancer l'impression d'un lot d'enveloppes, vous pouvez vérifier si les options de votre imprimante sont correctement configurées.
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Créer, cliquez sur Enveloppes.
Cliquez sur Options pour les enveloppes, puis sur l'onglet Options d'enveloppe.
Dans la zone Taille d'enveloppe, sélectionnez la taille d'enveloppe souhaitée.
Si aucune des tailles de la liste ne correspond à la taille de vos enveloppes, sélectionnez la dernière option de la liste, Taille personnalisée et tapez les dimensions de votre enveloppe dans les zones Largeur et Hauteur.
Cliquez sur l'onglet Options d'impression.
Le pilote d'imprimante communique à Word les informations concernant le chargement de l'enveloppe vers l'imprimante. Ces informations sont affichées sous l'onglet Options d'impression de la boîte de dialogue Options pour les enveloppes.
La méthode d'alimentation détermine la position de l'enveloppe (droite, centre, gauche) et définit si l'impression doit s'effectuer dans le sens de la hauteur ou dans le sens de la longueur.
La face de l'enveloppe peut être orientée vers le haut ou vers le bas. La face est le cà´té sur lequel l'adresse est imprimée.
Si l'enveloppe est orientée dans le sens de la hauteur, l'enveloppe doit pivoter pour ne pas être imprimée à l'envers.
L'enveloppe présentée à l'illustration suivante est positionnée vers la droite, elle est orientée vers le bas, le rabat est situé en haut et l'enveloppe est glissée dans l'imprimante par le bord court, conformément aux paramètres définis dans la boîte de dialogue présentée ci-dessus.
Insérez l'enveloppe dans le sens défini dans la boîte de dialogue.
Cliquez sur OK.
Tapez un texte de test dans la zone Adresse du destinataire, puis cliquez sur Imprimer pour imprimer l'enveloppe.
Vérifiez si l'enveloppe est imprimée correctement.
Si l'enveloppe n'est pas imprimée correctement, effectuez l'une des opérations suivantes :
Consultez la documentation de votre imprimante pour vérifier la faà§on dont les enveloppes doivent être insérées dans l'imprimante.
Procédez à une mise à jour de votre pilote d'imprimante.
Cliquez sur l'onglet Options d'impression de la boîte de dialogue Options pour les enveloppes, et corrigez les options d'impression. Relancez l'impression de l'enveloppe. Répétez ce processus jusqu'à ce que la configuration des options d'impression corresponde aux résultats escomptés.
Si l'enveloppe est imprimée correctement, enregistrez les paramètres sous l'onglet Options d'impression de la boîte de dialogue Options pour les enveloppes, de manière à pouvoir les réutiliser au cours du processus de publipostage.
Démarrez Word.
Un document vierge s'ouvre par défaut. Laissez-le ouvert. Si vous le fermez, les commandes de l'étape suivante ne seront pas disponibles.
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage.
Cliquez sur Enveloppes.
Dans la boîte de dialogue Options pour les enveloppes, cliquez sur l'onglet Options d'enveloppe et, dans la liste déroulante Taille d'enveloppe, sélectionnez la taille correspondant à vos enveloppes.
Si aucune des tailles de la liste ne correspond à la taille de vos enveloppes, sélectionnez la dernière option de la liste, Taille personnalisée et tapez les dimensions de votre enveloppe dans les zones Largeur et Hauteur.
Effectuez les ajustements de mise en forme souhaités dans les sections Adresse du destinataire et Adresse de l'expéditeur. Vous pouvez afficher le résultat de vos paramètres de mise en page dans la sectionAperà§u de la boîte de dialogue.
Après vérification des paramètres d'impression, vous pouvez encore les corriger, sous l'onglet Options d'impression.
Cliquez ensuite sur OK.
Word crée un document dont la page correspond aux dimensions d'enveloppe que vous avez définis. Si vous avez défini une adresse d'expéditeur dans Word, cette adresse s'affiche dans un cadre sur la page. Un autre cadre vierge s'affiche pour l'adresse du destinataire. Pour visualiser les limites du cadre, cliquez sur le corps de l'enveloppe, à l'emplacement o๠vous souhaitez insérer l'adresse du destinataire.
Si vous devez interrompre un processus de fusion et publipostage, vous pouvez enregistrer le document de base de l'enveloppe et reprendre le processus ultérieurement. Word conserve la source de données et les informations contenues dans les champs. Si vous avez utilisé le Volet Office Fusion et publipostage, Word vous renvoie dans le Volet Office, à l'emplacement que vous avez quitté, pour vous permettre de reprendre le processus.
Lorsque vous êtes prêt à reprendre le processus de fusion et publipostage, ouvrez le document.
Un message s'affiche dans Word pour vous demander de confirmer l'ouverture du document, ce qui entraîne le lancement d'une commande SQL.
à‰tant donné que ce document est connecté à une source de données, pour accéder aux données, cliquez sur Oui. Si vous avez ouvert un document sans remarquer qu'il était connecté à une source de données, vous pouvez cliquer sur Non pour éviter un accès aux données dans un but malveillant.
Le texte du document s'affiche, ainsi que les champs que vous avez éventuellement insérés.
Cliquez sur l'onglet Publipostage, et poursuivez votre travail.
Connecter les enveloppes à votre liste d'adresses
Pour fusionner les informations dans vos enveloppes, vous devez relier les enveloppes à votre liste d'adresses, également appelée source de données ou fichier de données. Si vous ne possédez pas de fichier de données, vous pouvez en créer un au cours du processus de fusion et publipostage.
Choisir un fichier de données
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires.
Pour affiner la liste des destinataires ou utiliser un sous-ensemble des éléments dans votre fichier de données, procédez comme suit :
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.
Les programmes de base de données et les tableurs, tels que Microsoft Office Access et Microsoft Office Excel, stockent les informations que vous tapez dans des cellules sous forme de données brutes. La mise en forme que vous leur appliquez, telle que les polices et les couleurs, n'est pas stockée avec les données brutes. Lorsque vous fusionnez des informations d'un fichier de données dans un document Word, vous fusionnez les données brutes sans la mise en forme associée.
Pour mettre en forme les données du document, sélectionnez le champ de fusion et mettez-le en forme, comme vous le feriez pour un autre texte. Assurez-vous que votre sélection englobe les chevrons (« ») qui entourent le champ.
Afficher un aperà§u et terminer la fusion
Une fois les champs ajoutés à l'enveloppe définie initialement (document de base de l'enveloppe), vous pouvez visualiser un aperà§u des résultats du processus de fusion et de publipostage. Si l'aperà§u vous convient, vous pouvez lancer le processus.
Afficher un aperà§u de la fusion
Vous pouvez afficher un aperà§u de vos enveloppes et y apporter des modifications avant de lancer le processus de fusion et de publipostage proprement dit.
Pour afficher un aperà§u, effectuez l'une des opérations suivantes dans le groupe Aperà§u des résultats de l'onglet Publipostage :
Cliquez sur Aperà§u des résultats.
Affichez chaque enveloppe en mode Page en cliquant sur les boutons Enregistrement suivant et Enregistrement précédent dans le groupe Aperà§u des résultats.
Affichez l'aperà§u d'un document spécifique en cliquant sur Rechercher un destinataire.
REMARQUE
Cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sous l'onglet Publipostage, pour accéder à la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, dans laquelle vous pouvez filtrer la liste ou supprimer des destinataires, si vous voyez le nom de destinataires que vous ne souhaitez pas inclure.
Vous pouvez imprimer les enveloppes ou les modifier une par une. Vous pouvez imprimer ou modifier tout ou partie des enveloppes.
Imprimer les enveloppes
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels.
Choisissez si vous souhaitez imprimer toutes les enveloppes, uniquement l'enveloppe actuellement affichée, ou une sélection d'enveloppes, que vous devez identifier par numéro d'enregistrement.
Modifier les enveloppes individuelles
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels.
Choisissez si vous souhaitez modifier toutes les enveloppes, uniquement l'enveloppe actuellement affichée, ou une sélection d'enveloppes, que vous devez identifier par numéro d'enregistrement. Word enregistre les copies à modifier dans un fichier et insère automatiquement un saut de page entre chaque enveloppe.
Enregistrer le document de base de l'enveloppe
Gardez à l'esprit que les enveloppes que vous enregistrez sont différentes de l'enveloppe initialement définie (le document de base de l'enveloppe). Il est recommandé d'enregistrer le document de base de l'enveloppe, si vous souhaitez l'utiliser ultérieurement, dans un autre processus de fusion et publipostage.
Lorsque vous enregistrez le document de base de l'enveloppe, vous enregistrez également sa connexion au fichier de données. Lors de la prochaine ouverture du document de base de l'enveloppe, un message s'affichera pour vous demander si vous souhaitez fusionner à nouveau les informations du fichier de données dans le document de base de l'enveloppe.
Si vous cliquez sur Oui, le document s'ouvre et affiche les informations provenant du premier enregistrement fusionné.
Si vous cliquez sur Non, la connexion entre le document de base de l'enveloppe et le fichier de données est interrompue.
Si vous souhaitez utiliser des étiquettes pour effectuer un publipostage massif auprès des destinataires de votre liste d'adresses, vous pouvez utiliser les fonctions de publipostage et créer une feuille d'étiquettes contenant chacune une adresse de votre liste.
Le processus de publipostage est constitué des grandes étapes suivantes :
- Configurer les étiquettes. Il suffit de définir la disposition des étiquettes une seule fois. Cette configuration s'appliquera à toutes les étiquettes de publipostage. Dans une opération de publipostage, le document que vous utilisez est appelé document principal. Dans un document principal d'étiquette, vous pouvez aussi définir le contenu que vous souhaitez voir apparaître sur toutes les étiquettes comme le logo de l'entreprise ou votre adresse sur les étiquettes d'expédition.
- Connecter les étiquettes à votre liste d'adresses. Votre liste d'adresses est la source de données utilisée par Microsoft Office Word pour le publipostage. Il s'agit d'un fichier contenant les adresses à imprimer sur les étiquettes.
- Affiner la liste des destinataires. Word génère une étiquette pour chaque adresse de votre liste de publipostage. Si vous voulez générer des étiquettes uniquement pour certaines adresses de cette liste, vous pouvez sélectionner les adresses ou enregistrements à inclure.
- Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, aux étiquettes. Lorsque vous effectuez un publipostage, les champs de fusion sont renseignés à partir des informations de votre liste d'adresses.
- Afficher et terminer la fusion. Vous pouvez afficher un aperà§u de chaque étiquette avant d'imprimer le lot complet.
Les commandes de l'onglet Publipostage vous permettent de lancer un processus de fusion et publipostage.
Conseil Vous pouvez aussi effectuer un publipostage à l'aide du volet Office Publipostage électronique, qui vous guide pas à pas dans la réalisation du processus. Pour accéder à ce volet Office, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas. à€ l'étape 1 du processus, sous Sélection du type de document, cliquez sur à‰tiquettes.
Il est probable que vous vous êtes déjà procuré un lot de feuilles d'étiquettes auprès d'un fournisseur. Chaque type de feuille a une taille précise et contient un certain nombre d'étiquettes de dimensions spécifiques.
Pour configurer le document principal d'étiquette, vous devez faire correspondre les dimensions de ce document avec celles des étiquettes sur les feuilles dont vous disposez.
Démarrez Word.
Un document vide s'ouvre par défaut. Laissez-le ouvert. Si vous le fermez, vous n'aurez pas accès aux commandes de l'étape suivante.
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage.
Cliquez sur à‰tiquettes.
Dans la boîte de dialogue Options d'étiquettes, vous devez sélectionner plusieurs options.
Type d'imprimante utilisé pour imprimer les étiquettes
Marque des feuilles d'étiquettes utilisées
Numéro de la référence produit qui apparaît sur votre lot de feuilles d'étiquettes
Le numéro de référence de mes feuilles d'étiquettes n'apparaît pas dans les options proposées dans la boîte de dialogue Options d'étiquettes
Vous pouvez quand même imprimer vos étiquettes. Vous devez simplement personnaliser certains paramètres.
Mesurez les étiquettes sur votre feuille, notez les dimensions obtenues et le nombre d'étiquette par feuille.
Remarque Mesurez vos étiquettes de manière très précise. Il est possible que la taille réelle de vos étiquettes soit inférieure à celle annoncée par le fabricant. Par exemple, il se peut qu'une étiquette de 2,5 cm par 5 cm mesure en fait 2,4 cm de haut par 4,8 de large.
Dans la liste Numéro de référence, sélectionnez le type d'étiquette qui présente les mêmes dimensions que les và´tres.
Si le type d'étiquette que vous voulez utiliser n'est pas répertorié dans la liste Numéro de référence, vous pouvez utiliser une autre étiquette de la liste ou créer une nouvelle taille d'étiquette.
Cliquez sur Détails et comparez les dimensions de l'étiquette et le nombre d'étiquettes par feuille (pour les étiquettes imprimées sur imprimante laser ou à jet d'encre) ou le nombre de colonnes sur le formulaire d'étiquette (pour les étiquettes imprimées sur imprimante matricielle).
Effectuez l'une des opérations suivantes :
Si les étiquettes ont le même format et la même disposition que vos étiquettes, utilisez l'étiquette sélectionnée.
Dans le cas contraire, cliquez sur Annuler et passez à l'étape 5.
Dans la boîte de dialogue Options d'étiquettes, cliquez sur le type d'imprimante (soit Imprimantes à alimentation en continu, soit Imprimantes feuille à feuille), puis cliquez sur Nouvelle étiquette.
Tapez un nom dans la zone Référence de l'étiquette, sélectionnez la hauteur, la largeur, les marges et les autres options pour votre étiquette, puis cliquez sur OK.
La nouvelle étiquette s'affiche dans la zone Numéro de référence sous la forme Nom de l'étiquette - Personnaliser. L'étiquette étant placée dans la catégorie Autres/Personnalisées, veillez à sélectionner Autres/Personnalisées dans la liste Fournisseurs des étiquettes la prochaine fois que vous l'utiliserez.
Une fois que vous avez sélectionné les options d'étiquette souhaitées, cliquez sur OK.
Word crée un document qui contient la feuille d'étiquettes et affiche les étiquettes sous forme d'un tableau. Si vous ne voyez pas les lignes qui séparent les étiquettes, cliquez sur l'onglet Disposition sous Outils de tableau, puis dans le groupe Tableau, cliquez sur Afficher le quadrillage.
Si vous devez interrompre votre travail pendant un publipostage, vous pouvez enregistrer le document principal d'étiquette et continuer le publipostage plus tard. Word enregistre la source de données et les informations de champ. Si vous utilisiez le volet Office Publipostage électronique, lorsque vous reprenez le publipostage, Word revient à l'étape o๠vous en étiez resté.
Dès que vous êtes prêt à reprendre le publipostage, ouvrez le document.
Word affiche un message qui vous demande si vous voulez réellement ouvrir le document, sachant que cela exécutera une commande SQL.
Comme ce document est connecté à une source de données dont vous souhaitez extraire les données, cliquez sur Oui. Vous pourriez cliquer sur Non si vous ne saviez pas avant d'ouvrir un document qu'il était connecté à une source de données, pour prévenir les risques d'accès malveillant aux données.
Le texte du document s'affiche, accompagné des champs que vous avez insérés.
Cliquez sur l'onglet Publipostage et reprenez votre travail.
Pour fusionner les informations dans vos étiquettes, vous devez connecter les étiquettes à votre liste d'adresses, également appelée source de données ou fichier de données. Si vous n'avez pas de fichier de données, vous pouvez en créer un pendant le processus de publipostage.
Choisir un fichier de données
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires.
Lorsque vous vous connectez à un fichier de données, vous ne voulez pas forcément fusionner dans vos étiquettes les informations de tous les enregistrements (lignes) de ce fichier.
Pour réduire la liste des destinataires ou utiliser un sous-ensemble des éléments figurant dans votre fichier de données, procédez comme suit :
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.
Après avoir ajouté les champs dans l'étiquette initiale à configurer (document principal d'étiquette), vous pouvez afficher un aperà§u des résultats du publipostage. Si l'aperà§u vous satisfait, vous pouvez terminer le processus.
Afficher un aperà§u de la fusion
Vous pouvez visualiser vos étiquettes et les modifier avant de terminer le publipostage.
Pour afficher un aperà§u, effectuez l'une des opérations suivantes dans le groupe Aperà§u des résultats de l'onglet Publipostage :
Cliquez sur Aperà§u des résultats.
Faites défiler les étiquettes en cliquant sur les boutons Précédent et Suivant du groupe Aperà§u des résultats sous l'onglet Publipostage.
Pour visualiser un document spécifique, cliquez sur Rechercher un destinataire.
Remarque Cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage pour ouvrir la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires et filtrer la liste ou supprimer des destinataires si vous voyez des enregistrements que vous ne voulez pas inclure.
Remarque Word utilise un tableau pour présenter la disposition des étiquettes sur une page. Lorsque vous faites défiler les étiquettes, l'enregistrement actif s'affiche dans la première cellule du tableau et les enregistrements suivants s'affichent dans les cellules suivantes. Cette méthode d'affichage peut vous donner l'impression que Word génère une feuille d'étiquettes par enregistrement du fichier de données, mais ce n'est pas le cas.
Terminer la fusion
Vous pouvez imprimer les étiquettes ou les modifier individuellement. Vous pouvez imprimer ou modifier toutes les étiquettes ou un sous-ensemble.
Imprimer les étiquettes
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels.
Choisissez si vous voulez imprimer le lot complet d'étiquettes, uniquement l'étiquette visible ou un sous-ensemble du lot complet que vous spécifiez à l'aide des numéros des enregistrements.
Modifier des étiquettes individuelles
Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels.
Choisissez si vous voulez modifier le lot complet d'étiquettes, uniquement l'étiquette visible ou un sous-ensemble du lot complet que vous spécifiez à l'aide des numéros des enregistrements. Word enregistre les étiquettes que vous souhaitez modifier dans un seul fichier.
Enregistrer le document principal d'étiquette
N'oubliez pas que les étiquettes fusionnées que vous enregistrez sont séparées de l'étiquette initiale à configurer (document principal d'étiquette). Il peut s'avérer utile d'enregistrer le document principal d'étiquette si vous envisagez de l'utiliser lors d'un autre publipostage.
Lorsque vous enregistrez le document principal d'étiquette, vous enregistrez aussi sa connexion à la base de données. La prochaine fois que vous ouvrirez ce document, vous serez invité à indiquer si vous souhaitez que les informations du fichier de données soient à nouveau fusionnées dans le document principal d'étiquette.
Si vous cliquez sur Oui, le document s'ouvrira avec les informations du premier enregistrement fusionnées.
Si vous cliquez sur Non, la connexion entre le document principal d'étiquette et les données de fusion est interrompue.
Vous pouvez commencer avec un document vide et l'enregistrer en tant que modèle ou vous pouvez créer un modèle basé sur un document ou un modèle existant.
6.4.1.1. Commencer avec un modèle vide
Vous pouvez également ajouter des instructions, des contrà´les de contenu tels qu'un sélecteur de dates et des graphismes à afficher dans tous les nouveaux documents basés sur le modèle.
Remarque Vous pouvez également enregistrer le modèle en tant que Modèle Word prenant en charge les macros (fichier .dotm) ou Modèle Word 97-2003 (fichier .dot).
6.4.1.2. Créer un modèle basé sur un document existant
Remarque Vous pouvez également enregistrer le modèle en tant que Modèle Word prenant en charge les macros (fichier .dotm) ou Modèle Word 97-2003 (fichier .dot).
6.4.1.3. Créer un nouveau modèle basé sur un modèle existant
Vous pouvez également ajouter des instructions, des contrà´les de contenu tels qu'un sélecteur de dates et des graphismes à afficher dans tous les nouveaux documents basés sur le modèle.
Remarque Vous pouvez également enregistrer le modèle en tant que Modèle Word prenant en charge les macros (fichier .dotm) ou Modèle Word 97-2003 (fichier .dot).
Vous pouvez offrir une certaine souplesse à tout utilisateur autorisé à se servir de votre modèle en ajoutant et en configurant des contrà´les de contenu, par exemple des contrà´les de texte enrichi, des images, des listes déroulantes ou des sélecteurs de dates.
Vous pouvez, par exemple, fournir à un collègue un modèle qui comprend une liste déroulante, mais ce dernier souhaite utiliser un ensemble d'options différent dans la liste déroulante du document basé sur votre modèle qu'il distribue. Dans la mesure o๠vous avez autorisé la modification de la liste déroulante lorsque vous avez ajouté le contrà´le de contenu au modèle, votre collègue peut rapidement et facilement modifier le modèle en fonction de ses besoins.
6.4.2.1. Ajouter des contrà´les de contenu
Remarque Vous pouvez également ajouter des contrà´les de contenu à des documents.
Vous pouvez, par exemple, cliquer sur Texte enrichi pour insérer un contrà´le de texte enrichi qui apparaîtra dans n'importe quel document créé à l'aide du modèle.
Remarque Si les contrà´les de contenu ne sont pas disponibles, peut-être avezvous ouvert un document créé dans une version antérieure de Word. Pour utiliser les contrà´les de contenu, vous devez convertir ce document au format de fichier Word 2007, en cliquant sur le menu Fichier, puis sur Convertir, et enfin sur OK. Après avoir converti le document, enregistrez-le.
Imaginons que vous ayez un avis de non-responsabilité de trois paragraphes. Si vous utilisez la commande Grouper pour regrouper les trois paragraphes, cet avis de trois paragraphes ne peut pas être modifié et il ne peut être supprimé qu'en tant que groupe.
Il est parfois utile d'inclure un espace réservé avec des instructions sur la faà§on de remplir un contrà´le de contenu particulier ajouté à un modèle. Les instructions sont remplacées par le contenu lorsqu'un utilisateur se sert de ce modèle.
Remarque Si les contrà´les de contenu ne sont pas disponibles, peut-être avezvous ouvert un document créé dans une version antérieure de Word. Pour utiliser les contrà´les de contenu, vous devez convertir ce document au format de fichier Word 2007, en cliquant sur le menu Fichier, puis sur Convertir, et enfin sur OK. Après avoir converti le document, enregistrez-le.
Si vous ajoutez un contrà´le de contenu de type zone de texte et que vous souhaitez que le texte exemple disparaisse lorsqu'un utilisateur tape son propre texte, dans le groupe Contrà´les, cliquez sur Propriétés puis activez la case à cocher Supprimer le contrà´le du contenu lorsque les contenus sont modifiés.
Les blocs de construction sont des sections réutilisables de contenu ou d'autres parties de document stockées dans des galeries afin qu'elles soient accessibles et réutilisables à tout moment. Vous pouvez également enregistrer des blocs de construction et les distribuer avec des modèles. Vous pouvez, par exemple, créer un modèle de rapport qui propose aux utilisateurs du modèle deux types de lettre d'accompagnement lorsqu'ils créent leur propre rapport basé sur votre modèle.
Gardez le modèle auquel vous voulez ajouter des options de bloc de construction à l'intention des utilisateurs du modèle, ouvert.
Lorsque vous spécifiez les informations dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction, pensez à sélectionner le nom du modèle dans la zone Enregistrer dans.
Lorsque vous envoyez le modèle ou que vous le rendez accessible à d'autres, les blocs de construction que vous avez enregistrés avec le modèle seront disponibles dans les galeries spécifiées.
Vous pouvez protéger chacun des contrà´les de contenu d'un modèle pour empêcher que quelqu'un ne supprime ou modifie un contrà´le de contenu particulier ou un groupe de contrà´les, ou vous pouvez protéger tout le contenu du modèle par un mot de passe.
6.4.5.1. Ajouter une protection à certaines sections d'un modèle
Verrouillage, effectuez l'une des actions suivantes :
- Activez la case à cocher Ne pas supprimer le contrà´le du contenu, qui autorise la modification du contenu du contrà´le, mais empêche la suppression du contrà´le proprement dit dans le modèle ou dans un document basé sur ce modèle.
- Activez la case à cocher Ne pas modifier le contenu qui autorise la suppression du contrà´le, mais interdit la modification du contenu du contrà´le.
Utilisez cette option lorsque vous voulez protéger le texte qui est inclus. Par exemple, si vous insérez souvent un avis de non-responsabilité, vous pouvez vous assurer que le texte reste toujours identique tout en offrant la possibilité de supprimer cet avis pour les documents qui n'en ont pas besoin.
6.4.5.2. Ajouter une protection à tout le contenu d'un modèle
Les options de restriction comprennent le paramétrage d'une date d'expiration pour le document et l'autorisation octroyée aux utilisateurs de copier le contenu.
Important Si vous choisissez de ne pas utiliser de mot de passe, n'importe qui peut modifier vos restrictions de modifications.
Vous pouvez rapidement rechercher toutes les occurrences d'un mot ou d'une expression spécifique.
- Pour rechercher chaque instance d'un terme ou d'une expression, cliquez sur Suivant.
- Pour rechercher en même temps toutes les instances d'un terme ou d'une expression, cliquez sur Rechercher tout, puis cliquez sur Document principal.
Remarque Pour annuler la recherche en cours, appuyez sur à‰CHAP.
Vous pouvez remplacer automatiquement un terme ou une expression par un autre terme ou une autre expression. Vous pouvez par exemple remplacer ACME par Apex.
Remarque Le texte de remplacement utilisera la même casse que le texte qu'il remplace. Par exemple, si vous recherchez AUSSI pour le remplacer par à‰galement, le résultat du remplacement sera : à‰GALEMENT.
- Pour rechercher l'occurrence suivante du texte, cliquez sur Suivant.
- Pour remplacer une occurrence du texte, cliquez sur Remplacer. Après avoir cliqué sur Remplacer, Office Word 2007 affiche l'occurrence suivante du texte.
- Pour remplacer toutes les occurrences du texte, cliquez sur Remplacer tout.
Remarque Pour annuler un remplacement en cours, appuyez sur à‰CHAP.
Pour rechercher visuellement toutes les occurrences d'un terme ou d'une expression, vous pouvez, pour plus de facilité, les rechercher et les mettre en surbrillance à l'écran. Le texte mis en surbrillance à l'écran ne l'est pas une fois imprimé.
Remarque Pour désactiver la mise en surbrillance à l'écran, cliquez sur Lecture du surlignage, puis cliquez sur Supprimer le surlignage.
Vous pouvez rechercher et remplacer ou supprimer une mise en forme de caractères. Par exemple, vous pouvez rechercher un terme ou une expression spécifique et modifier la couleur de la police ou rechercher une mise en forme en particulier, telle qu'une mise en gras, et la modifier.
Remarque Si vous souhaitez également remplacer le texte, tapez le texte de remplacement dans la zone Remplacer par.
Vous pouvez rechercher et remplacer des caractères spéciaux et des éléments de document tels que des tabulations et des sauts de page. Par exemple, vous pouvez rechercher toutes les marques de paragraphe en double et les remplacer par une seule marque de paragraphe.
Pour annuler la recherche en cours, appuyez sur à‰CHAP.
Conseil Pour rechercher rapidement des éléments tels que des graphismes ou des commentaires, cliquez sur Sélectionner l'objet parcourudans la barre de défilement verticale, puis sur l'élément souhaité. Vous pouvez également cliquer sur
Suivantou Précédentpour rechercher l'élément suivant ou précédent du même type.
Microsoft Office Word numérote les notes de bas de page et les notes de fin automatiquement, après que vous ayez spécifié un modèle de numérotation. Vous pouvez utiliser un seul modèle de numérotation dans un document ou utiliser des mécanismes de numérotation différents dans chaque section du document.
Lorsque vous ajoutez, supprimez ou déplacez des notes numérotées automatiquement, Word renumérote les marques d'appel de note de bas de page et de note de fin.
REMARQUE Si les notes de bas de page de votre document ne sont pas numérotées correctement, il est possible que votre document contienne des marques de révision. Si c'est le cas, acceptez-les de sorte que Word puisse numéroter correctement les notes de bas de page et les notes de fin.
Raccourci clavier Pour insérer la note de bas de page suivante, appuyez sur CTRL + ALT + F. Pour insérer la note de fin suivante, appuyez sur CTRL + ALT + D.
Par défaut, Word place les notes de bas de page à la fin de chaque page et les notes de fin à la fin du document.
- Dans la zone Format, cliquez sur le format souhaité.
- Pour utiliser une marque personnalisée au lieu d'un format numérique traditionnel, cliquez sur Symbole, en regard de Personnalisée puis choisissez une marque dans les symboles disponibles.
REMARQUE Cette action ne modifie pas les symboles existants. Seuls de nouveaux symboles sont ajoutés.
Word insère le numéro de note et place le point d'insertion à cà´té.
7.2.3. Créer un indicateur de continuation de note de bas de page ou de note de fin
Si une note de bas de page ou une note de fin est trop longue pour tenir sur une page, vous pouvez créer un indicateur de continuation pour informer les lecteurs qu'une note de bas de page ou une note de fin continue sur la page suivante.
Vous souhaitez pouvoir identifier et corriger plus facilement et rapidement les fautes d'orthographe dans votre document ? Ou, à l'inverse, vous souhaitez masquer les traits rouges ondulés affichés par votre programme Microsoft Office dans votre document ? Cette section décrit le fonctionnement de la vérification automatique de la grammaire et de l'orthographe et explique comment l'activer ou la désactiver.
Remarques
Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel et Microsoft Office Project ne permettent pas de vérifier l'orthographe au cours de la frappe.
La vérification grammaticale est uniquement disponible dans Microsoft Office Outlook et Microsoft Office Word.
7.3.1.1. Fonctionnement de la vérification orthographique automatique
Lorsque vous vérifiez automatiquement l'orthographe au cours de la frappe, vous êtes certain de limiter le nombre d'erreurs à corriger au moment de l'envoi de votre document. Votre programme Microsoft Office peut marquer les mots mal orthographiés pendant que vous travaillez afin de pouvoir facilement les repérer, comme l'illustre l'exemple suivant.
Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le mot mal orthographié de mot pour afficher les corrections suggérées.
Selon le programme Microsoft Office que vous utilisez, un clic du bouton droit sur un mot peut vous fournir d'autres options, tel l'ajout du mot à votre dictionnaire personnel.
Après avoir activé la vérification automatique de grammaire, Word et Outlook marquent les erreurs de grammaire et de style potentielles pendant que vous travaillez dans des documents Word ou des éléments Outlook ouverts (sauf les notes), comme l'illustre l'exemple suivant.
Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur l'erreur pour afficher d'autres options.
Le menu qui s'affiche peut comporter une suggestion de correction. Vous pouvez également choisir d'ignorer l'erreur ou de cliquer sur à€ propos de cette phrase pour savoir pourquoi le programme considère le texte comme une erreur.
7.3.2.1. Activer ou désactiver la vérification orthographique et
grammaticale automatique
Dans les programmes Microsoft Office suivants : Word
Pour activer ou désactiver la vérification automatique de l'orthographe et de la grammaire pour tous les documents que vous créez à partir de maintenant, procédez comme suit :
Outlook
7.3.2.2. Activer ou désactiver la vérification orthographique automatique
Dans les programmes Microsoft Office suivants :
PowerPoint
Remarque Si vous voulez activer cette case à cocher, vous devez également activer la case Vérifier l'orthographe au cours de la frappe.
InfoPath, OneNote, Publisher, SharePoint Designer ou Visio
Remarque Si vous voulez activer cette case à cocher, vous devez également activer la case Vérifier l'orthographe au cours de la frappe.
Access, Excel ou Project
7.3.2.3. Correction automatique
Dans certains programmes, vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de correction automatique pour corriger automatiquement l'orthographe au cours de la frappe, sans devoir valider chaque correction. Par exemple, si vous tapez développer suivi d'un espace ou d'un autre signe de ponctuation, la fonctionnalité de correction automatique remplace automatiquement le mot mal orthographié par développer.
La fonction Rechercher vous permet de rechercher des synonymes (mots différents ayant la même signification) et des antonymes (mots de signification contraire) dans le dictionnaire des synonymes.
Conseil Dans Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint et Microsoft Office Outlook, vous pouvez rechercher rapidement un mot. Pour cela, cliquez avec le bouton droit dans le document, la présentation, le message ouvert ou le message en mode aperà§u dans le volet de lecture, puis cliquez sur Synonyme dans le menu contextuel qui s'affiche.
Outlook
- Dans un message ouvert, cliquez sur le corps du message, puis sur l'onglet Message. Dans le groupe Vérification, cliquez sur Orthographe, puis sur Dictionnaire des synonymes.
Remarque Dans Microsoft Office Outlook, le volet Office Rechercher est disponible à partir de n'importe quel élément Outlook ouvert, mais pas à partir de la fenêtre principale d'Outlook.
Excel, PowerPoint, Publisher Ou Word
- Dans l'onglet Révision, puis dans le groupe Vérification, cliquez sur Dictionnaire des synonymes.
Remarque La combinaison ALT+clic n'est pas prise en charge dans Microsoft Office PowerPoint. En lieu et place, tapez le mot ou l'expression dans la zone Rechercher, puis cliquez sur Démarrer la recherche.
- Pour utiliser un des mots, pointez dessus, cliquez sur la flèche vers le bas, puis cliquez sur Insérer ou sur Copier.
- Pour rechercher d'autres mots apparentés, cliquez sur un mot dans la liste des résultats.
Le volet Vérifications est un outil pratique qui permet de vérifier que toutes les modifications ont été supprimées du document. Ainsi, les autres personnes susceptibles de lire votre document ne les verront pas. La section Résumé en haut du volet Vérifications affiche le nombre exact de modifications et commentaires visibles restants dans votre document.
Sous l'onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur Volet
Vérifications pour afficher le résumé sur le cà´té de l'écran. Pour afficher le résumer au bas de l'écran plutà´t que sur le cà´té, cliquez sur la flèche en regard de Volet Vérifications et cliquez surVolet Vérifications - Horizontal.
Pour afficher le nombre de vérifications par type, cliquez sur Afficher le résumé détaillé.
- Dans le groupe Modifications, cliquez sur Accepter.
- Dans le groupe Modifications, cliquez sur Refuser.
- Dans le groupe Commentaires, cliquez sur Supprimer.
Pour vérifier que toutes les modifications ont été acceptées ou refusées et que tous les commentaires ont été supprimés, sous l'onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur Volet Vérifications. La section Résumé en haut du Volet Vérifications affiche le nombre exact de modifications et de commentaires restants dans votre document.
- Sous l'onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur la flèche en regard de Afficher les marques.
Désactivez toutes les cases à cocher à l'exception de celles situées en regard des types de modifications que vous souhaitez réviser.
- Sous l'onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur la flèche en regard de Afficher les marques.
Pointez sur Relecteurs, puis désactivez toutes les cases à cocher à l'exception de celles situées en regard des relecteurs dont vous souhaitez réviser les modifications.
Pour activer ou désactiver les cases à cocher de l'ensemble des relecteurs répertoriés dans la liste, cliquez sur Tous les relecteurs.
- Dans le groupe Modifications, cliquez sur Accepter.
- Dans le groupe Modifications, cliquez sur Refuser.
Par défaut, Word affiche les suppressions et les commentaires dans des bulles dans les marges du document. Néanmoins, vous pouvez modifier ce mode d'affichage de sorte que les commentaires apparaissent dans le texte et que toutes les suppressions soient barrées plutà´t que placées à l'intérieur de bulles.
- Sélectionnez le type de modification que vous souhaitez afficher.
Remarque Même si vous masquez un type de marque en le désactivant dans le menu Afficher le marques, il s'affiche automatiquement chaque fois que vous ou un relecteur ouvrez le document.
- Pointez sur Relecteurs, puis désactivez toutes les cases à cocher excepté celles figurant en regard des noms des relecteurs dont vous souhaitez afficher les modifications et les commentaires.
Remarque Pour activer ou désactiver les cases à cocher de l'ensemble des relecteurs répertoriés dans la liste, cliquez sur Tous les relecteurs.
Dans le groupe Suivi, la liste Afficher pour la révision permet d'afficher un document aux différentes étapes du processus de modification. Chacune des quatre options de la liste offre une vue différente du document. Final avec marques est l'option par défaut lorsque vous ouvrez un document.
Final avec marques Dans ce mode d'affichage, le document final est affiché avec l'ensemble des modifications et des commentaires. Il s'agit du mode d'affichage par défaut pour tous les documents ouverts dans Word.
Final Dans ce mode d'affichage, le document est affiché avec toutes les modifications incorporées dans le texte, mais sans les marques de révision. Toutefois, les modifications ou les commentaires qui n'ont pas été acceptés, rejetés ou supprimés demeurent dans le document.
Original avec marques Ce mode d'affichage présente le texte d'origine avec les modifications et les commentaires.
Original Ce mode d'affichage présente le document d'origine sans les marques de révision ni les commentaires. Toutefois, les modifications ou les commentaires présents dans le document qui n'ont pas été acceptés, rejetés ou supprimés demeurent dans le document.
7.5.4. Afficher les modifications selon le correcteur ou selon un autre relecteur
En règle générale, un correcteur ou un relecteur souhaitera voir un document tel qu'il apparaîtra après incorporation des modifications. Cette procédure permet à un correcteur ou un relecteur d'apprécier le document dans son ensemble avec les modifications.
Sous l'onglet Révision, dans la zone Afficher pour la révision du groupe Suivi, cliquez sur Final avec marques.
Remarque Si vous voulez afficher les commentaires et les modifications sous forme de bulles, vous devez passer en mode Page ou en mode Web.
7.5.5. Masquer les modifications et les commentaires au moment de
Le fait de masquer les modifications n'a pas pour effet de les supprimer du document. Pour supprimer les marques de votre document, vous devez utiliser les commandes Accepter et Refuser du groupe Modifications.
En effet, un long document comprend généralement des renvois, une ou plusieurs tables (table des matières, table des illustrations…), un en-tête et un pied de page, éventuellement un index. L'en-tête et le pied de page ont été. Sur le ruban, on utilisera principalement l'onglet « Références ». Quand le document est court, on peut visualiser et modifier aisément sa structure en mode d'affichage « Page », également utiliser le mode « Aperà§u avant Impression », qui permet de visualiser lisiblement deux ou trois pages. Pour un long document, il est nécessaire d'utiliser d'autres modes d'affichage, accessibles dans le volet « Navigation ». On peut également utiliser l'affichage en mode Plan, même s'il ne présente plus guère d'intérêt avec l'existence du volet « Navigation »
Le volet « Navigation » s'affiche par défaut, à gauche du document. S'il a été fermé, pour l'afficher : sous l'onglet « Affichage », dans le groupe « Afficher », cochez la case « Volet de navigation ».
- Pour déplacer le volet : cliquez-glissez sur sa barre de titre. Pour le replacer à sa position d'origine, double-cliquez sur sa barre de titre.
- Pour élargir ou pour rétrécir le volet : cliquez-glissez sur son bord droit.
Des points de suspension indiquent la présence de texte. Elargissez le volet si vous souhaitez lire tout le titre.
- Pour fermer le volet : cliquez sur la croix située dans la barre de son titre.
Le volet de Navigation comporte trois onglets :
- Le premier onglet affiche les titres du document
- Le deuxième onglet affiche les pages du document en miniature
- Le troisième onglet affiche les résultats d'une recherche effectuée
Le volet des titres du document affiche la liste des paragraphes dotés d'un niveau hiérarchique (c'est-à -dire qui ne sont pas en « corps de texte »). Il s'agit généralement de la liste des titres, auxquels on a appliqué un style de Titre (Titre 1 à Titre 9).
On peut cependant attribuer un niveau hiérarchique à un paragraphe de style quelconque : le curseur étant dans le paragraphe, activez sous l'onglet « Accueil », le lanceur du groupe « Paragraphe ». Dans la fenêtre « Paragraphe », sélectionnez le niveau souhaité.
Remarque : plus le numéro du niveau est grand, plus le niveau est faible, et plus il figure vers la droite du plan. Le paragraphe dans lequel est placé le curseur, est surligné dans le volet. Remarque : si le volet affiche un rectangle vide de texte, cela signifie que le paragraphe correspondant possède un niveau hiérarchique, tout en étant vide. Cela résulte souvent de l'appui sur la touche Entrée, le curseur étant placé devant un titre. Cliquer sur un titre dans le volet, déplace le curseur devant ce titre dans le document.
Cliquer sur la flèche déplace le curseur devant le titre précédent.
Cliquer sur la flèche déplace le curseur devant le titre suivant.
Quand un titre contient des sous-titres, il est précédé du signe ou du signe.
Cliquer sur le signe affiche ses sous-titres, cliquer sur le signe les masque. En effectuant un clic droit sur un titre, on ouvre un menu proposant des options d'affichage ou de modification :
- Modification du niveau hiérarchique du titre : en cliquant sur la flèche, on
abaisse le titre sélectionné d'un niveau. En cliquant sur la flèche, on le monte d'un niveau.
Il y a répercussion sur les niveaux des paragraphes attenants (en-dessus et en dessous). Exemple : si on baisse un titre d'un niveau, les sous-titres attenants seront également baissés d'un niveau. Remarques : un titre d'en-tête, quel que soit son niveau, ne peut pas être monté d'un niveau. Un titre de niveau 9 (le plus bas) ne peut pas être abaissé.
- Ajout de titre de même niveau ou ajout de sous-titre
On appelle ici « en-tête » un titre qui n'est pas sous-titre. L'activation de l'option «
Nouvel en-tête » crée un titre de même niveau que le titre sélectionné. L'option « Nouveau sous-titre » crée un titre de niveau juste inférieur.
- Suppression du titre
Attention : la suppression d'un titre entraîne également celle de tous les paragraphes attenants.
- Sélection et impression
« Imprimer l'en-tête et le contenu » affiche la fenêtre d'impression avec l'option « Imprimer la sélection ».
- Tout afficher ou tout réduire
« Développer tout » affiche tous les titres. « Réduire tout » n'affiche que les titres d'en-tête.
- Choix du niveau de titre à partir duquel on souhaite que les titres soient affichés Le choix d'un niveau entraîne l'affichage de tous les titres de ce niveau ainsi que celui des titres de niveaux supérieurs (un niveau supérieur a un numéro inférieur). Exemple : « Afficher les titres de niveau 2 » affiche les titres des niveaux 1 et 2.
Le deuxième onglet du volet de navigation affiche les pages du document en miniatures. La page dans laquelle est situé le curseur est encadrée. Les numéros des pages sont indiqués sous les miniatures. Cliquer sur une miniature ou sur sa page, déplace le curseur au début de la page correspondante du document.
Les flèches en haut du volet permettent de se déplacer à la page précédente ou à la page suivante. Le curseur se place en début de page.
Le volet de navigation de ce troisième onglet, affiche une zone de saisie avec menu déroulant, permettant d'indiquant la recherche à effectuer. Les options « Recherche avancée », « Remplacer » et « Atteindre » affiche la fenêtre « Rechercher et remplacer ». La saisie de mots dans la zone adéquate entraîne :
- D'une part leur soulignement dans le document,
- D'autre part l'affichage des résultats de la recherche dans le volet de navigation.
Ce sont des extraits du document contenant les mots saisis.
-bulle indiquant la page et le
paragraphe concernés.
Pour afficher le document en Mode Plan : sous l'onglet Affichage, dans le groupe « Affichages document », cliquez sur le bouton « Mode Plan ». Ou bien cliquez directement sur ce bouton dans la barre d'état. Comme son nom l'indique, le « Mode Plan » sert à gérer le plan d'un document. Le mode Plan n'est pas seulement un mode d'affichage. Dans ce mode, on peut modifier le document : déplacer titres et paragraphes attenants, les monter ou les baisser de niveau, rajouter si nécessaire des paragraphes. A la différence de l'affichage des titres dans le volet «
Navigation », o๠ne sont affichés que les textes dont le style a été doté d'un niveau hiérarchique, on peut visualiser en mode Plan tout le document. Les paragraphes en corps de texte (donc sans niveau hiérarchique) sont également affichables. Sur le ruban, on se servira des commandes de l'onglet supplémentaire « Mode Plan ».
Sélection : Les paragraphes sont précédés de signes.
Cliquer sur le signe sélectionne le paragraphe uniquement, tandis que cliquer sur le signe sélectionne le paragraphe, ainsi que les paragraphes de niveaux inférieurs.
Pour voir le niveau hiérarchique du texte o๠est placé le curseur, ainsi que pour modifier ce niveau : utilisez la première zone avec menu déroulant, encadrée de flèches vertes. Dans cette zone, s'affiche le niveau du paragraphe dans lequel est placé le curseur. Pour modifier ce niveau, utilisez les flèches vertes encadrant la zone :
Pour hausser jusqu'au niveau 1 :
Pour hausser d'un seul niveau :
Pour abaisser d'un seul niveau :
Pour abaisser jusqu'au corps de texte :
Le changement de niveau ne modifie pas le style.
Pour afficher le texte jusqu'à un niveau hiérarchique précis, ou bien pour afficher tout le texte : utilisez la deuxième zone avec menu déroulant. Sélectionner un niveau permet d'afficher les paragraphes de ce niveau, ainsi que ceux des niveaux supérieurs. Choisir « afficher tous les niveaux » permet d'afficher tout le texte.
Pour développer ou réduire l'affichage : faire un double clic sur un signe dans le plan, ou utiliser les boutons bleus de signe dans le ruban.
- Double-cliquer sur le signe ou sur le signe dans le plan,permet de développer ou de réduire entièrement un paragraphe.
- Pour afficher un niveau de plus, ou pour réduire l'affichage d'un niveau, utilisez les signes bleus du ruban.
un paragraphe, il suffit de placer le curseur dedans et
ou sur le bouton
plusieurs paragraphes à la fois, il convient de les
sélectionner, avant d'utiliser l'un ou l'autre de ces boutons de signe.
Pour développer ou réduire le texte entier, sélectionnez-le (Ctrl+A), avant d'utiliser l'un des deux boutons de signe.
Pour déplacer un titre : procédez par cliqué-glissé, ou bien utilisez les flèches
bleues verticales.
Communément, un signet désigne un marque-page. En informatique, un signet désigne la marque sur un élément (un mot, une expression, un titre…), auquel peut faire référence un renvoi.
8.3.1.1. Pose d'un signet
Sélectionnez l'élément ou cliquez à l'emplacement o๠doit être posé le signet.
Affichez la fenêtre « Signet » : sous l'onglet « Insertion », dans le groupe « Liens », activez le bouton « Signet ». Dans la fenêtre, saisissez un nom explicite, sans espace, commenà§ant par une lettre. Le trait de soulignement et les chiffres sont autorisés (dès qu'un caractère est refusé, le bouton « Ajouter » devient grisé). Puis cliquez sur « Ajouter ». Par défaut, les signets sont masqués. Pour rendre visibles les signets posés, il convient d'activer l'option Word correspondante : ouvrez le menu Fichier>Options>Options avancées ; dans la rubrique « Afficher le contenu du document », cochez la case « Afficher les signets ». Les signets s'affichent, entourés de crochets s'il y a eu sélection préalable. Si on a cliqué sur un emplacement, sans sélectionner, une barre verticale indique la pose d'un signet.
8.3.1.2. Atteindre ou supprimer un signet
La fenêtre « Signet » permet, après sélection du nom du signet :
- De l'atteindre :
- Ou de le supprimer.
8.3.2.1. Création d'un renvoi
Pour créer un renvoi, procédez ainsi : Placez le curseur o๠vous souhaitez créer le renvoi. Affichez la fenêtre « Renvoi » : sous l'onglet « Insertion », dans le groupe « Liens », activez le bouton « Renvoi ».
Commencez par choisir la catégorie de l'élément sur lequel porte le renvoi. Remarque : des signets ont été automatiquement posés sur les paragraphes de style Titre ainsi que sur les éléments numérotés. Ces types d'éléments peuvent donc être sélectionnés. Dans la zone centrale, cliquez sur un élément de la catégorie choisie.
à l'élément de référence, écrire également (par exemple « page » avant d'insérer le numéro de page). On peut insérer l'élément lui-même suivi de son numéro de page et de la mention « ci-dessus » ou « ci-dessous ». A chaque fois, on choisit l'élément à insérer, puis on clique sur « Insérer », il s'affiche alors après le curseur.
8.3.2.2. Code de champ
Un renvoi est un champ, de nom REF.
Pour afficher ou masquer le code d'un renvoi, sélectionnez le champ (il apparaît alors en gris), puis appuyez sur les touches Maj (Shift) + F9. Ou bien : clic droit sur la sélection > « Basculer les codes de champs ». Si le champ n'apparaît pas en gris lors de sa sélection : ouvrez le menu Fichier > Options > Options avancées. Dans la rubrique « Afficher le contenu du document », choisissez dans le menu de « Champs avec trame » : « Lors de la sélection », ou bien « Toujours ». Pour afficher tous les codes de champs : sélectionnez le document (Ctrl + A), puis appuyez sur les touches Maj (Shift) + F9. Ou bien : clic droit sur la sélection > « Basculer les codes de champs ».
8.3.2.3. Mise à jour des renvois
Pour mettre à jour les renvois, sélectionnez tout le document (Ctrl + A), puis appuyez sur la touche F9.
Un champ Insertion Auto fait référence à un bloc de construction (ou « QuickPart »).
Il permet l'insertion d'un bloc de construction (voir Chapitre 1 - 8 Blocs de construction), avec lien vers ce bloc. Si ce bloc est modifié, le champ inséré est modifié (après mise à jour). Tandis que le renvoi précédent est interne au document, un champ Insertion Auto peut être inséré dans tout document Word. Un lien vers le bloc souhaité peut être créé dans tout document.
8.3.3.1. Insertion
Pour insérer un champ Insertion Auto, procédez ainsi :
- Placez le curseur à l'endroit o๠vous souhaitez insérer le champ Insertion Auto.
- Affichez la fenêtre « Champ » : sous l'onglet « Insertion », dans le groupe « Texte », activez le bouton « Quick Part » > « Champ… ».
- Sélectionnez dans la liste de gauche le champ Insertion Auto.
- Sélectionnez à droite le nom du bloc de construction à insérer.
8.3.3.2. Mise à jour
Comme tout champ, le champ Insertion Auto peut être mis à jour, après sélection, en appuyant sur la touche F9.
Dans la partie ci-dessus consacrée aux signets, on a vu qu'un lien hypertexte peut être ajouté à un renvoi vers un signet. Dans ce cas, le lien hypertexte créé permet d'atteindre un emplacement précis du même document. Un lien hypertexte dirige souvent vers l'extérieur du document actif, par exemple vers un autre document ou vers une adresse de messagerie. Par défaut, Word crée automatiquement un lien hypertexte dès qu'une adresse Internet (de forme www.*) ou une adresse réseau est saisie. Pour désactiver cette option : ouvrez le menu Fichier > Options > Vérification > Options de correction automatique. Dans la fenêtre «
Correction automatique », sous l'onglet « Lors de la frappe », désactivez l'option
Remplacer « Adresses Internet et réseau par des liens hypertexte ». L'insertion d'un lien vers un autre document ainsi que la liaison d'objets ont été étudiées chapitre 1 - 10 « Liens et incorporation d'objets ».
Principe : un appel de note est placé dans le texte ; il renvoie à une note en bas d'une page ou en fin de document. Le même caractère, généralement un astérisque ou un chiffre, est placé dans le texte en tant qu'appel de note, ainsi que juste avant la note. Sur le ruban, on utilisera sous l'onglet « Références », le groupe « Notes de bas de page ».
Positionnez le curseur o๠vous souhaitez placer l'appel de note. Activez l'un des boutons d'insertion d'une note, du groupe « Notes de bas de page ». Une note « de fin » signifie une note placée à la fin du document. Simultanément, un appel de note s'affiche et le curseur se place dans le document en fonction du lieu d'insertion choisi de la note, en bas d'une page ou en fin de document. Saisissez la note, comme tout texte Word. Pour revenir ensuite au texte et placer le curseur juste après l'appel de note, cliquez à cet emplacement, ou bien tapez Maj (Shift) + F5. Remarque :
-bulle affiche la note.
-cliquer sur une marque (caractère d'appel de note ou caractère juste avant la note) permet de placer le curseur juste avant l'autre marque correspondante.
Pour modifier l'emplacement des notes ou des appels de note, affichez la fenêtre « Note de bas de page et de fin de document » en cliquant sur le lanceur du groupe « Notes de bas de page ».
Séparateur de notes et séparateur de continuation
Un séparateur de notes sépare les notes du corps du texte du document. Par défaut, c'est un trait noir. Quand une note se poursuit sur la page suivante, le séparateur de notes est remplacé par un séparateur de continuation, qui est par défaut un trait noir beaucoup plus long. Un indicateur de continuation de bas de page peut être ajouté. Exemple :…/…
On peut modifier les séparateurs, également ajouter un indicateur de continuation de note de bas de page, en mode d'affichage Brouillon : cliquez sur le dernier bouton de la barre d'état. Dans le mode Brouillon, activez le bouton « Afficher les notes », puis, dans le volet affiché sous le document, ouvrez le menu déroulant. Vous pouvez par exemple choisir comme séparateur de notes une ligne clipart, que vous pourrez modifier ensuite en mode Page. Pour qu'un séparateur retrouve sa forme initiale, cliquez sur le bouton « Réinitialiser ».
Pour terminer, cliquez sur le bouton « Afficher les notes », ou repassez en mode Page (sur la barre d'état, activez le bouton « Page » ).
Pour supprimer une note, supprimez son appel de note.
La méthode la plus facile pour créer une table des matières consiste à utiliser les styles de titre Prédéfinis. Vous pouvez également créer une table des matières basée sur les styles personnalisés que vous avez appliqués ou appliquer les niveaux de table des matières à du texte.
Par exemple, si vous avez sélectionné un texte pour lui appliquer le style de titre principal, cliquez sur le style appelé Titre 1 dans la galerie Styles rapides.
Remarques
Si aucun style ne vous convient, cliquez sur la flèche pour développer la galerie Styles rapides.
Si le style que vous recherchez ne figure pas dans la galerie Styles rapides, appuyez sur CTRL+MAJ+S pour ouvrir le volet Office Appliquer les styles. Sous Nom de style, sélectionnez le style de votre choix.
Si vous souhaitez que la table des matières contienne un texte qui n'est pas mis en forme comme un titre, vous pouvez utiliser cette procédure pour le marquer comme entrée de table des matières.
Une fois le texte marqué, vous pouvez générer la table des matières.
Suivez cette procédure si vous avez créé un document en utilisant des styles de titres.
Remarque Pour afficher d'autres options, cliquez sur Insérer une table des matières pour ouvrir la boîte de dialogue Table des matières.
Suivez cette procédure si vous avez déjà appliqué des styles personnalisés à vos titres. Vous pouvez choisir les paramètres de style que Word devra utiliser pour générer la table des matières.
Remarque Pour appliquer exclusivement des styles personnalisés, supprimez les niveaux associés aux styles prédéfinis, tels que Titre 1.
- Document imprimé Si vous créez un document destiné à être consulté dans sa version imprimée, créez une table des matières dans laquelle chaque entrée présente le titre et le numéro de page correspondant. Les lecteurs peuvent ainsi se reporter à la page de leur choix.
- Document en ligne Pour un document destiné à être consulté au format électronique dans Word, vous pouvez présenter les entrées de la table des matières sous la forme de liens hypertexte pour que les lecteurs puissent se reporter à un titre en cliquant sur l'entrée correspondante dans la table des matières.
Si vous avez ajouté ou supprimé des titres ou d'autres entrées de table des matières dans votre document, vous pouvez mettre à jour la table des matières rapidement.
Sous l'onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquez sur Table des matières.
Pour créer un index, vous devez marquer les entrées, sélectionner un modèle et générer l'index.
Pour marquer des entrées d'index, procédez comme suit :
Marquer des mots ou des expressions Marquer des entrées pour un texte couvrant plusieurs pages
- Pour créer une sous-entrée, tapez le texte de la zone Sous-entrée.
- Pour insérer une entrée de troisième niveau, tapez le texte de la sousentrée en le faisant suivre de deux points (:), puis tapez le texte de l'entrée de troisième niveau.
- Pour créer un renvoi à une autre entrée, cliquez sur Référence croisée sous Options, puis tapez le texte de l'autre entrée dans la zone.
Pour mettre en forme le texte de l'index, sélectionnez le texte dans la zone Entrée ou Sous-entrée, puis cliquez sur Police. Sélectionnez les options de mise en forme que vous souhaitez utiliser.
Dans le document, cliquez à la fin du texte marqué par un signet.
Pour mettre en forme le texte de l'index, sélectionnez le texte dans la zone Entrée ou Sous-entrée, puis cliquez sur Police. Sélectionnez les options de mise en forme que vous souhaitez utiliser.
Une fois les entrées marquées, vous pouvez sélectionner un modèle d'index et insérer l'index dans votre document.
- Sélectionnez un modèle dans la zone Formats pour utiliser l'un des modèles d'index disponibles.
- Créez une présentation d'index personnalisée :
Remarques
Pour mettre à jour l'index, cliquez sur l'index et appuyez sur F9. Vous pouvez également cliquer sur Mettre à jour l'index dans le groupe Index sous l'onglet Références.
Si vous trouvez une erreur dans l'index, recherchez l'entrée d'index que vous souhaitez modifier, apportez la modification et ensuite, mettez à jour l'index.
Si vous créez un index dans un document maître, développez les sousdocuments avant l'insertion ou la mise à jour de l'index.
10.1.5. Modifier ou mettre en forme une entrée d'index
Afficher/Masquerdans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil.
Remarques
Si vous trouvez une erreur dans l'index, recherchez l'entrée d'index que vous souhaitez modifier, apportez la modification et ensuite, mettez à jour l'index.
Pour retrouver facilement le champ XE suivant, appuyez sur CTRL+F, cliquez sur Spécial, puis sur Champ. Si le bouton Spécial n'apparaît pas, cliquez sur Plus.
Si les champs XE ne sont pas affichés, cliquez sur Afficher/Masquerdans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil.
Les illustrations peuvent être par exemple des graphiques, des tableaux ou des dessins.
On peut créer une table par type d'objets. Une table des illustrations fait référence à des objets dotés d'une légende. Dans le ruban, sous l'onglet Références, on utilisera le groupe « Légendes ».
Comme il est nécessaire que les paragraphes aient des niveaux hiérarchiques de styles pour faire partie d'une table des matières, des légendes doivent être attribuées aux illustrations pour qu'elles puissent faire partie de la table. Si on supprime une illustration sans supprimer sa légende, celle-ci reste dans la table. Sélectionnez l'objet, puis affichez la fenêtre « Légende », en activant le bouton « Insérer une légende ». Ou bien : clic droit sur l'objet > « Insérer une légende ». L'option « Nouvelle étiquette » permet de saisir une autre étiquette que celles proposées. De même, l'option « Numérotation » permet de choisir un autre format de numérotation. Si vous souhaitez modifier une légende, sélectionnez-la d'abord par cliqué-glissé. Vous pouvez la mettre en forme comme tout texte Word : alignement, gras, italique, souligné, police, couleur, etc.
Placez le curseur o๠doit commencer la table, puis activez le bouton « Insérer une table des légendes ». Choisissez les options souhaitées, notamment le type de
Légende, qui correspond à l'étiquette. On peut créer autant de tables que d'étiquettes utilisées dans le document : une table d'images, une autre de tableaux, une autre de graphiques, etc. La mise à jour et l'utilisation des tables sont effectuées comme pour une table des matières. Pour la supprimer, sélectionnez-la, puis appuyez sur la touche « Suppr ».
