Modèle de cahier des charges sur Word
Cahier des charges : comment couvrir toutes les exigences d’un projet ?
Article rédigé par : Sara Maghty
Le processus de réalisation d'un projet est similaire à l’écriture d'un essai. Entamer directement la rédaction sans aucune préparation préalable peut vous faire perdre beaucoup de temps. En revanche, en commençant par un modèle, des points clairs et une structure de base, vous pouvez garantir une progression continue de votre travail et achever le projet plus rapidement.
De plus, il est presque impossible de se lancer directement dans l’élaboration d'un projet basé uniquement sur des idées abstraites. Les exigences du projet servent de contour et de structure que votre équipe utilisera pour donner vie à ces idées. Non seulement la création des exigences du projet facilite le processus global, mais elle garantit que l’ensemble de l’équipe reste sur la bonne voie avec l'objectif final du projet.
Les cahiers des charges jouent un rôle important dans la réussite de tout projet. Bien que chaque chef de projet en soit conscient, il est important de savoir comment en rédiger un qui soit efficace. Il s’agit d’une étape critique à faire avant de commencer votre développement. Sans cela, les collaborateurs ne peuvent pas avoir une image claire de ce à quoi devrait ressembler le projet qu'ils doivent réaliser.
Dans cet article, vous comprendrez pourquoi vous auriez besoin d'un cahier des charges et comment en créer un pour réussir votre futur business.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Un cahier des charges (CDC) est un document que chaque chef de projet doit rédiger avant de commencer la concrétisation du projet. Il comprend un ensemble d'exigences pour que le projet fonctionne comme il était censé être. En précisant ces exigences, il n'y aura pas de place pour la confusion ou le doute.
Lorsque vous démarrez un nouveau projet, il est essentiel de répertorier tous les résultats attendus. Pour ce faire, vous devez préparer un cahier des charges qui décrit les différents besoins pour la mise en œuvre d'un projet spécifique.
Un cahier des charges est un modèle ou un plan d'action qui doit être suivi pour le développement réussi d'un projet, d’un produit ou d'un service. Considérez-le comme un guide pratique pour vos clients, les nouvelles recrues, les administrateurs et toute autre personne ayant besoin de savoir comment fonctionne votre projet. Il agit comme un modèle pour votre projet et doit donner un aperçu complet de la portée du projet, des résultats et des délais.
En bref, un cahier des charges est une description détaillée des objectifs d'un projet donné. Il répertorie les fonctionnalités et toute autre information nécessaire aux contributeurs pour mener à bien le projet.
Un cahier des charges devrait répondre à des questions telles que :
- Quelle est l'idée principale de votre projet ? A quel objectif commercial répond-elle ?
- S'agit-il d'un projet à créer à partir de zéro ou de l’amélioration d'un projet existant ?
- Quelles ressources la société fournit-elle ?
- Qu’est-ce qui doit être exclu du projet ? (C'est-à-dire ce qui dépasse le cadre du travail propre au projet lui-même).
- Quels sont le délai et le budget prévus ?
Les réponses aux questions ci-dessus se traduiront par des exigences clairement spécifiées et, par conséquent, un cahier des charges correctement interprété.
Pourquoi est-il important de rédiger un cahier des charges ?
Pouvez-vous imaginer les impacts à court et à long terme d'un projet de construction qui a été exécuté sur la base de mauvaises exigences ? Il pourrait même y avoir des risques pour la sécurité entraînant la mort. En précisant les exigences, cela ne peut que rendre le processus plus efficace et plus sûr.
Considérons maintenant le domaine du développement informatique. Celui-ci a un haut degré d'abstraction et les développeurs ont besoin d'une clarté optimale sur ce qu'ils doivent faire au juste. Un tel niveau d'abstraction rend encore plus important de bien définir les exigences du projet.
Le cahier des charges explique ce que chaque partie va faire et pourquoi. Il doit également contenir des informations détaillées sur les intégrations, ainsi que le détail des risques associés au projet. Si vous ne créez pas un cahier des charges bien conçu, de vrais problèmes peuvent survenir tels que :
- Le chef de projet passe beaucoup plus de temps à discuter des fonctionnalités avec un client.
- Les responsables qualité ne peuvent pas garantir la fiabilité des fonctionnalités car elles ne sont pas décrites et les informations sur l'ensemble du projet sont dispersées.
- Les membres de l'équipe peuvent mal comprendre comment certaines choses doivent fonctionner et les implémenter selon leur jugement. Cela peut conduire à dépenser plus d'argent et de temps que s'ils avaient des documents fournissant toutes les informations dès le départ.
- Il est plus difficile de prouver qu'une fonctionnalité est discutée pour fonctionner d'une manière particulière à moins que le client et l'équipe de développement ne le prouvent des deux côtés.
Quels sont les objectifs d'un cahier des charges ?
L'objectif principal d'un cahier des charges est d'établir un accord entre les partenaires du projet ou les parties prenantes. Les autres objectifs sont de :
- Communiquer les besoins de l'entreprise et du client ainsi que la solution attendue (version finale du projet).
- Définir la contribution à chaque phase du projet.
- Décrire en détail les besoins que le projet doit remplir.
- Raccourcir le chemin et, à long terme, rendre le développement moins cher.
- Faciliter l'évolutivité des équipes de travail étant donné que le processus est déjà décrit. Les nouveaux collaborateurs comprendront ainsi les exigences techniques sans stress et toute l'équipe peut travailler sur un grand projet sans confusion.
- Il en va de même pour l'évolutivité du projet ; le processus est beaucoup plus facile lorsque tout le monde est sur la même longueur d'onde. De plus, si vous planifiez un grand projet, l'évolutivité serait une exigence intégrée et, par conséquent, toute l'infrastructure serait créée de manière à pouvoir évoluer facilement.
Qui peut rédiger un cahier des charges et à qui s’adresse-t-il ?
Un chef de projet ou un analyste commercial est généralement celui qui prépare un cahier des charges, car une compréhension approfondie du processus commercial est fortement requise. Cela permet d’assurer une mise en œuvre réussie des exigences et la réalisation des objectifs commerciaux comme il le faut.
Un cahier des charges est pertinent pour toutes les parties prenantes au sein du projet, pour diverses raisons. Il est adressé aux :
- Chefs de projet. Il fonctionne comme « une source de vérité », une référence ou un endroit où ils peuvent ajouter toutes les notes relatives au déroulement du projet.
- Contributeurs. C’est un guide pédagogique de ce qu'ils vont construire et pourquoi.
- Clients. C’est un accord sur ce qu'ils souhaitent obtenir et ce qu’ils peuvent attendre du résultat final.
- Testeurs. Un cahier des charges donne une indication claire de la façon dont le projet ou le produit devrait fonctionner.
- Nouveaux membres de l'équipe. Ceux-ci peuvent être facilement mis à niveau sur un projet, qu'ils soient côté client ou dans votre propre organisation. Tout ce qu'ils ont à faire est de lire le cahier des charges.
Modèle de cahier des charges d’un projet donné
Chaque projet a ses spécificités, ses exigences, ses objectifs et ses contraintes. Toutefois, la plupart des cahiers des charges de projets ont les parties communes suivantes :
Résumé : la section d'ouverture qui présente le cahier des charges et comprend toutes les données nécessaires sur le projet.
Objectifs du projet : couvrent les processus en cours, les aspects techniques, les pilotes et les secteurs commerciaux à inclure ou à affecter. Cela comprend les objectifs généraux du projet, une description détaillée de ce que le projet réalisera, une liste des parties prenantes impliquées dans le projet, le contexte du projet, etc. Il est important d'utiliser les objectifs SMART car ils sont faciles à suivre et à évaluer tout au long des différentes phases du projet.
Besoins de l'entreprise : cette section devrait également énumérer les exigences en fonction de leur importance et de leurs niveaux de priorité. Elle fournit à son tour des objectifs utilisant la méthodologie SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps).
Portée du projet : c’est la section clé d’un cahier des charges qui répertorie et explique les responsabilités de toutes les parties du projet. Elle devrait être la section la plus détaillée pour éviter tout malentendu futur.
États financiers : une section qui couvre le financement du projet et l'impact que le projet aura sur les revenus de l'entreprise dans une période de temps spécifique.
Exigences fonctionnelles : la partie qui traite les exigences fonctionnelles en détail, en fournissant des graphiques, des diagrammes et des échéanciers.
Besoins personnels : englobent les ressources humaines requises pour le projet et déterminent qui embaucher et quand. Cette section comprend également le budget de ces ressources.
Calendrier et délais : fournit des détails sur chaque phase du projet pour garantir que toutes les parties prenantes sachent ce qui doit être mis en œuvre et quand.
Coût et avantages : section offrant une liste détaillée des coûts du projet ainsi qu'une analyse des coûts-avantages et économies.
Glossaire : utilisé pour clarifier les termes confus aux lecteurs. Ne vous attendez pas à ce qu’un client comprenne le jargon de votre entreprise ou de votre secteur d’activité, mais fournissez des définitions et des explications !
Comment écrire un cahier des charges pour votre projet ?
Lorsque vous vous aventurez dans un nouveau projet, vous devez définir vos attentes et vos objectifs. C'est là qu'un cahier des charges est utile. Comme vous êtes celui qui connaît le mieux les besoins de votre entreprise, vous pouvez créer un cahier des charges vous-même. Divers outils de gestion de projets peuvent vous aider à préparer divers documents en vous fournissant des modèles utiles et des directives sur la façon de rédiger ces documents.
Si vous ne savez pas par où commencer, voici un petit guide pour créer un cahier des charges réellement utile. Les étapes suivantes sont indispensables pour préparer un cahier des charges détaillé. Passons en revue chaque étape en détail.
Interroger les intervenants
Il s'agit de l'une des compétences essentielles en gestion de projets. C'est un must pour tous les professionnels et les intervenants d'aller interviewer leurs clients. Chaque chef de projet doit se faire un devoir de parler réellement aux clients réels ou potentiels. Il est important d'interroger les parties prenantes, y compris les équipes internes comme le développement et les ventes, pour trouver la bonne combinaison de fonctionnalités pour le projet. Il est également important de garder les canaux de communication ouverts même après la fin de la phase du questionnement. La préparation du cahier des charges est la toute première étape d'un cycle de vie de projet réussi !
Inclure des énoncés bien détaillés
Les délais des projets peuvent être longs. Des mois peuvent s'écouler avant même qu'un projet ne démarre. Il est important non seulement de garder une trace des décisions qui ont été prises, mais aussi pourquoi elles ont été prises.
Incluez des détails, le cas échéant, sur la raison pour laquelle une certaine direction a été prise ou pourquoi la solution proposée peut être la seule qui fonctionne pour ce projet. Cette bonne pratique est très précieuse non seulement pendant le projet mais aussi à l'avenir si vous devez vous améliorer le projet et discerner pourquoi certaines décisions ont été prises.
Maintenir un historique des versions
Au fur et à mesure que les exigences changent et évoluent, votre cahier des charges devra être mis à jour régulièrement. Vous devez vous efforcer de l'avoir à jour à tout moment et vous assurer que rien ne manque au moment où le travail commence.
Cependant, en tant que chef de projet, vous devez également vous assurer que le client est informé de toutes les mises à jour. C'est une excellente idée de garder une trace du moment où des choses ont été ajoutées ou retirées du cahier des charges. Ne présumez pas que ces changements ont été discutés par e-mail et que la version recherchée peut donc être trouvée dans vos courriers électroniques. Tout le monde oublie ou perd les e-mails. Ainsi, les questions sur des exigences spécifiques peuvent survenir des mois ou des années plus tard. Les personnes qui ont échangé les e-mails d'origine peuvent même ne plus être dans l'entreprise.
Par conséquent, il est toujours important de conserver un historique des versions. La plupart des outils de gestion de projets intègrent cette fonctionnalité.
Expliquer les choses visuellement
Le principal public visé par le cahier des charges est généralement l'équipe de développement. Personne n'aime lire de longs paragraphes. Si vous pouvez l'expliquer avec une image, n’hésitez pas. Parfois, l'ajout de texte n'est pas seulement nécessaire, il est obligatoire. Mais soyez aussi simple et direct que possible. Allez droit au but de l’exigence et simplifiez la description du besoin.
Définir ce qui est dans la portée
De nombreux projets échouent en raison d'exigences peu claires. La principale responsabilité d'un chef de projet est de définir une feuille de route précise. Pour ce faire, tout cela commence par définir ce qui est dans la portée. Il faut de nombreuses itérations pour définir quelles exigences sont vraiment du ressort du projet.
Définir ce qui est hors de portée
Un travail encore plus difficile que de définir ce qui est dans le champ d'application est de définir ce qui est hors du champ d'application. Pour une raison inconnue, la plupart des personnes acceptent de laisser les choses ambiguës. C'est peut-être l'espoir d'atteindre quelque chose de vague qui empêche de définir les limites extérieures. Expliquer clairement ce qui est hors de la portée du projet est une tâche inévitable dans tout cahier des charges.
Le chef de projet doit prendre la décision difficile de supprimer certaines exigences inutiles. L'art de prendre des décisions aussi difficiles fait également partie des compétences nécessaires d’un gestionnaire d'équipe efficace.
Définir des chronologies réalistes
Il faut toujours (vraiment toujours) construire un ordre pour vos priorités. Il y aura des retards, des problèmes techniques, des problèmes de ressources, des changements d'équipes, des changements de priorité, des exigences peu claires, etc. Chaque projet professionnel doit avoir une chronologie bien réfléchie au cas où les choses tourneraient mal.
Obtenir la validation des parties prenantes
Si les exigences du projet ont été soigneusement équilibrées, le fait d’obtenir une approbation des membres de l’équipe ne devrait pas être un problème. Il est important d'obtenir l'approbation des diverses parties prenantes telles que le responsable technique, le responsable qualité, le responsable marketing, etc. N'oubliez pas qu'en fin de compte, tout le monde fait partie de la même équipe pour atteindre l'objectif commun de créer un projet fantastique.