Modèle cahier de liaison ou de transmissions
Cahier de transmissions ou cahier de liaison, un outil de communication indispensable !
Le cahier de transmission est un document numérique ou en format papier qui sert à véhiculer des informations précises concernant une personne ou une activité aux différentes parties concernées (famille, équipes, services, etc.). Cet outil joue un rôle important dans la transmission fluide et claire des actualités en assurant une bonne traçabilité relative à chaque note ajoutée (date et heure d’ajout, nom de la personne en charge, etc.). Le cahier de transmission est aussi nommé cahier de notes ou cahier de liaison, mais toutes ses appellations remplissent au final la même fonction. Ce type de documents est utilisé dans différentes structures (écoles, hôpitaux, établissements sociaux médicaux, entreprises, etc.) et pour le profit de plusieurs personnes d’une manière collectif ou même individuelle. Cet article vous propose de découvrir les formes les plus abondantes d’un cahier de transmission et qui sont indispensables pour assurer le bon déroulement du travail en équipe. Il recense aussi les moyens disponibles et qui permettent d’éditer un modèle sur mesure du cahier de transmission, de télécharger une version finie qui convient à vos besoin ou de s’inspirer d'un modèle préétabli et d’apporter les modifications nécessaires.
Le cahier de transmission dans les établissements d'accueil pour une prise en charge sur mesure !
Les établissements qui accueillent des personnes en difficultés afin de leur apporter un soutien social ou pour des raisons médicales demandent une organisation de pointe pour gérer le flux des gens et pour accorder à chacun l'intention ou le soin approprié. Le tâches à réaliser dans ce type d’établissements sont réparties selon le domaine d’expertise des membres des équipes, surtout pour ceux qui abritent des résidents à moyen ou à long terme. Chaque information ou détail compte, et c'est la raison pour laquelle des cahiers de liaison sont mis à la disposition des différents intervenants pour ajouter des notes, des remarques ou des consignes concernant la progression de l’état de santé, la prise du médicament, les valeurs vitales mesurées, la prise du repas, ou autres. Le cahier de transmission renferme l’historique des actions mises en place avec les bénéficiaires, donc il faut opter pour une méthode unifiée d'insertion des données, les traiter dans les temps et archiver ceux qui ne sont plus utiles pour éviter l'encombrement.
La finalité principale du cahier de transmission est d’assurer une prise en charge de qualité et de fournir en continue des soins appropriés et suivant le même rythme même avec la rotation des shifts et le changement des professionnels (aides sociales, infirmières, médecins, etc.). Mais ce dernier renferme aussi des données brutes qui peuvent être exploitées par les personnes concernées pour réaliser les rapports de suivis. Il faut noter que les informations relatives à chaque bénéficiaire sont confidentielles et leur protection est une obligation. Cette protection s’inscrit dans le cadre du secret médical qui est considéré comme étant un droit bien protéger par la loi. Donc, l’accès aux données sensibles doit être limité aux personnes en contact direct avec les bénéficiaires et qui suivent de près l'amélioration de leurs états de santé physique ainsi que morale et dans aucun cas ils ne doivent faire objet de communications orales à une personne externe et non concernée.
Le cahier de transmission dans les entreprises, une simple démarche pour une meilleur gestion !
Au sein d’une entreprise, le cahier de liaison aide à transmettre les informations pertinentes et les décisions récentes à l'ensemble des équipes. Il contribue ainsi à une meilleure coordination entre les services et impacte positivement la prestation fournie ou le produit fini. Le cahier de transmission a montré son utilité dans tous les domaines d'activités (bâtiment, consulting, industrie, etc.) ainsi que dans tous les départements internes d'une société (informatique, logistique, marketing, production, etc.). A titre d’exemple, ce document peut aider au début d'une compagne de production pour préciser les quantités journalières à produire, comme il permet dans le cadre normal de suivre l’assiduité des ressources humaines (absences, retards, etc.), et d’organiser l’accueil des différents prestataires de services (agents de désinfections, agents de maintenance, etc.). Le cahier de liaison assure la diffusion de l’information professionnel d’une manière descendante, qui provient des directeurs et des dirigeants et qui est destinée à l'ensemble des employés et aussi d’une manière ascendante, dans le but de transmettre des remarques et des propositions aux responsables et aux supérieurs.
Pour que l’information soit véhiculée de la bonne manière et assimilée par tout le monde, il faut bien choisir les mots de la note de tel façon à ce que le message soit court et précis à la fois. Le partage de l’information est indispensable mais il faut respecter les closes de confidentialité relatives à chaque service (interdiction de copie, interdiction de partage en ligne sur les plateformes non sécurisées, etc.).
Le cahier de transmission des écoliers, pour une meilleure gestion de la relation parents /équipe pédagogique !
Actuellement, le cahier de transmission est considéré comme un élément nécessaire de la fourniture scolaire de chaque écolier. Ce cahier sert aux étudiants pour noter eux même les devoirs à faire et les futurs projets, comme il permet d’assurer une liaison entre les parents et le corps professoral. Par exemple, un enseignant peut demander aux parents à travers le cahier de transmission la raison pour laquelle leur fils s’est absenté lors d'une séance, ces derniers ont la possibilité de communiqué avec l’enseignant en demandant un rendez-vous pour une rencontre physique. Sur les premières pages du cahier de transmission figurent les informations relatives à l'identité de l'étudiant (nom, prénom, classe, nom des enseignants, nom de la personne de contact et ses coordonnées, etc.). Les pages qui suivent contiennent des informations générales, comme le calendrier des vacances scolaires, le règlement intérieur de l’école, l'emploi du temps, etc. Certains cahiers de transmission permettent à l'élève d'emmener avec lui un ticket d’absence signé par un parent si le besoin se présente. Par le biais du cahier de transmission toujours, les parents peuvent noter les préférences alimentaires de leur enfant ou les aliments qui lui sont interdis si ce dernier souffre d’une allergie ou s'il suit un régime alimentaire bien précis.
Chaque jour les parents doivent consulter le cahier de transmission de leurs enfants pour veiller à ce qu’ils préparent leurs devoirs demandés, pour vérifier si une personne de l’équipe pédagogique a laissé un message ou demande un éclaircissent à propos d'un sujet ou d’une situation. L'infirmière scolaire peut à son tour mentionné le créneau de passage de l’étudient en infirmerie, comme elle a la possibilité d’attirer l’attention des parents sur l'état de santé de leur enfant afin qu'ils puissent prendre un rendez-vous avec un médecin spécialiste. Pour confirmer la lecture de la note qui figure sur le cahier de transmission, la personne concernée doit signer sur la case appropriée et laisser un commentaire explicatif afin de répondre à la question de l’enseignant, du directeur, etc.
Editer, télécharger ou commander un cahier de liaison numérique ou en papier, tout est possible !
Le cahier de liaison en papier est disponible sur plusieurs points de ventes, sous différentes formes et thèmes, néanmoins, des modèles imprimables sont proposés gratuitement en ligne avec la possibilité de demander des modifications auprès de l'éditeur et qui peuvent s’avérer payantes. Certaines entreprises spécialisées proposent des offres attrayantes qui incluent le design des cahiers de transmission. Pour concrétiser la commande, il suffit d'envoyer la charte graphique de l’entreprise ainsi que son logo et de préciser les éléments de détail qui doivent figurer sur les documents. Ces sociétés prennent en charge non seulement la conception des cahiers de transmission en papier mais ils assurent aussi l’impression et l’expédition des cahiers commandés au siège de l'entreprise cliente.
Par ailleurs, des sites internet proposent aux adhérents de construire pas à pas leur propre cahier de liaison et qui va exactement avec leurs besoins, il suffit de s’inscrire, de payer les droits d’accès et de choisir à chaque étape les rubriques qui vous intéressent ainsi que le style et l’aspect graphique. Cette démarche prend en général quelques minutes et conduit à un livrable de qualité. Des établissements et des entreprises préfèrent opter pour les plateformes ‘tout compris’ et qui permettent aux utilisateurs qui ont accès via un email professionnel ou un email académique (dans le cas des étudiants) de s'en servir d'une panoplie de fonctionnalités du cahier de liaison interactif. Le premier avantage du cahier de liaison numérique est l’accessibilité qui rend sa consultation très pratique. Deuxièmement, la possibilité d'enregistrer dans des endroits sur des millions de remarques et de notes et sur lesquelles vous pouvez revenir au cas de besoin et avec um minimum d’efforts. Il faut ajouter que certains logiciels de cahier de transmission prennent en charge aussi l’analyse des données brutes et la réalisation des perspectives si jamais l’utilisateur intègre des chiffres et des résultats sur le cahier.