Modèle de tableau de suivi de candidatures sur Excel

Comment faire le suivi de ses candidatures ?

Article rédigé par : CHIBIANE Yousra

Aussi bien  pour les candidats que pour les responsables RH, le suivi des candidatures est une mission pas très évidente. Actuellement, il  est devenu très commun du côté des chercheurs d’emploi ou de stage de soumettre des candidatures pour de nombreux postes. Cela représente beaucoup de temps et beaucoup de choses à gérer. Organiser et gérer soigneusement votre recherche d'emploi est tout aussi important que d'identifier les offres d'emploi auxquelles vous optez. Tandis que pour vous, chers recruteurs, il n’est pas facile de se contenter de l’usage basique d’une feuille de calcul pour mener à bien votre mission. Tout au long de cet article, la rédaction met en relief les meilleurs moyens de suivi des candidatures.

Pour les responsables RH

Les systèmes RH pour les chargés de recrutement peuvent leur faciliter la tâche

Si vous êtes un responsable RH, sachez qu’il existe des systèmes de gestion des RH qui peuvent vous aider à suivre les candidats tout au long du processus de candidature et qui ne vous ruineront pas pour autant.  À l'instar des systèmes de CRM, les systèmes de gestion des relations avec les candidats stockent l'activité des candidats et permettent aux responsables du recrutement d'évaluer quels candidats sont les mieux adaptés à un poste particulier.

 C'est particulièrement très  bénéfique si vous exercez dans une entreprise en croissance. À un moment donné, vous ne pourrez pas suivre tous les candidats à l'aide d'une feuille de calcul Excel tout seul. Et pourquoi risquer de passer à côté de toutes les possibilités offertes par les données pour une approche plus stratégique ?

Au lieu de cela, les entreprises avisées utilisent les systèmes de gestion des RH pour obtenir une image plus claire de chaque candidat et pour aider à déterminer le bon moment et la bonne méthode d'approche pour une communication ultérieure, tout comme elles le font avec les prospects.  Généralement, adopter une telle méthode se résume à l’utilisation d’une fiche de calcul excel, mais cette fois-ci, entièrement exploitable.

Si c'est la voie que vous choisissez, incluez dans votre feuille de suivi des candidatures des détails sur tout ce qui ressort du processus d'entretien avec un candidat donné. Pensez également à mentionner des détails administratifs qui vont été utiles lors de  votre communication avec chaque candidat.

Si l’entreprise dispose d’une solution CRM, vous n’avez plus à être condamné à un logiciel spécifique aux RH, car les CRM vous permettent de faire un suivi des candidats et pas uniquement des prospects.  Il est vrai que la capacité de chacun de ces systèmes varie, mais la plupart peuvent suivre les détails courants des entretiens, comme les questions que vous posez à chaque candidat et les notes que vous prenez pendant et après un entretien.

Pour les candidats

Si vous êtes en recherche active d’un stage ou d’un emploi, vous ne voulez certainement pas passer tout votre temps à chercher, tout en manquant des dates limites des candidatures qui vous intéressent le plus,  en mélangeant les entreprises et les postes, en confondant les heures d'entretien ou en oubliant de faire un suivi de l’ensemble des opportunités que vous avez saisies. Voici quelques façons de vous organiser, de suivre vos candidatures et de ne pas perdre le fil du processus de recherche d'emploi.

Astuce 1 : Créez une feuille de calcul de demande d'emploi

Si Microsoft Excel, Google Sheets ou la manipulation d’un programme similaire ne vous est pas étrangère, la création d'une feuille de calcul est un moyen optimal permettant de garder une trace de vos candidatures. Vous pouvez utiliser une feuille de calcul pour garder sous les yeux les entreprises auxquelles vous avez postulé, de la date à laquelle vous avez envoyé votre candidature, des documents que vous avez joints à votre candidature et de toutes les informations qui vous ont servi au cours du processus de candidature. Sans trop de complications, votre feuille de calcul ne doit pas forcément faire apparaître trop de détails qui risquent de vous faire perdre, et c'est vous qui décidez du niveau de détail que vous souhaitez atteindre. Toutefois, il est préférable de mentionner les éléments suivants :

• Nom de la société : Le nom de l'organisation à laquelle vous postulez.
• Contact : Votre point de contact dans l'entreprise, probablement la personne à qui vous avez adressé votre lettre de motivation, par exemple le directeur des ressources humaines ou le chef de bureau.
• Courriel : le courriel de la personne avec laquelle vous avez échangée.
• Date de candidature : Date à laquelle vous avez soumis votre candidature.
• Résumé de la candidature : Ce que vous avez soumis : une lettre de motivation, un curriculum vitae et tout matériel supplémentaire, comme un portfolio ou une liste de références.
• Entretien : Date à laquelle votre entretien est prévu.
• Relance : Si vous avez rappelé votre point de contact de votre candidature via, ou envoyé une lettre de remerciements, faites le savoir à votre feuille de calcul.
• Statut : Si vous avez été rejeté, si on vous a demandé de passer un deuxième entretien si on vous a offert le poste… mentionnez le statut de votre candidature quel qu’il soit.

Astuce 2 : Créez un tableau de demande d'emploi dans Word

Ne vous inquiétez pas si les feuilles de calcul ne vous tentent pas, nous avons une alternative pour vous. Utilisez votre programme de traitement de texte (Google Docs, Microsoft Word…) pour créer un tableau afin de conserver la trace des informations, dates et échéances importantes pour votre recherche d'emploi. Il suffit d'insérer un tableau et de choisir le nombre de colonnes en fonction du nombre de catégories que vous souhaitez conserver et le nombre de lignes correspondant au nombre de vos candidatures. A l’instar d’une feuille de calcul, voici les éléments que vous pouvez inclure dans votre tableau :

• Date limite de candidature ;
• Date de début potentielle ;
• Le site, endroit ou contact qui vous a aidé à dénicher l’opportunité ;
• Les coordonnées des personnes qui travaillent dans l’entreprise ;
• Probabilité estimée d'obtenir le poste ;
• Le classement de ce poste par rapport aux autres opportunités, selon vos préférences.

Astuce 3 : Suivez les conversations avec vos contacts

Ceci peut vous paraître inhabituel, mais sachez qu’il est  particulièrement utile de prendre des notes sur les conversations que vous avez eues avec des contacts ou des responsables du recrutement d'une organisation. Conservez ces débris de conversation dans votre journal de tableur. Ainsi, lorsque vous ferez un suivi par courriel en temps opportun et de manière bien structurée, vous aurez également des notes sur ce dont vous avez parlé précédemment avec le responsable du recrutement. Si vous mentionnez la raison pour laquelle vous écrivez, et si vous notez ce dont vous avez parlé auparavant, vous serez en mesure de créer un suivi mémorable. N’oubliez pas de vous rappeler des missions du poste auquel vous postulez avant d’entamer une conversation avec votre futur recruteur. Vous lui prouvez votre intérêt pour le poste en question.

Quelle que soit la méthode préférée de suivi de chacune de vos candidatures, il est important de rester au courant de vos documents. Le fait de ne pas assurer le suivi après l'envoi d'une candidature ou de ne pas respecter la date limite de dépôt des candidatures peut faire la différence  entre décrocher un emploi ou rester au chômage.

Astuce 4 : Notez à quel endroit vous avez envoyé la version optimisée de votre CV

Avant d'envoyer un CV, assurez-vous que vous avez mis en avance les mots clés qui correspondent au mieux à ceux de l'offre d'emploi. Cependant, une fois que vous avez envoyé votre CV, vous devez vous assurer que vous savez quelles versions du CV vous avez envoyées à quelles entreprises. Au fur et à mesure que vous optimisez votre CV pour chaque offre d'emploi, vous pouvez conserver une liste,  détaillant à quelle entreprise vous avez envoyé chaque type de CV.

Astuce 5 : Créer des alertes sur les emplois

La plupart des sites d'emploi disposent de systèmes d'alerte qui vous avertissent lorsque de nouvelles offres d'emploi correspondent à vos centres d'intérêt. Une fois que vous vous serez inscrit, le système vous enverra des listes d'offres d'emploi par courrier électronique afin que vous puissiez vérifier les ouvertures de poste dans votre domaine sans avoir à fouiller dans tous les moteurs de recherche d'emploi.

Si vous décidez de postuler à l'une des offres d'emploi que vous recevez, vous pourrez utiliser les informations contenues dans le message comme point de départ pour le suivi de votre candidature.

Astuce 6 : Simplifiez votre recherche

Il est clair qu'il existe de nombreux moyens de suivre votre recherche d'emploi, mais il existe aussi des moyens de réduire la charge mentale au départ. Faire l'effort de simplifier votre recherche d'emploi sera payant. Concentrez-vous sur la qualité et non sur la quantité : ne postulez qu'aux emplois pour lesquels vous êtes qualifié, et faites en sorte que chaque candidature compte, en personnalisant chaque lettre de motivation et en mettant à jour et en corrigeant votre CV. Soyez sûrs que les lettres de motivation classiques et qui sont les mêmes chez tous les candidats ne vous feront même pas arriver à la phase de l’entretien. Prenez donc le temps de rédiger vos propres motivations, et non celles des autres.

Conclusion

Même si vous êtes déterminé à trouver un nouvel emploi, il est important de ne pas laisser votre quête  prendre trop de votre temps. Tirez donc parti de l'outil de gestion de la recherche d'emploi qui vous convient le mieux - et rationalisez vos candidatures !